1.2. Системные основы организации 1.2.1. Системы и подсистемы

Основным инструментарием изучения организаций в рамках теории организации является теория систем. Причины этого оче­видны — признаки и свойства любой организации и любой си­стемы, по сути, идентичны.

К признакам системы относят: множество элементов, един­ство главной цели дня всех элементов, наличие связей мевду ними, целостность и единство элементов, структуру и иерар­хичность, относительную самостоятельность, четко выраженное управление.

Основными свойствами любой системы принято считать: стремление сохранить свою структуру (основано на объектив­ном законе организации — законе самосохранения); потребность в управлении (существует набор потребностей у человека, у жи­вотного, у общества, у стада животных, у большого социума); наличие сложной зависимости от свойств входящих в нее эле­ментов и подсистем (система может обладать свойствами, не при­сущими ее элементам, и может не иметь свойств этих элементов).

Каждая система имеет входное воздействие, технолог ию ее обра­ботки, конечные результаты и обратную связь.

Классификация систем может быть проведена по различным признакам. Основной является группировка по трем категориям: естественно-научной, технической и социально-экономической. В технических системах место и функции каждою механизма, узла и детали предопределены конструктором (технологом), кото­рый в процессе эксплуатации совершенствует их. Техническая си­стема включает оборудование и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в техни­ческой подсистеме ограничен и последствия всех решений, как правило, предопределены. Решения носят четко формализован­ный характер и выполняются в строго определенном порядке.

В естественных (биологических) системах место и функции каждого элемента, их взаимодействие и взаимосвязь предопре­делены природой, а совершенствование этой организации про­исходит по законам эволюции. Биологическая система включает флору и фауну планеты, в т.ч. человеческий организм. Набор ре­шений также ограничен вследствие медленного эволюционного развития живых организмов. Последствия решений могут быть непредсказуемыми вследствие наличия субъективных факторов и огромного многообразия вариантов.

В социально-экономических системах место, функции и взаи­мосвязь элементов предопределяются управляющим (менедже­ром), им же корректируются и поддерживаются. Социальная си­стема характеризуется наличием человека как субъекта и объекта управления в совокупности взаимосвязанных элементов. Социаль­ная сис тема может включать биологическую и техническую под­системы, а биологическая — техническую подсистему.

В зависимости от решаемой задачи можно выбрать разные принципы классификации.

Системы также можно классифицировать следующим образом:

• материальные и знаковые;

• простые и сложные;

• естественные и искусственные;

• активные и пассивные;

• открытые и закрытые;

• детерминированные (жесткие) и стохастические (мягкие).

Объективно реальные материальные системы обычно опре­деляются как совокупность объектов, объединенных некото­рой формой регулярного взаимодействия или взаимозависи­мости для выполнения заданной функции (железная дорога, завод и пр.).

Среди систем, созданных человеком, есть и абстрактные, знаковые, чисто информационные системы, являющиеся про­дуктом познания, — мыслимые, идеальные и модельные си­стемы.

Их элементами являются не вещи, а понятия, сущности, взаимодействующие массивы и потоки информации: например, система математических уравнений; система аксиом Эвклида; система множеств; логические системы; система химических элементов; правовая система кодексов, система власти, систе­ма целей компании, правила дорожного движения и т.п.; и, ко­нечно, Интернет.

Как правило, организации как системы (например, бизнес- организации и социальные организации) являются конкретны­ми материальными системами, но в своих функциях и поведении содержат некоторые свойства абстрактных систем — систем ин­струкций, правил, предписаний, законов, уче та, счетов и т.п.

За основу классификации систем по сложности разные авто­ры принимают различные признаки: размер системы, количество связей, сложность поведения системы. Разделение на простые и сложные системы должно происходить на основании наличия цели и сложности заданной функции.

