<<
>>

3.5. Особенности современных форм документооборота

Документооборот — последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Лю­бая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения ка­ких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта. В процессе его составле­ния могут участвовать различные исполнители во многих подразде­лениях. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладает ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачас­тую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает практика, сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка вследствие сущест­вования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждого их них, дублирования одних и тех же показателей в раз­личных документах. Например, учет сдачи готовой продукции вы­полняется во многих подразделениях: на складе, в отделе маркетин­га, бухгалтерии, производственном отделе, плановом отделе. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь и с другими докумен­тами. Например, по данным обследования объектов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В России около 80% всей оператив­ной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде; в основном это текстовая информация, и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальней­шей автоматизированной обработки.

Развитие комплексной компьютеризации отраслей, предприятий, организаций, банков потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документации, организации элек­тронного документооборота. Появление в конце 1980-х гг. графиче­ского интерфейса пользователя и технологии обработки изображе­ния ускорило распространение концепции электронного документа.

В первую очередь это касается разработки различных подходов для перевода обширной информации на бумажных носителях в элек­тронную форму, число которых удваивается каждые три года.

Прогресс в этой области ведет к проникновению систем элек­тронного документооборота во все сферы управления организации — от кадровой службы до бухгалтерии и высшего управленческого зве­на, вплоть до отказа работать с бумажными документами. Электрон­ный документооборот — система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начи­ная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сда­чей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм.

Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обра­ботку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются со­кращение площадей, на которых хранится информация, удешевле­ние стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам.

Все это свидетельствует о необходимости организации на пред­приятии (организации, банке и др.) электронного документооборо­та. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень его технической и техно­логической подготовки в области компьютерной обработки, струк­тура управления, наличие или отсутствие других систем автомати­зации управления.

Автоматизация документооборота на современном этапе реали­зуется программными продуктами различного вида:

• в программах, предназначенных для автоматизации делопро­изводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;

• в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финан­совых, банковских и др.).

Рассмотрим использование различных видов программ, реали­зующих принцип электронного документооборота.

Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии. Их главные функции за­ключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, пере­даче, отправке, информационно-справочном обслуживании, опера­тивном хранении, контроле исполнения; систематизации и форми­ровании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты. Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, обладающие одним или несколькими компьютерами, могут использовать для автоматизации документооборота текстовый редактор (Word), табличные процес­соры (MS Excel, Lotus 1-2-3), системы управления базами данных (Access).

Малые и средние предприятия с большим объемом документо­оборота, а также все крупные предприятия все шире используют специальные программы, которые носят условное название «Сис­темы автоматизации делопроизводства электронного документообо­рота (САДЭД)», разрабатываемые в соответствии с принятой в ян­варе 2002 г. Федеральной целевой программой «Электронная Россия» на период 2002 — 2010 гг. (На международном рынке подобные па­кеты носят название «Системы управления электронным докумен­том» — Electronic Document Management System, EDMS). САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий. Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных сис­темах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индек­сирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов.

Системы САДЭД различаются как по функциональным воз­можностям, так и по техническим решениям. Системы предполагают ввод документа в систему (в ряде случаев — сканированием) и пре­образование его графического образа в текстовый файл.

Современные системы САДЭД используют технологию адаптив­ного распознавания образа, достижения в области нейронных сетей и искусственного интеллекта, что позволяет решить проблему рас­познавания текста без ошибок и организовать поиск информации в электронной форме.

Системы электронного документооборота ориентированы на мак­симальное использование электронных документов, что предусмат­ривает преодоление психологического барьера как пользователями, так и руководителями организаций. Основой систем электронного документооборота являются:

• ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работ­ника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работ­ника в документообороте организаций;

• бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения доку­мента по организации, задаваемый администратором системы. Обычно маршрут предопределяет движение документа от на­чальников к непосредственным исполнителям.

В современных учреждениях основным технологическим инстру­ментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность ис­пользовать вычислительную сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.

При выборе системы электронного документооборота учитыва­ются такие критерии, как интеграция с другими автоматизирован­ными системами и базами данных, легкость освоения, удобство ра­боты, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Особое внимание организации документооборота уделяют пред­приятия с большим документооборотом, где наиболее рациональ­ным является создание электронной системы силами специалистов самого предприятия или путем индивидуального заказа специали­зирующейся в этой области фирмы. Высоки требования к элек­тронному документообороту — система должна пройти специаль­ную сертификацию и тестирование; обеспечивать защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документо­оборотом. Наиболее известны системы: «Флагман. Документообо­рот»; система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»; «1С: электронный документооборот»; «Галактика» — модуль «Управ­ление документооборотом»»; «Кодекс: Документооборот» и др. При­веденные системы создаются фирмами, которые специализируются на поставке комплексных решений по автоматизации управления предприятием и имеют солидный опыт работы на российском рынке. Приведем краткую характеристику некоторых программ.

