<<
>>

6.4. Информационные технологии в офисе

Управляемое с помощью информационной технологии предприятие связано информационными потоками с внешним миром, принять оп­тимальное решение без их учета невозможно. Поэтому информацион­ный обмен между людьми как в рамках предприятия, так и за его преде­лами происходит очень интенсивно.

Единая среда обмена сообщениями (unified messaging). В современный офис поступает большой поток информации. Причем с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступа­ет в виде разного рода сообщений — электронных писем, факсов, голо­совых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видео­фрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, осмысливать и упорядочивать входящую информацию, во-вторых, оперативно отве­чать на поступающие запросы. Для решения обеих проблем необходима технология, благодаря которой можно было бы обращать внимание толь­ко на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы — будь то факс, электронное письмо или голо­совое сообщение. Так родилась идея создания единой среды обмена сооб­щениями (unified messaging) [40]. Суть единой среды обмена сообщения­ми сводится к следующему. Вся входная информация (документы, голосовые и факсимильные сообщения, электронные письма) попадает в один почтовый ящик, т.е. общее хранилище данных. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя настоль­ный или переносной компьютер, телефон. С помощью компьютера поль­зователь может рассмотреть список полученных сообщений и краткие аннотации к ним. Щелкнув мышью на нужном сообщении, можно про­смотреть или прослушать его независимо от того, в какой форме оно по­ступило. С другой стороны, с помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на на­ходящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу либо прослушать в голосовом виде.

При работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма может оставаться почти полностью скрытой от пользователя. Пользователь всегда может ознакомиться с любыми поступившими на его имя сообщениями независимо от формы сообщений, своего место­нахождения и времени суток. Для этого требуются минимальные техно­логические ресурсы.

Обычно такие системы представляют собой надстройку над програм­мой электронной почты или системой поддержки коллективной работы, обеспечивающую интеграцию сообщений разных типов в готовую систе­му обмена сообщениями. В частности, существуют программы, органи­зующие единую среду обмена сообщениями на базе МюгобоЛ Exchange, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуществляется средствами той программы, на которой базируется над­стройка unified messaging. В этом случае, в частности, значительно удоб­нее выполнять преобразование между разными типами сообщений.

При применении в качестве аппаратной базы для систем голосовой почты учрежденческих АТС всегда существовала проблема обмена инфор­мацией между вычислительной и телефонной сетью. Без организации та­кого обмена режим unified messaging построить невозможно.

Проблема упрощается с появлением компьютерно-телефонного оборудования на ба­зе открытых стандартов — плат расширения для компьютера. Посредст­вом этих плат можно строить большие и достаточно развитые в логическом плане системы. Системы, построенные на базе плат компьютерной теле­фонии, работают под управлением обычных компьютерных программ.

Компания Octel Communications предлагает своим клиентам про­грамму Unified Messenger, представляющую собой надстройку над сис­темой Мiсrоsоft Exchange. Программа помещает все голосовые сообще­ния в Exchange 1пЬох (входной почтовый ящик обмена). Эта программа обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фрагмент или электронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие современные продукты, си­стема Octel Unified Messenger позволяет знакомиться с содержанием голосовых сообщений и электронных писем в дистанционном режиме, с использованием компьютера или телефона. В последнем случае (чте­ние электронного письма по телефону) в технологию включается мо­дуль преобразования «текст — речь». Получатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не вешая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же переправлен отправителю электронного письма. При работе с Octel Unified Messenger для хранения всех сообщений не­зависимо от их типа используется Exchange Server.

В целом в архитектуре можно выделить следующие основные ком­поненты: Exchange Server, Octel Server, клиентское программное обеспе­чение для рабочих станций, линии связи в учрежденческой АТС. Адреса­ция всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Server, поэтому нет необходимости следить за актуальностью адресов во всех каталогах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серверов автоматически влекут за собой изменения во всех прочих каталогах. Ara- логичным образом использование Exchange Server в качестве единого хранилища значительно упрощает выполнение административных задач.

Octel Unified Messenger обладает качеством масштабируемости систе­мы. По мере необходимости в сети можно устанавливать новые серверы Excha^e и Octel Server, увеличивая тем самым количество обслужива­емых пользователей. Octel Unified Messenger — это единая среда обмена сообщениями, где все сообщения содержатся в одной БД.

Автоматизированные информационно-поисковые системы. В офисной работе постоянно приходится обращаться к правовой информации. Это необходимо для того, чтобы принимаемые решения не противоречили правовым законодательным нормам. Эта задача в информационном плане решается на базе AИПС. БД документальных ЛИПС могут содер­жать редуцированные характеристики или полные тексты нормативных документов — законов, указов, постановлений, инструкций и других видов документов органов власти и управления. К редуцированным ха­рактеристикам какого-либо определенного нормативного акта в дан­ном случае могут быть отнесены ПОД, его аннотация или реферат и ад­рес хранения самого документа. В случае необходимости обращения к тексту пользователь находит нужный документ по его адресу. При ус­ловии поиска документов в полнотекстовой БД пользователю на его за­прос выдаются тексты всех релевантных документов.

Для актуализации и целостности БД правовых AИПС фирмы-разра­ботчики обеспечивают, как правило, сопровождение этих систем на дого­ворных началах. В России наиболее известны информационно-правовые справочные системы «Консультант-Плюс», «Гарант-Сервис», «Кодекс», «1С:Электронный справочник бухгалтера», «Консультант-Бухгалтер».

Вопросы и задания для самопроверки

1. Какие функции предприятия могут быть объектами автоматизации?

2. Какова структура программного комплекса «1С:Предприятие»?

3. Какие решения обеспечивают адаптивность комплекса «1С:Пред- приятие»?

4. Назовите основные компоненты систем «Касатка», AVACCO.

5. Укажите особенности систем «Галактика», «Парус», NS2000, Micro­soft Axapta.

6. Дайте функциональную характеристику системам OPTIMA-WorkFlow и БОСС-Референт.

7. В чем заключается концепция единой среды обмена сообщениями в офисе?

8. Дайте характеристику AИПС правовой информации.

<< | >>
Источник: Исаев Георгий Николаевич. Информационные системы в экономике : учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит», «Бухгалт. учет, анализ и аудит» / Г. Н. Исаев. — 3-е изд., стер. — М. : Издательство «Омега-Л», — 462 с. : ил., табл. — (Высшее эко­номическое образование).. 2010

Еще по теме 6.4. Информационные технологии в офисе:

  1. Глава 5. Методология построения экономических информационных систем и эффективность применения в них информационных технологий
  2. 78. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
  3. Информационные технологии
  4. 4.2.2.ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ
  5. 65. РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
  6. 6.7. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  7. Информационные технологии
  8. СТРУКТУРА БАЗОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ В ДАННЫЕ
  9. 1.3. Информационные технологии, их развитие и классификация
  10. 3.1. Определение, характеристика и этапы развития информационных технологий
  11. 8.1 . БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ
  12. 8.3. ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
  13. 4.6. Роль информационных технологий в реинжиниринге бизнеса
  14. Глава 3. Основы применения информационных технологий
  15. 1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ. ПОНЯТИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
  16. 7.3. Информационные технологии в области статистики
  17. 1.6 Роль информационной технологии в улучшении административных бизнес-процессов
  18. 8.2. Автоматизированные информационные технологии аудиторской деятельности
  19. Консультанты по информационным технологиям