<<
>>

2.3. Носители экономической информации

Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, электронные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, запол­ненные информацией и воспринимаемые человеком без использо­вания технических средств. К электронным - те, на которые записы­вается или с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).

Гибридные носители в зависимости от способа записи и счи­тывания представляют собой машиночитаемые документы, инфор­мацию на которые заносит пользователь, а считывается эта инфор­мация с помощью специальных технических средств.

До настоящего времени наиболее распространенным носите­лем информации является документ, под которым понимается ин­формационное сообщение о взаимосвязанных экономических пока­зателях, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Для того чтобы разработать первичный документ, нужно сначала определить необходимый состав разрабатываемых пока­зателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. При этом особое внимание уделяется отбору постоянной и пере­менной информации.

31

Затем приступают к размещению реквизитов на бланке отче­та. Практикой проектирования с целью эффективного использова­ния различных средств вычислительной техники установлен сле­дующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты- признаки, группировочные и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.

Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях документа и могут иметь разные способы размещения: ан­кетный, линейный и табличный.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней - их значения.

Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая - для их значения.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для раз­мещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами- основаниями.

После окончательного уточнения разрабатываемого первично­го документа и согласования с размещением его реквизитов на ма­шинном носителе, приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотрен­ного ГОСТом формата (мм): А1 - 841x594, А2 - 594x420, Аз - 420x297, А4 - 297x210, А5 - 210x148, Аб - 148x105 и А7 - 105x 74.

Для большинства первичных документов применяется типо­вая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. табл. 2.3).

Заголовочная часть для большинства документов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группи- ровочные реквизиты-признаки и дается полное наименование до­кумента с индексом его формы.

Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.

Содержательная часть документа включает наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (рек­визиты-основания), расположенные по табличному способу разме­щения.

32

Таблица 2.3



Типовая структура размещения реквизитов в первичном документе (статистическом отчете)



Справочные реквизиты-признаки

Группировочные реквизиты-признаки



Наименование объекта _

Место нахождения____

Получатели отчета____

Наименование отчета

Наименования
1 2 3 4 п
Коды
1 2 3 4 п

Форма №_


Наименования граф
Наимено­вание строк
Код стро­ки



Абсолютные

Относительные



1

2

3

Б
т

А



Подпись ответственного лица_

Этот способ компактен, удобен для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.

Дата заполнения^

Оформляющая часть предназначена для проставления под­писей должностных лиц, отвечающих за составление документа, пе­чати и даты его составления.

При проектировании первичных документов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, в частности считывающих устройств, позволяющих осуще-

33

ствлять непосредственное считывание информации с первичных документов.

Широкому внедрению читающих устройств предшествует раз­работка специальных форм документов, которые получили название машиночитаемых документов. При их проектировании предъявля­ются особые требования к форме, размеру, качеству и цвету бумаги, а также к порядку размещения реквизитов и их количественному составу.

В настоящее время при проведении различных обследований в экономике наибольшее распространение получило читающее уст­ройство для считывания информации, нанесенной в виде графиче­ских отметок и нормализованных цифр в определенных позициях специального бумажного документа.

Бланки этих документов печатаются типографским способом на плотной белой бумаге обычно формата А4. Информационное поле представляет собой матрицу, состоящую из определенного ко­личества позиций, в каждой из которых располагается заданное зна­чение цифр и меток, наносимых вручную.

Эффективное применение машиночитаемых документов в ЭИС возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил их заполнения.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей- экономистов всех уровней управления формой вывода расчетов яв­ляется результатный документ.

Он должен содержать необходимый состав показателей для качественного удовлетворения всех уровней органов управления, иметь четкий порядок размещения реквизитов и содержать конкрет­ное название отчета, которое полностью отражает его содержание.

Разработка результатного документа начинается с определения общего состава сводных показателей с целью установления возможно­стей получения максимального их числа машинным способом.

Далее устанавливается конкретный состав показателей, вклю­чаемых в отдельные результатные документы. Возможность объедине­ния нескольких показателей в один документ решается после того, как установлено, что они имеют однородные признаки и должны быть по­лучены в одинаковые сроки и для одного круга потребителей.

Затем производится размещение реквизитов и разрабатывает­ся бланк формы результатного документа.

