<<
>>

15.2. Структура и требования к содержанию отчета

СТРУКТУРА ОТЧЕТА

В отчет структурно, в общем случае, входят: • титульный лист;

• список исполнителей;

• реферат;

• содержание (оглавление);

• нормативные ссылки;

• определения;

• обозначения и сокращения;

• введение;

• основная часть (должна иметь наименование и может подраз­деляться на подразделы и т.д);

• заключение;

• список использованных источников;

• приложения.

Элементы «Определения» и «Обозначения и сокращения» при 8 целесообразности можно объединять в один: «Определения, обо­значения и сокращения».

В зависимости от специфики работ и конкретного содержания от­чета в нем могут быть некоторые части отсутствовать или какие | либо структурные элементы включаться дополнительно. Однако это ' не должно снижать информативность и ценность отчета.

Логично разделы «Приложения» и «Список использованных ис­точников» поменять местами, так как в приложениях могут быть ссылки на использованные литературные источники.

ТРЕБОВАНИЯХ СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ ОТЧЕТА

Титульный лист является первым листом отчета и информаци­онным источником для его обработки и поиска.

Лист заполняется по форме, приведенной на рис. 16.1.
I
2
3 3
4
5
6

І? I

Рис. 16.1. Форма титульного листа отчета о научно- исследовательской работе

Каждое из полей титульного листа должно содержать информа­цию, перечисленную ниже.

Поле 1: наименование вышестоящей организации (министерства или ведомства, в систему которого входит организация, выпустив­шая отчет); наименование организации (в том числе и сокращен­ное), подготовившей отчет.

Всего перечисляют не более двух-трех уровней организационной структуры (министерство, объединение, организация — исполнитель НИР).

Поле 2: в левой части поля — номера, идентифицирующие от­чет, - индекс Универсальной десятичной классификации (УДК), ко­ды Высших классифкационных группировок Общероссийского классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции для НИР (перед постановкой продукции на производство) и номер государственной регистрации, проставляемые организацией- исполнителем, а также инвентарный номер отчета (Инв. № ), кото­рый организацией-исполнителем не проставляется. Эти данные раз­мещаются одно под другим. Правая часть предназначена для специ­альных отметок. При наличии в отчете численных данных о свойст­вах веществ и материалов в этой части проставляется госу­дарственная служба стандартных справочных данных.

Поле 3: в левой части поля должен быть помещен гриф согласо­вания, состоящий из слова «СОГЛАСОВАНО» наименования должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, с которым согласовывается отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласования. Здесь же проставля­ется печать организации, согласовавшей отчет. В правой части поля помещают гриф утверждения, состоящий из слова «УТ­ВЕРЖДАЮ», наименования должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, утвердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения отчета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет. В грифах согласования и утверждения слова «СОГЛАСОВАНО» и «УТВЕРЖДАЮ» в кавычки не ставятся. Подписи и даты подписа­ния должны быть выполнены только черными чернилами. Дату сле­дует записывать арабскими цифрами в следующей последова­тельности элементов: день месяца, месяц, год, например: 31.12.2003.

Поле 4: строчными (с первой прописной) буквами указывают вид документа; наименование зарегистрированной НИР пишут про­писными буквами, наименование отчета — строчными буквами (с первой прописной), а в круглых скобках строчными буквами - вид отчета (промежуточный или заключительный).

Если наимено­вание зарегистрированной работы совпадает с наименованием отче­та, то его печатают прописными буквами.

Поле 5: шифр темы, этапа (его части), задания в соответствии с программой работ по решению научно-технической проблемы, при­своенной организацией — исполнителем НИР.

Поле 6: должности, ученые степени, ученые звания руководите­лей организации-исполнителя, руководителей НИР, а ниже —на ос­тавшемся свободном месте — проставляются подписи других лиц, подписывающих отчет. Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего отчет, а ниже — дату подписания.

Поле 7: город, год выпуска отчета, например: Москва — 2003.

Если на титульном листе не размещаются все необходимые подписи, то допускается перенос их на следующую страницу. На эту же страницу переносятся и сведения из поля 7.

Если отчет помещен в двух или более частях (книгах), то каж­дая из них должна иметь свой титульный лист.

Список исполнителей. В список должны быть включены ини­циалы и фамилии всех творческих авторов отчета (ответственных исполнителей, исполнителей и соисполнителей). Фамилии следует располагать столбцом, а в конце указываются инициалы и фамилия нормоконтролера (при наличии такового). Слева указываются должности, ученые степени, ученые звания исполнителей и соис­полнителей.

Справа от подписей указывают (без скобок) инициалы и фами­лии исполнителей и соисполнителей. Возле каждой фамилия ис­полнителя и соисполнителя следует в скобках указать номер раздела (подраздела) отчета, подготовленного по фактически выполненному им материалу НИР, и наименование организации-соисполнителя.

В случае выполнения отчета одним исполнителем его фамилию и подпись помещают на титульном листе.

