Задачи "Кадровое обеспечение системы управления персоналом"

Исходные данные. Служба управления персоналом машиностроительного завода включает несколько функциональных подсистем. Среднесписочная численность работников завода — 4300 чел.

Полезный фонд рабочего времени одного работника — 1940 часов в год. Коэффициент дополнительных затрат времени, не учтенных в плановой трудоемкости, — 1,15.

Была рассчитана годовая трудоемкость функций для каждой подсисте-мы службы управления персоналом, которая составила для подсистем: найма, отбора и учета персонала — 11510 чел.-час.; развития персонала — 8230 чел.-час.; планирования и маркетинга персонала — 13600 чел.-час.; разработки средств стимулирования труда и мотивации — 10110 чел.-час.; трудовых отношений — 5108 чел.-час.; условий труда - 6120 чел.-час.; социальной инфраструктуры — 11380 чел.-час.; юридических услуг — 2070 чел.-час.

Постановка задачи:

Рассчитать плановую численность каждой подсистемы службы управления персоналом.

Составить оперограммы следующих управленческих процедур и определить трудоемкость операций по этим процедурам:

отбор персонала;

увольнение работника;

планирование обучения персонала;

планирование потребности в персонале.

Методические указания.

ч ТхК Фп '

где Т — общая трудоемкость всех управленческих функций, выполняемых в подразделении за год, чел.-час.; К — коэффициент, учитывающий дополнительные затраты времени, не предусмотренные в Т (К« 1,15); Фп ~ полезный фонд рабочего времени одного работника за год, или рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за год, в часах.

Для расчета Т необходимо знать состав функций, закрепленных за данным звеном положением о подразделении, и затраты времени на вы-полнение каждой из этих функций.

Затраты времени на выполнение отдельных функций можно определить различными методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени, опытным, экспертным и др. Для более точного расчета трудоемкости каждая функция разбивается на управленческие процедуры и операции (действия), по которым составляются оперограммы.

По каждой операции одним из известных методов рассчитывается ее трудоемкость с учетом повторяемости или объема работы в соответствующих единицах измерения (количество человек, количество документов, отчетов и т. п.) за определенный период времени (год, квартал, месяц). Путем суммирования определяется полная трудоемкость управленческой процедуры. Сумма затрат времени на все процедуры по конкретной функции дает трудоемкость ее выполнения. В свою очередь, сумма затрат времени на выполнение каждой из функций покажет общую трудоемкость управленческих работ в конкретном подразделении, то есть Т.

Пример одной из оперограмм подсистемы планирования и маркетинга персонала приведен в табл. 10.

Таблица 10

Опеоогоамма аттестации работника на присвоение банковской ипероїр-" кваяификационнои категории

Трудоемкость на единицу

Исполнители

Объем работы за год

Общая трудо- гмкость за год,

Сан.)

Отдел работы с персоналом

Отдел кадров

руководитель самост. подр-я

ИФБТ

сотрудник

Операции

объема работы (цн.)

Представление сотрудника на аттестацию. Прохождение тестирования

Формирование пакета документов

Формирование аттестационной комиссии и проведение аттестации

Решение о присвоении сотруднику квалификационной категории (оформление результатов)

слу

Зс

О

резулі тести рс

?

60 чел.

60 пакетов Док.

6

комиссий

60

120

18 30

50— о -О«- -О

Утверждение результатов аттестации распоряжением председателя правления банка кебная писка *1

кварт;

гаты вания

?

рез\

60 реше-

0,5

ІНОЄ ю

о прис кате,

6

распоряжений

0,5

?

ПОТ'

стацион анкеты

инфор нация

о-очз-сі

юении ории

проеі т аспоря> ения

221

(АН.)

Задача 2

Исходные данные.

В аппарат управления завода входит единая служба управления персоналом, состоящая из отдельных функциональных подсистем. Службу возглавляет заместитель директора по персоналу, у которого есть помощник по социальному развитию.

Фактическая численность отдельных подсистем службы управления персоналом следующая:

найма, отбора и учета персонала — 8 чел.;

развития персонала — 3 чел.;

планирования и маркетинга персонала — 9 чел.;

Итого:

разработки средств стимулирования труда и мотивации — 7 чел.;

трудовых отношений — 3 чел.;

социальной инфраструктуры — 8 чел.;

юридических услуг — 1 чел.;

условий труда — 5 чел.

