<<
>>

Ситуация "Стиль руководства и планирование рабочего времени"

Исходные данные и постановка задачи. Исходные данные представлены перечнем работ, которые намечены руководителем к исполнению на ближайшие два-три дня текущей рабочей недели (табл.
110).

Требуется составить план рабочего дня продолжительностью 8 часов.

№ п/п Перечень работ, намеченных ру-ководителем к исполнению Плани-руемая продолжи-тельность работы, мин. Приори-тетность выполне-ния рабо-ты Возможность делегирова-ния 1 2 3 4 5 1. Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции 40 1 нет 2. Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта 30 2 да 3. Консультация у юриста 45 2 Да 4. Посещение выставочного центра 120 2 нет 5. Работа с текущей корреспонденцией 20 3 да 6. Подготовка документов для сдачи в архив 25 3 да 7. Передача документов в архив 15 3 да 8. Проведение совещания по орга-низации рекламной кампании 20 2 нет 9. Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины 25 3 нет 10. Прием сотрудников по личным вопросам 60 1 нет 11. Изучение нормативных документов 40 1 нет 12. Встреча с представителями фирмы "Hewlett Packard" 60 1 нет 13. Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников 25 2 нет 14. Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего эконо-миста 20 1 нет

1 - максимальная приоритетность выполнения работ; 3 - минимальная приоритетность выполнения работ.

Методические указания. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такие понятия, как "периоды планирования" (день, неделя, месяц, год). Каждый период планирования должен рассматриваться самостоятельно, и это вызывает необходимость иметь отдельный план для каждого из них.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что оно приносит руководителю выигрыш во времени и позволяет достигать поставленных целей с меньшими его расходами.

Планирование, как составная часть менеджмента по персоналу, означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет со-бой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:.

Правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план лишь на определенную часть рабочего времени — как показывает опыт, лучше на 60%. Это так называемая запланированная активность. Из оставшихся 40% незапланированного рабочего времени:

20% — резерв рабочего времени, отводимый на действия и работы, не

включенные в разрабатываемый план (непредвиденная активность);

20% — рабочее время, отводимое на управленческую деятельность и

творческую работу (спонтанная активность).

Анализ ранее выполненных работ и расхода времени.

Регулярность и системность планирования.

Реалистичность планирования.

Письменная форма формируемого плана.

Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли свою актуальность.

Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия.

Установление приоритетов (степени важности) для каждой из работ, включенной в план.

Делегирование (переиоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.

Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.

Планирование рабочего дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом "Альпы ", который предполагает реализацию следующих пяти стадий:

О. Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный' перечень должен быть составлен с распределением работ по приоритетности их выполнения.

©. Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего времени работы.

ф. Резервирование рабочего времени с учётом соотношения 60 : 40.

О. Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

&. Контроль и перенос несделанного. Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения плана позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Таким образом, используя метод "Альпы", может быть решено практическое упражнение "План".

Решение

О. На первом этапе, используя представленные исходные данные, следует составить полный перечень работ, расположив их в порядке убывания приоритетности выполнения.

Таблица 111

Перечень работ, планируемых к выполнению № работы Перечень работ, намеченных ру-ководителем к исполнению Планируемая продолжи-тельность работы, мин. Приори-тетность выполне-ния работы Возможность делегирова-ния 1 2 3 4 5 1. Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции 40 1 нет 10. Прием сотрудников по личным вопросам 60 1 нет 11. Изучение нормативных документов 40 1 нет 12. Встреча с представителями фирмы "Hewlett Packard" 60 1 нет 14. Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего эконо-миста 20 1 нет 2. Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта 30 2 Да 3. Консультация у юриста 45 2 Да 4. Посещение выставочного центра 120 2 нет 8. Проведение совещания по орга-низации рекламной кампании 20 2 нет 13. Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников 25 2 нет 5. Работа с текущей корреспонденцией 20 3 да 6. Подготовка документов для сдачи в архив 25 3 да 7. Передача документов в архив 15 3 да 9. Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины 25 3 нет 1 - максимальная приоритетность выполнения работ; 3 — минимальная приоритетность выполнения работ.

©. С учетом планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ определяем суммарное время.

Используя данные графы 3 (табл.

111), получаем, что оно составляет 535 минут.

Продолжительность рабочего дня:

8 час. х 60 мин. = 480 мин.

©. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.

При составлении плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в качестве резервного времени. Таким образом, от общей продолжительности рабочего дня (480 мин.) необходимо взять 60%, то есть то время, на которое будут планироваться рабочие мероприятия:

480 мин. х 0,6 = 288 мин.

О. Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

По данным табл. 111, суммарная продолжительность работ с максимальным приоритетом выполнения (№ 1, № 10, № 11, № 12, № 14) составляет 220 мин. Таким образом, все они включаются в формируемый план рабочего дня. Остаток нераспределенного рабочего времени составляет:

288 мин. — 220 мин. = 68 мин.

Из перечня работ со следующим приоритетом выполнения (№ 2, № 3, № 4, № 8, № 13) в план рабочего дня должны быть включены работы № 8 и № 13, так как они по условию упражнения не могут быть делегированы другим сотрудникам и их суммарная продолжительность не превышает остатков рабочего времени, не охваченных ранее запланированными: к выполнению работами. После включения данных работ в план остаток нераспределенного рабочего времени составляет:

68 мин. - 45 мин. = 23 мин.

