1.3.3. Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности

В информационном обследовании участвуют должност­ные лица, деятельность которых автоматизируется, и специалисты по автоматизации управленческой деятельно­сти, которых мы в дальнейшем будем называть исследовате­лями.

Основными приемами при информационном обследова­нии являются изучение исследователем документации, рег­ламентирующей деятельность органа управления или долж­ностного лица, а также проведение экспертного опроса кон­кретных должностных лиц.

Опрос должностных лиц чаще всего осуществляется в форме интервью. Вопросы интервью могут быть самыми раз­личными и зависят от уяснения исследователем особенностей автоматизируемой управленческой деятельности.

В процессе информационного обследования опросы долж­ностных лиц могут повторяться (чередуясь по мере необхо­димости с изучением документации) до полного уяснения автоматизируемой управленческой деятельности и составле­ния ее информационной модели.

Конечными целями информационного обследования яв­ляются:

♦ выявление (уточнение) объектов автоматизации в системе управления;

♦ построение их информационных моделей;

♦ составление перечня программных средств и баз дан­ных, необходимых для автоматизации управленческой деятельности;

♦ определение порядка работы должностных лиц с ис­пользованием средств автоматизации;

♦ проведение предварительной оценки повышения про­изводительности и качества управленческой деятель­ности должностных лиц с использованием предлагае­мых средств автоматизации;

♦ оценка предполагаемых затрат различных ресурсов, включая необходимый состав технических средств.

Важнейшей целью информационного обследования явля­ется разработка информационных моделей управленческой деятельности и отдельных ее элементов (объектов автомати­зации). Информационная модель управленческой деятельности (объекта автоматизации) представляет собой описание инфор­мационных потоков, определяющих основное содержание дея­тельности органа управления и (или) должностных лиц. Кон­кретный вид информационной модели определяется типом объекта автоматизации: при автоматизации деятельности органа управления или должностного лица — это перечень взаимосвязанных задач управления; при автоматизации зада­чи управления — перечень взаимосвязанных информационных процедур; при автоматизации информационной процедуры — это описание трех взаимосвязанных элементов:

♦ входной информации, которая может (или должна) ис­пользоваться в процессе реализации данной процедуры;

♦ выходной информации, которая должна получаться в результате выполнения процедуры;

♦ механизмов переработки входной информации в выход­ную.

Информационные модели элементов управленческой де­ятельности, как правило, являются достаточно обобщенны­ми, не содержащими детализации описаниями информаци­онных связей между объектами автоматизации и механизмов переработки информации. Детализация описания информаци­онных связей между объектами автоматизации до конкрет­ных параметров и документов, а также конкретных механиз­мов переработки информации осуществляется в процессе со­здания ИРЗ и К на этапе разработки технического задания и, что особенно важно, оперативных постановок задач.

Содержание информационной модели, помимо типа объекта автоматизации, зависит от принятого подхода к ав­томатизации управленческой деятельности и может описы­вать как существующий, так и требуемый (улучшенный) со­став входной и выходной информации, а также механизм переработки информации. Окончательный вывод об адекват­ности информационной модели объекту автоматизации долж­ны делать должностные лица органа управления, деятель­ность которого автоматизируется.

Построение информационной модели начинается с оп­ределения информации, которая должна получаться в резуль­тате управленческой деятельности в рамках рассматривае­мого объекта автоматизации (выходной информации объекта автоматизации).

Как правило, информация, которая должна получаться в результате управленческой деятельности, хорошо известна должностным лицам для любого типа объекта автоматиза­ции, и ее получение не вызывает осложнений. Она составля­ет основу разрабатываемых в органе управления документов и поэтому в принципе может быть детализирована до конк­ретных параметров.

После того как четко определена выходная информация, следует переходить к определению исходных данных (вход­ной информации) для решения задачи, а затем — к наиболее сложной части информационной модели — описанию меха­низмов переработки входной информации в выходную.

С учетом приведенного выше порядка построения ин­формационной модели рассмотрим подробно содержание и порядок создания информационных моделей различных объек­тов автоматизации.