Простые системы, не имеющие цели и внешнего действия (атом, молекула, кристалл, механически соединенные тела, часо­вой механизм, термостат и т.п.), — это неживые системы. Слож­ные системы, имеющие цель и «выполняющие заданную функ­цию», — это живые системы, или системы, созданные живым: вирус, бактерия, нервная система, многоклеточный организм, со­общество организмов, экологическая система, биосфера, человек и материальные системы, созданные человеком, — механизмы, машины, компьютеры, Интернет, производственные комплексы, хозяйственные системы, глобальная техносфера и, конечно, раз­личные организации.

В отлйчие от простых систем сложные системы способны к актам поиска, выбора и активного решения. Кроме того, они обязательно обладают памятью. Все это конкретные материаль­ные системы. Они состоят (или включают некоторое число) из материальных элементов. Если взаимодействия между элемен­тами имеют характер сил или переносов вещества, энергии и информации и могут изменяться во времени, то имеют дело с динамическими системами. Они выполняют функции, относи­мые к внешней среде, — функции защиты от среды или работы по оптимизации среды, по меньшей мере, одну внешнюю функ­цию — функцию самосохранения.

Открытая система для достижения целей существенным об­разом взаимодействует с другими системами. Понятие открытой системы ввел Л. фон Берталанфи. Открытые системы способны обмениваться с внешней средой веществом, энергией и инфор­мацией, закрытые системы лишены этой способности. Любая социально-экономическая система принадлежит к классу откры­тых динамических систем. Именно к открытым динамическим системам применимо понятие самоорганизации.

Системы пытаются классифицировать по степени их орга­низованности, подразумевая при этом структурированность (хорошо структурированные, плохо структурированные, не­структурированные). Позднее была предложена более простая классификация: хорошо организованные и плохо организован­ные, или диффузные, системы; еще позднее, когда появился класс самоорганизующихся систем, соответственно появилось и разделение их па саморегулирующиеся, самообучающиеся, са­монастраивающиеся, самоадаптирующиеся. Но все эти класси­фикации достаточно условны.

Под хорошо организованными системами часто понимают системы, в которых исследователь может определить все элемен­ты, связи и детерминированные зависимости между элементами и целями системы. Как правило, к таким системам относят класс технических систем.

При изучении так называемых плохо организованных, или диффузных, систем не ставится задача определить все компо­ненты и связи. Система характеризуется набором основных ма­кропараметров и закономерностей, с помощью которых можно оценивать поведение системы. В таком случае необходимо вве­сти понятие вероятности, то есть выявленные закономерности распространяют на поведение системы с какой-то вероятностью. Поэтому этот класс систем относят к вероятностным или стоха­стическим системам.

Но сама классификация по признаку «хорошо организован­ные» или «плохо организованные» не соответствует семанти­ческому смыслу употребляемых слов: названная плохо органи­зованной, вероятностная система по уровню организованности выше, чем та, которую авторы терминологии назвали хорошо ор­ганизованной.

Социально-экономические процессы имеют вероятностный (стохастический) характер. Это означает, что принципиально не­возможно в данный момент получить точные сведения о всех процессах, которые происходят в системе, и в деталях предви­деть будущее поведение системы (в противоположность тому, как мы предвидим, что произойдет от нажатия кнопки на стенде управления каким-либо механизмом, который есть детерминиро­ванная система). Но именно в вероятностных недетерминирован­ных системах проявляются признаки самоорганизации систем. Увеличивая детерминацию, устанавливая жесткие связи между элементами в системе, можно лишить ее способностей к само­организации.

Процессы самоорганизации активно идут в системах откры­тых, сложных, динамических, вероятностных. Класс самооргани­зующихся систем характеризуется следующими особенностями:

• изменчивостью, нестабильностью, случайностью отдель­ных параметров и стохастичностью поведения;

• способностью адаптироваться к изменяющимся условиям среды и помехам (как к внешним, так и внутренним);

• способностью к самосохранению за счет действия сис­темных законов и принципов: развития, синергии, инфор­мированности-упорядоченности, гармонии и др.;

• способностью вырабатывать цели, варианты поведения и изменять структуру.

Таким образом, повышение организованности, вернее — са­моорганизованности, наблюдается именно в открытых, стохасти­ческих, динамических системах.

