<<
>>

8.2. Системный подход к организации

До становления в начале XX века науки о менеджменте пра­вители, министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения.
В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать про­странственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX века в управлении господствовал ситуа­тивный подход, или управление по обстоятельствам. Определяю­щим принципом этого подхода является адекватность управленче­ского решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соот­ветствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход — это ориентация на ближайший положительный результат («а дальше видно будет...»). Мыслится, что «дальше» опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет.

Но наилучшее в данный момент решение может оказаться совсем не таким, как только ситуация из­менится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать па каждый новый поворот или раз­ворот {изменение видения) ситуации адекватным образом при­водит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически пе­рестает управлять событиями, а плывет по течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам не­эффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию реше­ний необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординар­на и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств.

Так, например, спаса­телям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

Системный подход как общеметодический принцип исполь­зуется в различных отраслях науки и деятельности челове­ка. Основоположником общей теории систем является Людвиг фон Берталанфи. В начале 20-х годов XX века молодой австра­лийский биолог начал изучать организмы как определенные си­стемы, обобшив свой взгляд в книге «Современная теория раз­вития» (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге «Роботы, люди и сознание» (1967) оп перенес общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. А в 1969 году в рабо­те «Общая теория систем» Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку.

Системный подход — это подход, при котором любая систе­ма (явление, процесс, какой-либо объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имею­щая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, об­ратную связь. Это наиболее сложный подход. Системный под­ход — это не набор каких-либо принципов или руководств для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.

Основными принципами системного подхода (споемно­го анализа) являются некоторые положения общего характера, сформировавшиеся в результате опыта работы человека со слож­ными системами:

1. Целостность, позволяющая одновременно рассматривать сис­тему как единое целое и в то же время как подсистему для вышесто­ящих уровней.

2. Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе под­чинения элементов низшего уровня высшим. Реализация это­го принципа хорошо видна на примере любой конкретной орга­низации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой.

Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организацион­ной структуры. Как правило, процесс функционирования систе­мы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию, взаимозависимость между отдельными её частями и между организацией и окружающей средой, а также более эф­фективно достичь целей, сначала определим, что такое система и организационная система.

Система —это некоторая целостность, состоящая из взаимо­зависимых частей, каждая их которых вносит свой вклад в ха­рактеристики целого. Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выхо­ды, и определенное количество внешних связей. Таким образом, организационная система — это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а зна­чит, и объектами организационного управления) выступают: производство; маркетинг и сбыт; финансы; информация; пер­сонал, человеческие ресурсы — обладают системообразующим качеством и от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

1. Люди. Задача менеджера состоит в том, чтобы способство­вать координации и интеграции человеческой деятельности.

2. Цели и задачи. Организационная цель — есть идеальный проект будущего состояния организации.

Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация — инструмент для достижения целей.

3. Организационная структура. Организационная структу­ра — это способ соединения различных частей организации в определённую целостность (основными видами организацион­ной структуры являются иерархическая, матричная, предприни­мательская, смешанная и т.д.).

4. Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают спе­циализацию человеческого труда.

5. Организационная власть — это право, способность (зна­ния + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реали­зации власти. Власть — есть взаимодействие. Функцию коор­динации и интеграции деятельности людей бессильный и неэф­фективный менеджер организовать не может. Организационная власть — не только субъект, но я объект управления.

6. Организационная культура — присущая организации си­стема традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, ми­фов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

7. Организационные границы — это материальные и не­материальные ограничители, которые фиксируют обособлен­ность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способ­ностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру -— значит брать только то, что сумеешь удержать. Управ­лять границами — значит вовремя их очерчивать.

Основными характеристиками общей теории систем яв­ляются:

1. Компоненты системы {элементы, подсистемы). Любая си­стема, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.

2. Границы системы — это разного рода материальные и не­материальные ограничители, дистанцирующие систему от внеш­ней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы (которая называется сверх­системой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.

3. Синергия (от греч. — вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда боль­ше или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Систе­ма функционирует до тех пор, пока отношения между компонента­ми системы не приобретают антагонистического характера.

4. Вход — преобразование — выход. Организационная систе­ма в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимо­действие их даёт цикл собьггий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобре­тает изучение характеристик организации как системы, то есть ха­рактеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характери­стик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», то есть товары или услуги, а именно что производить, с какими показате­лями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки про­давать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа», то есть исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), ко­торая определяется после детального изучения организационно- технического уровня рассматриваемой системы (уровня техни­ки, технологии, особенности организации производства, груда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геопо­литической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не ме­нее важное значение приобретает исследование параметров «про­цесса», преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от обьекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а так­же факторы и пути ее совершенствования.

5. Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: возникновение — становление — функционирование — кризис — крах.

6, Системообразующий элемент — элемент системы, от ко­торого в решающей степени зависит функционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.