Основные функции системы «Флагман. Документооборот» сле­дующие: создание документов в различных форматах; получение документов по электронной почте и их автоматическая регистрация; сканирование документов и их сохранность в базе данных; создание и ведение регистров документов; поиск документов; построение форм ввода реквизитов документа и алгоритмов их обработки; расчет значений полей документов по заданным формулам; создание макетов для печати документов; задание этапов операций обработки докумен­тов; связывание документов; задание маршрутов обработки докумен­тов; рассылка заданий по документации, в том числе по электронной почте; уведомление о поступлении личных заданий по документам; обеспечение контроля за исполнением документа; ведение истории изменения документа; экспорт и импорт документов; разграниче­ние прав доступа пользователей к документам.

Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт» (фирма «Ай Ти») охватывает все процессы создания, обработки, тира­жирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства; она позволяет обраба­тывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

Руководителям фирм, их подразделениям «БОСС-Референт» предоставляет оперативную информацию о ходе подготовки доку­ментов и отчетов; сотрудникам служб маркетинга и рекламы оказывает помощь по ведению электронной картотеки клиентов и контрагентов, баз данных по продукции и услугам. При помощи встроенной элек­тронной почты программа позволяет оперативно обмениваться ин­формацией с удаленными филиалами. Ведется единая адресная книга организации. Технологической платформой системы «БОСС- Референт» является Lotus Notes — общепринятый стандарт (про­граммное решение) для системы поддержки групповой работы, ко­торый включает в себя средства передачи сообщений, доступ к Ин­тернету и к любой необходимой информации, где бы она ни нахо­дилась: в электронном сообщении, реляционной базе, в системе центрального мощного компьютера (мейнфрейме).

В состав «БОСС-Референт» входит набор взаимосвязанных функциональных модулей, соответствующих конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе дело­производства.

• Модуль «Регистрация документов» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, обращений граждан, автомати­ческий ввод документов с бумажных носителей с распознаванием текста, подготовку и хранение внутренней нормативно-распредели­тельной информации, создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование, на каждый документ заводится электронная карточка, где отражается движение документа.

• Модуль «Контроль исполнения» позволяет контролировать исполнение поручения с учетом приоритета, получать извещения о просроченных документах, создавать личные документы — памятки для планирования своей работы.

• Модуль «Согласование» обеспечивает контроль создания до­кумента и прохождение его по различным инстанциям, подготовку и согласование исходящих документов, передачу визированных вхо­дящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам.

• Модуль «Планирование» осуществляет индивидуальное пла­нирование деятельности сотрудника.

• Модуль «Справочники и шаблоны» создает и хранит шабло­ны документов, различную справочную информацию для заполне­ния документов.

• Модуль «Контроль договоров» регистрирует и ведет историю всех контактов с контрагентами, поставщиками, клиентами, хранит условия выполнения договоров.

• Модуль «Наша организация» обеспечивает хранение и опера­тивный доступ к информации о структуре организации и ее сотруд­никах.

• Модуль «Внешние контакты» содержит информацию о работе с внешними организациями, намеченных встречах и телефонных контактах.

• Модуль «Новости» информирует сотрудников о внутренних новостях организации, необходимой внешней информации, прове­дении конференций.

Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шабло­ны документов и установить правила их заполнения пользователя­ми, формализовать жизненные циклы документов, установить мар­шрутные схемы прохождения документов, осуществлять контроль за работой исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать ббльшую часть рутинных опера­ций при составлении документов, отправлять и принимать доку­менты, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, организованных в виде дерева. Систе­ма поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство опе­раций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов — «на кон­троле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Осуществляется автоматический учет и контроль за документами в работе. Документы можно распе­чатывать. Можно принимать и отправлять обычные сообщения про­граммой «1С: Электронная почта». Осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую струк­туру отделов, поддерживать отношения начальника с подчиненны­ми, вести списки рассылки документов и др.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение доку­мента по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут про­хождения документов, определяет точки маршрута, в которые нуж­но рассылать копии документов другим пользователем. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

В программе «Галактика» модуль «Управление документооборо­том» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в элек­тронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготов­лены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управ­ление документооборотом» обеспечивает создание и ведение но­менклатуры дел фирмы, формирование полнотекстных документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, ведение стадий обработки документов и контроль исполне­ния документов, поиск документов, продвижение документов по маршруту обработки, массовую рассылку документов в подразделе­ния и др.

Электронный документооборот в функциональных пакетах на­ходит отражение в программах, предназначенных для решения раз­личных экономических задач управления — учетных, плановых, банковских, финансовых и т.д.

