<<
>>

1.4. ФОРМИРОВАНИЕ И СТРУКТУРИЗАЦИЯ ЦЕЛЕЙ

Анализ показывает и практика подтверждает, что организаци­онная структура управления и организация процесса системы управ­ления и ее имманентные свойства взаимосвязаны и взаимообусловле­ны.
При наличии целей системы и объективных свойств определенной структуры соответствует некий оптимальный процесс взаимодействия ее элементов.

Одной из главных особенностей системы управления являет­ся регламентация проектируемых отношений управления, которая исходит из ответственности активных компонентов системы за дости­жение поставленных целей, а не за выполнение конкретной функции. Поэтому любая попытка регламентировать функции управленческо­го аппарата без ориентира на определенную систему цели, которая является средством обеспечения гибкости и самоорганизации слож­ной системы, не обеспечит эффективность, согласованность формаль­ных и неформальных отношений и развития хозяйственной самостоя­тельности звеньев и органов управления.

Суть целевой ориентации системы состоит в наделении каж­дого организационно-особенного элемента самостоятельными задача­ми, упорядоченность совокупности которых полностью реализует сис­тему целей.

В основе проектирования системы управления и механизма управления деятельностью должна лежать объективно обусловленная и научно обоснованная система целей.

Разработка системы целей и их классификация позволяют орга­нам управления совершенствовать свою работу благодаря созданию надлежащих условий и возможностей использования современного инструментария для получения нужных результатов (рис. 3).

По степени общности и точности все цели организации можно разделить на следующие виды:

1. Общие — отражают концепцию развития фирмы и разраба­тываются на перспективу.

Главные цели: 1. Минимизировать затраты, а затем максимизировать прибыль 2. Способствовать дальнейшему развитию бизнеса

Прибыль Производство Затраты на развитие

НИОКР

1 Увеличение числа заказов

Диверсификация произ- регушрование водства

реапизация и уменьшен ие Совершенствование

Расходов управления

Привлечение талантливых руководителей и т.д.

КОНКРЕТнЫЕ ЙЗ ические) ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ (КОНКРЕТНЫЕ) ЦЕЛИ

По степени общности и точности все цели организации можно разделить на следующие виды:

1. Общие — отражают концепцию развития фирмы и разрабатываются на перспективу.

2. Конкретные — разрабатываются по основным видам деятельности по каждому подразделению.

Рис. 3. Классификация целей организации

2. Конкретные — разрабатываются по основным видам дея­тельности по каждому подразделению.

Совершенствование системы управления, которое имеет ис­ключительное значение для любой организации, приобретает подлин­ный смысл только в том случае, если интегрируется с главной целью организации.

Главная цель должна состоять в максимизации долгосрочных прибылей за счет эффективного использования ресурсов. Она форми­руется на основании критического анализа сильных и слабых сторон деятельности организации, а также с учетом Негативных и положитель­ных внешних факторов, которые влияют на ее деятельность.

Критический анализ такого рода, выполненный с учетом перс­пектив на несколько лет вперед, несомненно укажет на меры, которые должны быть приняты для обеспечения текущих усовершенствований. Но большая ценность критического анализа заключается в том, что он дает основу для разработки долгосрочных стратегических целей, в ко­торых должны рассматриваться следующие проблемы:

— совершенствование организационной структуры управления, а также технологии производства, управления и ассортимента продукции;

— поиск перспективных рынков сбыта продукции, конкурен­тная борьба на рынке и т.д.

«Цель» — это формулировка результатов деятельности систе­мы, которых она желает достигнуть в будущем.

Для рассмотрения методических проблем формирования сис­темы целей социально-экономической системы в качестве понятия «цель» принимается ориентир для достижения результатов деятель­ности, имеющих количественное и качественное определение, кото­рое учитывает перспективные и текущие потребности общества, а так­же требования, возникающие внутри самой системы.

Под задачей соответственно понимается некая декомпозиция цели (подцель), представляющая особую часть результатов, для достижения которых требуется как средство, так и условие достижения главной цели.

При декомпозиции цели (подцелей) необходимо учитывать следующие требования: совокупность реализующих их задач должна быть необходимой и достаточной, чтобы обеспечить достижение цели. При этом требования к определению и формулировке задачи сохраня­ются те же, что и для определения главной цели организации. Это озна­чает, что каждая задача должна формироваться в терминах некоего необходимого целостного результата, определенного качества и коли­чества, которые могут быть достигнуты организационно-обособленным субъектом управления. Эта часть определения особенно важна для обеспечения взаимоувязки структуры целей и проектируемой организа­ции структуры управления. Дело в том, что любая цель системы, представ­ляющая крупную производственно-хозяйственную организацию, — это сложное состояние, совокупность многообразных характеристик вы­хода, требующих обязательно формального описания. Поэтому, чтобы получить строгое и целостное представление цели, необходимо опи­сать ее в виде иерархичной структуры, отражающей обусловленность каждого конкретного результата по отношению к другому и к главной цели.

