<<
>>

Ситуация "Функционально-стоимостной анализ деятельности подразделений аппарата управления организацией"

Исходные данные. В работе отдела внешней кооперации и комплектации (ОВКиК) организации появились сбои, связанные с некачественным и несвоевременным выполнением функций работниками. Ряд функций выполняется нерациональными способами без применения современных технических средств, что приводит к неоправданным трудозатратам и высокой стоимости их осуществления.

Постановка задачи. Провести функционально-стоимостной анализ (ФСА) деятельности отдела внешней кооперации и комплектации организации.

Методические указания.

ФСА управления организацией — метод технико-экономического исследования функций управления организации (подразделения) на любом уровне иерархии, направленный на поиск путей совершенствования и снижения затрат на управление на основе выбора экономических способов осуществления функций с целью повышения эффективности производства и качества продукции (услуг).

ФСА управления организацией включает следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный, внедрения.

Подготовительный этап

На подготовительном этапе определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется работай план проведения ФСА ОВКиК (табл.22), проводится комплексное обследование состояния производства и управления организацией, в результате которого выявляются узкие места в функционировании системы управления и, в частности, в работе ОВКиК.

Выбор в качестве объекта анализа этого подразделения объясняется его ролью в обеспечении данного предприятия материальным! ресурсами (удельный вес комплектующих изделий в себестоимости товарной продукции составляет 65 — 70%) и наличием больших резервов в его работе.

Важнейшие задачи анализа управления ВкиК: совершенствование технологий управления ВкиК, совершенствование организационной структуры ОВКиК, уточнение функций отдела и его работников, повышение качества выполнения функций, рационализация взаимосвязей отдела с другими подразделениями и внешними организациями, совершенствование кадрового, информационного, технического обеспечения ОВКиК, снижение расходов на выполнение функций управления ВкиК.

Таблица 22

Рабочий план проведения ФСА №

п/п Наимено-вание этапа ФСА Содер-жание этапов Информация для выполнения этапов Источник информации Испол-нители Сроки ис-полнения 1 2 3 4 5 6 7

Информаиионный этап

На информационном этапе ведутся сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих деятельность ОВКиК, его функции, а также данные по аналогичным передовым организациям.

Источниками информации при анализе служат отчеты и справки по комплектации, типовые положения об отделе, должностные инструкции, организационная структура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы документооборота (формы, документы, данные, исходящие и поступающие в ОВКиК, данные бухгалтерской отчетности, анкетный и устный опрос всех работников отдела и складского хозяйства).

Аналитический этап

На аналитическом этапе осуществляются формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.

Главная функция — это функция, ддя осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации.

Для ОВКиК главная функция — обеспечение производства кооперированными поставками.

Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может бьггь осуществлена главная функция.

Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.

Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеют важное значение, так как среди последних находятся излишние или несвойственные отделу функции — важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций.

Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму (диаграмму FAST). Это графическое изображение функций аппарата управления или отдельного его подразделения.

Диаграмма строится по следующим правилам.

Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии.

Правая гоаничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые, вспомогательные или излишние, несвойственные функции.

При помощи вопросов "Как?", "Зачем?", "Когда?" отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных.

Все основные функции должны отвечать (по направлению слева направо) на вопрос "Как?", а по направлению справа налево - на вопрос "Зачем?". Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос "Когда? (Когда возможно осуществление основной функции?)". В случае необходимости количество вопросов можно увеличить.

Диаграмма FAST осуществления функций ОВКиК приведена на рис. 16.

Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.

В табл. 23 приведен пример расчета затрат на выполнение функции "определение потребности в комплектующих изделиях".

Как? ^ J Рассч1тьеать штрафы ' КсЗДЗ? ^ поставку ' ; 5000 2700 13240 20000

Получать средства на комплектующие изделия 700 Изыскивать 5 источники на ! } дополнительную! I поставку |

! Защищать • заявки на | комплектую; щие изделия

- основные функции.

