8.3. ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

На современный офис (так называют службу управления пред­приятием) обрушивается колоссальный поток информации. При­чем с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений — электронных писем, факсов, голосовых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени за­висит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, ос­мысливать и упорядочивать входящую информацию, во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения обе­их проблем крайне желательно использовать технологию, благо­даря которой можно было бы обращать внимание только на со­держание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы — будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение.

Еще раз подчеркнем главное: во-первых, при работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма оказывается почти полностью скрытой от пользователя, что дает ему возмож­ность полностью сосредоточиться на содержании сообщения; во- вторых, пользователь всегда может ознакомиться с любыми по­ступившими на его имя сообщениями независимо от формы со­общений, своего местонахождения и времени суток, причем для этого требуются минимальные технические средства.

В своем развитии офисная информационная технология уже прошла три этапа.

Сначала офисные системы обмена сообщениями разных ви­дов существовали независимо друг от друга: факсы приходили на факсимильный аппарат, электронные письма обрабатывались почтовой программой, а для работы с голосовой почтой исполь­зовался обычный телефонный аппарат (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Схема раздельной обработки сообщений

Затем людям надоел не слишком дружественный телефонный интерфейс, и для взаимодействия с системой голосовой почты был приспособлен компьютер. Пользователи получили возможность

видеть на экране список голосовых сообщений, прослушивать избранные сообщения, тут же надиктовывать ответ и т.д. — в общем, с голосовыми сообщениями работать стало так же удоб­но, как и с электронными письмами. И все же относительно струк­туры системы обмена сообщениями разных типов оставались разъединенными. В частности, при работе с такими программа­ми оказалось невозможным выдавать на экран единый список сообщений, отсутствовали также какие бы то ни было "мостики" между сообщениями разных типов.

Первые попытки объединить сообщения разных форм были основаны на том, что оцифрованное голосовое сообщение, хра­нимое в системе голосовой почты, в принципе ничем не отлича­ется от оцифрованного факсимильного сообщения или электрон­ного письма, поэтому, несколько видоизменив клиентское про­граммное обеспечение для работы с системой электронной почты, можно заставить его выдавать на экран единый список сообще­ний независимо от того, в какой форме они были получены.

При таком подходе часто бывает необходимо, чтобы в базе данных электронных писем имелись записи, соответствующие голосовым и факсимильным сообщениям; при этом сами сообще­ния хранятся отдельно и управление соответствующими базами данных осуществляется независимо от почтовой базы. Так воз­никает задача синхронизации баз, в процессе решения которой могут возникнуть дополнительные трудности. Кроме того, сис­темному администратору приходится управлять несколькими базами по отдельности. Наконец, даже при этом, более совер­шенном подходе, "мостики" между сообщениями разных типов оказываются "за кадром" (рис. 8.11).

В 1997 г. появились системы, в которых все сообщения неза­висимо от их формы хранятся в единой базе данных (рис. 8.12). Обычно такие системы представляют собой надстройку над про­граммой электронной почты или системой поддержки коллектив­ной работы (groupware), обеспечивающую интеграцию сообще­ний разных типов в готовую систему обмена сообщениями. В частности, существуют программы, организующие единую среду обмена сообщениями на базе Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуще­ствляется средствами той программы, на которой базируется

Рис. 8.11. Единый интерфейс пользователя при раздельном хранении и обработке сообщений

Рис. 8.12. Единая среда обмена сообщениями

надстройка unified messaging. Кроме всего прочего в этом случае значительно удобнее выполнять преобразование между разными типами сообщений.

До тех пор пока в качестве аппаратной базы для систем голо­совой почты использовались учрежденческие АТС, т.

Ситуация значительно упростилась с появлением компьютер­но-телефонного оборудования на базе открытых стандартов — плат расширения для компьютера, из которых, как из детского конст­руктора, можно строить большие и достаточно интеллектуальные системы. Системы, построенные на базе плат компьютерной теле­фонии, работают под управлением обычных компьютерных про­грамм, написанных на языке высокого уровня, поэтому получить от них необходимую информацию оказывается гораздо легче.

Компания Communications предлагает своим клиентам

программу Octel Unified Messenger, представляющую собой "над­стройку" над системой Microsoft Exchange, благодаря которой все голосовые сообщения попадают в Exchange Inbox. Данный про­дукт обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фрагмент или элек­тронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие со­временные продукты, Octet Unified Messenger позволяет знако­миться с содержанием голосовых сообщений и электронных пи­сем в дистанционном режиме, с использованием компьютера или телефона. В последнем случае (чтение электронного письма по телефону) в игру вступает преобразование "текст — речь". Полу­чатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не ве­шая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же пере­правлен отправителю электронного письма.

При работе с программой Octel Unified Messenger для хране­ния всех сообщений независимо от их типа используется Exchange Server. В целом в архитектуре можно выделить следующие основ­ные компоненты: Exchange Server, Octel Server, клиентское про­граммное обеспечение для рабочих станций, линии связи в уч­режденческой АТС. Адресация всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Server, поэтому нет необходимости сле­дить за актуальностью адресов во всех каталогах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серверов автоматически влекут за собой изменения во всех прочих каталогах. Аналогич­ным образом использование Exchange Server в качестве единого хранилища значительно упрощает выполнение административ­ных задач.

Еще одна характерная черта Octel Unified Messenger — высо­кая степень масштабируемости системы. По мере необходимости в сети можно устанавливать новые серверы Exchange и Octel Server, увеличивая тем самым количество обслуживаемых пользователей.

Как следует из вышеизложенного, OcteI Unified Messenger — это единая среда обмена сообщениями третьего поколения, где все сообщения содержатся в одном и том же хранилище.