Работа № 4 по условию не может бьггь делегирована другому сотруднику следовательно, ее выполнение должно быть перенесено на другой день.

Работы № 2 и № 3 по условию могут быть делегированы другим сотрудникам, следовательно, они включаются в план рабочего дня и перепоручаются для выполнения конкретным исполнителям. По данным ра-ботам руководитель осуществляет контроль своевременности и качества выполнения.

Из перечня работ со следующим приоритетом выполнения (№ 5, МЬ 6, № 7, № 9) в план рабочего дня должна быть включена работа № 9, так как она по условию упражнения не может быть делегирована другому сотруднику и ее продолжительность незначительно превышает остаток рабочего времени, не охваченный ранее запланированными к выполнению работами.

Работы № 5, № 6 и № 7 по условию могут быть делегированы другим сотрудникам, следовательно, они включаются в план рабочего дня и перепоручаются для выполнения конкретным исполнителям. По данным работам руководитель осуществляет контроль своевременности и качества выполнения.

Контроль и перенос несделанного.

Исходя из приведенного выше решения, на следующий рабочий день переносится работа № 4, которая может быть включена в план, если не потеряет своей актуальности.

Решение

Таблица 112

Перечень работ, включенных в план рабочего дня № работы Перечень работ, принятых руководителем к исполнению Планируемая про-должитель-ность работы, мин. Приоритет-ность вы-полнения работы Выполнение делегируется сотруднику 1 2 3 4 5 1. Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции 40 1 10. Прием сотрудников по личным вопросам 60 1 - 11. Изучение нормативных доку-ментов 40 1 - 12. Встреча с представителями фирмы "Hewlett Packard" 60 1 — 14. Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста 20 1 8. Проведение совещания по организации рекламной компании 20 2 13. Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников 25 2 - 9. Подготовка к совещанию по вопросам укрепления трудовой дисциплины 25 3 2. Участие в совещании по экс-пертной оценке нового проекта 30 2 Ф.И.О. 3. Консультация у юриста 45 2 Ф.И.О. 5. Работа с текущей корреспон-денцией 20 3 Ф.И.О. 6. Подготовка документов для сдачи в архив 25 3 Ф.И.О. 7. Передача документов в архив 15 3 Ф.И.О.

Тест "Оценка эффективности системы личной

работы"

Отметьте крестиками приемлемый для Вас ответ. №№ п/п Вопросы теста Всегда Не все-гда Редко Никак не получается 1. Намечаю план работы на день, на неделю 2. Стараюсь сделать неинтерес-ные и наименее важные дела в то время, когда основные силы уже израсходованы 3. Выполняю прежде всего ос-новные главные дела в своей работе 4. Те обещания, которые даю, стараюсь выполнить 5. Уделяю внимание технике личной работы 6. Пытаюсь выделить хоть немного времени для выполнения тех работ, которые хочется сделать 7. Интересуюсь методами, приема-ми, которые позволяют выпол-нить работы более эффективно 8. Если задание требует много времени для своего выполнения, то не откладываю его на последний день, а стараюсь сделать его по частям, постепенно 9. Контролирую выполнение заданий, данных подчиненным 10. При случае стараюсь научить работников элементам техники личной работы.

Ключ

Проанализируйте распределение полученных ответов и подсчитайте количество соответствующих им баллов по таблице. Номер вопроса Всегда Не всегда Редко Никак не по-лучается 1. 5 3 1 0 2. 5 3 1 0 3. 5 2 1 0 4. 5 1 1 0 5. 5 2 1 0 6. 5 3 2 0 7. 5 3 1 0 8. 5 2 1 0 9. 5 2 0 0 10. 5 2 1 0

Пояснение к тесту

В данном тесте предлагаются наивысшие (5) и более низкие оценки относительно десяти показателей системы личной работы. Чем больше наберется наивысших оценок, тем более рациональной и деловой является система работы. Чем меньше балл набран по той или иной строке, тем больше нужно уделять внимание данному показателю в направлении его изменения к улучшению системы личной работы.

<< | >>
Источник: под ред. А.Я. Кибанова и Л.B. Ивановской. Управление персоналом: Учебно-практическое пособие для студентов экономических вузов и факультетов; под ред. А.Я. Кибанова и JI.B. Ивановской . - М.: "Издательство ПРИОР",1999. — 352 с.. 1999

Еще по теме Ситуация "Стиль руководства и планирование рабочего времени":

  1. Ситуация "Индивидуальное целевое планирование на основе самофотографии рабочего времени"
  2. Ситуация "Составление и анализ баланса рабочегоБаланс рабочего времени одного рабочего в год при 40-часовой рабочей неделевремени"
  3. Ситуация "Изучение затрат рабочего времени"
  4. 2.1. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени
  5. Стиль руководства производственной организацией
  6. 4. Стиль руководства и условия его эффективности
  7. Стиль руководства.
  8. Глава 4 СТИЛЬ РУКОВОДСТВА
  9. ЭФФЕКТИВНЫЙ СТИЛЬ РУКОВОДСТВА КОЛЛЕК-ТИВОМ.
  10. 2.2. Виды рабочего времени
  11. Учет рабочего времени
  12. 2.5. Режимы рабочего времени