Каждая задача, в свою очередь, может описываться как сово­купность набора других задач, имеющих к ней подчиненное отношение. Число уровней такой структуризации может быть большим (рис. 4.)

Рис. 4. Структура производственной цели

Структура любой цели может быть описана в нескольких вари­антах. В качестве признаков декомпозиции цели применяются пред­метная или технологическая специализация процессов их достижения, пространственная или временная характеристика получения резуль­татов.

Способы структуризации целей применимы для функционально­го анализа и технологической оптимизации процессов производственно- хозяйственной деятельности.

Этот сложный процесс целесообразно использовать при декомпозиции целей по организационно-обособлен­ному субъекту деятельности организации, подразделения или даже органу управления, наделенному правами принятия управленческих решений.

Такой подход к процессу структуризации целей позволяет при­менять один или несколько вариантов проектирования организацион­ной структуры управления.

Общепринятым способом структуризации сложных иерархи­ческих целей является метод построения «дерева целей». При исполь­зовании этого порядка структуризации целей каждое организацион­ное звено системы управления рассматривается как многоцелевое. Описание задач каждого подразделения с учетом декомпозиции всех целей является плодотворным для формирования комплексных про­грамм и процедур межфункционального взаимодействия.

Этот метод представляет собой высоко результативный способ анализа, разработки и корректировки объективных целей системы и иерархии подцелей, составляющих набор средств их реализации.

Цели большой системы трансформируются в цели подсисте­мы. Метод «дерево целей» представляет собой как упорядоченную иерархию непротиворечивых целей и отражает их соподчиненность, взаимозависимость.

Каждая указанная цель в «дереве целей» должна быть реаль­ной, совместимой и взаимоувязанной с другими целями. При постро­ении «дерева целей» необходимо учитывать внешние и внутренние цели и их отличительные характеристики в каждой системе.

Внешние цели задаются суперсистемой и выступают в каче­стве ограничения, формирующего область допустимых состояний сис­темы.

Внутренние цели устанавливаются самой системой и опреде­ляют множество желаемых ее состояний.

При построении «дерева целей» разрабатывается его сценарий.

Разработка сценария заключается в систематизированном опи­сании предполагаемых условий развития системы управления. Мате­риалы сценария подготавливаются специалистами данной системы исходя из заданий, разработанных группой разработчиков «дерева це­лей». В этих материалах обосновываются главные тенденции разви­тия системы, количественные и качественные характеристики, ее вза­имосвязи с другими системами и оценка ее потребностей в различного рода ресурсах.

На основании этого материала строится рабочий вариант «дере­ва целей», отражающий цели развития системы, причем сначала фор­мируются цели высшего уровня системы управления, а затем путем логического анализа эти цели последовательно делятся и выявляются предпосылки и средства их реализации. Подготовленный вариант пред­ставляется в графическом изображении, показывающем структуру целей и средства их достижения.

После подготовки сценария уточняется количественное описа­ние целей, устанавливаются частные критерии и показатели или весо­вые коэффициенты для оценки целей и их связей.

Критерий — это направление траектории достижения цели.

Обоснованная цель должна удовлетворять определенному числу критериев. Поэтому важно знать, какие цели преследует система и ка­кими критериями она руководствуется для их достижения. При этом необходимо выполнять следующие требования:

— цель четко сформулирована в письменной форме и одно­значна для всех;

— определены условия, позволяющие проверить степень до­стижения цели;

— по каждой цели определены сроки реализации.

Для выполнения этих требований последовательно осуществ­ляются следующие действия:

— проверяется полнота списка целей и точность их формули­ровок на каждом уровне системы управления;

— корректируются связи между установленными целями;

— выявляются единицы измерения, если это возможно для количественного значения целей.

Частные критерии и весовые коэффициенты используются для выбора альтернативных вариантов достижения конкретных целей и распределения ресурсов между уровнями системы управления для их достижения.

В результате получается окончательный вариант, удовлетворя­ющий предъявляемым к нему требованиям и отражающий реальные условия функционирования системы управления.

«Дерево целей» и критерии достижения целей после тщатель­ного анализа используются для формирования конкретных задач каж­дого уровня системы управления. Задачи должны быть четко опреде­лены, после чего становится возможным установление их взаимосвязи и последовательности решения. Каждый уровень системы управления может стремиться к одновременному достижению множества целей, находящихся между собой в определенных субординационных отно­шениях.

Все цели системы управления тесно взаимосвязаны и допол­няют друг друга. Цели системы управления не могут рассматриваться в качестве некоторой постоянной величины. С изменением условий функционирования системы управления, особенно внешних, необхо­димо пересматривать систему целей, уделяя особое внимание изуче­нию ресурсов для их достижения.

Используя метод «дерева цели» при декомпозиции целей, не­обходимо руководствоваться следующими принципами.

