5.5. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ СПЕЦИАЛИСТОВ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

Промышленное предприятие — большая Сложная социально- экономическая система, которая формируется, функционирует и раз­вивается в соответствии с определенными принципами, закономерно­стями. Аппарат управления предприятия — неотъемлемая органичная его часть.

Именно аппарат управления, овладевающий знанием этих принципов, закономерностей и умением их использовать, целенаправ­ленно воздействует на развитие предприятия, процессы производства и использования потребляемых ресурсов и тем самым обеспечивает удовлетворение общественных потребностей в выпускаемой продук­ция, а также создание накоплений, необходимых для расширенного воспроизводства.

Любая статическая или динамическая системы строятся по особым правилам. Вместе с тем каждый элемент (деталь) или часть функционирует (работает) по особым правилам. Поэтому исходя из функционального назначения каждого элемента (детали) или части машины, а также условий, в которых они работают, к их свойствам предъявляются определенные требования. Эти детали и части уста­навливаются и функционируют в соответствии со строго определен­ными правилами.

Одним из правил (принципов) построения и функционирова­ния социально-экономических систем (типа промышленного предпри­ятия), сформулированным французским ученым А. Файолем, был принцип порядка: «Каждая вещь имеет свое место, каждая вещь на своем месте». Перефразируя его положение применительно к совре­менным понятиям, определим этот принцип следующим образом: «Каждому элементу системы свое место, каждый элемент — на своем месте». Сущность приведенного принципа порядка распространяется не только на вещественные элементы предприятия и связи между ними, но и на связи информационные, личностные, пространственные. Ис­следование показало, что в организации управления промышленны­ми предприятиями одной и той же отрасли недостаточно типичного, единообразного. Мало типичного и в организации деятельности функ­циональных подразделений: заводоуправления, аппарата управления цеха, управленческих работников, выполняющих аналогичные функ­ции и обязанности на каждом отдельно взятом предприятии.

Это обстоятельство потребовало решения задачи организаци­онного проектирования аппарата управления промышленным пред­приятиям — моделирования управляющей подсистемы. Возникла не­обходимость определения состава разделов и содержания организаци­онного проекта системы управления.

В настоящее время нет нормативных документов, которые по­зволили бы объективно и однозначно оценивать результаты и каче­ство труда работников. Как правило, никто не проверяет и не требует, чтобы применяемые формы документов соответствовали стандартам по своим размерам. Вместе с тем следует отметить, что оперативное управление работой управленческого персонала на большинстве пред­приятий находится на низком уровне. Его работа, как правило, не плани­руется, а следовательно, не учитывается. Это ведет к серьезным не­достаткам в состоянии контроля исполнения порученных работ. Отсутствие планирования и учета не позволяет анализировать каче­ство работы и давать объективную оценку результатам труда того или иного подразделения аппарата управления или же отдельных его ра­ботников.

Изучение работы специалистов аппарата управления являет­ся связующим звеном между анализом и проектированием организа­ции управления, двумя обязательными группами работ, составляющи­ми совершенствование организационной структуры управления.

Значение этой работы и необходимость в методических указаниях по ее выполнению возрастают. В процессе управления каждый из глав­ных специалистов обладает значительными полномочиями в своей области, и поэтому совершенствование организации его управленче­ской деятельности существенно сказывается на результатах работы объединения.

Проектирование аппарата управления включает определение состава его подразделений, установление их соподчиненности, функ­ций, связей и отношений, а также расчет рациональной численности работающих. Решение этой задачи является сложным в научном и в прак­тическом отношениях.

Совершенствование структуры аппарата управления системы должно осуществляться на основе распределения целей и формирова­ния функций каждого самостоятельного звена, а также анализа техно­логии управления. Такой подход создает объективные предпосылки для разработки системы мер по совершенствованию структуры аппа­рата управления и организации процесса управления.

Каждое структурное звено системы и его аппарат управления выполняют возложенные на них функции. Эффективность функцио­нирования этих звеньев зависит от обеспечения необходимым числом работников соответствующей квалификации и организационного меха­низма их взаимодействия на основе процессов разделения и коопера­ции труда.

