3.3.3. Процедуры управления процессами
Процедуры управления являются неотъемлемой частью документации как системы управления качеством, так и всей СУ. Наличие на предприятии процедур управления процессами обеспечения и улучшения качества определяется требованиями МС ИСО, например стандартами ИСО серии 9000 на системы МК и 14 000 экологического управления.
Определения процедуры в литературе встречаются различными по своему содержанию. Ранее ее определение было дано в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000—2001. По литературным зарубежным источникам под процедурами понимаются, используя отечественные наименования документов, любые нормативно-технические и нормативно-методические документы, включая сами процедуры, стандарты, инструкции, положения, алгоритмы, оперограммы, функцио- граммы, документограммы, функциональные матрицы и т.п. Применительно к системе управления качеством более объективным представляется определить процедуру как установленный порядок осуществления процесса или конкретного вида деятельности по управлению качеством на основе взаимосвязей и последовательности согласованного взаимодействия работников, подразделений, информации, технических средств и других элементов с целью добавления ценности.
Процедуры могут быть документированными или недокументированными.
Состав документированных разделов процедур исходя из отечественного опыта может быть следующим:
♦ титульный лист;
♦ оглавление (содержание);
♦ условные обозначения и сокращения в процедуре;
♦ назначение процедуры;
♦ оперограмма процедуры;
♦ описание операций процедуры;
♦ приложения;
♦ список литературы;
♦ лист регистрации изменений.
По опыту зарубежных стран состав основныхразделов процедуры можно рекомендовать следующим:
♦ назначение и область распространения процедуры;
♦ ссылки (перечень других документов, используемых при выполнении данной процедуры);
♦ определения (термины и понятия, используемые в процедуре);
♦ описание процедуры (в том числе оперограммы);
♦ вспомогательная документация.
Процедуры, как правило, разрабатываются временной рабочей группой, включающей работников, непосредственно для которых
они создаются, и специалистов по организации и управлению качеством. Один из специалистов должен возглавлять эту группу.
Порядокразработки иутверждения процедур во многом аналогичен созданию и утверждению СТП, что включает:
1) обсуждение и утверждение технического задания на разработку;
2) разработку и рассылку на отзыв проекта (первой редакции);
3) обработку отзывов, разработку и представление на утверждение проекта (окончательной редакции);
4) утверждение документа и его регистрацию.
Наряду с процедурами управления регламентировать управленческие процессы могут традиционно известные в наших отечественных системах управления
Требования к оформлению и внедрению процедур управления
В общем случае каждый из разделов процедуры управления должен удовлетворять определенным требованиям.
♦ Титульный лист, являющийся первым листом процедуры, оформляется на соответствующем бланке (пример см. ниже):
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ОКТЯБРЬСКИЙ ЗАВОД СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» Отдел организации менеджмента
УТВЕРЖДЕНА
Приказом №
от «___ »__________ 200_ г.
ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ № (наименование процедуры) г. Октябрьск-200_
♦ «Содержание» — второй лист процедуры, должен включать наименования всех разделов, подразделов и пунктов текста процедуры. При этом указываются номера страниц, на которых размещается начало материалов разделов, подразделов и пунктов.
>-«Условные обозначения и сокращения» — при наличии в тексте процедуры специфической терминологии и употреблении малораспространенных сокращений, новых символов, обозначений и т.п., содержат их перечень. «Перечень» должен представлять собой таблицу, в левом столбце которой приводят сокращение, а в правом — его расшифровку, рисунок и т.п. (пример см. ниже):
Условные обозначения и сокращения, принятые в процедуре
Наименование
Процесс Решение Модификация Ручная операция Вспомогательная операция Данные Документ
Несколько документов Ручной ввод Объединение
Машинный носитель информации
Бумажный носитель информации
Дисплей
Копирование
Канал связи
Архив
Сортировка
Процедура управления Открытое акционерное общество Генеральный директор
Заместитель генерального директора по экономике
Заместитель генерального директора по производству
Заместитель генерального директора по маркетингу
Обозначение, сокращение |
си 0 1 I V а о |
ж |
І' I) |
ЗГДМ Бухгалтерия Отдел маркетинга |
ОМ
• В разделе «Назначение процедуры» в сжатой форме излагаются:
• перечень директивных заводских и других документов, положенных в основу процедуры;
• основные исходные требования к организации производства и краткое содержание операций управления;
• связи с другими процедурами.
• Раздел «Оперограмма процедуры управления» определяет:
• состав операций;
• перечень служб, которые участвуют в выполнении операций;
• состав документов и средств подготовки документов;
• связи с другими процедурами.
