<<
>>

Ситуация "Индивидуальное целевое планирование на основе самофотографии рабочего времени"

Исходные данные и постановка задачи. Работа по ситуации предусматривает проведение трех семинаров и выполнение двух домашних заданий.
На первом семинарском занятии (после лекций по содержанию целевого индивидуального планирования) преподаватель объясняет задачу и предлагает студентам сформулировать цель их деятельности на ближайшие год-два и построить "дерево" целей (см.
рис. 26), доведенное до 3—4 уровня декомпозиции, с одновременным указанием ориентировочного времени, необходимого для реализации каждой из работ. Задание может быть закончено дома. В результате составления "дерева" целей студенты получают ориентировочные плановые величины времени, необходимые им для реализации поставленной цели.
Для получения фактических затрат времени, то есть выявления реальной структуры затрат рабочего времени студента, на этом же семинаре выдается первое домашнее задание: провести самофотографию рабочего времени студента за неделю. С этой целью предлагается воспользоваться классификатором затрат времени студента (табл. 76) и картой самофотографии рабочего времени (см. табл. 77).
На втором семинарском занятии проводится обсчет полученных данных по результатам самофотографии и заполнение табл. 78 — 80, их обсуждение, сравнение с плановыми затратами (из третьего — четвертого уровня декомпозиции "дерева" целей), выявления потерь и нерациональных трат времени (с точки зрения достижения конечной цели).
На третьем семинаре проводится поиск резервов времени, которые каждый студент выполняет самостоятельно. Для облегчения этой работы происходит обсуждение табл. 81 "Похитители времени". Каждый студент разрабатывает свои индивидуальные рекомендации по сокращению излишних затрат времени.
Работа во время учебы (стаж)
Укрепление
связей, знакомства
Получение высшего образования
Уход за собой
Культурное образование
Изучение английского языка
Изучение в колледже Изучение дома Изучение в дороге 2 раза в неделю по 3 часа 3 раза в неделю по 3 часа 5 раз в неделю по 1 часу Работа Е АК&М
выставки
Театры
1 раз в неделю
Учеба в академии Занятия дома 32 часа в неделю 2 раза в неделю по 2 часа 5 раз в неделю по 5 часов в день
На работе Салон красоты Фитнес Дома 5 раз в неделю по 5 часов 1 раз по 4 часа в месяц 3 раза в неделю по 1 часу 7 раз в неделю по 30 мин. Поездки

