<<
>>

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Все многообразие документов, используемых в управлении и подлежащих анализу, следует классифицировать по соответствую­щим признакам (табл. 6.3). Совокупность документов по виду дея­тельности образуют системы документации, среди которых наибо­лее применимыми: организационно-распорядительная; конструк­торская; технологическая; по изобретательству и рационализации; по стандартизации; плановая; отчетно-статистическая; первично- учетная; финансовая и бухгалтерская; расчетно-денежная; по цено­образованию; по материально-техническому обеспечению и сбыту; по социальному обеспечению.
В практике управления, безусловно широко используются и другие системы документации (правовые, учебные и т.п.).

Таблица 6.3

Классификация документов, используемых в управлении про- _______ изводственно-хозяйственными системами

Признак классифи­ Документы
кации
1 2
Сфера деятельности Политические, экономические, научные, техниче­ские, социальные, правовые
Вид деятельности Организационно-распорядительные, плановые, рас- четно-денежные, отчетно-статистические, финансо­вые, торговые, бухгалтерские, проектно-сметные, конструкторские, технологические и др.
Место составления Внутренние, внешние
Количество вопро­сов Простые, сложные
Стадия создания Оригиналы, копии
Способ получения Первичные, производные
отражаемой ин­формации
Форма Индивидуальные, трафаретные, типовые
Срок исполнения Срочные, среднесрочные, долгосрочные
Срок хранения Постоянного хранения, долговременного хранения, вечного хранения
Способ фиксации информации Рукописные, печатные, звуковые и др.
Способ изображе­ния информации Цифровые, графические, алфавитные
Характер происхо­ Служебные, личные
ждения
Периодичность разработки Текущие, периодические
Наименование Устав, положение, приказ, распоряжение, постанов­ление, указание, стандарт, инструкция, отчет, тех­ническое задание, проект и др.

ИСТО ЧИИКИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Источником сбора, изучения, обобщения и анализа первичной информации, которая при проведении исследований СУ подверга­ется изучению, обобщению и анализу, служат:

• данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов;

• устав, учредительный договор, протоколы учредительного со­брания, подписные листы на акции и другие документы, регламенти­рующие деятельность организации;

• состав членов правления и их заместителей, состав ревизион­ной комиссии;

• приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;

• нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и дру­гие подзаконные акты;

• ОСУ организацией и ее структурных единиц;

• экологический паспорт;

• показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистиче­ских документов;

• входящие и исходящие документы;

• положения о подразделениях, руководящие документы, мето­дики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие до­кументы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы отражающие: цели задачи организации; степень специа­лизации, концентрации, комбинирования научно-технических разра­боток и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специали­зацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материаль­но-вещественных и информационных потоков; соотнесенность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления; центра­лизацию и распределение полномочий по принятию решений; функ­циональные связи между уровнями и звеньями управления и отдель­ными руководящими работниками; существующую технологию вы­полнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень исполь­зуемых технических средств управления; используемые методы управления; факторы, обеспечивающие получение прибыли; исполнительность решений в структурных едини­цах организации.

Собирать и обрабатывать информацию желательно за последние три — пять лет.

Особое место в управленческой деятельности и исследовательской работе занимает система организационно-распорядительной докумен­тации. В нее входят документы организационного (положения, уставы, инструкции, правила), распорядительного (приказы, указания, распо­ряжения, решения, протоколы, постановления), справочно-инфор­мационного (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные запис­ки, справки, сводки) характера, а также документы о личном составе (штатное расписание, характеристики, личные дела, записки о пе­реводе и т.п.), предложения и заявления граждан.

Изучение первичных документационных и других информаци­онных источников в подавляющем большинстве случаев позволяет по­лучать более объективные результаты исследования. Однако не следу­ет абсолютизировать документальные источники информацию, так как некоторые документы могут отражать реальность в искаженном виде (например, объем сверхурочных работ, численность работающих и т.д.). Все это требует тщательной проверки, а потому проводить анализ следует и другими методами.

