<<
>>

Ситуация "Построение схемы документооборота"

Исходные данные. Численность АО по производству молочной продукции составляет 1320 человек. В единой службе по управлению персоналом работает 14 человек. Организационная схема службы управления персоналом АО представлена на рис.
13.

Рис. 13. Организационная схема службы управления персоналом АО

Из схемы видно, что главному менеджеру по персоналу подчиняется ряд важных подразделений по работе с кадрами и их социально-бытовому обслуживанию. Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится зна-чительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника, изучать, а также разрабатывать документацию в соответствии с возло-женными на него функциями.

В табл. 12 представлен документооборот главного менеджера службы управления персоналом АО.

Таблица 12 Функции главного менеджера по персоналу Получает до-кументацию Разрабатывает документацию Передает до-кументацию Примечание 1 2 3 4 5 Проведение работы по изучению де-ловых и про-фессиональных качеств линейных руководителей а) личные дела из подразде-лений найма и отбора персо-нала (НиОП) на работающих;

б) анкеты и рекомендации на вновь при-нимаемых а)предложения о зачислении в резерв или 0 замещении ва-кантной долж-ности; служеб-ные записки с обоснованием отказа;

б) предложения о приеме или служебные за-писки с обосно-ванием отказа а) заместителю генерального директора по администра-тивной работе; начальнику службы управ-ления персо-налом (Сл.

УП);

б) начальнику Сл. УП; в НиОП для подготовки проекта приказа личные дела передаются в НиОП Осуществление контроля за режимом работы АО а) докладные записки;

б) докладные записки с про-ектами приказов начальнику Сл.

УП с визои юрис-консульта на проекте приказа Контроль за выполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по вопросам подбора, расстановки и

перемещения кадров докладные записки с про-ектами распо-ряжений начальнику Сл. УП виза юрискон-сульта Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом

1 2 3 4 5 Руководство и организация работы под-разделения найма и отбора персонала, группы соц. инфрастр., медицинского пункта, а также кураторство работы юрис-консульта указания на-чальника Сл. УП протоколы производст-венных засе-даний начальнику Сл. УП, руково-дителям под-разделений Сл. УП Участие в со-ставлении и обосновании смет фонда соцкультбыта и осуществление совместно с профсоюзным комитетом контроля за их исполнением план меро-приятий по соцкультбыту, коллективный договор смета фонда соцкультбыта; протоколы проверок начальнику Сл. УП, замес-тителю гене-рального ди-ректора по экономике Организация работы по обеспечению медпункта и столовой необ-ходимым ин-вентарем и оборудованием служебные записки от руководителей подразделений заявки на закупку инвентаря, оборудования и ремонт помещений в отдел мате-риально-тех-нического снабжения, отдел главного механика и ремонтно-стро-ительный цех виза финансо-вого отдела Рассмотрение совместно с профкомом заявлений и жалоб работ-ников по во-просам соблю-дения трудо-вого и адми-нистративного законодатель-ства заявления от работников протоколы рассмотрения жалоб и заяв-лений; доклад-ные записки руководителям соответствующих подразделений заключение юрисконсульта Своевременное представление установленной отчетности по во-просам кадровой политики указания руко-водства АО отчеты, справки, доклады руководству АО и в другие инстанции 1 2 3 4 5 Организация выполнения обязательств администрации АО, вытекающих из коллек-тивного дого-вора в вопросах улучшения условий труда, решения соци-ально-бытовых вопросов и реализации кадровой по-литики протоколы проверок и предложения по устранению выявленных недостатков руководству АО, начальнику Сл.

УП и руководителям соответствующих подразделений Рассмотрение предложений структурных подразделений АО о внесении изменений в их структуру и штаты служебные записки от руководителей структурных подразделений проекты прика-зов с доклад-ными записками начальнику Сл. УП виза руководи-телей функ-циональных подразделений Осуществление совместно с профкомом контроля за состоянием трудовой дис-циплины на предприятии, организация работы по ее укреплению, а совместно с профсоюзным комитетом - по осуществлению мер адми-нистративного и общественного воздействия к нарушителям трудовой дисциплины план меро-приятий по укреплению дисциплины; предложения по мерам ад-министратив-ного и общест-венного воз-действия к нарушителям трудовой дис-циплины руководству АО и линейным руководителям виза юрискон-сульта 1 2 3 4 5 Участие в работе комиссии АО по проведению аттестации руководящих работников распоряжение генерального директора АО о проведении аттестации проект приказа о составе ат-тестационной комиссии и план-график проведения аттестации; указание о подготовке необходимого пакета доку-ментов для аттестации начальнику Сл. УП НиОП Рассмотрение совместно с линейными руководителями подразде-лений

АО предложен ий по вопросам назначения, перемещения, увольнения руководящих работников, установления должностных окладов и над-бавок к ним, поощрения и наложения дисциплинар-ных взысканий служебные записки от руководителей подразделений проекты приказов с докладными записками начальнику Сл. УП виза юрискон-сульта Проведение систематиче-ского анализа текучести кад-ров в АО справки НиОП предложения по закреплению кадров начальнику Сл. УП

Постановка задачи:

Изучить документооборот главного менеджера по персоналу АО.