• вспомогательные;

Управлять внешней кооперацией и комплектацией

- излишние.

Цифры означают затраты в руб. на осуществление функций в течение года.

Рис. 16. Функционально-стоимостная диаграмма (FAST) деятельности отдела внешней кооперации

и комплектации организации

Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК Полное наимено-вание функций ОВКиК Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции Технические сред-ства, с помощью которых произво-дится обработка документов, форм или данных Определение потребности в комплектующих изделиях Годовые расчеты потребностей Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета ПЭО, ПДО, ОГГ, ОГК, цехи, склады Вышестоящие организации Счетная машинка, печатная машинка

Продолжение Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции Должности лиц, уча-ствующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад, руб. Периодичность об-работки или состав-ления документа, формы или данных в течение года, ко-личество раз (когда) Затраты труда на обра-ботку или составление документа, формы или

данных по функции каждого исполнителя в течение года, час. Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование, руб. 1 ОГГ.

2000 руб.

1 ОГГ. 2500 руб. 39 руб. Ст. экономист - 1500 руб. Экономист- 1200 руб. Ежегодно, 1 раз 160 160 3593

Затраты на выполнение функции определяются следующим образом.

При расчете затрат на выполнение функций учитывается фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функции ОВКиК.

Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 2500) = 4500 руб. Срок службы оргтехники при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (4500 / 10) = 450 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника составляет в среднем 173,4 час. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 час.). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (450 / 12) = 38 руб.

Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (1500 + 1250) = 2750 руб. Но данная функция выполняется в период меньше месяца (160 час.), поэтому затраты составят (2750 х (160 / 173,4)) = 2530 руб. Отчисления на социальное страхование равны (2530 х 0,405) = 1024,6 руб. Затраты на выполнение функции составят (2530 + 1024,6 + 38) = 3592,6 руб. Округлим с точностью до целых и получим 3593 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.

Данные, полученные в результате формулировки, классификация функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, сводятся в табл. 24.

Для расчета затрат на выполнение функций данные собираются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела.

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распре делегате стоимостей по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

При помощи диаграммы FAST были выявлены следующие излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, которые в настоящее время работники отдела не выполняют.

Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты — 3000 руб. в год.

Формулировка и классификация функций ОВКиК №

П/П Наименование функции Вид функции О - основная В - вспомо-гательная Примечание Затраты на осуществле-ние функций в течение года, руб. глагол существи-тельное 1 2 3 4 5 6 1. Определять потребности О в комплектующих изделиях 3593 2. Составлять заявки О на комплектующие изделия 600 3. Подавать заявки О на комплектующие изделия 400 4. Получать средства о на комплектующие изделия 600 5. Заключать договоры О на поставку 1500 6. Составлять специфика-ции о на комплектующие изделия 3340 7. Акцептовать счета о на комплектующие изделия 15000 8. Руководить работой 0 складов 22300 9. Разрабаты-вать лимиты о на комплектующие изделия 5200 10. Снабжать цехи о комплектующими изделиями 13000 11. Разрабаты-вать нормы в на комплектующие изделия 5000 12. Защищать заявки в на комплектующие изделия 3000 13. Изыскивать источники в на дополнительную поставку 700 14. Рассчитывать штрафы в за несвоевремен-ную поставку 1630 15. Контролиро-вать выполнение в договоров 20000 16. Предъявлять претензии в поставщикам 1000 17. Составлять протоколы в разногласий 2770 18. Проверять цены в на комплектующие изделия 800 19. Регистриро-вать поступление в комплектующих изделий 13240 20. Контролиро-вать приемку в комплектующих изделий 2700 21. Контролиро-вать хранение в комплектующих изделий 4680 1 2 3 4 5 6 22. Реализовы- вать излишки В комплектующих изделий 5340 23. Рассчитывать остатки В комплектующих изделий 1000 24. Вести учет В комплектующих изделий 5000 25. Контролиро-вать использование В комплектующих изделий 5060 26. Вести отчетность В о работе ОВКиК 5060

Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы в выполнении договоров по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20000 руб. в год.