Так, современные программные продукты «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Бэст-офис», «Галактика» и др.) предусматривают орга­низацию электронного документооборота, обеспечивающего одно­кратное формирование первичного документа и получение на ос­нове его реквизитов различных производных документов. Такие схемы успешно реализуются при учете материалов, продаже това­ров, различных финансово-расчетных операциях, где прослежива­ется четкая взаимосвязь различных документов. Схема и состав электронного документооборота, связанного с реализацией товаров, представлены в табл. 3.1, где отражено взаимодействие различных структурных подразделений управления продажами, склада, бух­галтерии. Все подразделения оснащены автоматизированными ра­бочими местами, объединенными в вычислительную сеть пред­приятия. Каждое АРМ выполняет свои функциональные задачи, связанные с выполнением конкретных операций и составлением необходимой документации. Хозяйственные операции, зарегистри­рованные на одном АРМ, отражаются в других АРМ путем форми­рования самых различных документов: прайс-листа, счета, наклад­ной, счета-фактуры и книги продаж.

Система «Клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбука позволяет современ­ному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом мес­те, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств — банковских карт (VISA, Eurocard / Master Card), пласти­ковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обра­щение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Для осуществления взаиморас­четов между различными странами в 1975—1976 гг. была создана система международных банковских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. В России в эту систему вклю­чен ряд банков и число их постоянно увеличивается. Совершенст­вование документооборота происходит на основе электронной поч­ты и электронной подписи, что значительно повышает эффектив­ность банковских операций.

Таблица 3.1. Организация электронного документооборота при продаже товаров
АРМ Формирование первичной документации Состав реквизитов документа
АРМ

склада

Формирование прайс-листа и пе­редача его в АРМ маркетинга Наименование товара, количество, отпуск­ная цена
АРМ

маркетинга

На основании прайс-листа выпис­ка счета покупателю для оплаты товаров Наименование товара, количество, отпуск­ная цена, НДС, акци­зы, сумма всего
АРМ

склада

Выписка накладных на отпуск то­вара (на основании данных счета) а
АРМ

маркетинга

Выписка счета-фактуры (на осно­вании данных накладной) —"—
АРМ

маркетинга

Формирование книги продаж (на основании счета-фактуры) а
АРМ-БАНК

бухгалтерии

Формирование проводки об опла­те счета (на основании поступив­шей выписки из банка) Дт; Кт; сумма к оп­лате с НДС
АРМ учета материалов бухгалтерии Формирование проводки реали­зации товара (на основании на­кладной) Дт; Кт; сумма без НДС, сумма НДС

<< | >>
Источник: Под ред. Г.А. Титоренко. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кре­дит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и специальностям экономики и управления (060000)— 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 463 с.. 2008

Еще по теме 3.5. Особенности современных форм документооборота:

  1. Обеспечение использования на предприятии современных форм рефинансирования дебиторской задолженности
  2. Особенности форм международных расчетов.
  3. 1.2. Особенности финансовых отношений в зависимости от организационно-правовых форм
  4. 8.8. ОСОБЕННОСТИ ФОРМ ДЛЯ ЗАПИСИ НАБЛЮДЕНИЙ
  5. 9.1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ФИНАНСОВ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО- ПРАВОВЫХ ФОРМ
  6. Особенности финансов предприятий различных организационно-правовых форм
  7. 10.3. Особенности финансов предприятий различных организационно-правовых форм
  8. 1.2. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ФИНАНСОВ ПРЕДПРИЯТИЙ РАЗЛИЧНЫХ ОТРАСЛЕЙ И РАЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО- ПРАВОВЫХ ФОРМ
  9. 2.4. Влияние организационно-правовых форм и отраслевых особенностей на финансы предприятий
  10. Вопрос 8 Особенности финансов предприятий различных организационно-правовых форм
  11. Модели кредитно-банковских систем и особенности форм взаимосвязи промышленного и финансового капитала
  12. УРОКИ СОВРЕМЕННОГО ЭКОНОМИЧЕСКОГО КРИЗИСА: ФИНАНСОВЫЙ КОНТЕКСТ. ОСОБЕННОСТИ СОВРЕМЕННОГО КРИЗИСА
  13. Раздел 10. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ФИНАНСОВ ПРЕДПРИЯТИЙ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ФОРМ
  14. Основы функционирования финансов организаций различных форм собственности и организационно­правовых форм
  15. 9. Организация ревизионной работы на объектах разных организационно-правовых форм и форм собственности
  16. 2. Политическая модернизация как переход от традиционных форм политической организации к современным.
  17. Глава 11. ОСОБЕННОСТИ ФИНАНСОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (ПРЕДПРИЯТИЙ) РАЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО- ПРАВОВЫХ ФОРМ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
  18. Глава 9. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ФИНАНСОВ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО- ПРАВОВЫХ ФОРМ, ОТРАСЛЕЙ