Реферат отчета представляет собой сокращенное изложение его содержания с основными сведениями и выводами. Он должен со­держать:

• сведения об объеме;

• информацию о количестве иллюстраций, таблиц, приложе­ний;

• данные о количестве книг отчета;

• информацию о количестве использованных источников;

• перечень ключевых слов (5—15 слов и (или) словосочетаний в именительном падеже);

• текст реферата (объект исследования; цель исследования СУ; мето­ды исследования, анализа и проектирования; результаты работы и их но­визну; основные конструктивные, технологические и технико- эксплуатационные характеристики; сведения о степени внедрения, реко­мендации по внедрению результатов исследования, в том числе область их применения; эффективность исследования с указанием основных соци­альных, экономических, экологических и других ее характеристик; про­гнозные предложения по развитию объекта исследования, прогнозные предложения о развитии объекта исследования).

Перечень ключевых слов должен характеризовать содержание рефе­рируемого отчета и в максимальной мере способствовать быстрому ин­формационному поиску отчета. При этом слова и (или) словосочетания прописными буквами необходимо располагать в строку, в именительном падеже, через запятые.

Реферат при оформлении составляется объемом не более одной стра­ницы. Наиболее оптимальный его объем может составлять 1200 знаков.

Фрагмент примера оформления реферата приведен ниже.

РЕФЕРАТ

Отчет 170 е., 2 кн., 43 рис., 14 табл., 126 источников, 3 прил.

СИСТЕМА, ПОДСИСТЕМА, УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ, РАЗРА­БОТКА, ПРОЕКТИРОВАНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ТОВАРООБРАЩЕ­НИЕ, ЭКСПЛУАТАЦИЯ, ПОТРЕБЛЕНИЕ, УТИЛИЗАЦИЯ

Объект исследования — система управления качеством.

Цель работы - анализ и разработка предложений по совершенствова­нию системы управления качеством, обеспечивающей повышение качест­ва продукции, снижение затрат на качество и улучшение условий труда.

В работе применялись экономике-математические и экспертные мето­ды с использованием имеющегося программного обеспечения.

Разработана методика анализа и совершенствования системы управле­ния качеством.

Степень внедрения — методика внедрена в ОАО «Прогресс», ООО «Титанпром» и ЗАО «Измеритель с ОКБ».

Эффективность использования методики заключается в снижении за­трат на качество и повышении технического уровня качества выпускаемой продукции и услуг.

Развитие систем управления качеством в перспективе будет связано с разработкой и использованием программных продуктов для автоматиче­ского решения задач по обеспечению и улучшению качества.

Содержание (оглавление). Информация, отражаемая в содержании, включает наименования всех разделов, подразделов и пунктов (если они в тексте отчета имеют наименование). При этом указы­ваются номера страниц, на которых размещается начало материалов раз­делов, подразделов и пунктов. При оформлении отчета, состоящего из двух или более частей (книг), в каждой из них должно быть свое содер­жание (оглавление). В первой книге целесообразно помещать только на­звания всех последующих частей отчетов (книг), а в каждой последую­щей — содержание первой части (книги) не приводить. В отчете объе­мом менее 10 страниц содержание необязательно.

Нормативные ссылки. Данный элемент отчета содержат перечень тех стандартов, на которые в тексте имеются ссылки. Перечень норма­тивных ссылок должен начинаться фразой: «В настоящем отчете о НИР использованы ссылки на следующие стандарты». Каждая ссылка на стандарт в перечне (с указанием его обозначения и полного наименова­ния) располагается в порядке возрастания регистрационного номера.

Определения. В этом структурном элементе отчета приводятся оп­ределения, необходимых для уточнения или установления терминов. На­чинается описание данного элемента с фразы «В настоящем отчете о НИР применяют следующие термины с соответствующими определе­ниями». При целесообразности, как это указывалось несколько выше, данный элемент отчета можно объединять с элементом «Обозначения и сокращения» под общим названием: «Определения, обозначения и со­кращения».

Обозначения и сокращения. При наличии и употреблении в тексте отчета малораспространенных сокращений, новых символов, обозначе­ний и т.п., то их перечень должен быть представлен в отчете в виде от­дельного списка.

Перечень должен располагаться в порядке их упоминания в тексте столбцом, в котором слева приводят сокращение, а справа - его расшиф­ровку с необходимыми пояснениями.

Введение. В нем следует отражать:

• оценку современного состояния решаемой проблемы и актуаль­ность темы;

• основание, цель и задачи исследования;

• исходные данные для разработки темы;

• обоснование необходимости проведения исследования и новизна темы;

• сведения о планируемом научно-техническом уровне разработки, о патентных исследованиях и выводы по ним;

• сведения о техническом и метрологическом обеспечении НИР;

• связь данной работы с другими научно-исследовательскими рабо­тами.

В промежуточных отчетах следует привести цели и задачи исследо­ваний на данном этапе и их место в выполнении всей работы в целом.

В данном разделе заключительного отчета целесообразно по­местить перечень наименований всех подготовленных промежуточ­ных отчетов по этапам и их инвентарные номера.