«Оперограмма процедуры управления» изображается таким образом, что по вертикали перечисляются все необходимые операции по реализации процедуры, а по горизонтали — исполнители каждой из операций. В поле оперограммы отображаются условными обозначениями взаимосвязи, виды документов и т.п., используемые при выполнении соответствующих операций (форму оперограммы см. ниже):
Оперограмма процедуры управления | |||||||||||||||
(наименование) | |||||||||||||||
№ | Исполнители (подразделения, службы, должностные лица) | Примечание | |||||||||||||
гт/п | Наименование операции | ||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | II | 12 | 13 | /4 | /5 | |
• Раздел «Описание операций процедуры» в краткой форме должен содержать изложение следующей информации:
• вопросы организации производства и управления, ориентированные на применение средств автоматизации;
• методы подготовки, передачи и применения информации и
форм документов;
• описание операций должно делаться с последовательным изложением вопросов:
° Что выполняется?
° Как выполняется и какие при этом используются документы?
° Когда выполняется?
° Где выполняется?
° Кто выполняет и какими ресурсами?
° Каков результат выполнения операции?
► « Описаниеопераций оперограммы процедуры» начинается с нового листа.
Слово «операция» записывается в виде заголовка заглавными буквами. Каждой операции присваивается очередной порядковый номер арабскими цифрами (например: операция 1, операция 2 и т.д.), который должен точно соответствовать порядковому номеру операции в оперограмме. Наименование операций записывают в виде заголовков (без кавычек).Изложение основного текста описания операций должно быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в описании должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.
В тексте допускаются ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются. При ссылке на другие документы указывают наименование документа. Переносить части слова заголовка или части обозначения на другую строку не допускается.
♦ Раздел «Приложения» содержит всю необходимую дополнительную информацию, используемую при описании операции управления. По каждой форме документа, содержащейся в Приложениях, необходимо отразить:
♦ форму, вид документа;
♦ наименование формы документа;
♦ описание реквизитов документа, методов их получения и применения.
При отсутствии в разделе «Описание операций процедуры» информации о выпускающем документ подразделении, подразделении-получателе, назначении документа, периодичности его выпуска, необходимо отразить ее в Приложении. В случае необходимости описания реквизитов документа, оно осуществляется в табличной форме и включает:
♦ краткое наименование реквизита;
♦ полное наименование реквизита;
♦ характер информации (алфавитный, цифровой);
♦ разрядность;
♦ как заполняется реквизит;
♦ как заполняется реквизит (при необходимости) и ссылка на кодификатор или другой источник кодирования;
♦ алгоритм получения реквизита (при необходимости).
Пример оперограммы
Разработка оперограммы документационного обеспечения по управлению персоналом «Поощрение» по увеличению объемов производства позволит упорядочить процесс поощрения за достижение высоких показателей как на производстве, так и в управлении качеством, что будет материальным стимулом для выполнения поставленных задач всеми работниками предприятия. Проектируемая опе- рограмма документационного обеспечения задачи «Поощрение» представлена на рис. 3.3.3.
№ п/п | Наименование операции | Наименование документа | Исполнители | ||||||||
Руководитель структурного подразделения | Инспектор ОК | Бухгалтерия | Исполнительный директор | Ген. директор | Канцелярия | ||||||
1 | Заполнение бланка представления | Представление | І | ||||||||
2 | Подписание и датирование | Представление | |||||||||
3 | Регистрация | Представление | V*— | —► | |||||||
4 | Визирование | Представление | І | . | |||||||
5 | Оформление решения, резолюция | Представление | 1 ^ | > | |||||||
6 | Подготовка проекта приказа о поощрении | Приказ о поощрении | |||||||||
7 | Визирование | Приказ о поощрении | |||||||||
г | Ч | ||||||||||
8 | Согласование | Приказ о поощрении | ч | ||||||||
Э | Подписание и датирование | Приказ о поощрении | N | ||||||||
1 0 | Регистрация | Приказ о поощрении | |||||||||
1 1 | Оформление реквизита, отметка о заверении копии | Приказ о поощрении | |||||||||
1 2 | Передача 1-го экз. приказа о поощрении 8 дело | Приказ о поощрении | г | ||||||||
1 3 | Передача 2-го экз. в личное дело | Приказ 0 поощрении | і | г | |||||||
14 | Передача представления в дело | Представление | у | ||||||||
1 5 | Оформление вида поощрения в трудовую книжку | Трудова книжка | я | і | г | ||||||
Рис. 3.3.3. Оперограмма документационного обеспечения кадровой задачи «Поощрение» по повышению производительности труда
«Приложения» оформляют как продолжение процедуры. Каждое приложение должно начинаться с нового листа. Очередное приложение содержит его порядковый номер буквами кириллицы или латинскими буквами посередине листа слова, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. Допускается в качестве приложения к процедуре использовать другие самостоятельно выпущенные документы.