Существуют некоторые общие принципы единой платформы доя изучения технических, биологических и социальных систем.

Рассмотрим подробнее некоторые общие свойства систем:

1. Каждая система имеет определенную структуру, обуслов­ленную формой пространственно-временных связей или взаимодействий между элементами системы. Систему можно на­звать организованной, если ее существование либо необходимо для поддержания некоторой функциональной (выполняющей за­данную работу) структуры, либо, напротив, зависит от деятель­ности такой структуры.

2. Согласно принципу необходимого разнообразия, система не может состоять из элементов, лишенных индивидуальности, идентичных. Нижний предел разнообразия — не менее двух элементов («протон и электрон», «болт и гайка», «он и она»), верхний — бесконечность. Разнообразие отличается от чис­ла разновидностей элементов. Неодинаковость частей системы определяет ее гетерогенность.

3. Свойства системы невозможно постичь лишь на основа­нии свойств ее частей. Решающее значение имеет именно взаи­модействие между элементами. По отдельным деталям машины перед сборкой нельзя судить о ее действии. Совместный эффект от воздействия двух или более различных факторов почти всег­да отличается от суммы их раздельных эффектов. Степень несво­димости свойств системы к сумме свойств отдельных элементов, из которых она состоит, — особое качество целостности, опреде- - ляет эмерджентностъ системы, или синергию ее элементов.

4. Выделение системы делит ее мир на две части — саму си­стему и ее среду. По характеру связей, в частности — по возмож­ности обмена веществом и энергией со средой, в принципе мыс­лимы: изолированные системы (обмен невозможен); замкнутые системы (невозможен обмен веществом); открытые системы (возможен обмен и веществом, и энергией). В природе существу­ют и в теории организации рассматриваются только открытые системы. Системы, между внутренними элементами которых и элементами среды осуществляются переносы вещества, энергии и информации, носят название динамических систем.

5. Преобладание внутренних взаимодействий в системе над внешними и лабильность системы по отношению к внешним воз­действиям определяют ее способность к самосохранению, бла­годаря качествам выносливости и устойчивости — постоянству

важных параметров системы — ее гомеостазу, Гомеостаз дина­мической системы поддерживается непрерывно выполняемой ею внешней циклической работой («принцип велосипеда»). Для это­го необходимы проток и преобразование энергии в системе. Ве­роятность достижения главной цели системы — самосохранения (в том числе и путем самовоспроизведения) — определяется как ее потенциальная эффективность.

6. Действие системы во времени называют ее поведением. Вызванное внешним фактором изменение поведения обозначают как реакцию системы, а качественное изменение реакции систе­мы, связанное с изменениями структуры и направленное на ста­билизацию поведения, — как ее приспособление, или адаптация. Закрепление адаптивных изменений структуры и связей системы во времени, при котором ее потенциальная эффективность уве­личивается, рассматривается как развитие или эволюция систе­мы. Возникновение и существование всех материальных систем в природе обусловлено эволюцией. Динамические системы эво­люционируют в сторону усложнения организации и образования подсистем. При этом усиливаются такие эмерджентные свойства (качества) системы, как управляемость и самоорганизация.

7. Важной особенностью эволюции систем являются неравно­мерность, отсутствие монотонности. Периоды постепенного накопления незначительных изменений иногда прерываются рез­кими качественными скачками, существенно меняющими свой­ства системы. Обычно они связаны с так называемыми точками бифуркации — раздвоением, расщеплением прежнего пути эво­люции. От выбора того или иного продолжения пути в точке би­фуркации очень многое зависит, вплоть до появления и процве­тания нового мира вещей, организмов, социумов или, наоборот, гибели системы.

8. Любая реальная система может быть представлена в виде некоторого материального подобия или знакового образа, то есть соответственно аналоговой или знаковой моделью си­стемы. Моделирование неизбежно сопровождается некото­рым упрощением и формализацией взаимосвязей в системе. Эта формализация может быть осуществлена в виде логиче­ских (причинно-следственных) и/или математических (функци­ональных) отношений.