Рис. 26. Пример построения "дерева" целей деятельности
Классификатор затрат времени студента Перечень элементов затрат Шифр УЧЕБА 10 Присутствие на занятиях в академии 11 Выполнение домашних заданий 12 Работа в библиотеке 13 Работа в вычислительном центре 14 СПОРТ 20 ОТДЫХ (развлечения) 30 Кино, телевизор 31 Театр 32 Концерты 33 Дискотека 34 Пешие прогулки 35 Встреча с друзьями 36 БИЗНЕС (работа) 40 Изучение нормативных документов 41 Работа с экономической информацией 42 Работа с корреспонденцией, СМИ 43 Подготовка отчетов, справок 44 Телефонные разговоры (служебные) 45 Служебные разъезды 46 Участие в переговорах 47 Работа с клиентами 48 ОБЩЕСТВЕННАЯ РАБОТА 50 ДОМАШНИЕ ДЕЛА 60 ТРАНСПОРТ (затраты времени на дорогу) 70 ЛИЧНЫЕ ДЕЛА 80 ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ 90 ПРОЧИЕ ЗАТРАТЫ 100
Пример карты самофотографии рабочего времени студента День недели Часы работы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 6.00 7.00 8.00 9.00 ю.оо 11,00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00 23.00 Понедельник 80 70 10 10 10 10 70 45+ 42 45 + 42 45+42 45 + 42 45+42 45 + 42 70 10 10 10 70 80 Вторник ВО 70 10 10 10 10 10 10 10 70 45 + 42 45 + 42 45 + 42 45 + 42 70 35 35 80 Среда 80 70 10 10 10 10 10 10 70 45 + 42 45 + 42 45 + 42 45 + 42 70 12 12 12 Четверг 80 70 10 10 10 10 70 45 + 42 45 + 42 45 + 42 45 + 42 70 10 10 10 70 60 Пятница 80 70 10 10 10 10 10 70 45 + 42 45 + 42 45 + 42 45 + 42 45 + 42 45 + 42 70 35 12 ' 12 Суббота 80 70 10 10 10 10 10 70 60 12 70 80 80 80 70 36 36 36 Воскресенье 60 12 12 12 12 12 12 12 80 70 32 32 32 32 70 Итого по шифру затрат
Пример проведения анализа структуры фактических затрат времени
студента Шифр Плановые затраты времени Фактические затраты времени Удельный вес работ, % план. факт. 10 Учеба в академии 1920 1660 33,3 23,3 80 Личные дела 370 660 6,4 ' 9,2 70 Транспорт 300 1460 5,2 20,5 45, 42 Телефонные разго-воры (служебные), работа с экономиче-ской информацией 1500 1440 26 20,1 12 Выполнение до-машних заданий 780 780 13,5 10,9 36 Встречи с друзьями 180 2,5 60 Jgoмaшниe дела 180 2,5 32 Театр 240 240 4,2 3,4 35 Пешие прогулки 180 2,5 20 Спорт 180 3,1 15 Учеба в колледже 360 360 6,2 5 37 Выставки 120 2,1 Итого: 5770 7140 100% 100% Таблица 79
Анализ затрат времени Виды затрат шифр Продолжитель-ность работ, всего Сократить можно Сократить нельзя мин. % мин. % мин. % Учеба в академии 10 1660 23,3 1660 100 Личные дела 80 660 9,2 290 43,90 370 56,10 Транспорт 70 1460 20,5 1160 79,50 300 20,50 Телефонные разго-воры (служебные), работа с экономиче-ской информацией 45, 42 1440 20,1 1440 100 Выполнение домаш-них заданий 12 780 10,9 780 100 Встречи с друзьями 36 180 2,5 180 100 Домашние дела 60 180 2,5 180 100 Театр 32 240 3,4 240 100 Пешие прогулки 35 180 2,5 180 100 Спорт 20 Учеба в колледже 15 360 5 360 100 Выставки 37
Распределение времени студента № п/п Значение Показатель (фактическое) мин. % 1. Средняя продолжительность рабочего дня 7140 100 2. Средняя продолжительность рабочего дня, расходуемая на решение: текущих задач 3480 48,70 среднесрочных задач 2040 28,60 перспективных задач 1620 22,70 3. Продолжительность рабочего дня, расходуемая: по собственной инициативе 5500 77 по инициативе других лиц 1640 23
Завершающим этапом данного практикума является выполнение второго домашнего задания: "Составление индивидуального плана деятельности студента для реализации поставленной цели".
На четвертом семинаре проводится обсуждение представленных индивидуальных планов, их соответствия реализации поставленным задачам в "дереве" целей. Планы составляются на год, неделю, день.
Методические указания.
В основе проведения данного практикума лежит концепция "Time manager" и методика самофотографии рабочего времени.
Методика ТМ достаточно полно раскрыта в книге Егоршина А.П. "Упраатсние персоналом" (с. 291 — 303). Суть данной концепции состоит в том, что она дает инструмент индивидуальною планирования времени специалиста для реализации постаатенных целей. Данный инструмент был создан в 1975 г., благодаря которому удалось материализовать идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций (ключевых задач) и технологии решения глобальных мероприятий.
Владение инструментом ТМ позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем, исходя из поставленных целей, связывать все предстоящие затраты времени воедино, рассматривать определенный промежуток времени как ресурс, которым надо грамотно управлять.
Оптимальный варианг использования времени может быть найден только путем сопоставления планов, охватывающих различные плановые периоды: день, неделя, год, периоды командировок, отпусков.
Каждый плановый период должен рассматриваться как вполне самостоятельная единица, имеющая свои результаты деятельности.
Целенаправленные усилия по реализации краткосрочных планов способствуют улучшению долгосрочных результатов.
Перед началом каждого периода нужно постараться ответить на вопросы:
Что я хочу сделать в плановом периоде?
Сколько времени имеется в моем распоряжении (каков мой бюджет времени, еще не занятый обязательными работами)?
Как его использовать наилучшим образом?
Какие дела необходимо завершить к концу планового периода?
В какой последовательности их лучше делать?