Организационное обеспечение процесса управления зависит от изучения и объективной оценки его количественных характеристик, к которым относятся:

— номенклатура использованной информации, систематизи­рованной по видам и способам обработки;

— пространственные по отношению к организационной струк­туре, координаты, направления и скорости перемещения информации; объемы, периодичность и трудоемкость ее обработки;

— последовательность и содержание организационных про­цедур выработки, принятия и реализации управленческих решений;

— трудоемкость каждого вида работ, выполняемых в структур­ном звене системы управления;

— возможность использования рабочего времени каждой кате­гории работников.

В основу количественного анализа должен быть положен кри­терий полного обеспечения процессов управления и производства не­обходимой информации. Этот критерий обеспечивает связь между эта­пами качественного анализа структуры системы управления.

Следующим этапом обследования и анализа системы управле­ния является изучение и совершенствование процессов обработки информации. Для обработки информации необходимо начинать с по­строения документограмм отдельных управленческих работ.

Документограммы отражают содержание и последовательность всех этапов формирования и использования документов, относящих­ся к конкретной работе или функции.

Документограммы представляют собой графическую интерпре­тацию процессов составления документов по операциям как форми­рования содержащейся в них информации, так и обработки самого носителя информации.

Маршрутная карта потоков информации отражает общее со­держание работы, обусловленное ее назначением в процессе управле­ния, а документограмма — внутреннее содержание, связанное с созда­нием и использованием документов. Документограмма значительно уже маршрутной карты потоков информации, но глубже по описанию конкретных процедур, непосредственно выполняемых в структурных звеньях системы.

Построение документограмм является необходимым этапом исследования системы управления, так как позволяет систематизиро­вать содержание, упорядочить структуру и рационализировать мар­шрутную карту потоков информации. Кроме того, на их основе опре­деляются виды и объемы работ по управлению производством.

Для того чтобы объективно отразить в документограмме дви­жение документов, необходимо использовать специальную модифика­цию, в основе которой лежит классификация всех документационных работ по характеру их содержания. Совокупность всех характеристик каждого вида информации отражается в специальной форме (число­вая, графическая, смешанная).

Информационные потоки — наиболее объективная основа для количественного анализа системы управления. При анализе всех элементов системы необходимо рассматривать всю совокупность про­ходящих через них информационных потоков, которые и формируют информационную модель. Анализ информационной модели позволя­ет выявить:

— узкие места с точки зрения несоответствия плотности ин­формационных потоков, пропускной способности каналов связи и узлов переработки;

— несоответствия содержания информации профилю специали­зации функциональных звеньев управления.

При выявлении недостатков в информационной модели необ­ходимо провести глубокий анализ маршрутов важнейших видов ин­формации.

Изучение информационной модели целесообразно произ­водить по качественным характеристикам системы управления, а так­же сравнивая численные параметры маршрутов потоков информации системы в целом и каждый ее элемент, а также в организационной структуре аппарата управления. .

Проектирование организационной структуры аппарата управ­ления и рационализация связей между звеньями, органами управле­ния и исполнителями не может основываться только на обобщении количественном анализе процедур переработки информации, отражен­ных в информационной модели. В современных условиях организаци­онный механизм управления процессами, разработки и принятия управленческих решений может быть разделен между звеньями и ор­ганами управления системы. Процесс такого разделения должен быть достаточно обоснован при разработке системы мер по совершенство­ванию организационной структуры управления.

Процесс разработки и принятия управленческого решения, который в информационной модели отражается в процедуре генери­рования и переработки информации, состоит из следующих организа­ционных этапов:

— анализа и оценки состояния управляемого объекта;

— определения и формирования цели управленческого решения;

— разработки альтернативных управленческих решений и оценки средств, обеспечивающих реализации управленческого ре­шения;

— оценки вариантов и выбора управленческого решения;

— корректировки возможных состояний управляемого объекта с учетом воздействия факторов, не учтенных при разработке и оценке вариантов управленческих решений.

Объем и содержание информации, перерабатываемой на каж­дом из перечисленных этапов, не поддаются регламентации и не могут быть отражены в информационной модели. Каждый из этих этапов, их различное сочетание и весь процесс разработки и принятия управ­ленческого решения могут выполняться одним исполнителем или зве­ном и органом управления.