По названным причинам излишними становятся функции "Расчет штрафов за своевременную поставку", "Предъявление претензий поставщикам комплектующих изделий", "Изыскание источников на дополнительную поставку изделий". Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год.

Не свойственна отделу работа на складах предприятия, в цехах и т. п. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектующих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В ре-зультате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения производственной программы комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах не-обходимых комплектующих изделий.

Затем была построена схема функциональных взаимосвязей отдела (табл. 25), с помощью которой выявлялись излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделениями завода по каждой функции отдела.

Так, за выполнение функции "определять потребности в комплектующих изделиях" отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производственные программы предоставляют отделы ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о величине оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по общим вопросам.

Для определения степени значимости функций ОВКиК была создана экспертная группа. В ее состав вошли начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела.

Каждый из членов экспертной группы заполнил матрицу попарных сравнений функций. В табл. 26 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВКиК. Всего было заполнено 6 матриц.

По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие на-именования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. 26 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующих строке и столбце проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам.

Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации

Затем полученные значения все эксперты заносят в сводную матрицу (табл. 27).

Таблица 25 Подразделения Функции ОВКиК ОГК ОГТ БмиА БРИЗ ОГМ ОГЭ БТД ПДО Определить потребности в комплектующих изделиях с П У П Подразделения Функции ОВКиК ОМТС ОВКиК ФО ОС ПЭО ООТиЗ ОК бухгалтерия Определить потребности в комплектующих изделиях 0 У У П Подразделения Функции ОВКиК ОТК директор главный инженер зам. Директора по производству зам. Директора по кадрам и быту Определить потребности в комплектующих изделиях Р Примечание. О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ; П - предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данные функции; У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ; С - согласовывает подготовленный документ по функции; Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Сводная матрица попарных сравнений основных функций ОВКиК

Матрица попарных сравнений для основных функций ОВКиК № функ-ции функции

Функция —^ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Сумма в баллах 1. Определять потребности в комплектующих изделиях 1 2 2 2 2 2 2 1 1 15 2. Составлять заявки на комплектующие изделия 1 - 1 1 1 2 2 2 1 1 12 3. Подавать заявки на ком-плектующие изделия 0 1 - 1 2 1 1 1 2 0 9 4. Получать средства на

комплектующие

изделия 0 1 1 1 2 2 2 2 0 11 5. Заключать договоры на поставку 0 1 0 1 - 2 1 2 2 0 9 6. Составлять спецификации на комплектующие изделия 0 0 1 0 0 2 2 2 0 7 7. Акцептовать счета на комплектующие изделия 0 0 1 0 1 0 - 2 1 0 5 8. Руководить работой складов 0 0 1 0 0 0 0 - 2 1 4 9. Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия 1 1 0 0 0 0 1 0 - 1 4 10. Снабжать цехи комплек-тующими изделиями 1 1 2 2 2 2 2 1 1 - 14 Примечание. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функций.

Таблица 27 № функ-ции ~~----_1Номер эксперта Функция 1 2 3 4 5 6 Среднеарифме-тическое значение в баллах Ранг функций 1. Определять потребности в комплектующих изделиях 15 14 13 16 15 14 14,5 1 2. Составлять заявки на комплектующие изделия 12 13 10 12 11 12 11,8 4 3. Подавать заявки на ком-плектующие изделия 9 13 10 10 10 11 10,5 5 4. Получать средства на комплектующие изделия 11 10 15 13 16 12 13,0 3 5. Заключать договоры на поставку 9 7 8 6 9 10 8,0 6

6. Составлять спецификации на комплектующие изделия 7 8 9 7 5 8 7,3 7 7. Акцептовать счета на комплектующие изделия 5 5 3 6 3 3 4,6 8 8. Руководить работой складов 4 4 4 4 5 2 4,0 9 9. Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия 4 4 3 2 3 3 3,2 10 10. Снабжать цехи комплек-тующими изделиями 14 12 15 14 13 15 14,0 2

Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле:

К=3!/32,

где К — коэффициент устойчивости экспертного ряда;

З1 — максимальная значимость в экспертном ряду; — минимальная значимость в экспертном ряду.

Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (Кн), который равен 2,0. Если значение К> Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции.

Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Количество экспертов может быть больше.

На рис. 17 представлена совмещенная диаграмма значимости функций управления ОВКиК и затрат на их осуществление.

Из диаграммы видно, что затраты на осуществление функций "руководить работой складов", "акцептовать счета на комплектующие изделия" и "разрабатывать лимиты на комплектующие изделия" не сбалансированы с их значимостью, поэтому в первую очередь необходимо совершенствовать процессы выполнения этих функций.

Достаточно трудоемки также функции "определять потребности в комплектующих изделиях", "снабжать цехи комплектующими изделиями" и "составлять спецификации на комплектующие изделия".

Анализ деятельности ОВКиК позволил выявить низкий уровень качества выполнения отдельных функций (например, "определение потребности в комплектующих изделиях").

Степень значимости функций, баллы

14,9

14,0

13,0

Определять потребности в комплектующих изделиях

11,8

10,5

Снабжать цехи комплектующими изделиями

8,0

Получать средства на комплектующие изделия

Составлять заявки на комплектующие изделия

Подавать заявки на комплектующие изделия

4,6

Заключать договоры на поставку

4,0

3,2

Акцептовать счета на из делия

Руководить работой складов

Разрабатывать лимиты

ЛЗ

Составлять спецификации на комплектующие изделия

600

600

1500

3340

5200

400

3593

13000

15000

22300

Затраты на осуществление функций

Рис. 17. Совмещенная диаграмма значимости функций и затрат на их осуществление для ОВКиК организации

Уровень качества осуществления функций определяется следующим образом:

_ К1 + К2 + КЗ + К4 + К5 + Кб

к.ф.у. - ^ >

где Кк ф.у. _ коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.

Расчетные формулы определения коэффициентов К1, К2, КЗ, К4, К5, Кб приведены в табл. 28.

Таблица 28

Определение показателей качества функций управления Показатель Обозначе-ние пока-зателя Формула расчета показателя Наименование показателей, составляющих формулу 1 2 3 4 Коэффициент ис-пользования техни-ческих средств управления при вы-полнении функции К1 тф тР Тф-суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, час.; Тр - суммарное расчетное время использования технических средств управления в год, час. Коэффициент ор-ганизации рабочих мест исполнителей функций К2 К-г.п.

Ко Кт.п. - количество рабочих мест, отве-чающих требованиям типовых проектов; Ко - общее количество рабочих мест Коэффициент нор-мирования труда исполнителей функций КЗ В1 В2 В1 - время, затраченное на выполнение нормированных работ в год, час.; В2 - общее время работы в год, час. Коэффициент рег-ламентации функций управления К4 О.) о Кр - количество функций (процедур), обеспеченных регламентирующей документацией; Ко - общее количество функций (процедур) Коэффициент дуб-лирования функций управления К5 Кд Ко К, - количество функций (процедур), дуб-лируемых подразделениями аппарата управления, а также излишних функций Коэффициент ис-пользования рабо-чего времени в производственных подразделениях, зависящих от рабо-ты аппарата управ-ления Кб т

1 1=1 п т

- потери рабочего времени в

1=1

производственных подразделениях за год из-за несвоевременного или некачественного выполнения соответствующих управленческих функций, час.; т - число функций (подсистем) управления;

п

?тст] - годовой фонд времени в со-

)=1

ответствующих производственных подразделениях, час.; п - число подразделений

Диаграмма значимости функций и уровня их качества — совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней — дается оценка уровню их качества. Строится по подобию диаграммы значимости функций и затрат на их осуществление (рис. 17).

