<<
>>

4.7. Методы исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации в ходе предпро- ектного обследования системы управления предусмотрено мето­дическими материалами по разработке организационных систем управления.
Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования про­водятся по заранее разработанной программе, в которой указыва­ется, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки составляется примерный перечень вопросов:

• назначение документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей до­кументов;

• указание, кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесооб­разно получить максимум сведений о функциях, осуществляемых каждым подразделением органа управления, чтобы составить соответствующую документацию.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помо­гут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделе­ниями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие производствен­но-хозяйственную деятельность и управленческие работы, а так­же связанные с ними процессы формирования показателей и документов, маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляю­щей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет по­казателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки.

Формирование документов про­изводится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности за­писи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по под­разделениям органа управления, начиная с момента их форми­рования до передачи на хранение или выхода за пределы управ­ляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов при­меняются различные методы.

При анализе с помощью метода инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в си­лу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регуляр­но повторяющихся документов чаще используется метод типи­ческих групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков инфор­мации с помощью графического метода, который используется для описания потоков информации (главным образом докумен- топотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выяв­ления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры пре­образования моментов потока (обработки документов) записы­ваются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система ко­ординат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной органи­зации, в заголовках строк — наименования моментов или про­межутков времени. Шкала может быть равномерной или нерав­номерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямо­угольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в доку­менте и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы потока документов позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объеди­няются или расчленяются. В результате можно определить:

• объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации;

• излишний контроль за работой или полное отсутствие кон­троля;

• применение различных документов вместо одного, состав­ленного в нескольких экземплярах;

• излишне длительное хранение документов;

• неоправданные задержки в обработке документов;

• излишние передачи документов, вызванные плохим рас­пределением обязанностей между различными подразде­лениями.

Графический метод является простым, наглядным, универ­сальным и экономичным методом описания потоков информа­ции на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в дета­лях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

При исследовании информационных потоков можно по­строить информационную модель, позволяющую символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками кон­кретного подразделения, подразделениями предприятия и внеш­ней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она наглядно характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управ­ленческой деятельности, а также последовательность управлен­ческих работ в системе управления.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

<< | >>
Источник: A.B. Игнатьева, М.М. Максимцов. Исследование систем управления: учеб. пособие для сту­дентов вузов, обучающихся по специальностям «Государ­ственное и муниципальное управление» и «Менеджмент». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, — 167 с.. 2012

Еще по теме 4.7. Методы исследования информационных потоков:

  1. 12. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МЕТОДОВ ИССЛЕДОВАНИЯ В ПСИХОЛОГИИ. ЭТАПЫ ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ
  2. 6.6.4. УПЛОТНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
  3. 5.2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МЕТОДОВПРОВЕДЕНИЯ ОПИСАТЕЛЬНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ.КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЙ
  4. Схема формирования информационных потоков между бухгалтерским балансом и счетами
  5. Информационное обеспечение расчета потоков реальных денег
  6. 22. СТРАТЕГИЯ ФИНАНСИРОВАНИЯ ПРОЕКТА. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, МЕТОДИКА РАСЧЕТОВ ПЛАНОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ
  7. § 1. Метод дисконтированного денежного потока
  8. 20 МЕТОДЫ РАСЧЕТА ПОТОКА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
  9. Метод дисконтированных денежных потоков
  10. 73. Расчеты денежных потоков на основе матричных методов
  11. 70. Методы расчета денежных потоков, их особенности и преимущества
  12. 3.4. ПРЯМОЙ И КОСВЕННЫЙ МЕТОДЫ СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА О ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКАХ
  13. Вопрос 2 Прямой и косвенный методы расчета денежных потоков
  14. Расходы на маркетинговое исследование рынка. Юридические, консультационные, информационные и аудиторские услуги
  15. Примеры использования метода дисконтирования денежных потоков
  16. 10.3. Метод дисконтирования денежных потоков
  17. 5. МЕТОДЫ ПЕДАГОГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ
  18. 4.2. КАЧЕСТВЕННЫЕ МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЙ
  19. Методы исследования
  20. Методы исследования