Остановимся подробнее на некоторых из этих свойств, имеющих наиболее непосредственное отношение к теории ор­ганизации.

Структура чаще всего рассматривается как упорядочение элементов системы, результат процесса организации. В прямом смысле структура—это строение системы. Вне систем структур не существует. Посредством структуры реализуются свойства, обеспечивающие желаемое функционирование системы. Струк­тура характеризует систему со стороны ее строения, конструк­ции, пространственно-временного расположения частей, устой­чивых взаимосвязей. Говоря о структуре, часто подразумевают большее: выделяют количество элементов, пространственное расположение, способ и характер их связи. Иногда употребля­ют понятие «структурные срезы», подразумевая горизонтальную структуру, вертикальную или штатную структуру, структуру пла­нов и пр.

В саморазвивающихся системах структура непрерывно ме­няется. В период организации систем структура усложняется, включаются новые связи, меняется пространственное располо­жение. При дезорганизации, напротив, связи ослабевают или ис­чезают, свойства элементов нарушаются, целостность системы уменьшается.

Эмерджентностъ как степень несводимости свойств систры к свойствам отдельных элементов, из которых она состоит, по су­ществу отрицает применимость любых упрощенных аналогий к сложным динамическим системам, к организациям. Сочетание двух или нескольких взаимодействующих элементов, свойств (качеств, потенциалов) любой системы в подавляющем боль­шинстве случаев придает системе новое качество, отличающее систему от простой суммы независимых качеств ее элементов. Это свойство в теории организации обозначают термином «си­нергия» — совместное действие. Более подробно это свойство организации будет рассмотрено ниже.

Развитие системы — процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более «совершенное», от простого к сложному, «от низшего к высшему». Здесь имеется в виду «прогрессивное» развитие — поступательное «улучше­ние» в процессе развития. Взятые в кавычки слова этих дефи- ниций отражают традиционное субъективное отношение к сущ­ности развития. Для отдельных, даже очень больших систем и для больших промежутков времени по-настоящему объективны лишь смена качественных состояний и усложнение. Категории совершенства, низшего и высшего, худшего и лучшего, слиш­ком относительны и условны, чтобы характеризовать качество сложных систем в процессе развития. В мире человеческих орга­низаций (компаний, консорциумов, политических партий, госу­дарств, этносов, человеческого сообщества в целом) правильнее говорить не столько о прогрессивном развитии, сколько об онто­генезе организаций, об истории их индивидуального развития — от зарождения до конца существования.

При таком понимании развитие характеризуется взаимодей­ствием прогрессивных и регрессивных изменений на протяже­нии всего жизненного цикла системы.

Любая система, в набор элементов которой входит человек, называется социальной. Поэтому любую фирму, компанию, орга­низацию следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важнейшими отношениями в них выступают со­циальные и экономические.

Говоря о социальной системе, будем представлять ее как динамическую систему, то есть систему, изменяющуюся во вре­мени. Как правило, это нелинейные системы с нелинейными вза­имодействиями и нелинейными законами развития, для которых имеет смысл использование понятия «траектория развития».

Происходящие изменения в системе накапливаются, в резуль­тате чего она теряет стабильность и переходит на другую тра­екторию и развивается дальше в других границах стабильности. Такую потерю стабильности в теории систем называют бифур­кацией, а момент перелома траектории, или перехода, называют точкой бифуркации. Исходя из внешних и внутренних условий, конкретная система может проходить несколько состояний би­фуркации, что в конце концов определит траекторию ее жизнен­ного цикла.

Предвидя изменения, происходящие на рынке товаров, услуг или поставщиков, управляющая подсистема вовремя делает став­ку на нововведения (новый товар, новую услугу) и не только оста­ется на рынке, но и занимает более выгодную нишу. Предвидеть развитие бизнес-системы могут хорошо образованные менедже­ры, умеющие системно мыслить.