В заголовочной части указывается наименование формы до­кумента, а также ряд групп признаков, по которым сводятся одно-

34

именные показатели. В содержательной части размещаются группи- ровочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наимено­вания граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.

При проектировании форм результатных документов учиты­вается только требование, связанное с ограничением количества символов в строке, выдаваемой на печать.

В условиях совершенствования экономической методологии большое значение придается унификации, устанавливающей еди­ные требования к содержанию и построению документов, исполь­зуемых в экономике.

Унификация отчетности обеспечивается единым законода­тельным порядком разработки и централизованного утверждения различными органами (ФСГС[1], Минфина РФ, Центрального Банка РФ и др.) форм отчетных документов и инструкций по их заполне­нию, а также единой методологией приспособления этих форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на их по­строение.

При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию информационной базы, под которой понимает­ся совокупность различных файлов, хранящихся на электронных носителях.

Разработка информационной базы начинается с определения общего состава, для чего производится анализ содержания проекти­руемых первичных и сводных документов.

В результате анализа устанавливается, в какой степени пере­чень реквизитов первичного документа обеспечивает разработку всех результатных документов. При необходимости вносятся соот­ветствующие изменения в этот перечень за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов, обращая внимание на минимальную избыточность данных и целостность информацион­ной базы.

Далее проектируется логическая структура информационной базы исходя из стабильности (файлы с постоянной и переменной информацией) и различных сроков поступления информации.

Для выполнения этого этапа необходимо знать не только со­став комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно- временными характеристиками.

Наконец, проектируется физическая структура информаци­онной базы, при этом для каждого файла необходимо определить состав реквизитов из первичного документа и по каждому реквизиту обозначить тип записи и максимальную его значность.

При выборе электронного носителя необходимо руководство­ваться такими критериями, как тип используемого компьютера, ин­формационная емкость носителя, скорость записи и считывания данных и обеспечение определенного уровня достоверности и на­дежности данных.

В зависимости от способов накопления, хранения и обраще­ния к файлам существуют два традиционных подхода к организа­ции информационной базы: локальный (пофайловый) и интегри­рованный.

При локальной структуре информационной базы создаются файлы, предназначенные для решения определенных задач. В этом случае учитывается информационная связь задач, обеспечивается многократное использование одних и тех же исходных данных, соз­даются предпосылки для организации хранения промежуточных файлов информации.

Однако такой способ организации и хранения данных в слу­чае решения комплекса задач имеет ряд недостатков:

1. Строго регламентирован круг решаемых задач по заранее уста­новленным алгоритмам.

2. Жесткая привязка задач к файлам затрудняет процесс исполь­зования информационной базы.

3. Наличие большого количества файлов исходной и промежу­точной информации.

4. Невозможность решения задач, поступивших в форме произ­вольного запроса.

Указанные недостатки локальной структуры информацион­ной базы устраняются при создании интегрированных баз данных, представляющих собой минимальную совокупность файлов, обес­печивающих удобное взаимодействие и быстрый доступ к ним.

В настоящее время при активном привлечении дополнитель­ных источников информации к решению задач, особенно связанных с принятием управленческих решений, начался переход к созданию информационных хранилищ, основанных на совместимости ис­пользования уже существующих и привлеченных баз данных.

36

<< | >>
Источник: Божко В.П., Власов Д.В., Гаспариан М.С.. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ: Учебно-методический комплекс. - М.: Изд. центр ЕАОИ. - 120 с.. 2008

Еще по теме 2.3. Носители экономической информации:

  1. 2.2.2. Носители и источники маркетинговой информации
  2. 1.6.3. Носители получения вторичной внешней информации (информации о внешней среде)
  3. 1.2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ КАК ЧАСТЬ ИНФОРМАЦИОННОГО РЕСУРСА ОБЩЕСТВА 1.2.1. ИНФОРМАЦИЯ - НОВЫЙ ПРЕДМЕТ ТРУДА
  4. Технические носители
  5. 3.3. Способы и режимы обработки экономической информации
  6. Глава 2. Экономическая информация и средства ее описания
  7. 2.1. Особенности, структура и классификация экономической информации
  8. 1.1. Экономическая информация и информационные ресурсы
  9. Носители микенской культуры
  10. Х1.3 Носитель формы
  11. Носители издержек
  12. 5.2.4. Защита информации в корпоративных сетях экономических ИС