7.1. Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

Изменения в управлении экономикой и переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ве­дение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм его методологии.
Значительным изменениям подвергаются информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компь­ютерной обработки. От бухгалтера требуются знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа и налогового учета, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствова­ния информационной системы и использования современных пер­сональных компьютеров — необходимого инструмента в работе бух­галтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации. Функцио­нальная подсистема бухгалтерского учета — упорядоченная система наблюдения, измерения, сбора, регистрации и обобщения инфор­мации в стоимостном выражении об активах, обязательствах и фак­тах хозяйственной деятельности, доходах и расходах организации и их изменениях. Ее задачи — представление информационных ре­сурсов менеджерам всех уровней для принятия ими обоснованных управленческих решений, а также регулярное и своевременное пред­ставление бухгалтерской отчетности внешним организациям. Бух­галтерский учет собирает и регистрирует информацию о всех хо­зяйственных операциях и отражает их в документах, имеющих юридическую силу. Информация группируется на синтетических и аналитических счетах.

Функциональная подсистема бухгалтерского учета представлена аппаратом бухгалтерии, численность и структура которого зависят от размера предприятия. На малых предприятиях он прост и состо­ит из одного-двух бухгалтеров; на средних и крупных предприятиях в бухгалтерии выделяются отдельные участки учета, где организу­ются АРМ.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдель­ными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетиче­ских счетов, первичными сводными документами, взаимосвязан­ными алгоритмами расчетов, а также методическими и норматив­ными документами конкретного участка учета.

Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группиров­ки и большой объем информации, что и предопределяет необходи­мость их компьютерной обработки.

Основой компьютеризации учетных задач является персональ­ный компьютер, установленный на рабочем месте бухгалтера, где осуществляется децентрализованная обработка учетных задач путем организации автоматизированного рабочего места бухгалтера. АРМ бухгалтеров могут быть организованы локально либо объединены в локальную вычислительную сеть бухгалтерии (организации). Каж­дый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (ПК, про­граммы, база данных), информацию, записанную на жестком маг­нитном диске, магнитных дискетах, CD-ROM.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной (авто­матизированной) бухгалтерией. Применение современных персо­нальных компьютеров позволяет одновременно с организацией де­централизованной системы обработки учетных данных осуществлять интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах син­тетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом является возможность обеспечить доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось ранее при цен­трализованной обработке. В условиях децентрализованной обработки появилась возможность решать отдельные учетные задачи на АРМ бухгалтера какого-либо участка учета с последующей передачей по каналам связи полученных проводок на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансо­вой отчетности. Организация децентрализованной обработки спо­собствует сокращению сроков обработки, повышает оперативность и достоверность учетных данных.

АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осу­ществлять поиск информации. Важным преимуществом новой ин­формационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, что не требует коренного изме­нения учета. В то же время применение ПК изменяет методы форми­рования первичной учетной документации. Осуществляется переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы автоматизации первичного учета. Создана новая диалого­вая форма автоматизированной формы учета, позволяющая органи­зовать информационно-справочное обслуживание путем получения информации, хранящейся в базе данных ПК, что обеспечивает бо­лее оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Так, бухгалтер может получить на лю­бую дату оборотно-сальдовый баланс, просмотреть состояние про­водок в журнале хозяйственных операций по какому-либо признаку (дате, поставщику и т.д.).

Децентрализованная обработка бухгалтерского учета с использова­нием ПК предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Например, технология обработки участков учета труда и заработной платы, материальных ценностей и реализации товаров выполняются в тесной взаимосвязи с финансово-расчетными операциями на од­ном рабочем месте бухгалтера.

Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации — от этапа соз­дания первичного учетного документа и до составления бухгалтерской отчетности и ее анализа. Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведет­ся автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по за­работной плате, исчисление сумм НДС, акцизов и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской докумен­тации, программные продукты составляются с таким расчетом, что­бы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные но­вые формы документов, сводок, таблиц.

Все это требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ. Развитие автоматизированных информационных систем идет в на­правлении более тесного взаимодействия бухгалтерского учета со все­ми функциями управления.

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах от­дельных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтер­ских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджет­ным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).

2. Учет материальных ценностей (интеграция с задачей «склад­ской учет», приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка матери­альных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, ин­вентаризация материалов).

3. Учет труда и заработной платы (интеграция с функциональ­ной подсистемой «Кадры», автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; состав­ление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

4. Учет основных средств и нематериальных актов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов (НМА); начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, до­говорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми опера­циями и финансовыми расчетами с покупателями.

6. Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплекса­ми учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет матери­альных ценностей, учет основных средств и др. Комплексом обес­печивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.

7. Финансовая отчетность; в этом комплексе формируются ве­домости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчет­ность; имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

Современные технологии обработки экономической информа­ции выдвигают новые требования к организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появля­ются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автома­тического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях начинает стираться четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь ска­зывается на информационной базе бухгалтерского учета.

Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объ­единяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы од­новременно предусмотрена выписка платежных документов по пла­тежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного нало­га, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, на­числение в фонд занятости). Выполнение этих процедур программой объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных цен­ностей, учету готовой продукции и др.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние й внешние информационные связи. Внутренние связи отражают ин­формационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и уча­стков бухгалтерского учета; внешние связи — взаимодействие с дру­гими подразделениями, реализующими различные функции управ­ления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой ме­тодологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполне­ния проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дваж­ды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе произ­водится первичный учет и составление первичных бухгалтерских документов. На второй фазе происходит обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (напри­мер, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встро­енным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

На первой или второй фазе обработки выполняется составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналах-ордерах по номе­рам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автома­тизировать этот процесс, формируя проводки при составлении пер­вичного документа или сводки по окончании решения задачи каж­дого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтети­ческого учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам, главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы.

Между комплексами бухгалтерского учета существуют инфор­мационные связи, взятые в основу организации вычислительной се­ти бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, — форми­рование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первич­ных документах. Для задач по учету затрат на производство и свод­ному учету входной информации в основном используются резуль­таты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания требует формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые дан­ные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции, а также различная нормативно-справочная информация.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учет­ных задач, а также наличия внешних связей.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгал­терского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересован­ным организациям: собственникам, вышестоящим организациям, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организа­циям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПК; решаются во­просы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по электронной почте.

Для связи с банками предусматривается межмашинных обмен информацией по системе «Клиент-банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предла­гает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент-банк» позволяет создавать платежные по­ручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые до­кументы недействительны, а также специальная система шифрова­ния информации. Система крайне удобна, экономит время, позво­ляет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускоряет их об­служивание. Кроме того, система «Клиент-банк» избавляет работ­ников организации от поездок в банк для осуществления платежей.

<< | >>
Источник: Под ред. Г.А. Титоренко. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кре­дит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и специальностям экономики и управления (060000)— 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 463 с.. 2008

Еще по теме 7.1. Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета:

  1. 1.4. Общая характеристика метода бухгалтерского учета
  2. 1.3. Общая характеристика предмета бухгалтерского учета
  3. Раздел 1. Общая характеристика и суть бухгалтерского учета
  4. Автоматизация бухгалтерского учета и информационная система
  5. 16. Автоматизация бухгалтерского учета и информационная система.
  6. Глава 7 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  7. Объекты исследования, метод и задачи бухгалтерского управленческого учета. Место бухгалтерского учета в системе «эккаунтинг»
  8. 7.6. Общая характеристика новаций, внесенных в План счетов бюджетного учета
  9. 7.2. Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета
  10. 1. Общая характеристика финансовой системы
  11. 11.1 Общая характеристика системы управления