Постановка задачи:

Определить общую численность службы управления персоналом машиностроительного завода.

Рассчитать долю работников службы управления персоналом в общей численности работников завода. Сравнить полученный показатель со средними данными отечественных и зарубежных компаний.

Рассчитать, сколько работников завода приходится на одного служащего по управлению персоналом (то есть "норму обслуживания"). Сравнить с зарубежными данными.

Проанализировать, какие факторы влияют на численность работников и состав подсистем службы управления персоналом завода.

Сравнить фактическую численность каждой подсистемы с плановой, рассчитанной в задаче 1. Разработать мероприятия по сокращению либо по дополнительному привлечению работников в подсистемы службы управления персоналом завода.

Методические указания. Анализ численного состава службы управления персоналом можно проводить по следующим направлениям:

а) путем сравнения доли работников этой службы конкретной организации со средними данными аналогичных отечественных и зарубежных компаний. фирм. Так, например, по данным зарубежной литературы и оценкам специалистов, общая численность работников службы управления персоналом составляет примерно 1,0 — 1,2% от общей численности персонала организации;

б) путем расчета так называемой "нормы обслуживания", то есть количества работников организации, приходящихся на одного сотрудника службы управления персоналом.

в США: на каждых 100 работающих в организации приходится 1 сотрудник службы управления персоналом;

в Германии: на каждых 130 — 150 работающих — 1 сотрудник;

во Франции: на каждых 130 работающих - 1 сотрудник;

в Японии: на каждых 100 работающих — 2,7 сотрудника.

Задача З

Исходные данные и постановка задачи. Рассчитать нормативную численность инспекторов по кадрам, исходя из трудоемкости основных работ, выполняемых ими в течение года.

Исходные данные представлены в табл. 11.

Таблица 11 №№ п/п Вид выполняемых операций Единицы измерения Наименование факторов влияния и их числовые значения Норма вре-мени на единицу измерения, час. Объем работ за год Затраты времени, в час./год 1 2 3 4 5 6 7 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один рабочий - 0,5 4500 9 2. Оформление документов при увольнении рабочих То же 0,6 3600 9 3. Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости или инвалидности То же - 2,0 250 9 4. Составление отчета о численности работников по полу и возрасту и рабочих по образованию Один отчет Среднеспи-сочная чис-ленность работников

(включая подростков) 20500 чел. 53,2 1 9 ИТОГО: 9

Методические указания. Для расчета нормативной численности инспекторов по кадрам необходимо знать нормативную трудоемкость всех работ, закрепленных за инспектором по кадрам, рассчитанную по нормам времени на единицу работ. Типовые нормы времени на эти виды работ разработаны НИИ труда.

Расчет численности производится по формуле:

Ч = ТхК Фп

(Условные обозначения использованы, как в методических указаниях к задаче 1.)

Задача 4

Исходные данные. В связи с увеличением численности персонала банка и открытием его филиалов возникла дополнительная потребность в специалистах по управлению персоналом. Отдел управления персоналом банка, состоящий из 5 человек, перегружен работой. Организационная схема отдела представлена на рис. 11.

Рис. 11. Организационная схема отдела управления персоналом банка

Один специалист по кадрам требуется для составления и представления отчетов по кадровым вопросам руководству банка, а также для обеспечения взаимоотношений с внешними организациями: районными статистическими органами, службой занятости, страховыми компаниями и т. д.

"Узкими" местами отдела управления персоналом являются также все возрастающие объемы работ по найму, отбору и приему персонала, и кроме того, по обучению и служебному продвижению сотрудников банка.

Постановка задачи:

Для приема новых сотрудников в отдел управления персоналом необ-ходимо разработать требования к работе по новым должностям путем составления "Описания работы" для должностей специалиста по найму, отбору и приему персонала и специалиста по обучению и служебному продвижению персонала.

На основе "Описания работы" составить должностные инструкции для специалистов по этим должностям.

Составить личностные спецификации для каждой из новых должностей. Методические указания. Для выполнения этих заданий необходимо

воспользоваться учебником: Управление персоналом организации. / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1997, с. 107 - 118 и с. 136 - 148, а также постановлением Минтруда РФ № 32 от 6 июня 1996 года "Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих".