Выводы по диаграмме:

недостаточно высок уровень квалификации отдельных работников отдела;

неудовлетворительна система учета, хранения и использования материальных ресурсов;

требуют упрощения организационная структура отдела, информационные связи его с другими подразделениями;

необходимо разработать ряд документов, регламентирующих деятельность отдела.

С учетом выявления недостатков сформулируем важнейшие задачи совершенствования снабжения производства комплектующими изделиями:

сократить затраты на выполнение следующих функций: "руководить работой складов", "акцептовать счета на комплектующие изделия", "разработать лимиты на комплектующие изделия", "регистрировать поступление комплектующих изделий";

избавиться от излишних функций: "следить за выполнением договоров", "защищать заявки на комплектующие изделия" и т. п.;

повысить качество выполнения функций: "определять потребности в комплектующих", "регистрировать поступление комплектующих изделий" и т. п.;

повысить уровень обеспеченности производства комплектующими изделиями;

совершенствовать учет, хранение и использование комплектующих изделий;

совершенствовать функциональное разделение труда в ОВКиКи повысить уровень его регламентации;

механизировать и автоматизировать процессы выполнения функций отдела и т. п.

Творческий этап

На творческом этапе выбираются методы поиска идей и активизации этого процесса, выдвигаются идеи относительно способов выполнения функций управления. На основании предложенных идей формулируются варианты осуществления функций, дается оценка и предварительно отбираются наиболее целесообразные и реальные варианты выполнения функций управления.

При изучении возможностей улучшить управление обеспечением производства комплектующими изделиями были использованы следующие известные методы, "мозговая атака", метод контрольных вопросов, морфологический анализ.

Была сформирована экспертная группа в следующем составе: заместитель директора завода по общим вопросам, начальник ОВКиК, руководитель одной из материальных групп отдела, экономист отдела, начальник складского хозяйства, начальник отдела АСУ, научный сотрудник отраслевого НИИ.

На творческих совещаниях были поставлены следующие вопросы: • Можно ли исключить вообще или передать другому подразделению аппарата управления какую-нибудь функцию из общего состава выполняемых отделом функций?

Какие функции, относящиеся к ОВКиК, отдел не выполняет? Можно ли типизировать процесс выполнения каких-либо функций? Можно ли сократить затраты на выполнение каких-либо функций? Каким образом можно избавиться от излишних затрат? Осуществление каких функций можно передать ЭВМ? На сколько снизятся при этом затраты на выполнение функций? Каким иным способом можно выполнить какую-либо функцию? Как изменится уровень качества выполнения функций? Какие технические средства управления целесообразно приобрести ОВКиК? Какие внутренние и внешние связи ОВКиК являются излишними, каких связей недостает?

Какие документы, формы или данные, поступающие или исходящие из отдела, являются излишними?

Какие данные, необходимые для эффективной работы отдела, не поступают в отдел или поступают с опозданием?

Как наиболее целесообразно следует распределить функции между работниками ОВКиК?

Следует ли децентрализовать некоторые функции ОВКиК или наоборот — централизовать?

Как следует изменить организационную структуру ОВКиК? Чему необходимо обучить работников ОВКиК?

Какие регламентирующие деятельность ОВКиК нормативные документы необходимо разработать?

Что нужно сделать для эффективной работы складского хозяйства? Как следует изменить систему планирования и экономического стимулирования снабжения предприятия комплектующими изделиями? Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела?

Как изменятся основные показатели деятельности предприятия?

На каждый из вопросов было получено несколько вариантов ответов. Все варианты фиксировали в карточках идей. Пример их заполнения приведен в табл. 29.

