<<
>>

3.4. Источники получения сведений о деятельности организации

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и иные регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведе­ний о работе системы. Документы сравнительно быстро устаре­вают и не всегда отражают действительное состояние дел; со­трудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться ис­каженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех ста­диях изучения обязательны:

• интеграция методов получения информации о работе сис­темы и их проверка;

• сопоставление сведений, полученных из разных источников;

• повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов.

Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления. Окон­чательно убедиться в полноте и правильности полученных све­дений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

1. Работа с документами. Обычно изучение следует начинать с документов, рассмотрев прежде всего структурную организа­ционную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих слу­чаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчинен­ные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев ап­парата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на сле­дующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде кар­тотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используе­мые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

2. Опросы сотрудников и беседы с ними. Эта стадия работы на­чинается после того, как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или каком-либо ее подразделении.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает со­трудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее про­ведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необхо­димом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах — детальные. Поэтому надо предвари­тельно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед. Сбор сведений «вслепую», простое их кол­лекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и ис­пользованию.

3. Наблюдение специалистов-системщиков за деятельностью организации. Это есть один из важнейших способов получения необходимой информации. Наблюдение могут вести как специа­листы из самой организации, так и приглашенные со стороны (из специальных агентств, консалтинговых компаний).

Итак, получение и последующая обработка сведений являет­ся весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой рабо­той. Надо все время помнить, что изучение существующей сис­темы не самоцель, а средство познания, поэтому следует соиз­мерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце об­следования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В про­цессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Уме­ние отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта и совершенствования профессиональных навыков.

<< | >>
Источник: A.B. Игнатьева, М.М. Максимцов. Исследование систем управления: учеб. пособие для сту­дентов вузов, обучающихся по специальностям «Государ­ственное и муниципальное управление» и «Менеджмент». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, — 167 с.. 2012

Еще по теме 3.4. Источники получения сведений о деятельности организации:

  1. 8. Методы и источники получения знаний о деятельности экономического субъекта
  2. 14.10.5. Особенности исчисления и уплаты налога с доходов, полученных иностранной организацией от источников в Российской Федерации, удерживаемого налоговым агентом
  3. Статья 310. Особенности исчисления и уплаты налога с доходов, полученных иностранной организацией от источников в Российской Федерации, удерживаемого налоговым агентом
  4. Статья 310. Особенности исчисления и уплаты налога с доходов, полученных иностранной организацией от источников в Российской Федерации, удерживаемого налоговым агентом
  5. 99. Источники формирования финансовых ре- сурсов организаций, осуществляющих не- коммерческую деятельность
  6. Незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну
  7. § 3. Особенности обложения иностранных организаций, не осуществляющих деятельность через представительство в РФ и получающих доходы от источников в РФ
  8. § 3. Особенности обложения иностранных организаций, не осуществляющих деятельность через представительство в рФ и получающих доходы от источников в рФ
  9. НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ИНОСТРАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НЕ ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЧЕРЕЗ ПОСТОЯННОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО И ПОЛУЧАЮЩИХ ДОХОДЫ ОТ ИСТОЧНИКОВ В РФ (СТ. 309 НК РФ)
  10. 45 ФУНКЦИИ И ИСТОЧНИКИ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ
  11. 2.1. Первобытный мир и зарождение цивилизации. Источники сведений о первобытности
  12. 2.1. Первобытный мир и зарождение цивилизации. Источники сведений о первобытности
  13. 4.3. Какие доходы считаются полученными от источников в РФ
  14. 4.4. Какие доходы считаются полученными от источников за пределами РФ
  15. Получение аудитором подтверждающей информации из внешних источников
  16. Налогообложение дивидендов, полученных от источников за пределами Российской Федерации
  17. 14.10.4. Особенности налогообложения иностранных организаций, не осуществляющих деятельность через постоянное представительство в Российской Федерации и получающих доходы от источников в Российской Федерации
  18. Статья 309. Особенности налогообложения иностранных организаций, не осуществляющих деятельность через постоянное представительство в Российской Федерации и получающих доходы от источников в Российской Федерации
  19. Налогообложение дивидендов, полученных от источников в Российской Федерации
  20. Может ли подтверждать право на применение ставки НДС 0 процентов таможенная декларация,если указанные в ней сведения расходятся со сведениями, имеющимися в других документах