При исследован ии СУ помимо первичной документации могут быть использованы и другие документальные источники, имеющие вторичный характер:

• обзоры, статьи и другие информационные сведения, приводи­мыми органами национальной системы сертификации, правительст­венными структурами, средствами массовой информации и т.п.;

• годовые отчеты организации и ее структурных единиц;

• отчеты о маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации;

При проведении исследования подвергать анализу следует также специальные отчеты или справки, которые составляют работники бух­галтерии, планового отдела, отдела труда и заработной платы и т.д.

Целесообразно также анализировать оформление управленческой документации, обращая внимание на структуру того или иного доку­мента.

Так, в распространенном управленческом документе «Положение о подразделении» регламентируются общие вопросы его деятельности, конкретные задачи, функции, права, обязанности и и.п.

Здесь следует изучить:

• утверждающие Положение подписи, реквизиты и данные;

• наименование подразделения;

• общие положения;

• задачи;

• функции;

• права и обязанности;

• руководство;

• взаимоотношения и связи;

• имущество и средства;

• контроль, проверка и ревизия деятельности;

• реорганизация и ликвидация;

• наименование должности лица, подписавшего документ, под­пись, расшифровка подписи, визы.

В Положении любое структурное подразделение должно быть четко организационно очерчено, указан его статус (группа, бюро, отдел, управление или департамент и т.п.).

Другой управленческий документ «Должностная инструкция» регламентирует деятельность определенного должностного лица. В этом документе, как правило, должны быть отражены:

• утверждающие инструкцию подписи и реквизиты и другие данные;

• наименование должности в соответствии с действующей клас­сификацией должностей;

• общие положения;

• функции;

• права;

• должностные обязанности;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности);

• наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

Для рабочих такой документ обычно не составляется, так как они должности не занимают, а выполняют работы по профессии. Однако в последнее время для рабочих стали составлять рабочие инструк­ции, где перечисляются выполняемые ими работы и дается их харак­теристика. Достаточно указывать эти работы согласно квалифика­ционной характеристике рабочего, имеющего определенную про­фессию (из тарифно-квалификационного справочника работ и про­фессий рабочих), в трудовом контракте или оформлять их в виде приложения к нему.

Достоинство рабочих инструкций состоит в том, что в них: пере­чень выполняемых типовых работ по тарифно-квалификационному справочнику можно дополнить другими, а также включать положения из различных регламентирующих документов (например, для уборщицы — из технического регламента по эксплуа­тации и обслуживанию сложного оборудования в части его уборки); появляется возможность указать подчиненность рабочего, определить его права и ответственность.

Рабочие инструкции более предпочтительны для малых предпри­ятий.

Одним из примеров инструмента для анализа должностных ин­струкций может быть таблица определенной формы, описывающая регламент того или иного исполнителя (табл. 6.4).

Таблица 6.4

Описание персонального регламента и характеристик исполни-

теля-управленца

Испол­ Це­ Це­ Решае­ Функ- Пра­ Ответ­ Сти­ Ко­ По­
нитель левая левое мые цио- ва ствен­ мулы нечные треб
сис­ на­ задачи налъ- ность резуль итель
тема зна­ ные таты
чение обя­
занно­
сти
Помимо перечисленных выше документов, источниками ин­формации могут быть также сотрудники организации, характери­зующие ее деятельность в процессе опросов и т.п.

ОПРОСЫ

Опросы — метод сбора информации об изучаемых объектах, ос­нованный на высказываниях и ответах отдельных участников ис­следуемой су на определенные вопросы (базирующихся на своем личном опыте, объективных первичных данных). Наиболее распро­страненными способами опросов являются: анкетирование; интер­вьюирование; опросы-беседы.