Для предварительного отбора вариантов данные всех карточек сводятся в морфологическую матрицу (табл. 30). В ней отражаются те варианты, которые по результатам экспертизы считаются наиболее приемлемыми (фрагмент матрицы показан в табл. 31).

Исследовательский этап

На исследовательском этапе проводится сравнительная организаци-онно-экономическая оценка вариантов (фрагмент показан в табл. 32) с участием специалистов заинтересованных подразделений и служб пред-приятия и с учетом заключений экспертизы, а также отбор наиболее ра-циональных для внедрения предложений.

По каждому предложению с помощью табл. 32 осуществляется отбор тех вариантов, которые принимаются для реализации на предприятии.

Пример заполнения карточки идей

При организационной оценке вариантов учитываются реальные организационные условия, являющиеся предпосылкой успешного внедрения того или иного варианта. При экономической оценке учитываются уровень снижения трудозатрат и повышения качества выполнения функций, а также тенденции изменения основных показателей работы предприятия.

Таблица 29 Номер варианта Сущность варианта Преимущества варианта Недостатки варианта 01 Автоматизировать процесс определения потребности в ком-плектующих изделиях Повышается оператив-ность выработки ин-формации, точность результата, снижается трудоемкость расчета, увеличивается коэф-фициент загрузки ЭВМ Высока трудоемкость подготовительных работ, связанных с автоматизацией этой функции Заключение. Преимущества автоматизации процесса реализации данной функции покрывают затраты, связанные с подготовительными работами перевода расчетов на ЭВМ.

Морфологическая матрица способов выполнения функций управления персоналом Способ реализации функций управления Функция 1 |~2~1 3 4 5 6 К (процедура) управления Р1 Р11 Р12 Р13 Р14 ГРІП Р16 Р1 к ?2 Р21 1 Р22 I Р23 Р24 Р25 Р26 Р2к Р31 Дрзз I Р34 Р35 Р36 РЗк І Р4І"48 Р43 Р44 Р45 Р46 Р4к 95 Р51 Р52 ""рЗЗ- -|Р54 ^ Р56 Р5к Р61 Р62 Р63 Р64 Р65_ ^р"бб| - Рбк ?7 Р71 Р72 | Р7з|^ ^Р74 Р75 Р76 Р7к Р81 Р82 Р83 Р84 ' Р8к Рп1 Рп2 РпЗ Рп4 Рп5 Рпб Рпк

Условные обозначения:

? - функция (процедура);

п - порядковый номер функции;

Р - способ реализации функции;

к - порядковый номер способа реализации функции.

Решение ситуации

В соответствии с методическими указаниями построим морфологическую матрицу (табл. 31).

Таблица 31

Фрагмент морфологической матрицы Наименование процедур (операций) Варианты предложения первый второй третий Организация взаи-модействия с транспортными предприятиями и поставщиками Члены группы сами работают с транс-портными органи-зациями и постав-щиками по изделиям, закрепленным за группой По всем изделиям с транспортными организациями работает курьер, а с поставщиками работают соответ-ствующие матери-альные группы По всем изделиям с транспортными организациями и поставщиками ра-ботает курьер

Получение комплектующих изделий со склада

Печатание документации работниками ОВКиК

Цех подает требование на склад на месячную про-грамму в начале каждого месяца

Документы печатает каждый работник отдела для себя

Цех подает требование на склад при получении очеред-ной партии комплектующих изделий

В отделе имеется машинистка

Цех может получить комплектующие изделия без требования в момент получения, но оформляет его в течение суток Увеличивается штат действующего машинописного бюро предприятия в результате передачи машинописных работ из ОВКиК

Таблица 32

Фрагмент сравнительной организационно-экономической оценки Варианты (предложения) Преимущества Недостатки Оценки организа-ционная экономи-ческая Цех подает требо-вание на склад на месячную программу в начале каждого месяца Четкость в оформлении до-кументации, со-кращение затрат на ее оформление, возможность прогнозирования остатков Негибкость, появ-ление дополни-тельных сложно-стей при изменени-ях в производст-венной программе + +

