<<
>>

4.3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

Проектирование организационной структуры системы и органи­зационного механизма управления необходимо осуществлять на ос­нове объектной и научно обоснованной структуры ее целей.

Каждое объединение и предприятие представляет собой слож­ную многоцелевую систему, основанную на разделении и кооперации труда, декомпозиции и структуризации целей системы.

Это сложный и трудоемкий процесс, требующий использования логико-экспертных и формализованных методов. Разработка структуры целей системы служит необходимым условием сбалансированного распределения ответственности между звеньями и уровнями системы управления.

Инструментом обоснованного распределения функций между звеньями, органами и исполнителями управления является разработ­ка различных технологических регламентов в процессе управления. Процесс управления состоит из следующих составляющих: процесса выработки, принятия и реализации управленческих решений, инфор­мационного, технического и кадрового обеспечения, для которых не­обходима определенная технология, т.е.

система знаний о способах и приемах.

Технология управления играет также важную роль в выполне­нии всех последующих этапов проектирования структуры системы управления и организационного механизма управления.

Технология управления основана на принципах научной органи­зации труда, регламентации выполнения функций (распределение функций, прав, обязанностей и ответственности) по вертикали и гори­зонтали системы управления. Такой подход позволяет выявить: резуль­таты, необходимые для решения управленческих задач; содержание работ, необходимых для достижения этих результатов; последователь­ность выполнения этих работ и их периодичность; исполнителей ра­бот и характер их кооперации. Формализация управленческого про­цесса позволяет создать объективную основу для распределения всего объема работ по подразделениям аппарата управления на основе про­цесса специализации и концентрации функций, а также регламенти­ровать характер и содержание взаимоотношений между звеньями и ор­ганами управления.

При разработке системы мер по совершенствованию техно­логии управления необходимо исходить из следующих объективных положений.

Технология любого производственного процесса основана на кооперации труда и определяется движением предмета труда между этапами процесса производства, в которых происходит его обработка. Пребывание на каждом рабочем месте сопровождается определенным результатом, отражающим изменение предмета труда и его отношение со средствами производства.

Процесс управления с этой точки зрения отличается особен­ностями, определяющими его технологию.

Объектом воздействия аппарата управления является произ­водственно-исполнительный персонал предприятия, который, в свою очередь, воздействует на материальные предметы труда. Средством воздействия между управленческим и производственным аппаратом управления выступает информация, разрабатываемая и передаваемая для использования в процессе производства органами управления, опосредующими свое участие в материальных процессах.

Технология процесса управления характеризуется системой знаний о способах и приемах формирования, изменением и перемеще­нием информации в системе. Информация в системе управления явля­ется промежуточным продуктом управления производством. Поэто­му при совершенствовании технологии управления необходимо использовать комплексный подход, в котором рассматривается как информационный, так и производственный результат управленческих работ. Процесс управления — это действия по выработке управлен­ческих решений и доведение до производственного аппарата управле­ния информации, необходимой для целенаправленного течения производственных и управленческих процессов, с одной стороны, и обеспечения предусмотренных для этих действий исполнителей ин­формации — с другой.

Вся управленческая деятельность, связанная с разработкой и доведением информации до исполнителей, достаточно полно характеризуется результатами. Под ними понимаются конкретные, поддающиеся наблюдению и однозначно определенные изменения со­держания информации, состояния информации или носителя, форми­рование (получение) информации (создание документов или их ко­пий), перемещение информации и ее носителей в пространстве.

Управленческая деятельность связана с процессами выработ­ки и реализации управленческих решений, оценивается по производ­ственным результатам. Производственные результаты управленческой деятельности материализуются в объеме, содержании и форме пред­метов и продуктов труда, орудий труда, трудовых процессов, а также в величине расхода трудовых и материальных ресурсов, которые оце­ниваются определенными параметрами и показателями.

Результат зависит от цели разработанной технологии и может дифференцироваться по линейно-функциональным звеньям и органам управления и по их отдельным исполнителям.

Результатом деятельности линейно-функциональных звеньев и органов управления является выполнение отдельных функций управления, под которыми понимается комплекс взаимосвязанных ра­бот, единых по сущности и назначению, направленных на решение определенной производственно-хозяйственной задачи. Продуктом деятельности низших уровней, звеньев и органов управления, а также отдельных исполнителей является выполнение управленческих работ, которые представляют собой комплексы взаимозависимых действий, их определенный и конкретный результат выражается в виде докумен­та, управленческого решения, команды, но они решают лишь часть за­дачи, относящейся к функции управления в целом.

