12. Автоматизированная система «Служба кадров»

ведение личных карточек работников;

прием, перевод и увольнение работников;

оформление отпусков и командировок;

ведение приказов и отчетной документации.

Обладает возможностями хранения всех данных, необходимых для форм № Т-2, обеспечивает многопользовательскую работу, создание и сохранение в базе данных новых отчетов и изменение ранее сохраненных, построение запросов и их сохранение в базе данных для последующего использования, печать унифицированных форм, ведение штатного расписания, использование механизма приказов, возможность внутреннего совместительства, ведение графика отпусков, автоматический подсчет до 10 видов стажа.

Наиболее распространенным вариантом является корпоративная автоматизированная система управления, состоящая из отдельных модулей, каждый из которых ориентирован на автоматизацию функций в конкретном бизнес-процессе.

Среди разнообразных справочно-информационных систем, содержащих юридическую информацию для работников кадровых служб, наибольший интерес и практическую ценность представляют справочно-информационные системы законодательных актов.

Кроме этого, все более широкое распространение Интернета в России открывает перед кадровыми службами новые возможности в решении профессиональных задач.

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом призваны решать следующие комплексы задач:

учетно-вычислительные: описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов; расчет заработной платы; формирование данных для передачи в государственные органы;

управления кадровыми процессами: оценка уровня квалификации (компетентности) кандидатов на должность и сотрудников на должности; оценка выполнения сотрудниками своих функцио-нальных обязанностей; подбор кандидатов на вакантную должность как из числа сотрудников, так и из числа внешних кандидатов; формирование профиля сотрудника и отслеживание с его помощью текущего состояния уровня квалификации (компетентности) сотрудника; проведение оперативной оценки и сравнение уровней квалификации (компетентности) сотрудника, занимающего эту должность, или группы сотрудников для принятия административно-кадровых решений (например, при формировании кадрового резерва), с использованием профиля должности и профиля сотрудника; проведение оценки текущего уровня квалифи-кации (компетентности) сотрудников в ходе аттестационных мероприятий; обеспечение проведения экспертной оценки сотрудников или оценки с помощью внешних тестовых систем; проведение оценки исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей в ходе аттестационных мероприятий, на основании должностной инструкции; выявление несоответствия квалификации сотрудника установленным требованиям к должности и на основе этого планирование его дополнительного обучения или повышения квалификации; определение необходимого уровня и направлений подготовки для сотрудника из состава кадрового резерва, планируемого для занятия конкретной должности; организация и управление мероприятиями по проведению оценки, аттестации и обучению персонала, а по результатам их проведения — автоматизированное планирование последующих мероприятий; отслеживание актуального состояния и истории всех данных, получаемых в ходе проведения мероприятий; планирование и учет обучения и повышения квалификации работников предприятия; отслеживание прохождения практики, получения сертификатов; осуществление мотивирующих воздействий на сотрудников через формирование и управление социальными и компенсационными пакетами; проведение анкетирования работников;

анализ кадровых процессов: укомплектованность персоналом; формирование качественного состава персонала; движение персонала; дисциплина и производительность труда; затраты на содер-жание персонала; задание граничных значений критериев для базовых кадровых процессов с целью дальнейшего анализа в рамках всего холдинга или отдельных предприятий.

Предложенное распределение по уровням не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие комплексы информационных управленческих задач. Работы по всем уровням производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и представляет процесс «Управление персоналом» в более полном объеме.

Вопросы кадровой политики, как на текущий момент, так и на долгосрочную перспективу, решаются во всех без исключения организациях — от крупных до мелких, которые могут принадлежать к различным формам собственности.

Для формирования бизнес-плана организации могут использоваться специальные пакеты, с помощью которых проводится компьютерный анализ инвестиционных проектов организации, рассчитанные как на среднесрочную, так и на долгосрочную перспективу. В рамках подобных инвестиционных проектов производится проектирование номенклатуры и объема продукции, оценивается трудоемкость ее изготовления и трудоемкость производственной программы. Здесь же определяется потребность в оборудовании и необходимость обучения или переобучения персонала. Расчеты по количественному и квалификационному составу производятся в процессе составления бизнес-плана и зависят от содержания портфеля заказов (на выпуск продукции или оказания услуг) и техно-логии производства.

Для подбора персонала сотрудники кадровой службы могут обратиться в базы данных служб занятости или профсоюзных организаций через глобальную сеть. Кроме этого, организация может разместить объявления о вакансии на соответствующем сайте в Интернете.

Сегодня необходимо особенно отметить активное развитие корпоративного электронного обучения (е-Learning).

Еще одним достижением информационных технологий на сегодняшний день является создание электронной корпоративной библиотеки, которая может содержать, например, следующие элементы-коллекторы накопления знаний:

Коллектор технологических решений. В данном формате пол технологическими решениями понимаются описания, чертежи, фото- и видеоматериалы.

Архив документов, проектов и разработок.

Отраслевые базы данных. К этой области можно отнести задачи связанные с получением справочной информации из широкого спектра баз данных от правовых систем до внутренних телефонных справочников.

Помимо рассмотренных видов пакетов прикладных программ для кадровых служб может представить интерес еще один класс программных продуктов, который называется «Экспертные системы» (ЭС). Экспертные системы — разновидность прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объясняя их. Результат их работы заранее неизвестен, поскольку ход алгоритма рассуждений строится в зависимости от постоянно действующего при решении диалога с пользователем, а следовательно, определяется его ответами. Экспертные системы являются первым этапом в создании искусственного интеллекта. Они разработаны для самых различных предметных областей и могут использоваться как основа маркетинговых исследований в области управления персоналом.

В частности, создаются ЭС для службы управления персоналом по отбору, оценке и расстановке кадров, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых организациях и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать реко-мендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретного предприятия, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость «команды» и другие функции.

Таким образом, на современном этапе развития автоматизированных информационных технологий работники служб управления персоналом могут не только упростить процедуру выполнения задачи управления персоналом и снизить трудоемкость ее выполнения при помощи формализации и использования работы в авто-матизированном режиме, но и добиться максимального сокращения затрат на сбор, передачу, обработку кадровой информации, не посягая на ее полноту и достоверность. При этом происходит повышение качества принимаемых управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства, возрастает уровень компетентности и подготовки самих работников служб управления персоналом.