Эффективность организации выполнения этапов процесса вы­работки и принятия управленческого решения зависит от организа­ционной структуры аппарата управления и связей, а также от процес­са регламентации прав, обязанностей и ответственности между участниками этих процессов.

Анализ и совершенствование технологии управления и инфор­мационных моделей обеспечивают возможность регламентировать трудовые процессы производства и управления по их периодичности, трудоемкости, квалификации исполнителей и техническому оснаще­нию процесса управления, а также осуществить объективный, дифферен­цированный по квалификации и выполнению функций управления расчет важнейших количественных характеристик организационной структуры аппарата управления и его численности.

Формирование организационной структуры системы управле­ния несет черты, характерные для перестроек социальной среды про­изводственных коллективов, путем воздействия на их членов, кото­рые присущи как процессу проектирования систем, так и процессу исследований действий. Это позволяет, с одной стороны, рационализи­ровать процесс проектирования, с другой — учесть слабоструктуризо- ванный характер задачи и необходимость мотивации заинтересован­ных людей к организационным изменениям.

Изучение организации работы специалиста функционального подразделения имеет две взаимосвязанные цели. Во-первых, получа­ют исходные данные для комплексного совершенствования управле­ния конкретным объектом — перечень процессов управления и све­дения об их организации; сведения о загруженности работника, об организации его труда и др. Эта информация используется совместно с данными о всех других специалистах, участвующих в управлении данным объектом. Следовательно, в центре внимания находится объект управления. Во-вторых, накапливается материал, необходимый для анализа и принятия решений по комплексному совершенствованию организации работы конкретного специалиста на основе использо­вания дополнительных возможностей анализа и новых форм регламен­тирования управленческой деятельности; матрицы распределения прав и обязанностей.

Наблюдение за функционированием системы управления, а за­тем ее диагностика дают возможность найти тот участок управленче­ской работы, который следует совершенствовать в первую очередь.

Основными задачами изучения работы специалиста является установление и анализ перечня фактически выполненных работ, мето­дики организации их выполнения; оценка степени выполнения специ­алистом своей должностной инструкции; изучение основных показа­телей объекта управления.

При решении указанных задач необходимо соблюдать следу­ющие основные требования:

— полученная информация о работе специалиста должна быть полной и достоверной;

— изучение работы специалиста не должно отвлекать его от исполнения своих служебных обязанностей;

— трудоемкость и время изучения работы специалиста должны быть соизмеримы с возможностями службы организации управления.

С учетом изложенных условий предлагается организация ра­бот по изучению специалистов аппарата управления и предусматри­вающая четыре этапа:

1) изучение документов организационного регламентирования;

2) предварительное изучение работы специалиста;

3) подробное изучение работы специалиста;

4) оформление результатов обследования, разработка пред­ложений по улучшению организации работы специалиста.

Целью первого этапа является установление наличия и каче­ства регламентирующих документов и ознакомление с кругом обязан­ностей, возложенных на специалиста.

Изучение начинают с положений о дирекциях или о службах. Например, изучение работы главного механика по механизированным комплексам начинают с ознакомления с положением о дирекции по производству, рассматривания матрицы распределения прав и обязан­ностей в масштабе предприятия, объединения и изучаемой дирекции или службы. Из данных матрицы устанавливается общий перечень вопросов, решаемых специалистом, и степень его участия в каждом вопросе: какие вопросы он решает самостоятельно, по каким готовит решение, какие вопросы выносит на рассмотрение. Из этих же данных видно предписанное регламентом взаимодействие специалиста с дру­гими работниками.

При первом знакомстве со специалистом выясняют, имеются ли у него планы работы, утвержденная номенклатура дел, оператив­ные учетники и т.д. Рассмотрение этих материалов позволяет соста­вить первое представление о фактической работе специалиста.

После предварительного изучения можно переходить к следу­ющему основному и наиболее трудоемкому этапу детального изуче­ния работы специалиста.

Целью этого этапа является получение полного представления о работе специалиста и исходных материалов для составления выво­дов и предложений по ее улучшению.

Работа заключается в последовательном, подробном изучении всех документов и составлении при этом ряда аналитических таблиц, схем, диаграмм.

