3.6. Структура внутримашинного информационного обеспечения
Файл — это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.
Информационные массивы (файлы) могут храниться в памяти компьютера и на машинных носителях. Более сложной организацией является база данных, которая включает массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.
Рис. 3.13. Компоненты внутримашинного И О |
Информационный массив — совокупность зафиксированной информации, предназначенная для хранения и использования и рассматриваемая как единое целое.
Информация может быть представлена в виде публикаций, отчетов, электронных записей и т.д. Обычно на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед ИТ и отражает их специфику.
Информационные массивы по их роли в машинной обработке и технологии использования классифицируются следующим образом.
• Постоянные массивы относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис ИТ и содержат относительно редко меняющиеся сведения. В их состав входят массивы классификаторов, справочников, каталогов и другой условно-постоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта.
Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и по мере надобности изменяются.• Текущие (переменные) массивы включают переменную информацию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характеризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие массивы образуются на основе первичных документов, например, массив отчетных авизо, расчета проекта плана поступления налога с оборота и т.п.
• Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, которая не имеет самостоятельного значения для целей управления.
• Выходные массивы хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений, например данные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработной платы и т.д.
• Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные периоды, расчетов нарастающим итогом.
• Поисковые (информационные) массивы представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т.д.
• Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.
Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы и представляют собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого информационного фонда обеспечивает систематизацию и унификацию показателей, позволяет установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внут- римашинном ИО.
Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информации на машинном носителе, облегчает работу пользователя.
Пофайловый подход в создании информационного фонда отвечает принципу локальной организации данных и используется при незначительных объемах информации. Такая организация данных позволяет быстро и удобно манипулировать информацией в файлах, но требует жесткой привязки к программам, затруднительна при корректировках данных и программ, имеет ориентацию на отдельные несложные задачи. Локальный способ организации данных не предусматривает установления связи между файлами, исключает работу в диалоге. При файловой организации массивов трудно обеспечить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиворечивость.
Файловые системы используются для хранения слабо структурированных данных или в тех случаях, когда детализацию их логической структуры целесообразно оставить исполнительной программе. Для ИС такой подход в организации хранения данных не является оптимальным по следующим причинам.
• ИС ориентированы главным образом на хранение и модификацию постоянно существующих данных, а не единожды или временно используемых.
• Структура данных ИС, как правило, сложна по своей природе и задача обеспечения к ним оперативного доступа требует более развитых средств их структуризации при хранении.
• Хотя структуры данных в разных ИС различны, между ними часто бывает много общего.
• В ИС характерно использование одних и тех же данных различными прикладными программами.
• Для ИС характерным является достаточно частое изменение состава и модернизация отдельных прикладных программ при практически не изменяющейся структуре данных.
Таким образом, для И С целесообразна организация хранения хорошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам. Этим средством хранения являются базы данных.
База данных — это организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера именованная совокупность данных, которая характеризует актуальное состояние некоторой предметной области.
Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, технических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.
Для преобразования больших объемов детализированных данных, накопленных в БД, в форму, удобную для стратегического планирования, реорганизации бизнеса и необходимую лицам, принимающим решения, используют хранилища данных.
Хранилище данных — это система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов. Предоставляет разнообразные инструментальные средства для анализа данных.
Для решения сложных трудно формализуемых научных, производственных и экономических задач и тиражирования, профессионального опыта применяются системы, основанные на знаниях. Их составной частью является база знаний.
Базу знаний можно представить как семантическую модель, предназначенную для представления в компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах, основанных на правилах продукции (если описание ситуации, то описание действия), база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предметной области (см. п. 3.8).
Организация внутримашинного ИО должна решать целый ряд проблем и обеспечивать:
• полноту хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
• целостность хранимой информации, т.е. непротиворечивость данных при вводе информации в компьютер;
• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
• гибкость системы, т.е. ее адаптируемость к изменяющимся информационным потребностям;
• реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИО;
• релевантность ИО, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
• удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к данным;
• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.
Еще по теме 3.6. Структура внутримашинного информационного обеспечения:
- Внутримашиниое информационное обеспечение
- 3.1. Понятие информационного обеспечения, его структура
- Структура и информационное обеспечение рынка
- 3.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ3.5.1. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации
- 2.4.2. Организация информационного обеспечения
- 2.1.2. Информационное обеспечение автоматизированных банковских систем
- Внемашинное информационное обеспечение
- 10.3. Особенности информационного обеспечения АИС налоговых органов
- Информационное обеспечение анализа и планирования
- 78. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЛОГИСТИКИ
- 9.3. Проблемы информационного обеспечения в банковской деятельности
- 2. Совершенствование системы информационного обеспечения финансового менеджмента
- 6.3. Информационное обеспечение финансового менеджмента
- Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом
- Система стратегического информационного обеспечения
- Глава 3 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИС
- Контроль экономичностии информационное обеспечение подготовки решений
- 8.2. Что для этого необходимо8.2.1. Составные части системы информационного обеспечения
- Информационное обеспечение фондового рынка