Анкетирование основано на сборе информации с помощью анкет со списком заранее подготовленных вопросов. В ряде случаев к каж­дому вопросу в анкете могут быть предложены возможные варианты ответов. Данный способ предназначен для выявления конкретных фактов при помощи большого круга лиц, а также в случаях, когда ра­ботники организации находятся на значительных расстояниях друг от друга. Наиболее часто анкеты путем непосредственной передачи их опрашиваемому (например, по месту работы, жительства и т.п.), а также по почте, через прессу, курьера, интернет, с помощью факси­мильной связи.

К достоинствам данного метода относится:

• возможность включения в анкету тщательно продуманных во­просов, так как для этого, как правило, имеется время;

• возможность получить от опрашиваемого продуманные отве­ты на вопросы;

• небольшие затраты на использование данного метода сбора информации;

• возможность опросить большой контингент людей (специали­стов, респондентов и т. п.).

Недостатками анкетирования являются:

1) отсутствие возможности контролировать опрос и заполнение анкет (например: при каких обстоятельствах заполнялась анкета, были ли подсказки, ясны ли вопросы и в какой последовательности давались ответы на вопросы, было ли желание давать объективные ответы на вопросы), а также давать при необходимости разъяснения к ответам, что требует четкого формулирования вопросов и их со­става;

2) возможность невозвращения анкет, что обусловливает целе­сообразность анкетирования в присутствии опрашиваемого.

Основные требования к анкетам:

• целенаправленность;

• простота (четкость, понятность, краткость вопросов, по воз­можности предвидящими ответы «да» или «нет»);

• однозначность понимания вопросов, что предполагает одно­значные на них ответы;

• рациональность числа вопросов и объема (одна — пять стра­ниц);

• психологическая нейтральность вопросов (невозможность практического использования ответов против опрашиваемого);

• логическая последовательность вопросов.

Поскольку формирование вопросов анкеты - задача весьма важ­ная, разрабатывать не следует, как минимум, двум специалистам, один из которых должен быть профессионалом непосредственно в деле составления анкет. После разработки анкеты ее следует прове­рить экспериментально.

По результатам ответов на вопросы анкеты (например, фраг­ментарно приведенной в табл. 6.5), можно определить положитель­ные (сильные) и отрицательные («узкие») места в СУ, т.е. выявить некоторые основные причины негативных сторон системы, опреде­ливших низкий уровень управления в системе (табл. 6.6). По этим «узким» местам можно выявить и наиболее важные проблемы в СУ.

Таблица 6.5

Форма анкеты-вопросника «Состав вопросов общей экспресс- диагностики системы управления промышленным предприяти­ем»

Вопрос Ответ: «да» или «нет» (если •хнет», то почему?)
1. Увеличивается ли год от года количество Ваших потен­циальных потребителей продукции?

2. Составляют ли потери от брака и затраты на исправление дефектов менее 1 % стоимости реализованной продукции?

3. Применяете ли Вы только те детали и комплектующие узлы и изделия, которые отвечают требованиям НТД (стандартов, ТУ)?

Итого положительных ответов («да«-)

Таблица 6.6

Сильные стороны и «узкие» места в системе управления

Сильные стороны системы «Узкие» места системы

Полный перечень одного из возможных вариантов анкеты - вопросника при проведении общей экспресс-диагностики СУ про­мышленным предприятием» приведен в Приложении 2.

Помимо анкет можно использовать их разновидности, например карточки проблем.

Интервьюирование, будучи одним из способов опроса, также предназначено для сбора информации о СУ и основано на опросе участников проведения исследовательских работ. В нем участвуют интервьюер и интервьюируемый. В отличие от анкетирования во­просы здесь менее стандартизованы и подготовлены. Само по себе интервьюирование может быть письменным, устным, телефонным и с использованием других технических средств. В качестве опра­шиваемых выступают специалисты, а при социологическом иссле­довании - потребители и другие участники рыночных отношений. Данный метод — один из универсальных способов поиска и сбора информации.

В общем случае вопросы интервьюирования можно классифи­цировать так:

• закрытые (да или нет),

• открытые,

• тематические, расширяющие тему и выясняющие или отра­жающие точку зрения,

• словесные или письменные,

• гипотетические,

• повторяемые.

