Ситуация "Построение схемы документооборота"

Рис. 13. Организационная схема службы управления персоналом АО

Из схемы видно, что главному менеджеру по персоналу подчиняется ряд важных подразделений по работе с кадрами и их социально-бытовому обслуживанию. Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится зна-чительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника, изучать, а также разрабатывать документацию в соответствии с возло-женными на него функциями.

В табл. 12 представлен документооборот главного менеджера службы управления персоналом АО.

Таблица 12 Функции главного менеджера по персоналу Получает до-кументацию Разрабатывает документацию Передает до-кументацию Примечание 1 2 3 4 5 Проведение работы по изучению де-ловых и про-фессиональных качеств линейных руководителей а) личные дела из подразде-лений найма и отбора персо-нала (НиОП) на работающих;

б) анкеты и рекомендации на вновь при-нимаемых а)предложения о зачислении в резерв или 0 замещении ва-кантной долж-ности; служеб-ные записки с обоснованием отказа;

б) предложения о приеме или служебные за-писки с обосно-ванием отказа а) заместителю генерального директора по администра-тивной работе; начальнику службы управ-ления персо-налом (Сл.

б) начальнику Сл. УП; в НиОП для подготовки проекта приказа личные дела передаются в НиОП Осуществление контроля за режимом работы АО а) докладные записки;

б) докладные записки с про-ектами приказов начальнику Сл.

перемещения кадров докладные записки с про-ектами распо-ряжений начальнику Сл. УП виза юрискон-сульта Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом

1 2 3 4 5 Руководство и организация работы под-разделения найма и отбора персонала, группы соц. инфрастр., медицинского пункта, а также кураторство работы юрис-консульта указания на-чальника Сл. УП протоколы производст-венных засе-даний начальнику Сл. УП, руково-дителям под-разделений Сл. УП Участие в со-ставлении и обосновании смет фонда соцкультбыта и осуществление совместно с профсоюзным комитетом контроля за их исполнением план меро-приятий по соцкультбыту, коллективный договор смета фонда соцкультбыта; протоколы проверок начальнику Сл. УП, замес-тителю гене-рального ди-ректора по экономике Организация работы по обеспечению медпункта и столовой необ-ходимым ин-вентарем и оборудованием служебные записки от руководителей подразделений заявки на закупку инвентаря, оборудования и ремонт помещений в отдел мате-риально-тех-нического снабжения, отдел главного механика и ремонтно-стро-ительный цех виза финансо-вого отдела Рассмотрение совместно с профкомом заявлений и жалоб работ-ников по во-просам соблю-дения трудо-вого и адми-нистративного законодатель-ства заявления от работников протоколы рассмотрения жалоб и заяв-лений; доклад-ные записки руководителям соответствующих подразделений заключение юрисконсульта Своевременное представление установленной отчетности по во-просам кадровой политики указания руко-водства АО отчеты, справки, доклады руководству АО и в другие инстанции 1 2 3 4 5 Организация выполнения обязательств администрации АО, вытекающих из коллек-тивного дого-вора в вопросах улучшения условий труда, решения соци-ально-бытовых вопросов и реализации кадровой по-литики протоколы проверок и предложения по устранению выявленных недостатков руководству АО, начальнику Сл.

АО предложен ий по вопросам назначения, перемещения, увольнения руководящих работников, установления должностных окладов и над-бавок к ним, поощрения и наложения дисциплинар-ных взысканий служебные записки от руководителей подразделений проекты приказов с докладными записками начальнику Сл. УП виза юрискон-сульта Проведение систематиче-ского анализа текучести кад-ров в АО справки НиОП предложения по закреплению кадров начальнику Сл. УП

Постановка задачи:

Изучить документооборот главного менеджера по персоналу АО.

Составить схему документооборота главного менеджера по персоналу, отразив на ней состав связанных с ним подразделений или должностных лиц, а также названия документов, информации, получаемых и передаваемых главным менеджером по персоналу.

Проанализировать схему документооборота главного менеджера по персоналу, выявив наличие повторяющихся и дублирующихся информационных взаимосвязей, а также отсутствие необходимых доку- ментационных потоков с отдельными подразделениями и должностными лицами АО.

Методические указания.

Цифрами обозначены порядковые номера документов из общего перечня входящих и исходящих документов отдела управления персоналом.

Тест "Ваш стиль работы с документами"

Совершенно справедливо

Не совсем так

Пожалуй, справедливо

Совершенно не так

1

Группа 1

Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону.

Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю боль-шую часть бумаг сам.

Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а вид непрочитанных бумаг меня раздражает.

Группа2 1. Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ.

1 | 2 | 3 | 4 | 5

Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные.

Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной.

Группа3

Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону.

Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адре-сованную мне.

Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и мое положение в нашей организации.

Группа4

Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах.

Лишь мысль об увольнении может заставить меня дописать служебный доклад.

Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону.

Ключ

Подсчитайте набранные Вами очки: за каждый ответ "совершенно справедливо" полагается 3 очка; за "пожалуй, справедливо" — 2 очка; за "не совсем так" — 1 очко; за "совершенно не так" — О очков.

Если Вы набрали по первой группе 7 и более очков, то Вы, скорее всего, "суперисполнитель", а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если Вы к тому же набрали немало очков (5 и более) по четвертой груп- не то значит, Вам присущи еще и черты "волокитчика". Это означает, что Ваши репутация и карьера под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится Ваша постоянная занятость, но ярлык "истого служаки" отнюдь не гарантирует продвижения по службе и уважения коллег и подчиненных.

Если Вы набрали 7 и более очков по второй группе, то Вы, скорее всего, "расшифровщик". Конечно, делегирование обязанностей — одно из важнейших правил современной науки об управлении и оно может значительно облегчить Вам работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих — в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и ушибаясь, Вы постепенно овладеете искусством делегирования, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.

Если Вы набрали 7 и более очков по третьей группе, значит Вам присущи черты "антибюрократа" и вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Тайге привычки могут дорого обойтись, если в Вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому Вам стоит либо пересмотреть свое отношение к "бумажкам", либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.

Наконец, если по четвертой группе Вы набрали 3 очка и менее, то вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важные, требующие вашего личного присутствия. Если же Вы набрали по этой группе 1 и более очков, значит в Вас, наоборот, слишком много от "волокитчика" и Вы обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Выручить Вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.

Если количество очков, набранное Вами по всем четырем группам вопросов, примерно одинаково и колеблется в границах 3 — 5. то это свидетельствует о разумном отношении к бумажной работе и отсутствии у Вас ярко выраженных черт "бумажных неудачников".

Это, конечно, приятно, но все же справляться с тем объемом бумаг, которые к Вам поступают каждый день, все равно трудно.