<<
>>

11.1. Информационные технологии в гостиничном хозяйстве

В социально-экономическом развитии передовых стран все большее значение приобретает индустрия сервиса. АИС функционируют в раз­личных областях сервиса [26,27,62]. Значительный сектор в этой отрас­ли принадлежит гостиничному бизнесу.
К этому виду бизнеса можно отнести и оздоровительный бизнес, в частности управление здравница­ми — пансионатами, домами отдыха, санаториями и др. С целью созда­ния автоматизированных технологий и систем в этом секторе экономи­ки фирма «Ининг Бизнес-софт» разработала программный продукт «Ининг-Гостиница». Программа предназначена для гостиниц и здрав­ниц. Она представляет собой систему регистрации и размещения гос­тей, ведения расчетов с партнерами (турфирмами) и проживающими. Кроме того, дополнительные модули позволяют автоматизировать бро­нирование номеров и продажу путевок, в том числе через Интернет.

Техническая реализация этого программного продукта предполагает следующие системные требования: процессор Intel-Pentium; оператив­ная память не менее 32 Мбайт; жесткий диск (используется около 100 Мбайт); CD-ROM привод (для инсталляции системы); принтер (рекомендуется струйный или лазерный); SVGA монитор с разрешени­ем 640 Н 480 (рекомендуется 800 Н 600); манипулятор «мышь»; ОС MS Windows 95/98/NT (русская, русифицированная английская или панъ­европейская версии).

Применение программы «Ининг-Гостиница» возможно в качестве самостоятельного продукта или в составе ком­плекса, включающего также программу планирования и учета питания «Ининг-Хлебосол», программу автоматизации материального учета «Ининг-Материальный Учет» и бухгалтерскую программу «Партнер Бухгалтера».

Технология на базе ППП «Ининг-Гостиница» реализует автоматиза­цию работы следующих категорий персонала:

• администраторов (регистраторов), регистрирующих и размещаю­щих гостей;

• бухгалтеров, контролирующих взаиморасчеты с партнерами (тур­фирмами) и гостями;

• менеджеров по продаже путевок.

Система справочников, классификаторов-кодификаторов и про­грамма регистрации полностью заменяют ручное ведение Журнала реги­страции, автоматизируют процесс размещения гостей, автоматически выдают количество стоящих на довольствии с учетом графиков питания и диет (категорий питания). Программа позволяет выдавать всевозмож­ные отчеты по гостям, возможна ежедневная выдача Дневной карты за­грузки номеров; для каждого прибывшего гостя печатается карточка го­стя, курортная книжка, талон для заселения, талоны на питание.

Программа «Ининг-Гостиница» может поставляться как часть про­граммного комплекса для индустрии отдыха «Ининг-пансион». В этом случае осуществляется взаимосвязь модуля регистрации отдыхающих с модулями планирования и учета питания. Данные о режиме питания, занесенные в Журнал регистрации, учитываются при формировании меню-раскладок, причём предусмотрен детальный учет по диетам и видам питания. Включенный в комплекс дополнительный програм­мный модуль «Менеджер по бронированию» позволяет вести журнал заявок/путевок, бронировать номера и отдельные места в них, оптими­зировать заполнение номерного фонда, отбирать наиболее выгодные заказы, контролировать расчеты с организациями-партнерами, реали­зующими путевки (фонды соцстраха, турфирмы и т.д.).

В решении функциональных и обеспечивающих задач применяются следующие виды справочников, классификаторов-кодификторов:

• справочники, характеризующие жилой фонд, — типы зданий, зда­ния и строения, классы номеров, номерной фонд;

• справочники, относящиеся к отдыхающим, — государства, тур­фирмы (организации, выдавшие путевки), типы путевок (виды пан­сиона), картотека клиентов;

• справочник «Менеджеры» — права доступа к ресурсам АИС гости­ницы.

Функционирование системы базируется на следующих технологиче­ских блоках.

Журнал регистрации — представляет собой электронный вариант журнала, который ведётся в регистратуре и содержит карточки регистра­ции гостей. В отличие от карточек Картотеки клиентов здесь кроме пас­портных данных содержится информация о конкретном периоде пребы­вания гостя в гостинице (здравнице).

Если клиент впервые пользуется услугами организации, в журнал вносятся его паспортные данные, после чего эти данные автоматически попадают в Картотеку клиентов. Есть возможность задать график питания; по составленному графику ав­томатически заполняется журнал питания, в который затем при необхо­димости можно внести данные о фактическом питании проживающих.