Цех подает требо-вание на склад при очередной партии комплектующих изделий

Цех может получать комплектующие изделия без требования в мо-мент получения, но оформляет его в течении суток Отсутствие затрат времени на поиск ранее выписанного требования

Повышение опе-ративности доставки изделий в цех Отсутствие условий для прогнози-рования остатков, принятия экстрен-ных мер при от-сутствии необхо-димых изделий Нарушение систе-мы учета, возможны ошибки при получении и до-полнительные затраты на возврат изделий на склад + — + Примечание. Плюс (+) - преобладание преимуществ над недостатками; минус (-) - преобладание недостатков над преимуществами; минус-плюс (- +)- равное соотношение преимуществ и недостатков.

В нашем примере наиболее рациональным является первый вариант.

Рекомендательный этап

На рекомендательном этапе рассчитывают затраты на разработку и реализацию рекомендаций, ожидаемую экономическую эффективность. Расчет производится в соответствии с методикой, изложенной в учебном пособии: Дятлов В. А., Кибанов А .Я., Пихало В.Т. "Управление персоналом". / Под ред. Кибанова А.Я. - М.: "Издательство ПРИОР", 1998.

Изменение трудоемкости выполнения функций в результате проведения ФСА

При определении экономической эффективности предлагаемых рекомендаций можно использовать следующую форму (табл. 33).

Таблица 33 № п/п Наименование функций Затраты на осуществление функций, руб. Экономия до мероприятий после мероприятий 1 2 3 4 5

Этап внедрения

На этапе внедрения описывается, как предполагается проводить социально-психологическую, профессиональную, материально-техническую подготовку работников к внедрению рекомендаций. Необходимо отметить, как предполагается простимулировать реализацию ваших предложений. Следует разработать план-график внедрения рекомендаций.

Таблица 34 Ответст Экономи № Меро Дата вне венный Соиспол Место ческий Примеча п/п приятия дрения исполни нитель внедрения эффект от ние тель внедрения 1 2 3 4 5 6 7 8

<< | >>
Источник: под ред. А.Я. Кибанова и Л.B. Ивановской. Управление персоналом: Учебно-практическое пособие для студентов экономических вузов и факультетов; под ред. А.Я. Кибанова и JI.B. Ивановской . - М.: "Издательство ПРИОР",1999. — 352 с.. 1999

Еще по теме Ситуация "Функционально-стоимостной анализ деятельности подразделений аппарата управления организацией":

  1. Деловая игра "Построение схемы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления организацией"
  2. Глава 3. Функционально-стоимостной анализ и его роль в оперативном управлении затратами организации
  3. Деловая игра "Функциональное разделение труда в аппарате управления организацией"
  4. ГЛАВА ТРЕТЬЯ. Функционально-стоимостной анализ деятельности управленческихподразделений
  5. 3.4. Пример использования функционально-стоимостного анализа для стратегического управления
  6. метод функционально-стоимостного анализа.
  7. Функциональный стоимостный анализ
  8. 7.9. Функционально-стоимостной анализ
  9. 3.3 Функционально-стоимостной анализ и контроллинг
  10. 9.3. ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ОРГАНИЗАЦИИ В ЦЕЛОМ
  11. Функционально-стоимостной анализ
  12. 3.1 Функционально-стоимостной анализ, история его возникновения и развития
  13. 63. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ
  14. 9.3.2. Оценка деятельности подразделений управления персоналом
  15. Деловая игра "Построение функционально- целевой модели системы управления организации"
  16. Ситуации Построение организационной структуры системы управления персоналом организации"
  17. 22. ВЛИЯНИЕ НА ОРГАНИЗАЦИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ ФИНАНСОВ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ОСОБЕННОСТЕЙ И УРОВНЕЙ УПРАВЛЕНИЯ