Чтобы наметить те области управления, которые должны быть рассмотрены при изучении документов и опросе специалиста, запол­няется таблица (табл. 6). Показатели ее должны отражать качествен­ные характеристики процессов, что позволит судить об эффективно­сти управления данным производственным объектом.

Таблица 6

Основные показатели работы объекта управления

Показатель Единица измерения Базисный год Отчетный год Фактические показатели, %
по плану факти­чески по плану факти­чески к плану к базис­ному году
Нагрузка на цех, оборудованный механизированным комплексом т/сут. 725 757 747 715 95,6 94,4

Для установления перечня систематически выполняемых специ­алистом работ, сроков их выполнения и затрачиваемого на это време­ни заполняется таблица (табл. 7). Форма ее предусматривает груп­пирование работ по периодичности выполнения: ежесуточные, еженедельные, ежемесячные работы и др.

Таблица 7

Календарь основных работ, выполняемых специалистом

Частота Срок Наименование Входит ли Затрата времени, ч
выполнения выполнения, работ в матрицу на единицу на месяц
работ дни месяца обязанностей работы

Ежедневно Ежедневно Контроль за Да 2 26

еженедельно монтажом-де-

монтажом комплексов


Для обеспечения достоверности количественных данных этой таблицы составляется диаграмма использования рабочего времени специалиста.

Производственная функция и объект (процесс) управ­ления

Таблица 7 подготавливается при выполнении первого этапа изучения и содержит показатели для заполнения следующей табли­цы — о выполнении специалистом регламентированных должностных обязанностей (8).

Таблица 8

Показатели выполнения специалистом регламентированных должностных обязанностей

Фактическое участие
частота наименование количе-
и срок выполняемых ство до-
выпол- работ и их кументов
нения результаты. При­ за год
каз, распоряже- (для
ние, письмо. Эф- эпизоди-
фективность ческих
работ)
Характер участия по матрице
При- меча- ние




1.Управление произ­водством и фондами 1.3. Изъятие у про­изводственной еди­ницы излишних материальных цен­ностей, относящихся к основным и обо­ротным фондам

Вносит По мере Выявляет излишние предложе- надоб- ценности при посе- ния, под- ности щении предприятия, готавливает при переговорах

решения, с руководителями

исполняет предприятия. Под­

готавливает распо­ряжение об изъятии материальных цен­ностей. Эффект — исключение мате­риальных средств, лучшее распределе­ние ресурсов между предприятиями



* Если работа не выполнена, указывается причина. л

Кроме этой таблицы на каждую из основных работ составля­ется карта выполнения управленческой работы, в которой содержатся сведения о наименовании работы, периодичности ее выполнения, ха­рактеристика работы, мнение специалиста о работе, исходные матери­алы и способы выполнения работы, трудоемкость работы, ее результа­ты, данные об использовании этих результатов, а также предложения специалиста об изменении способа выполнения работы.

Для проверки достоверности данных табл. 8 и карт выполне­ния управленческих работ составляется схема «Взаимосвязи работ, выполняемых специалистом». Схема является графической моделью работы специалиста. На такой схеме особенно наглядно отражаются назначение и место каждой работы. Этим путем могут быть выявлены работы, дублирующие друг друга и не доведенные до конечного ре­зультата.

После составления схемы и карт выполнения основных работ можно сделать окончательные выводы о выполнении специалистом обязанностей, указанных в матрице.

Результат обследования оформляется в виде докладной запис­ки «Предложения по улучшению организации работы специалиста» с приложением к ней подготовленных аналитических материалов. Записка содержит следующие разделы: основание для обследования, период обследования; показатели работы объекта управления; суще­ствующая организация работы; предложения по улучшению органи­зации работы.

В последнем разделе формируются предложения по устра­нению тех недостатков, которые были выявлены анализом. Это в пер­вую очередь прекращение выполнения работ, которые не исполь­зуются в конкретных управленческих решениях, или разработка способа активного использования результатов в практике управления. Затем формируются предложения по дальнейшей специализации и централизации работ, связанных со сбором и упорядочением инфор­мации.

