<<
>>

3.4. Документация и методы ее формирования

Выполнение функций управления тесно связано с преобразова­нием, анализом и оценкой информации. Основным носителем ин­формации является документ — материальный носитель, содержа­щий информацию в зафиксированном виде, оформленный в уста­новленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хр- зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассо­вые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учрежде­ния банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержа^ необходимую информацию о характере финансовых операций, пр- зволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность докумен­тов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйствен­ных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтер­скую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для фор­мирования бюджета, национального дохода и т.п.

От правильной и тщательно разработанной системы документа­ции во многом зависит сокращение циклов обработки и своевре­менное получение всех необходимых данных о результатах произ­водственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

• характеру информации: первичные и результатные;

• отношению к объекту управления — входящие и исходящие;

• сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

• содержанию хозяйственных операций — материальные, денеж­ные, расчетные;

• назначению — распорядительные, исполнительные, оправда­тельные, комбинированные;

• способу использования — разовые и накопительные;

• числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

• способу заполнения — вручную или при помощи средств ав­томатизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах приня­тые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатывае­мыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой госу­дарственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандарти­зации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гг. постановлением Госкоми­тета стандартов «Унифицированные системы документации, ис­пользуемые в АСУ», в котором определены требования к унифици­рованной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвя­занных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финан­совая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Ка­ждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Напри­мер, платежному поручению — 0401060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требова­ний к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая, в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для приме­нения во всех организациях. Создание полностью унифицирован­ной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отрас­левых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

Содержательная (табличная) часть

При составлении первичного документа соблюдаются все требо­вания ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и при­способления к автоматизированной обработке. Расположение ос­новных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).

г 2
<< | >>

Еще по теме 3.4. Документация и методы ее формирования:

  1. 5.2 Методы, технологии и документация при проектировании административных бизнес-процессов
  2. Методы формирования себестоимости
  3. 2.4.2. Методы формирования решений. Функции полезности
  4. Методы формирования команд
  5. Методы формирования кадрового состава
  6. 55. МЕТОД ФОРМИРОВАНИЯ СОЦИАЛЬНОГО ОПЫТА ДЕТЕЙ
  7. Формирование выборки при использовании статистических методов
  8. 18.2. Этапы командообразования и методы формирования команд
  9. 9. формирование основных психологических понятий и методов исследования
  10. 4.4. Субъекты, принципы формирования, механизм, цели и методы налоговой политики
  11. Методы калькулирования затрат при формировании себестоимости продукции, работ, услуг: нормативный, попередельный и позаказный
  12. 7.2 Документация проекта
  13. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  14. 7.3 Документация административной организации
  15. 2.4. Методы и модели формирования управленческих решений 2.4.1. Классификация задач принятия решений
  16. Инвентаризация существующей документации
  17. Требования к регламентирующей документации.
  18. Структура документации