Режим по регистрации и размещению гостей поддерживается на ос­нове формирования следующих документов:

• размещение гостей по заявкам и свободное поселение, учет пита­ния и лечения;

• подбор подходящих номеров;

• список прибывающих и отбывающих на заданный день;

• список прибывших и выбывших за любой период;

• отчет о движении отдыхающих за период;

• статистический отчет о заселенности номеров — дневная карта фактической загрузки номеров на период;

• отчет о текущем состоянии номеров по категориям, по этажам, по корпусам, отчет о койко-днях;

• сведения об иностранцах для отдела виз и регистраций.

Журнал обслуживания — предназначен для бухгалтера, начисляющего плату за проживание и другие услуги. После регистрации гостя в Журнале регистрации в Журнале обслуживания автоматически формируется кар­точка этого гостя для бухгалтера. Сюда копируются следующие данные: пе­риод пребывания, класс номера, номер проживания, турфирма. Бухгалтер вносит начисленную сумму. В случае наличной оплаты система может ав­томатически сформировать карточку в Журнале платежей. В случае выпи­ски счета для безналичной оплаты его номер заносится в поле «Счет».

Журнал платежей — предназначен для учета бухгалтером поступив­ших платежей. Карточки журнала платежей можно сформировать авто­матически по Журналу обслуживания (только для наличных платежей) или вручную. С организациями и частными лицами взаиморасчеты проводятся на основе подготовки и ведения следующих документов:

• Журнал обслуживания;

• Журнал платежей;

• реестр реализованных путевок за период;

• контроль своевременности расчетов (наличные (безналичные) взаиморасчеты);

• акт сверки с партнерами (карточка турфирмы — платежи и предо­ставленные путевки);

Модуль «Менеджер по бронированию» — позволяет вести учет заявок на путевки и бронировать номера (или отдельные места в них) по вве­денным заявкам:

• регистрация заявок на размещение от туристических фирм (парт­неров) и частных лиц;

• ведение карты будущей загрузки номеров;

• реестр заявок по турфирмам (в частности, ведутся Журнал квот для турфирм закупающих номерной фонд вперед, Журнал текущих за­явок (бронирования) с учетом квот, Журнал заселения гостей в со­ответствии с заявками и свободного поселения);

• продление проживания и оформление переселения;

• формирование оперативных отчетов по загрузке номеров: сводная справка о ежедневной будущей загрузке номеров и отчет об ис­пользовании номерного фонда.

Технология системы настроена на выдачу следующих видов отчет­ных документов:

• отчет об обслуживании за период (список карточек Журнала об­служивания, попадающих в указанный период);

• реестр реализованных по турфирмам путевок;

• список прибывших (убывших) за день;

• дневная сводка по гостям — по каждому типу путевки на заданный день печатается количество проживающих на утро, количество прибывших гостей, количество убывших, количество проживаю­щих на вечер; в конце отчета печатается суммарное количество де­тей, взрослых и гостей по всем типам путевок вместе;

• отчет о движении гостей за период — по каждому дню из заданно­го периода выдается количество проживающих на утро, количест­во прибывших, с питанием и без питания, количество выбывших, количество проживающих на вечер, количество койко-дней, коли­чество проживающих по всем требованиям дневных планов-меню, отдельно по завтракам, обедам и ужинам;

• дневная карта загрузки номеров — по каждому месту в каждом но­мере (занято или свободно), до какой даты занято и кем занято ме­сто; по каждой категории номеров выводится итоговое количество свободных и занятых номеров на заданную дату;

• акт сверки, или карточка турфирмы, — сравнение данных Журнала обслуживания и Журнала платежей.

Акт может использоваться для сравнения сумм, выставленных к оплате, и зафиксированных пла­тежей по путевкам выбранной турфирмы;

• отчет о взаиморасчетах с турфирмами — содержит список тур­фирм, по которым было движение за указанный период (обслужи­вание и (или) оплата); по каждой турфирме печатается сальдо на начало, кредит, дебет и сальдо за период; в графе «Кредит по тур­фирме» суммируются все начисленные платежи по данной тур­фирме из Журнала обслуживания за указанный период, а вся опла­та турфирмы, зафиксированная в Журнале платежей за указанный период, суммируется в графе «Дебет»;

• отчет о койко-днях по заданному критерию — по каждой строке де­ления указывается количество человек, количество путевок, коли­чество койко-дней); можно получить отчет с группировкой данных по различным критериям: типам путевок, турфирмам, типам кор­пусов;

• список проживающих (гостей);

• сведения о гражданстве гостей;

• дневная справка по количеству занятых номеров;

• отчет об использовании номера;

• реестр неоплаченных заявок (в модуле «Менеджер по бронирова­нию»);

• реестр заявок по турфирмам (в модуле «Менеджер по бронирова­нию»).