Функция оперативного управления производством складыва­ется из следующих работ:

— расчета нормативной загрузки производственных мощностей;

— расчета подетально узловой производственной программы, выражающейся в натуральных и объемных показателях с учетом ос­татков незавершенного производства в масштабе цехов и участков;

— расчета комплектов и командной обеспеченности;

— пооперационного учета изготовления и движения деталей;

— учета использования оборудования;

— составления статистической отчетности по выполнению производственных программ и т.д.

Вышеуказанные виды работ, родственные по содержанию и на­значению, складываются внутри функции управления в определенные подфункции, а именно:

— разработку и корректировку нормативов;

— составление оперативных планов, графиков;

— регулирование производства, контроль и учет.

Результатом деятельности отдельных исполнителей является

выполнение операции, т.е. некоторых взаимосвязанных действий (при­емов, движений, умственных процессов), однородных по характеру, стабильных по содержанию. В большинстве случаев эти результаты не имеют самостоятельного значения, а используются как исходные мате­риалы для выполнения других операций.

По своей сущности операции лишены функциональных прин­ципов и являются составной частью процесса управления. К операци­ям процесса управления можно отнести: регистрацию документа, за­полнение формы, расчет показателей, выполнение графического изображения, подбор комплекса документов и т.д.

Проектирование технологии управления основывается на ло­гическом анализе результатов управленческой деятельности. Во-пер­вых, они должны вытекать из цели предприятия или объединения и на­ходиться в непосредственной связи с производственной деятельностью, что придает им достаточную объективность и обоснованность. Во-вто­рых, все результаты могут быть отнесены к конкретным документам или материальным продуктам, что позволяет их объективно наблюдать, оценивать и учитывать.

На первом этапе исследования и анализа результатов управ­ленческих работ их увязывают с задачами структурных подразделе­ний, сформулированных в «дереве целей». Логика анализа состоит в том, что каждая задача реализуется благодаря достижению опреде­ленных результатов, необходимость и достаточность которых можно установить экспертным путем.

Результаты, которые традиционно достигаются в процессе уп­равления деятельностью элементов системы, но не соответствуют по­ставленным перед ним задачам, оцениваются с точки зрения их целе­сообразности. Если они способствуют решению каких-либо задач, содержащихся в «дереве целей», но порученных другому подразделе­нию, то ставится вопрос о перераспределении либо целей, либо работ, сопровождающихся этими результатами. Если же получаемые резуль­таты управленческой деятельности не имеют отношения к поставлен­ным перед производственной организацией целям, принимаются меры к прекращению связанных с ними работ. Такой подход позволяет вы­явить все организационные неувязки в распределении задач и функ­ций подразделений.

На основании исследования перечня результатов управленче­ских работ выявляются их номенклатура и содержание, соответству­ющее сложившемуся или проектируемому уровню организации работ, с одной стороны, и как исходные материалы для выполнения последу­ющих работ — с другой.

В первую очередь выясняется и анализируется информацион­ное содержание документов, так как каждый документ может синтези­ровать в себе результаты не одной, а нескольких работ, и наоборот — результаты одной работы могут быть зафиксированы в нескольких документах.

На этапе исследования информационного содержания до­кументов выясняются и анализируются источники и адресаты до­кументации. При этом очень важно зафиксировать как пути движе­ния документа в целом, так и содержащуюся в нем информацию, поскольку они могут различаться.

По результатам исследования потоков информации в маршрут­ной технологии определяются узлы переработки информации и ее носителей, проектируется рациональная технология управления на основе процессов разделения, специализации и кооперации труда ос­новных и вспомогательных операций процесса управления.

На втором этапе исследования выявляются и анализируются управленческие работы и разрабатывается технология управления.

Правильное определение наименования и результатов работ является основой для их рационального распределения между звень­ями и органами управления, а также проверки правильности положе­ний об отделах и должностных инструкций.

Полученная информация этого этапа исследования позволит значительно упорядочить действующую систему управления за счет повышенной достоверности и объективности информации, получен­

ной в результате анализа системы планирования управленческих ра­бот и отчетов.

Для оценки содержания управленческих работ как процесса преобразования входной и выходной информации необходимо на тре­тьем этапе исследования системы управления обследовать и проана­лизировать внешние признаки документации. Основным признаком, характеризующим каждый документ, является периодичность его со­ставления и использования. Анализ этого признака позволяет выявить несогласованность управленческих действий в процессе управления, поэтому необходимо проводить анализ входящей и исходящей доку­ментации по отношению к каждому обследуемому звену и органу уп­равления. В процессе управления используются кроме внутренних, также внешние источники и адресаты документации (рис. 14).