Процедура может быть выполнена одним из способов печати:
♦ машинописным способом;
♦ на принтере или другом виде печатающих устройств.
При оформлении процедуры совмещение обоих способов печати не допускается.
Нумерация листов процедуры должна быть сквозной, т.е. начиная с первого — титульного листа, но номер на нем не ставится.
Каждой процедуре присваивается номер по следующей схеме:
XXX. | XXX. | X | XX |
Год утверждения | |||
Номер редакции процедуры | |||
Порядковый номер процедуры в подсистеме управления |
Шифр подсистемы управления системы управления предприятием* |
* Шифры подсистем представлены ниже.
Перечень и шифры подсистем системы управления предприятием Вариант 1
|
Вариант 2
Шифр подсистем | Наименование подсистем управления |
01 | Технико-экономическое планирование |
02 | Бухгалтерский учет |
03 | Организация труда и заработной платы |
04 | Совершенствование организации управления |
05 | Оперативное управление |
06 | Сбыт и финансы |
07 | Материально-техническое снабжение |
08 | Внешняя кооперация |
09 | Нормативное хозяйство |
10 | Техническая подготовка производства |
11 | Инструментальное обеспечение |
12 | Обеспечение оборудованием |
13 | Обеспечение запчастями и техническое обслуживание |
14 | Ремонт оборудования |
15 | Транспортное обеспечение |
16 | Энергетическое обеспечение |
17 | Использование вторичных ресурсов |
18 | Качество |
19 | Метрология |
20 | Внешние связи (экспорт-импорт) |
21 | система |
22 | Исследование и прогнозирование |
23 | Делопроизводство и связь |
24 | Капитальное строительство |
25 | Ремонт и эксплуатация зданий |
26 | Кадры |
27 | Социологические исследования, профориентация |
28 | Охрана труда и техника безопасности |
29 | Соцкультбыт |
30 | Охрана окружающей среды |
31 | Подсобное хозяйство |
Использование процедур осуществляется в два этапа: опытная и промышленная эксплуатация.
Обучение исполнителей для эффективного выполнения процедуры в случае необходимости должно проводиться до начала опытной эксплуатации.
Внедрение процедуры в опытную эксплуатацию осуществляется на основе распоряжения соответствующего заместителя генерального директора(директора).
Внедрение процедуры в промышленное использование осуществляется на основе приказа об утверждении процедуры управления.
Контроль за внедрением процедуры в опытную эксплуатацию проводит подразделение по организации управления с привлечением работников заинтересованных служб. В случае необходимости по результатам эксплуатации проводятся специальные совещания, оформляемые протоколом.
Контроль за соблюдением процедуры в процессе ее промышленной эксплуатации проводит соответствующее подразделение.
В случае необходимости изменения вносятся в процедуры. Оформление осуществляется по определенной форме «Извещением об изменении процедуры управления», которое рассылается во все заинтересованные подразделения. Типовая форма извещения приведена ниже:
Извещение № об изменении процедуры управления | |||
Предприятие «...» Отдел*...» | Номер и наименование процедуры | Лист: | |
Листов: | |||
Причина изменения: | Дата выпуска | Срок действия | Срок внесения |
№ п/п | Содержание изменений | Порядок внесения | |
Ответственный разработчик | Начальник отдела | Зам. ген. директора | |
Изменения могут вноситься как на стадии опытного, так и промышленного использования процедуры.
Любые изменения процедуры, вызывающие какие-либо изменения в других документах, взаимосвязанных с изменяемой процедурой, должны сопровождаться одновременным выпуском извещений на все соответствующие документы.
Изменения в подлинник процедуры следуетвносить:
♦ зачеркиванием и/или записью тушью новых данных;
♦ заменой отдельных листов процедуры;
» аннулированием отдельных листов процедуры.
♦ введением отдельных листов.
Около каждого изменения вносят порядковый номер в круге диаметром 5—8 мм и от круга проводят сплошную линию к изменяемому участку.
Изменения на замененных или новых листах подлинника отмечают вертикальной чертой с левой стороны текста. При этом отмечают только последние изменения. При добавлении нового листа, ему присваивают номер предыдущего листа, ставят точку и после нее указывают текущий номер дополнительного листа (например: 5.5, 5.2 и т.д.). При аннулировании листа подлинника процедуры допускается сохранность номера последующих листов. В обоих случаях на втором листе процедуры изменяют общее число листов.