При исследовании поведения социальных систем следует помнить, что любая рассматриваемая система — всего лишь эле­мент некоторой другой, тоже нелинейной динамической системы. И эти системы, развиваясь по собственным законам, определяют многие свойства и обстоятельства развития своих подсистем.

Любая социальная система представляет собой некую це­лостность, у которой, как при эволюции любой нелинейной ди­намической системы, периоды спокойного развития, когда про­исходит медленное накопление изменений, сменяются периодом бифуркаций, периодом перехода из одного канала развитая в дру­гой. Таким образом, развитие социальной системы, как и любой другой сложной динамической системы, происходит но следу­ющей схеме. До какого-то времени система эволюционирует по заданной траектории развития: происходит медленное накопле­ние новых особенностей, в какой-то момент ее развитие теряет устойчивость или согласованность с развитием системы высше­го уровня и происходит переход на новую траекторию развития.

Понятия «организация», «организационная система» и «со­циальная система» в рассматриваемом контексте являются сино­нимами, так как ориентируют науку и практику прежде всего на поиски закономерностей механизмов соединения разнород­ных компонентов в единое, целостное эффективное образование. В последние десятилетия важнейшими становятся отношения экологические, как отношения между Человеком и Природой. Поэтому появилась необходимость рассматривать организацию как социо-эколого-экономическую систему. Основной целью та­ких систем является вписанность их в природные комплексы, в биосферу.

Как видим, принцип усложнения организационных форм в процессе эволюции распространяется не только на природные, но и на социальные системы. При этом адекватно этим услож­нениям должны изменяться и подходы к организации и управ­лению. Увеличивается объем оперативной и структурной ин­формации о системах, усложняются процедуры, позволяющие принимать оптимальные решения, а в силу того, что значительно сложнее становятся внутренняя и внешняя среда, большие труд­
ности возникают и при реализации решений. Организационной системе присущи все основные свойства и признаки сложных систем.

Для того чтобы любая большая социальная система мог­ла функционировать, достичь определенных целей, необходима управляющая подсистема. Таким образом, организационную си­стему можно разделить на две подсистемы — управляющую и управляемую. В свою очередь в управляющей подсистеме мож­но выделить два блока: блок определения целей и блок регули­рования. Функции управляющей системы выполняет система органов управления (формирование целей, планирование, коор­динация, контроль,..). Управляемая подсистема, как правило, состоит из трех блоков: основное производство; вспомогатель­ное производство и блок по обслуживанию деятельности. Общая схема производственной компании как организационной систе­мы приведена на рисунке 2:

Управляющая подсистема
Блок определения целей Блок регулирования

Управляемая подсистема
Основное производство Вспомогательное производство Обслуживающая деятельность

Рис. 2. Производственная компания как организационная система

Организация находится в постоянном движении, нет «непод­вижного состояния вещей», но есть относительно устойчивые их состояния. Рассматривая понятие «организация», было отмече­но, что, с одной стороны, это объект, с другой — процесс. Если объект характеризуется уровнями организации, то процессы раз­личаются темпами, интенсивностью информационных потоков,
изменяющих эти уровни. Именно в информационном аспекте проявляется взаимосвязь объектов и процессов. Действитель­но, оперативная, рабочая информация, отражающая содержание всевозможных процессов, рождает, формирует и совершенству­ет различные, относительно устойчивые структуры. В свою оче­редь, образовавшиеся вновь структуры (объекты) вызывают но­вые циклы оперативной информации.

Социально-экономические системы — открытые системы. Они свободно обмениваются с внешней средой и с другими си­стемами энергией, материальными потоками и информацией. Деловая организация — прежде всего открытая система. Успех фирмы обеспечивается с тем, насколько удачно фирма вписыва­ется во внешнюю среду — экономическую, научно-техническую, социально-политическую. Вся внутрифирменная структу­ра управления выстраивается согласно этим внешним услови­ям, а изменения, происходящие в ней, есть не что иное, как от­вет фирмы на изменения во внешней среде. Говоря о социальных системах как об открытых, следует помнить, что любая такая система имеет границы, которые определяются пределом рас­пространения внутреннего управляющего воздействия самой системы. А внешней средой системы является область вне реали­зации внутреннего управляющего воздействия системы, то есть область, не находящаяся под контролем лица, принимающего ре­шение (ЛПР).