На следующем, четвертом этапе исследования системы управ­ления определяется содержание управленческих действий как процес­сов преобразования входящей и исходящей информации. Исследова­ния этого этапа осуществляются на основе информации, полученной в результате анализа второго и третьего этапов. Действия детализиру­ют по операционному содержанию и исполнителям в той степени, в какой это необходимо для проектирования технологии управления.

Сбор и анализ перечисленной информации являются объек­тивными предпосылками разработки мер по совершенствованию сис­темы управления и ее элементов.

Главная особенность методологии исследования и анализа сис­темы управления — рассмотрение каждого изучаемого фактора во вза­имосвязи с другими, т.е. комплексное изучение.

Правильное определение наименований и результатов работ обеспечивает возможность наиболее точного количественного учета параметров, а также дает основу для научного качественного анализа

Результаты управленческих действий,за­фиксированные в документации — исходящая документация

Внешние источники информации

Выход информации к внутренним потребителям

Выход информации к внешним потребителям

Входящая информация — документация, необходимая для выполнения управленческих действий

Рис. 14. Информация в процессе управления

действующих и проектируемых организационных и экономических взаимосвязей между элементами системы и составлением форм до­кументации, необходимых для исследования и анализа функциони­рования системы управления.

Информация подразделяется на следующие виды: исходная, специфическая, полученная в процессе исследования и анализа, про­изводная и техническая.

Исходная информация извлекается из заполненных и отрабо­танных на предыдущих этапах исследования и анализа документов. Эта информация объединяет все этапы исследования системы управ­ления.

Так, на первом этапе исследования исходной информацией вы­ступает перечень задач, вытекающих из «дерева целей», а также пере­чень результатов деятельности.

Специфическая информация получается в процессе непосред­ственного исследования действующей системы управления. Она слу­жит информационной базой для следующих этапов и основанием для аналитического анализа и выводов. Специфическая информация явля­ется основной целью и результатом каждого этапа исследования сис­темы управления.

На первом этапе исследования системы управления основой специфической информации является перечень результатов управлен­ческих действий, на втором — объем и причины выполняемых звенья­ми и органами управления работ, а также исполнители, на третьем — содержание и источник информации.

Производная информация — это результат аналитической об­работки исходной и специфической информации, она является осно­вой для разработки мер по совершенствованию системы управления. Анализ производной информации состоит из следующих этапов:

— анализ производной информации — выявление целесооб­разности результатов процесса управления;

— определение назначения управленческих действий;

— определение периодичности и направлений использования информации (документа);

— выявление содержания и характера работ по операциям про­цесса управления и производства.

Техническая информация формирует и упорядочивает мето­дику исследования анализа системы управления. Она служит для обес­печения работы по обследованию и анализу системы управления и к ней относятся реквизиты, индексация и структурное разделение их содер­жания, данные по процедурам составления и использования докумен­тов (перечень должностных лиц, принимающих участие в составле­нии и обработке информации).

Важное методологическое значение в процессе исследования системы управления имеет последовательность интеграции и дезин­теграции собираемой, обрабатываемой и проектируемой информации.

При этом необходимо исходить из того, что сбор специфиче­ской информации базируется на непосредственном изучении процедур управленческой деятельности и начинать изучение следует на низших уровнях и звеньях управления. Стоит отметить, что аппарат управле­ния производством обладает определенной целостностью. Это значит, что связи и качество функционирования производственной подсисте­мы не равны арифметической сумме связей и качества составляющих элементов. Поэтому для интеграции и дезинтеграции собираемой и проектируемой информации необходимо руководствоваться техно­логическими процессами производства. Полученный объем информа­ции должным образом систематизируется и служит основанием для разработки общего регламента выполнения управленческих функций и этапов процесса управления.

Основным документом, определяющим технологию процесса управления, является технологическая карта движения потоков ин­формации в системе управления, в которой объединяются характери­стики управленческих действий, составляющие содержание функций управления, а также этапы, операции и процедуры процесса управле­ния системы. Содержание и структура технологической карты пото­ков информации могут различаться, это зависит от конкретных целей и объекта исследования (рис. 15).