1. Каждая задача определяется количественно и качественно с учетом определенных признаков: объекта приложения управленче­ского воздействия; временного периода, в течение которого должен быть получен требуемый результат; границ среды, в рамках которых функционирует и несет ответственность субъект управления.

2. Все самостоятельные цели сводятся в единую систему, где они должны совпадать в горизонтальном разрезе: по высшему уровню каждого «дерева целей»; уровню, соответствующему каждому признаку декомпозиции (объект, время, технологический этап и т.д.).

Целесообразно при структуризации каждой цели соблюдать одну и ту же последовательность декомпозиции: объект управления; период реализации задач; технологический этап и стадия; процесс функ­ционирования.

Полное описание структуризации системы целей является базой проектирования организационной структуры управления и ис­пользуется для следующих задач:

— формирования организационно-обособленных подразделе­ний системы управления, необходимых для достижения конечных целей;

— выявления дублирующих задач и рационального распреде­ления функций, прав, обязанностей и ответственности органов и зве­ньев управления при достижении поставленных целей;

— определения характера и последовательности работ по до­стижению поставленных целей, выявлению связей и отношений и раз­работке требований по формированию организационного механизма управления;

— разработки системы оценки и стимулирования за результа­ты достижения поставленной цели.

Цели каждого уровня управления могут быть установлены не ранее чем будет сформулирована главная цель системы управления.

На основании продуманной системы целей организация полу­чает возможность постоянно проводить у себя следующую работу.

1. Критически анализировать и пересматривать свои страте­гические и тактические планы.

2. Уточнять ключевые результаты каждого менеджера и стан­дарт производственных показателей, который ему следует достичь, во взаимной увязке с целевыми установками всей организации и ее кон­кретного подразделения, а также обеспечить его личный вклад в до­стижение этих целей.

3. Согласовывать с каждым менеджером его план работы, в ко­тором конкретизируется его участие в успешной реализации соответ­ствующих планов подразделения и организации в целом.

4. Создавать условия, которые делают возможными достиже­ние ключевых результатов и реализацию планов совершенствования работ, в частности в отношении:

а) организационной структуры, обеспечивающей менеджеру макси­мальную свободу и оперативную маневренность;

б) управленческой контрольной информации, которая по своей форме и периодичности обеспечивала бы более качественную и быструю выработку решений.

5. Используя систематические обзорные анализы, измерять и обсуждать темпы продвижения к искомым результатам, а с помощью обзоров потенциальных возможностей работников — готовить их к бу­дущим служебным переменам.

6. Составляя планы повышения квалификации управленче­ского персонала, оказывать помощь каждому менеджеру в преодоле­нии его слабых сторон, придавать ему уверенность в своих силах и сти­мулировать его самосовершенствование.

7. Усиливать мотивационные факторы управленческого персо­нала через действенные системы планирования подбора и расстанов­ки кадров и форм его оплаты.

8. В практической деятельности организации все цели взаимо­связаны (рис. 5)[1].

Рис. 5. Взаимосвязь целей системы

Из вышеизложенного видно, что в процессе совершенствова­ния управления системы все цели взаимосвязаны и носят динамиче­ский характер. Они имеют исключительное значение для любой организации и приобретают истинный смысл только в том случае, если интегрируются с ее главной целью.

Если рассматривать проблему с таких позиций, то процесс со­вершенствования системы управления является ценным сопутству­ющим элементом успешной реализации программы совершенствова­ния системы управления организацией.

Главная цель организации должна состоять в максимизации долгосрочных прибылей за счет использования ресурсов. Планирова­ние прибыли должно проводиться на основании критического анали­за сильных и слабых сторон деятельности организации, а также с уче­том негативных и положительных факторов, которые влияют на функционирование и перестройку системы управления.

<< | >>
Источник: Макашева З.М.. Исследование систем управления : учебное пособие / З.М. Макаше­ва. - М.: КНОРУС, - 176 с.. 2008

Еще по теме 1.4. ФОРМИРОВАНИЕ И СТРУКТУРИЗАЦИЯ ЦЕЛЕЙ:

  1. Метод структуризации целей
  2. Формирование целей и направлений деятельности по их реализации.
  3. Деловая игра "Формирование целей и функций системы управления персоналом организации"
  4. 3.4.3. СТРУКТУРИЗАЦИЯ ДАННЫХ И МЕТАДАННЫЕ
  5. 3.4.2. СТРУКТУРИЗАЦИЯ УЧЕТА
  6. Семинарские занятия 1. СТРУКТУРИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ
  7. Структуризация национальной экономики. Показатели структурных сдвигов
  8. ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА: СОДЕРЖАНИЕ, СТРУКТУРИЗАЦИЯ В РОССИЙСКОЙ ШКОЛЕ
  9. ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА: СОДЕРЖАНИЕ, СТРУКТУРИЗАЦИЯ В ЗАПАДНОЙ ШКОЛЕ
  10. Постановка целей
  11. УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
  12. ПРИНЦИП ЦЕЛЕЙ
  13. Постановка целей ценообразования
  14. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