По форме различают интервью двух типов: формализованное и свободное.

При формализованном интервью интервьюируемый отвечает лишь на заранее подготовленные вопросы интервьюера.

Свободное интервью менее формализовано. При этом интервьюер не оказывает четкого влияния на направленность опроса, а только иногда задает интервьюируемому направляющие вопросы. При этом достигается более откровенная атмосфера между сторонами, что обеспечивает получение более достоверной информации. Такая атмо­сфера не может быть создана при формализованном интервью, а тем более ее не нет при анкетировании. Тем не менее свободное интервью требует составления продуманного плана работы с интервьюируе­мым, особенно в части психологического взаимодействия. При прове­дении интервью этот план служит памяткой для интервьюера.

Результаты интервью во многом зависят от полноты состава и по­следовательности вопросов, поэтому комплекс вопросов должен быть составлен таким образом, чтобы он охватывал все исследуемые под­системы и элементы СУ. В качестве одного из возможных вариантов разделения СУ предприятием можно принять расчленение ее на об­щую линейную, целевые, комплексные функциональные и обеспечи­вающие подсистемы.

К основным положениям проведения свободного интервью следу­ет отнести:

1) общий план интервью, составляемый с учетом разделения СУ на подсистемы и элементы в зависимости от цели исследования; он подготавливается с помощью консультанта или без него и должен быть разработан заранее (за несколько дней до интервью);

2) интервьюер должен обеспечить максимально отсутствие помех, непринужденную, конфиденциальную и доверительную обстановку, включая соблюдение безопасности, интересов интервьюируемого и т.п.;

3) продолжительность интервью должна быть достаточной для сбора информации и составлять, как правило около 2—3 ч;

4) ведение записей (письменных, аудио, видео и т.д.) целесооб­разно проводить с разрешения интервьюируемого;

5) интервьюер не должен вступать в спор с интервьюируемым или делать ему критические замечания;

6) интервью по широкому кругу вопросов СУ целесообразно проводить в несколько этапов.

Беседы-опросы - наименее формализованные способы сбора информации, мнений и суждений специалистов о СУ, чем анкети­рование или интервьюирование. Однако, как и в предыдущих спо­собах опроса, предполагается тщательная подготовка опрашиваемо­го к беседе. В частности, следует заготовить наиболее важные, кор­невые вопросы, на которые хотелось бы получить от опрашиваемо­го откровенные, объективные ответы. При этом надо соблюдать все те правила, которые используются при интервьюировании.

Каждый из источников сведений и данных о СУ обладает опре­деленными достоинствами и недостатками. Однако ни один из них в отдельности не может обеспечить достаточной полноты и досто­верности собранной для исследования информации. Из этого сле­дует, что для получения объективного и наиболее полного пред­ставления об исследуемом объекте необходимо использовать одно­временно несколько источников сбора данных, постоянно коррек­тируя их на основе появляющихся новых материалов. При этом со­бирать информацию можно как последовательно по всем иерар­хическим уровням, так и параллельно.

<< | >>
Источник: Мишин В.М.. Исследование систем управления: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 527 с.. 2003

Еще по теме КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ:

  1. 7.2 Документация проекта
  2. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  3. 7.3 Документация административной организации
  4. 3.4. Документация и методы ее формирования
  5. Инвентаризация существующей документации
  6. Структура документации
  7. 4.7. Документация системы менеджмента качества
  8. ПРОЕКТНО-СМЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  9. Требования к регламентирующей документации.
  10. 6.1.1. Документация и инвентаризация
  11. 1.7. Документация и инвентаризация
  12. 53. ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  13. Документация банковских операций
  14. Унифицированные формы первичной учетной документации
  15. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
  16. УТВЕРЖДЕНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ПРОЕКТНО-СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  17. Виды документации по управлению персоналом
  18. Проверка системы документации и документооборота
  19. Документация и инвентаризация