Технологическая карта потоков позволяет выявить и проанали­зировать взаимосвязи и функции всех элементов системы. Содержа­ние карты дает возможность: сбалансировать входы и выходы ра­бот по материальным носителям информации (документам). Следует отметить, что если в технологической карте (рис. 15.) наименования документов на входе одной работы (графа 4) и на выхо­де другой (графа 9) совпадают, то должны совпадать соответствую­щие им наименования исполнителя и адресата документа (графы 3 и 10), а также отправители и исполнитель (графы 5 и 3), названия до­кументов в графах 4 и 9 по позициям 16 и 17. Следовательно, адресат по позиции 17 (графа 3) и источник информации (графа 5) должны также совпадать. В данном случае это отдел главного технолога. Точно так же должны совпадать исполнители в позиции 16 (графа 3) и ис­точник документа по позиции 17 (графа 5). Здесь им соответствует технологическое бюро.

Сводная карта технологического маршрута выполнения

Наименование функции: техническая подготовка производства

Работы, Подразделение Вход
обеспечива­ющие вы­полнение функции Код работы в котором вы­полняется работа документ, информация или производ­ственный результат код подразделение, из которго поступает информация
1 2 3 4 4, 5
1. Согласо­вание техни­ческих тре­бований Конструкторское бюро Предложения заказчика Заказчик
2. Разработка технического задания на проектирова­ние изделий Конструкторское бюро Технические требования I Заказчик
15. Размноже­ние специфи­каций Бюро чертежного хозяйства Конструкторская спецификация, форма N° 83а Информационно-

вычислительный

центр

16. Разработка технологии Основное техно­логическое бюро, отдел главного сварщика, главно­го металлурга Чертежи, спецификации Бюро чертежного хозяйства
17. Нормиро­вание труда ПоДотдел норми­рования отдела главного техно­лога Технологические карты Основное техно­логическое бюро
18. Нормиро­вание матери­алов Информационно-

вычислительный

центр

Чертежи, спецификации, технологические карты Отдел главного конструктора, главного технолога

Рис. 15. Технологическая карта

Лист

Всего листов

управленческой функции

Содержание работы

6

Уточнение условий экс­плуатации изделий делий и возможностей изготовления

Определение основных техни ко-эксплуацион- ных характеристик изделия

Снятие копий с калек и рассылка абонентам

1. Разработка техно­логических процессов

2. Согласование и утверждение

1. Разработка норм времени по операциям

2. Подсчет трудоемко­сти сделанных работ

Составление норм расхода материала

Лицо (долж­ность), отвеча­ющее за вы­полнение работы

7

Главный кон­структор по изделию

Начальник конструктор­ского бюро

Начальник , бюро чертеж­ного хозяйства

Главный техно­лог, главный сварщик, глав­ный металлург

Начальник подотдела нормирования

Начальник бюро норма­тивного хо­зяйства

Выход
документ, код подразделения-
информация получатели
или производ-
ственный
результат
9 9, 10
Согласование Конструктор-
технических ское бюро
требований
Техническое конструктор-
задание ское бюро — со-
исполнители
проекта
Синьки Отдел матери-
спецификаций альных норма-
тивов, бюро
материалов,
кладовые, вы-
пускающие цехи
Технологиче- Подотдел норми-
ские карты рования, инфор-
мационно-вы-
числительный
центр
1. Нормы вре- Производствен-
мени по ные цехи, отдел
операциям труда и зар-
2. Сводка платы
трудоемкости
сделанных
работ
1. Подеталь- Производствен-
ные нормы ные цехи, отдел
расхода цен
2. Специфици-
рованные
нормы расхо-
дов по видам
материалов Отдел снабжения
3. Квартальные Производствен-
нормы ные цехи
8

потоков информации

Сопоставление и анализ технологической карты и потоков ин­формации являются исходной базой проектирования организацион­ного механизма управления, механизма взаимодействия и связей всех элементов процесса управления системы.

<< | >>
Источник: Макашева З.М.. Исследование систем управления : учебное пособие / З.М. Макаше­ва. - М.: КНОРУС, - 176 с.. 2008

Еще по теме 4.3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ:

  1. 9.5.4. Оценка затрат, связанных с совершенствованием системы и технологии управления персоналом
  2. 9.5. ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТОВ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  3. Пути совершенствования управления человеческими ресурсами
  4. Совершенствование системы показателей хозяйственного управления
  5. 10.2. Совершенствование организационной структуры управления научно-техническим прогрессом
  6. Глава 22 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЕОСУДАРСТВЕННЫМИ И МУНИЦИПАЛЬНЫМИ ФИНАНСАМИ
  7. Раздел 11 Опыт анализа и совершенствования систем управления коммунальными предприятиями
  8. Глава IV. Системообразующие признаки совершенствования системы управления персоналом предприятия
  9. 6.7. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  10. 8.1 . БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ
  11. Технология управления персоналом