Составить схему документооборота главного менеджера по персоналу, отразив на ней состав связанных с ним подразделений или должностных лиц, а также названия документов, информации, получаемых и передаваемых главным менеджером по персоналу.

Проанализировать схему документооборота главного менеджера по персоналу, выявив наличие повторяющихся и дублирующихся информационных взаимосвязей, а также отсутствие необходимых доку- ментационных потоков с отдельными подразделениями и должностными лицами АО.

Методические указания.

Схема документооборота (или информационных потоков) между подразделениями и должностными лицами составляется по следующей форме (условный пример):

Цифрами обозначены порядковые номера документов из общего перечня входящих и исходящих документов отдела управления персоналом.

Тест "Ваш стиль работы с документами"

Совершенно справедливо

Не совсем так

Пожалуй, справедливо

Совершенно не так

1

Группа 1

Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону.

Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю боль-шую часть бумаг сам.

Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а вид непрочитанных бумаг меня раздражает.

Группа2 1. Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ.

1 | 2 | 3 | 4 | 5

Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные.

Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной.

Группа3

Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону.

Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адре-сованную мне.

Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и мое положение в нашей организации.

Группа4

Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах.

Лишь мысль об увольнении может заставить меня дописать служебный доклад.

Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону.

Ключ

Подсчитайте набранные Вами очки: за каждый ответ "совершенно справедливо" полагается 3 очка; за "пожалуй, справедливо" — 2 очка; за "не совсем так" — 1 очко; за "совершенно не так" — О очков.

Если Вы набрали по первой группе 7 и более очков, то Вы, скорее всего, "суперисполнитель", а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если Вы к тому же набрали немало очков (5 и более) по четвертой груп- не то значит, Вам присущи еще и черты "волокитчика". Это означает, что Ваши репутация и карьера под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится Ваша постоянная занятость, но ярлык "истого служаки" отнюдь не гарантирует продвижения по службе и уважения коллег и подчиненных.

Если Вы набрали 7 и более очков по второй группе, то Вы, скорее всего, "расшифровщик". Конечно, делегирование обязанностей — одно из важнейших правил современной науки об управлении и оно может значительно облегчить Вам работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих — в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и ушибаясь, Вы постепенно овладеете искусством делегирования, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.

Если Вы набрали 7 и более очков по третьей группе, значит Вам присущи черты "антибюрократа" и вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Тайге привычки могут дорого обойтись, если в Вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому Вам стоит либо пересмотреть свое отношение к "бумажкам", либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.

Наконец, если по четвертой группе Вы набрали 3 очка и менее, то вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важные, требующие вашего личного присутствия. Если же Вы набрали по этой группе 1 и более очков, значит в Вас, наоборот, слишком много от "волокитчика" и Вы обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Выручить Вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.

Если количество очков, набранное Вами по всем четырем группам вопросов, примерно одинаково и колеблется в границах 3 — 5. то это свидетельствует о разумном отношении к бумажной работе и отсутствии у Вас ярко выраженных черт "бумажных неудачников".

Это, конечно, приятно, но все же справляться с тем объемом бумаг, которые к Вам поступают каждый день, все равно трудно.

<< | >>
Источник: под ред. А.Я. Кибанова и Л.B. Ивановской. Управление персоналом: Учебно-практическое пособие для студентов экономических вузов и факультетов; под ред. А.Я. Кибанова и JI.B. Ивановской . - М.: "Издательство ПРИОР",1999. — 352 с.. 1999

Еще по теме Ситуация "Построение схемы документооборота":

  1. Деловая игра "Построение схемы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления организацией"
  2. Ситуация "Построение карьерограммы для менеджера"
  3. Ситуации Построение организационной структуры системы управления персоналом организации"
  4. Ситуация "Построение организационных структур системы управления персоналом для предприятий различных организационно-правовых форм"
  5. 6.2.4. Документооборот
  6. ДОКУМЕНТООБОРОТ
  7. 3.5. Особенности современных форм документооборота
  8. Электронный документооборот
  9. Организация документооборота и хранения документов
  10. 2.4.4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации
  11. Проверка системы документации и документооборота
  12. 6.3. Системы электронного документооборота предприятия
  13. Свободные схемы
  14. Построение государства как построение рынка
  15. 4.3.3.ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  16. 5.2.5. Проблемы обеспечения безопасности электронного документооборота в экономике
  17. 7.7,3. Документооборот на предприятии
  18. Провайдеры систем электронного документооборота
  19. Связанные схемы
  20. Использование трехступенчатой схемы в бизнесе