В организации переплетаются и уживаются интересы лич­ностей и групп, устанавливаются правила и нормы отношений, дисциплина и творчество. У каждой организации — свои мис­сия, культура, имидж. Организации изменяются в соответствии с требованиями окружающей среды и погибают, когда не способ­ны их выполнить. Класс социально-экономических систем не­сравненно сложнее, чем класс социо-технических систем. Дело в том, что если в последних управляемой подсистемой является техника, управление носит детерминированный характер, то есть человек задает команду — машина реагирует определенным об­разом, то в социальных системах за функции управления, ис­полнения, контроля отвечает человек, он является и субъектом, и объектом управления. Свобода воли и разнообразие индивиду­умов не позволяют получать на выходе определенный результат.

Такие системы, как уже было сказано выше, относятся к классу наиболее сложных, вероятностных систем.

Долгое время экономические системы рассматривали как полузакрытые, а порой й как закрытые системы; и это приводи­ло к абсурдным решениям. Командно-административная система в бывшем СССР как сугубо закрытое, жестко детерминирован­ное образование с людьми-винтиками сама себя лишила возмож­ности разнообразия и отбора лучшего. Она гасила инициативу, проявление активности, изжила предпринимательство. Идеоло­гия управления предприятием, отраслью, страной как закрытой системой привела к абсурдным решениям. Можно вспомнить десятки таких решений. Например, абсурдным было решение о строительстве Байкальского целлюлозно-бумажного комбината, ущерб от которого в 200 раз превышает стоимость выпускаемой им продукции; абсурдно было на тучных черноземах строить ав­тозавод в Тольятти; абсурдно ввозить продукты сельского хозяй­ства, имея в стране половину мировых площадей чернозема. Из- за таких решений к настоящему времени утрачена значительная часть ценнейших природных ресурсов. В настоящее время мож­но с уверенностью сказать, что важной чертой современной па­радигмы управления является взгляд на любую социальную ор­ганизацию как на открытую, динамическую вероятностную систему со всеми вытекающими отсюда последствиями. Боль­шое значение придается взаимодействию элементов с внешней средой, а также информации, коммуникациям, мотивации, соци­альной защите, организационной культуре и организационному поведению.

<< | >>
Источник: Д.В. Олянич и др.. Теория организации : учебник. — Ростов н/Д : Феникс, — 408 с.. 2008

Еще по теме 1.2. Системные основы организации 1.2.1. Системы и подсистемы:

  1. 4.4. Модели системной динамики4.4.1. Общие сведения о системной динамике
  2. 1.6. Основания и пути системного развития организаций
  3. Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом
  4. Финансовая система: сущность, подсистемы, сферы, звенья
  5. 1. Системный подход в ПОЛИТОЛОГИИ. Функции политической системы
  6. Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом
  7. Арапов А.А.. Теория организации и системный анализ - М. - 74 с., 2003
  8. Глава V. Теоретические и методические основы организации инновационной деятельности в системе управления персоналом предприятия
  9. Понятия общества и системы, социальных связей, социального взаимодействия, социальных отношений.Системный анализ общественной жизни
  10. 1.7. Основные нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организациях Российской Федерации
  11. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
  12. Раздел 1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ФИНАНСОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (ПРЕДПРИЯТИЙ)
  13. 86. Cудебная система и система правоохранительных органов по «Основам законодательства СССР и союзных республик» 1958 г
  14. Подсистема планирования и маркетинга персонала
  15. Подсистема «Организационно-правовое обеспечение»
  16. Подсистема линейного руководства
  17. Подсистема «Программно-математическое обеспечение АИС»
  18. 4.1. Экономика как функциональная подсистема
  19. Подсистема «Техническое обеспечение АИС»