Для большинства отчетов можно задавать «семантические фильт­ры», т.е. дополнительные условия ограничения отображаемых данных, например задать классы номеров или корпуса или выбрать турфирмы, данные по которым должны попасть в отчет.

На каждого клиента в системе заводятся следующие документы:

• карточка гостя;

• курортная книжка;

• талон для заселения;

• талоны на питание.

Эта программа модульная, так что клиенты могут выбрать наиболее целесообразную конфигурацию наилучшим образом соответствующую принятой на предприятии технологии работы. Чтобы уменьшить время доступа к текущим данным, есть возможность переносить в архив из оперативной БД устаревшие данные (например, за прошлый год). Дан­ные в архиве доступны только для просмотра. Возможен обмен данны­ми с контрольно-кассовыми машинами. Этот обмен реализуется допол­нительным модулем «Электронная касса». Существует возможность подключения модуля, позволяющего осуществлять прием заказов на путевки через страничку в Интернете.

Система достаточно адаптивна. Пользователи могут провести уста­новку системы, ее настройку в соответствии со структурой своей орга­низации, в частности заполнить справочники и эксплуатировать систе­му самостоятельно. Сопровождение системы возможно через Интернет. В период внедрения и эксплуатации системы проводится консультиро­вание и обучение персонала, что повышает эффективность системы. Кроме того, по желанию заказчика фирма «Ининг Бизнес-софт» может выполнить доработку системы, расширить ее функциональные возмож­ности, а также реализовать проект «под ключ».

В этой системе решены и сервисные возможности:

• настройка прав доступа сотрудников к отдельным программам и модулям; в частности, возможно разделение прав доступа бухгал­тера и администратора, например, бухгалтеру не доступен Журнал регистрации, а администратору — Журнал обслуживания;

• совместная работа с другими системами компании «Ининг» — предусмотрены возможность обмена данными с программой для общественного питания «Ининг-Хлебосол», а также планирова­ние и учет работы парка машин и механизмов с помощью системы «Ининг-Автопарк»;

• возможность конвертации данных, введенных в других програм­мах, в формат программы «Ининг-Гостиница», например справоч­ников программы, которая ранее обрабатывала данные заказчика;

• Win-Тариф (разработка компании PBXSoft) — автоматическая та­рификация телефонных переговоров на основе данных внутрен­ней АТС;

• возможность совместной работы с офисными программами (экс­порт отчетов в MS Word, выгрузка данных в формат Excel, dbf и др.), а также выгрузка проводок в другие программы по требова­нию заказчика.

Поскольку система по своей концепции масштабируема, ее функци­ональные возможности постоянно расширяются, например, с учетом опыта работы многих здравниц увеличивается набор форматов отчет­ных документов.

<< | >>
Источник: Исаев Георгий Николаевич. Информационные системы в экономике : учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит», «Бухгалт. учет, анализ и аудит» / Г. Н. Исаев. — 3-е изд., стер. — М. : Издательство «Омега-Л», — 462 с. : ил., табл. — (Высшее эко­номическое образование).. 2010

Еще по теме 11.1. Информационные технологии в гостиничном хозяйстве:

  1. Глава 5. Методология построения экономических информационных систем и эффективность применения в них информационных технологий
  2. 78. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
  3. Информационные технологии
  4. 4.2.2.ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ
  5. 65. РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
  6. 6.7. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  7. Информационные технологии
  8. СТРУКТУРА БАЗОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ В ДАННЫЕ
  9. 1.3. Информационные технологии, их развитие и классификация
  10. 6.4. Информационные технологии в офисе
  11. 3.1. Определение, характеристика и этапы развития информационных технологий
  12. 8.1 . БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ
  13. 8.3. ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
  14. 4.6. Роль информационных технологий в реинжиниринге бизнеса
  15. Глава 3. Основы применения информационных технологий