Существует два типа организационных систем:

1. Закрытая организационная система — это та система, которая имеет жесткие фиксированные границы и не имеет связи с внешней средой (т. е. ее действия независимы от среды). При­мером может служить натуральное хозяйство, которое не обме­нивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами.

2. Открытая организационная система имеет связи с внеш­ней средой, то есть другими организациями, институтами и ха­рактеризуется:

• наличием цикла событий;

• негативной энтропией[1] — для коммерческой организа­ции главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном ин­тервале;

• обратной связью. Под обратной связью понимается ин­формация, которая генерируется, собирается, использует­ся открытой системой для мониторинга, оценки, контро­ля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возмож­ных или реальных отклонениях от намеченной цели и во­время вносить изменения и процесс её развития. Отсут­ствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, система­тизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью;

• динамическим гомеостазом — процессом поддержания са­мой организацией сбалансированного состояния;

• дифференциацией — тенденцией к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, которые формируют данную систему в ответ на изменение внешней среды;

• эквифинальностъю. Открытые организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать постав­ленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может едино­го и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда мо­жет быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.

Таким образом, организация как система представляет со­бой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих це­лостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружаю­щей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информа­ции, людей, оборудования и т.п., которые становятся элемента­ми её внутренней среды и называются эти компоненты входами. В процессе своей деятельности с помощью определенных техно­логий часть ресурсов перерабатывается, преобразуется в продук­ты и услуги. Эта продукция и услуги являются выходами орга­низации, которые она выносит во внешнюю среду, то есть любая организационная система в динамике представляется в качестве трех процессов: вход — преобразование — выход.

При системном подходе сначала исследуются параметры «вы­хода», то есть товары и услуги, а именно, что производить, с ка­кими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Уже затем определяются параметры «входа», то есть иссле­дуется потребность в ресурсах.

Любое предприятие — система, которая функционирует вну­три более крупной системы — внешнеполитической, экономиче­ской, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подси­стем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Наруше­ние функционирования в одной части системы вызывает трудно­сти в других ее частях.

Например, крупный банк является системой, которая действу­ет внутри более широкого окружения, взаимодействует и связа­на с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаи­модействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эф­фективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете (если ее не сдерживать), повлияет на эффективность дея­тельности банка в целом.

Значение системного подхода заключается в том, что менед­жеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с ра­ботой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Эго особенно важно для генерального директора, по­тому что системный подход стимулирует его поддерживать не­обходимое равновесие между потребностями отдельных подраз­делений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

• менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систе­матизировать огромный объём информации и знаний, кото­рые необходимы для принятия управленческих решений;

• руководителю необходима системная методология, с помо­щью которой он мог бы соотносить одни направления дея­тельности своей организации с другими, не допускать ква­зиоптимизации управленческих решений;

• менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным — обшее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью кото­рой является;

• системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руковод­ство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитию но­вых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также пер­востепенному значению и важности систем информации), но и обе­спечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, ис­пользование более совершенных систем планирования и контроля.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных харак­теристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в преде­лах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим-образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мыш­ление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный науч­ный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происхо­дит отчасти отгого, что крупномасштабные системы очень слож­ны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодей­ствие множества подсистем внутри предприятия не совсем осо­знается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному реше­нию проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информа­цию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыпол­нимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

Теория систем сама по себе не показывает руководителям, какие именно элементы организации как системы важны. Она только говори т, что организация состоит из многочисленных вза­имозависимых подсистем и является открытой системой, кото­рая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управ­ления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влия­ет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, како­вы переменные организации как системы, для того чтобы приме­нять теорию систем к процессу управления.

<< | >>
Источник: Д.В. Олянич и др.. Теория организации : учебник. — Ростов н/Д : Феникс, — 408 с.. 2008

Еще по теме 8.2. Системный подход к организации:

  1. Системный подход к управлении Д. Зтциони
  2. Системный подход к структуре личности
  3. 18 СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ИННОВАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  4. Что включает в себя системный подход?
  5. 1. Системный подход в ПОЛИТОЛОГИИ. Функции политической системы
  6. Системный подход: общие положения
  7. Системный и функциональный подходы к образованию
  8. 2.3. Процессный, системный и ситуационный подходы к менеджменту
  9. Урок №1. «Системный подход к управлению персоналом, или как сделать свой бизнес независимым от кадров»
  10. 4.4. Модели системной динамики4.4.1. Общие сведения о системной динамике
  11. 1.6. Основания и пути системного развития организаций
  12. Арапов А.А.. Теория организации и системный анализ - М. - 74 с., 2003
  13. 6. СТРУКТУРНЫЙ ПОДХОД К ОРГАНИЗАЦИИ
  14. 15. ЛИЧНОСТНО-ДЕЯТЕЛЬНОСТНЫЙ ПОДХОД КАК ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ ОСНОВА ОРГАНИЗАЦИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА