В.3.4. Полномасштабное внедрение улучшенного процесса и выполнение стандартизированной процедуры
При полномасштабном внедрении и выполнении стандартизированной процедуры улучшенного процесса следуйте рекомендациям цикла обеспечения качества Standardize — Do — Check — Act (SDCA) Деминга [1,8]:
• стандартизируйте (Standardize). Осуществите внедрение изложенного в стандартной процедуре и ранее испытанного (проверенного) улучшения в практическую деятельность организации. Примите меры для переподготовки, обучения и тренировки персонала, чтобы гарантировать выполнение требований стандартов (норм и правил);
• выполняйте (Do). Обучите и, если надо, проведите тренировочное выполнение этих процедур и в дальнейшем настойчиво требуйте их применения;
• проверяйте (Check). Измеряйте и контролируйте осуществление процесса в соответствии с установленными процедурами и реагируйте на выявленные проблемы, идентифицируйте причины оставшейся нестабильности процесса и проверяйте показатели правильности выполнения процесса с применением всех доступных средств и методов;
• действуйте (Act).
Реализуйте собственно выполнение документально оформленной процедуры улучшенного процесса. Обязательное выполнениетребований стандартизованной процедуры является приоритетом данной стадии. Под установленными требованиями подразумевается: область применения документированной процедуры; распределение ответственности за выполнение требований документированной процедуры и управление описываемым процессом; требования к входам и выходам описываемого процесса; определение поставщиков и потребителей описываемого процесса; описание основных ресурсов; определение показателей оценки процесса;
внесение изменений в описание процесса (в зависимости от результатов проверки) для сведения причин нестабильности (изменчивости) процесса к минимуму и пр.
Документируйте предпринимаемые корректирующие и предупреждающие действия, направленные на снижение изменчивости процесса, уточните (приведите в порядок) процедуры и документально зафиксируйте извлеченные на этом этапе уроки, знания и опыт.
Обязательное выполнение требований стандартизированной процедуры персоналом организации, на который распространяется область действия документально оформленной процедуры улучшенного процесса, приведет к тому, что процесс будет осуществляться одинаковым образом при минимальной изменчивости (вариации) его характеристик в каждый последующий момент времени.
Прежде чем перейти к решению следующей проблемы (см. рис. В.2), важно для усовершенствованного процесса рассмотреть его результативность, например:
• улучшение рабочей окружающей обстановки;
• выбор оптимальной организации процесса;
• использование систем технического обслуживания и ремонта.
После завершения четвертой стадии должно быть достигнуто следующее:
1) принята документированная процедура (рабочая инструкция) осуществления улучшенного процесса;
2) подготовлен персонал, например, путем обучения и тренировки на рабочих местах;
3) осуществлено внедрение улучшенного процесса в масштабе всей организации;
4) опыт, накопленный командой, занимавшейся решением задачи улучшения процесса, должен быть доведен до всех подразделений организации с целью его широкого использования.
* * *
Благодаря процессу постоянного улучшения, основанному на применении методологии решения проблем (см. главу 5), циклов РОСА и 8 ОС А Деминга, достигается снижение изменчивости наиболее важных процессов, что приводит к повышению результатов деятельности организации. Постоянная обратная связь, поступающая от потребителей, совершенно необходима на всех четырех стадиях процесса постоянного улучшения, для того чтобы продолжить удовлетворение потребностей и ожиданий потребителей.
Стадия «Выбор процесса» (на каждой итерации процесса постоянного улучшения качества) должна непрерывно осуществляться, для того чтобы соответствовать современным (текущим) изменяющимся потребностям потребителей и правильно выбрать очередной критический процесс, требующий улучшения.
Это проиллюстрировано на рис. В.2 с использованием блока проверки условия «Все процессы улучшены?». При ответе «Нет» на этот вопрос от стадии «Полномасштабное внедрение улучшенного процесса и выполнение стандартизированной процедуры» вновь следует возвратиться к началу процесса постоянного улучшения — на стадию «Выбор процесса». В результате повторения процесса постоянного улучшения ожидания потребителя непрерывно удовлетворяются.Восемь шагов методологии решения проблемы (см. главу 5) должны постоянно применяться на всех четырех стадиях рассматриваемого здесь процесса улучшения качества. Таким образом, методология решения проблемы является неотъемлемой частью обсуждаемого процесса постоянного улучшения качества.
В заключение следует отметить, что при осуществлении процесса постоянного улучшения качества рекомендуется:
• оценивать работу в команде и результаты выполнения очередного проекта после его завершения;
• планировать и осуществлять дальнейшие шаги после завершения каждого проекта, а именно:
документировать то, чему научились;
демонстрировать признательность членам команды за их усилия;
• сертифицировать (верифицировать, осуществлять валидацию, подтверждать, утверждать) улучшенный процесс.
После завершения очередной итерации процесса постоянного улучшения применительно к ранее самому критическому процессу, необходимо (см. рис. В.2) выбрать новый процесс, подлежащий усовершенствованию, и вновь осуществить все четыре стадии, регулярно повторяемые на каждой итерации процесса постоянного улучшения.
Еще по теме В.3.4. Полномасштабное внедрение улучшенного процесса и выполнение стандартизированной процедуры:
- 4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений
- Мероприятие 4: Внедрение долгосрочных улучшений
- Выполнение согласованных процедур в отношении финансовой информации
- 9.4.2. Совершенствование контроля выполнения процедуры
- 1.1.2 Улучшение бизнес-процесса
- 1.2 Подходы к улучшению бизнес-процессов
- 1.3 Постоянное улучшение (Процесс постоянного улучшения)
- 1.2.5 Влияние различных подходов к улучшению бизнес- процессов
- 1.2.3 Перепроектирование процесса (Концентрированное улучшение)
- 10 усложненных приемов улучшения бизнес-процессов
- 2.2 Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов
- 1.4 Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса
- 1.6 Роль информационной технологии в улучшении административных бизнес-процессов
- Улучшение административных бизнес-процессов
- Глава VI ВНЕДРЕНИЕ: ВТОРАЯ СТАДИЯ ПРОЦЕССА ЦУ —
- 1.4.3 Внедрение документирования, анализа и разработки проектов для административных бизнес-процессов
- Фаза VI - Управлениеадминистративными бизнес-процессами для постоянного улучшения
- Стандартизированное качество
- 2.4 Команда по улучшению процесса -команда, работающая над проектом