Далее даются предложения по выполнению конкретных работ. Это могут быть предложения по изменению их периодичности либо по совершенствованию методики. Возможно, требуется привлечение исследовательских организаций для совершенствования определенной методики. В таком случае следует давать предложения по улучшению организации труда. Например, главный инженер по механизирован­ным комплексам практически постоянно решает вопросы перемеще­ния между цехами оборудования, запасных частей, материалов. Эта работа может быть существенно облегчена, если снабдить его удобной

картотекой наличия на предприятиях перераспределяемых им ре­сурсов.

Исследования показывают, что нормальное функционирование любого подразделения аппарата управления может быть обеспечено лишь в том случае, когда подразделение обладает определенной само­стоятельностью в общей системе управления и имеет внешние связи, а выполняемые им элементарные функции не дублируются смежны­ми подразделениями аппарата управления на предприятии.

Поэтому при формировании организационной структуры управления предприятием целесообразно учитывать следующее. Во-пер­вых, при выделении самостоятельных подразделений аппарата управ­ления для выполнения специализированных функций необходимо руководствоваться значимостью роли производственных подразделе­ний и важностью выделяемых конкретных процессов производственно- хозяйственной деятельности в общей системе функционирования про­мышленного предприятия.

Практика показывает, что специализированные функции явля­ются основными для выбора системы организации управления в про­изводственных подразделениях внутри предприятия (цеха, участка). Только самые важные из них находят отражение в структуре аппарата управления предприятием. На базе специфических функций управ­ления, как правило, должны формироваться подразделения, занятые управлением определенными условиями производства.

Основу структуры аппарата управления составляют главные функции управления. Они же наряду со специфическими функциями составляют базу для выделения соответствующих заместителей и по­мощников руководителей предприятий по направлениям производ­ственно-хозяйственной деятельности предприятия. Предлагаются но­вые дирекции, обязанности, задачи. В соответствии с предлагаемым изменением функций, обязанностей вносятся предложения по уточ­нению документов, организационного регламентирования матриц и распределения прав, обязанностей и ответственности, должностных инструкций. Здесь необходимо добиваться конкретности. Должностная инструкция должна отвечать матрице и быть ее дальнейшей конкрети­зацией применительно к специфике каждого специалиста.

Совокупность всех описанных выше материалов служит пред­посылкой для качественного выполнения задач управления. Анализ загрузки аппарата управления является основанием для построения матриц распределения управленческих работ в соответствии со сло­жившейся специализацией и квалификацией работников и для обо­снования индивидуальных должностных инструкций.

Как видим, при системном анализе и разработке мер по совер­шенствованию организационной структуры аппарата управления количественные характеристики играют не только обеспечивающую роль по отношению к качественным критериям. Они служат не­посредственным основанием для разработки положений об отделах и должностных инструкциях, документов, регламентирующих харак­тер и содержание взаимосвязей между элементами системы управ­ления.

<< | >>
Источник: Макашева З.М.. Исследование систем управления : учебное пособие / З.М. Макаше­ва. - М.: КНОРУС, - 176 с.. 2008

Еще по теме 5.5. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ СПЕЦИАЛИСТОВ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ:

  1. 64. ЭВОЛЮЦИЯ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ И МЕТОДОВ ЕГО РАБОТЫ
  2. НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ АППАРАТ ОПИСАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В РЕЛЯЦИОННЫХ БД
  3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АППАРАТА БУХГАЛТЕРИИ
  4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ
  5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АППАРАТА БУХГАЛТЕРИИ
  6. Автоматизация работы выездных специалистов
  7. 63. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ
  8. РАЗДЕЛ II. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИН
  9. Деловая игра "Функциональное разделение труда в аппарате управления организацией"
  10. Деловая игра "Построение схемы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления организацией"
  11. 2.2. Методические положения по оптимизации средств в производственных запасах
  12. Ситуация "Функционально-стоимостной анализ деятельности подразделений аппарата управления организацией"
  13. Задачи специалистов по управлению персоналом.
  14. Ситуация "Оценка эффективности труда руководителей и специалистов управления в ходеаттестации"
  15. 2.3. Методические положения по оптимизации средств в незавершенном производстве и расходах будущих периодов
  16. Задача "Распределение численности специалистов между подразделениями службы управления персоналом"