Для определения качественной потребности в персонале, то есть потребности в работниках определенной профессии, специальности и квалификации, необходимо определить наиболее существенные характеристики работы, которая должна выполняться по конкретной должности. С этой целью составляется "Описание работы" по должности.

"Описание работы" по должности — это фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы:

наименование должности;

кому подчиняется работник;

. за кого непосредственно отвечает работник;

общая цель работы;

основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т. д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т. п.);

условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вредные воздействия и т. п.;

рабочие взаимоотношения, то есть наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее;

показатели ответственности (за подчиненных, за результаты работы, за станки, материалы, финансовая ответственность и т. д.).

Пример "Описания работы" по должности одного из требуемых специалистов по кадрам отдела управления персоналом банка.

Наименование должности — специалист по кадрам.

Подчиняется начальнику отдела управления персоналом банка.

Ответственность за подчиненных отсутствует.

Общая цель работы: своевременное обеспечение руководства банка качественными отчетами по вопросам состояния и использования персонала и взаимоотношений с внешними органами по труду и занятости.

Основные обязанности и задачи:

Анализировать все организационные изменения в банке, ежемесячно составлять отчеты для руководства банка.

Поддерживать хорошие рабочие отношения со всеми сотрудниками банка, взяв на себя ответственность за введение в должность новых сотрудников, объяснение программ льгот банка, проведение программы первой помощи.

Развивать и поддерживать отношения с агентствами по трудоуст» ройству.

Обеспечить эффективную работу программ банка по льготам (к примеру, пенсионное обеспечение, страхование жизни, страхование здоровья и т. д.).

Повышать имидж банка на локальном рынке как хорошего работодателя, обеспечивая контакты с местными властями, школами, колледжами, вузами.

Предоставлять услуги в специальных областях трудовых ресурсов для руководителей, которые отвечают за эти вопросы в филиалах банка.

Организовывать все социальные программы банка и управлять ими, чтобы обеспечить их соответствие нуждам работников в пределах сметы текущих затрат.

Совместно с менеджером по обучению определять требования к обучению персонала, а также детали управления, открытия и закрытия соответствующих курсов.

Отбирать и нанимать (совместно с другими специалистами) адми-нистративных работников, служащих, мастеров для обучения.

• Рабочие взаимоотношения: Тип контакта | Частота Цель Внутренние контакты: Руководство банка ежедневно отчет / информация Бухгалтерий и финансовый отдел в ежемесячно отчет / информация банке Сотрудники филиалов банка, ответст специально отчет / решение проблем венные за кадры Коллеги ежедневно информационный обмен / решение проблем Работники на всех уровнях банка ежедневно информационный обмен / решение проблем Внешние контакты: Основные партнеры еженедельно решение проблем Служба сервиса специально переговоры / информа-ционный обмен / решение проблем Внешние организации специально переговоры / информа-ционный обмен / решение проблем

• Показатели ответственности:

платежные ведомости банка на сумму 100 тыс. у. е.;

специальный бюджет отдела управления персоналом банка на сумму 20 тыс. у. е.

Утверждено

Подготовлено: Дата:

Согласовано: Дата:

Специалист по кадрам: Дата:

На базе описания работы по должности составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция позволяет сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности, улучшить процесс управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций, устранить дублирование по отдельным функциям, упорядочить информационные потоки в организации.

Типовая структура должностной инструкции и личностная спецификация приведены в учебнике "Управление персоналом организации". / Под ред. Кибанова А.Я. - М: ИНФРА-М., 1997, с. 143 - 146.

Задача 5

Исходные данные. Создается малое промышленное предприятие по производству кухонной мебели. Численность персонала — 65 человек. Организационная схема малого предприятия представлена на рис. 12.

Рис. 12. Организационная схема малого предприятия

Функции по управлению персоналом выполняют менеджер по персоналу и все линейные и функциональные руководители малого предприятия.

Постановка задачи:

Исходя из организационной схемы, составить "Описание работы" по должности менеджера по персоналу (то есть перечень требований к работе по этой должности).

Составить должностную инструкцию менеджера по персоналу.

Составить личностную спецификацию для менеджера по персоналу.