Какова продолжительность каждого вида работ (индивидуальное нормирование, то есть самостоятельное определение того времени (исходя из возможностей студентов), которое у них уходит или должно уйти на данную работу?
Что должно быть подготовлено к началу работы?
Кого следует поставить в известность или с кем необходимо связаться при выполнении данной работы?
Для того чтобы в будущем студенты могли пользоваться инструментом ТМ на практике, им предлагается выполнить все перечисленные задания. Одновременно предлагается задание по самофотографии рабочего времени для сбора первичной информации о реальном расходовании их времени и о возможности улучшения структуры времени с использованием методики ТМ.
Похитители времени
Чтобы использовать время с максимальной пользой, не позволяйте случайным, преходящим, проходным делам (письма, звонки и т. д.) распоряжаться вашим временем.
При этом очень важно знать "в лицо" своих главных врагов — похитителей вашего времени. Конечно, у каждого человека они свои, специфические. И все-таки, есть среди них наиболее часто встречающиеся. Ниже мы приводим список таких похитителей и простейшие советы для борьбы с ними (табл. 81).
Таблица 81 Причина Возможное решение Недостает времени на планирование дня Планирование дня забирает много вре-мени только на первых порах, а при формировании устойчивого навыка за-нимает считанные минуты Привычка действовать поскорее без предварительного обдумывания Помните: тот, кто знает, что делать, вы-игрывает единожды, а тот, кто знает, зачем, - всегда! Потребность быть всем и всегда нужным, во все вмешиваться Ограничивайте себя. Кто хочет успеть все, не успевает ничего Привычка обещать всем и всегда свою помощь Если вы всегда говорите "да", то окру-жающие воспринимают ваши услуги как должное и легко начинают злоупотреблять вашим временем Неумение говорить "нет" Проявите настойчивость в овладении этим умением! Не настаивайте на роли "хорошего парня", который ни в чем не отказывает. Такие люди удобны, но не внушают уважения Потребность постоянно быть чем-то занятым Лучше сделать меньше, да лучше, чем много, но плохо Плохое "чувство времени" Помните: как правило, любое дело требует больше времени, чем первоначально кажется Склонность к раздуванию мелких проблем до масштаба "трагедии" Игнорируйте мелкие проблемы! Ищите крупных дел! Отсутствие направленности в работе, загруженность делами Откажитесь от незначительных и мало-значительных дел Неуважение к вашему времени со стороны окружающих Определите для себя и поставьте в из-вестность окружающих о вашем распорядке дня, о тех часах, когда вас ни в коем случае нельзя отвлекать Неумение уделять беседе ровно столько времени, сколько требует ее предмет Последите за собой; постарайтесь отделить содержательный разговор от пустой болтовни Постоянно мешающие телефонные звонки Выключите телефон! По крайней мере, на те периоды, когда вам нужно сосре-доточиться Неспособность заканчивать дела Последите за тем, чтобы не оставлять за собой неоконченных дел
Этот список каждый может продолжить по своему усмотрению, после чего разумно выписать на листке бумаги пять похитителей времени из числа тех, которые беспокоят вас более всего, а затем ответить себе на вопрос: что с ним сделать и к какому сроку? Определив ваших похитителей времени, вы уже сделали первый шаг в борьбе с ними.
Следующий шаг — поверить в то, что одолеть этих похитителей времени вам под силу. Только не позволяйте себе "вытеснять" решение проблемы оговорками типа: "Я не смогу этого сделать!", "Я, может быть, и достиг бы успеха, но в складывающихся обстоятельствах...." и т.д. Все это не более чем лазейки для людей, которые привыкли в своей жизни полагаться на диктат внешних обстоятельств и "плыть по течению". Уверен, что любой человек способен без особых усилий отвоевать львиную долю времени своей жизни, растрачиваемого на пустые, зряшные и никому не нужные дела.
<< | >>
Источник: под ред. А.Я. Кибанова и Л.B. Ивановской. Управление персоналом: Учебно-практическое пособие для студентов экономических вузов и факультетов; под ред. А.Я. Кибанова и JI.B. Ивановской . - М.: "Издательство ПРИОР",1999. — 352 с.. 1999
Помощь с написанием учебных работ

Еще по теме Ситуация "Индивидуальное целевое планирование на основе самофотографии рабочего времени":

  1. Ситуация "Стиль руководства и планирование рабочего времени"
  2. Ситуация "Составление и анализ баланса рабочегоБаланс рабочего времени одного рабочего в год при 40-часовой рабочей неделевремени"
  3. Ситуация "Изучение затрат рабочего времени"
  4. 2.1. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени
  5. 2.1. Модель оценки результатов труда на основе учета полезности затрат рабочего времени
  6. 2.5. Режимы рабочего времени
  7. 2.2. Виды рабочего времени
  8. Учет рабочего времени
  9. Учет рабочего времени
  10. Учет рабочего времени
  11. 2.5.3. Режим гибкого рабочего времени
  12. Вопрос 19. Режим рабочего времени
  13. Сложность труда и затраты рабочего времени
  14. УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
  15. УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
  16. 2.5.1. Поденный и суммированный учет рабочего времени
  17. 5. Распоряжение о регулировании времени индустриальных рабочих