В случае необходимости внесения коренных изменений, выявленных в результате проведения опытной или промышленной эксплуатации ответственный отдел разрабатывает новую редакцию процедуры. Основанием для этого должно служить распоряжение соответствующего заместителя генерального директора.
Утвержденные подлинники всех процедур и изменений к ним после размножения передаются в ответственный за процедуры отдел, проверяется их пригодность для хранения, многократного снятия копий и микрофильмирования, а также наличие в них подписей и дат. Вместе с подлинниками процедур хранится копия перечня их рассылки.
Регистрацию процедур и изменений к ним осуществляет ответственное за процедуры на предприятии подразделение. Там же хранится подлинник, контрольный экземпляр и рабочая копия процедуры.
Подлинник процедуры никому не выдается. Работник, взявший рабочую копию, обязан отметить ее листом-вкладышем с указанием фамилии и даты.
Подлинники аннулированных и замененных процедур или их листов хранятся в ответственном за процедуры подразделении в течение 2 лет.
Ответственное за процедуры подразделение периодически (не менее чем один раз в год) проводит инвентаризацию действующих процедур.
Основные положения типовой методической инструкции по разработке и внедрению процедур управления
В процессе анализа системы управления качеством необходимо рассматривать вопросы выполнения на предприятии различного назначения процедур управления.
При проведении анализа процедур управления на предприятии следуетустановить:
1. Имеется ли на предприятии Типовая методическая инструкция, устанавливающая типовой порядок и правила разработки, оформления и внедрения процедур?
2. Имеются ли процедуры управления на типовые управленческие процессы, повторяемые в течение года примерно пять и более раз?
3. Соответствуют ли имеющиеся процедуры требованиям Типовой методической инструкции?
4. Соответствует ли содержание процедуры целям и задачам регламентированного процесса управления?
5. Насколько соответствуют избранные методы управления в регламентированном процедурой управленческом процессе его целям и задачам?
6. Каков уровень качества управленческого процесса, регламентированного процедурой управления, в целом?
7. Знают ли порядок разработки и внедрения процедур управленческие работники предприятия?
Необходимо отметить, что на предприятии «Типовую методическую инструкцию по разработке и внедрению процедур управления» целесообразно использовать при разработке и внедрении процедур управления. Это не только упорядочивает управленческие процессы, выполняемые работниками сферы управления, но и снижает трудоемкость работ.
Структура «Типовой методической инструкции» обычно содержит следующие разделы:
Титульный
Содержание (оглавление).
1. Общие положения.
2. Структура и требования к оформлению процедур управления.
3. Внедрение процедур управления.
4. Порядок внесения изменений в процедуры управления.
5. Учет, хранение и обращение процедур управления.
Приложения.
♦ Титульный лист «Типовой методической инструкции» следует оформлять следующим образом:
Организационно-правовая форма и наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор
Подпись________ И.О.Фамилия
Дата_____________________________
ТИПОВАЯ МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕДУР УПРАВЛЕНИЯ Город - год_______________________________
Процедуры разрабатывают инициативно или на основании приказов (распоряжений) руководства предприятия. Составление процедуры, как правило, производится временной рабочей группой, возглавляемой сотрудником, ответственным за них в подразделении. Состав временной рабочей группы формируется из работников подразделений — исполнителей, назначенных распоряжениями руководителей соответствующих подразделений (возможен отрыв работника от его основной деятельности на время разработки процедуры).
Состояние дел по управлению на основе процедур определяется на базе анализа ответов на вопросы, указанные выше, сравнением реальных процессов управления с регламентированными в процедурах. Кроме того, учитывается наличие на предприятии и качество «Методической инструкции по разработке и внедрению процедур управления».
Еще по теме 3.3.3. Процедуры управления процессами:
- 99. Процедуры банкротства: наблюдение, внешнее управление и конкурсное производство. Роль мирового соглашения
- Особенности бухгалтерского учета хозяйственных операций должника в процедуре внешнего управления
- 6.5. Процедуры деконфликтизации социально-трудовых отношений в системе управления персоналом предприятия
- 16.4. Управление кредитным процессом
- Управление процессами/задачами
- 4.1. Организация управления налоговым процессом
- 3.1. Содержание процесса управления
- 4. ПРОЦЕСС И ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
- 1.7.3. Процесс управления риском
- 8.2. Содержание процесса управления
- 2. Процесс управления финансами