Основная часть. Основная часть отчетов, предшествующих разработке продукции по ГОСТ Р «Разработка и постановка продук­ции на производство», должна отражать состав работ, определяе­мых указанной системе стандартов.

В основную часть отчетов, на которые не распространяются требования специальных стандартов, следует включать:

• информацию о выборе направления исследований;

• материалы теоретических и (или) экспериментальных иссле­дований;

• обобщенные данные и оценку результатов исследований.

При утвержденном ТЗ или плане (программе) выполнения рабо­ты, которым не предусмотрен выпуск промежуточных отчетов, ре­зультаты исследований на этих этапах должны быть отражены в од­ном заключительном отчете. В нем в этом случае следует отразить:

• обоснование выбора принятого направления исследования;

• методы решения задачи и их сравнительные оценки;

• разработку общей методики проведения исследований;

• анализ и обобщение существующих результатов;

• характер и содержание выполненных теоретических исследо­ваний;

• методы исследований;

• методы расчета;

• обоснование необходимости проведения экспериментальных исследований (для экспериментальных работ);

• принцип действия и характеристики разработанной аппара­туры;

• оценку погрешностей измерений и полученные эксперимен­тальные данные;

• оценку полноты решения поставленной задачи;

• соответствие выполненных исследований программе;

• оценку достоверности полученных результатов (характери­стик, параметров) и сравнение с аналогичными результатами отече­ственных и зарубежных работ;

• обоснование необходимости проведения дополнительных ис­следований;

• отрицательные результаты, приводящие к необходимости прекращения дальнейших исследований.

Материалы основной части отчета следует отражать текстом, таблицами, рисунками и другими иллюстрациями. При этом эту часть следует делить на относительно законченные разделы, подразделы и пункты, которые должны быть фиксированы арабскими цифрами.

Заключение. В данном элементе отчета целесообразно излагать:

• краткие выводы по результатам выполненной работы или от­дельных ее этапов (новые научные результаты следует отражать при­мерно в такой последовательности: «... новый научный результат, со­стоящий в ...; ... отличающийся от ...; ... позволяющий ...»);

• оценку полноты достижения поставленных целей;

• рекомендации и конкретные предложения по использованию ре­зультатов исследования;

• оценку научно-технического уровня работы в сравнении с луч­шими достижениями в этой области;

• оценку эффективности или научную и социальную значимость использования результатов работы (в том числе оценку социальной, экологической, бюджетной, коммерческой, научной и других видов эф­фективности внедрения);

• перспективы продолжения исследований.

Список использованных источников. Список должен содержать перечень источников, использованных при выполнении отчета.

Источники в списке следует располагать в порядке появления ссы­лок в тексте отчета. Ссылки по тексту приводятся в квадратных (прямо­угольных) скобках, например: [25], что означает на источник 25.

Сведения об источниках, включенных в список, необходимо давать после абзацного отступа, после номера источника точка не ставится.

Пример

1. Рекомендации. Система управления производственным объеди­нением и промышленным предприятием. Разработка, внедрение и со­вершенствование на основе стандартизации. - М.: Изд-во стандартов, 1986.— 96 с.

2. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебное пособие. — М.: Финстатинформ, 1998. - 120 с.

3. Мишин В.М. Управление качеством: Учебник. — М.: ЮНИТИ, 2000.-303 с.

Ссылки в тексте на источники допускается приводить в под­строчном примечании или указывать порядковый номер по списку ис­точников, выделенный двумя прямоугольными скобками, например: [152, 153].

Приложения. В приложения следует включать материалы, которые нецелесообразно располагать в основной части, например:

• вспомогательный материал, необходимый для полноты отчета;

• промежуточные математические доказательства, формулы и рас­четы;

• таблицы вспомогательных цифровых данных;

• протоколы и акты испытаний;

• описания аппаратуры и приборов, примененных при проведении экспериментов, измерений и испытаний;

• инструкции и методики, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, разработанных в процессе выполнения исследова­ний;

• иллюстрации вспомогательного характера;

• копию решения ученого (научно-технического) совета;

• копии ТЗ на проведение работы, программ работ, контрактов, других исходных документов для выполнения работ;

• материалы форматом АЗ и более;

• отчет о патентных исследованиях (если они проводились);

• перечень библиографических описаний публикаций, авторских свидетельств, патентов (если они были опубликованы или получены в результате выполнения работы);

• акты о внедрении результатов исследований и др.

Приложения оформляют в виде продолжения отчета на после­дующих его страницах или в виде отдельной части (книги), располагая их в порядке появления ссылок в тексте.

Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием наверху посередине слова «ПРИЛОЖЕНИЕ», напечатанно­го прописными буквами, и иметь содержательный заголовок, распола­гаемый отдельной строкой симметрично текста строчными буквами (начиная с прописной).

Пример

ПРИЛОЖЕНИЕ

Тактико-технические данные

При наличии в отчете одного приложения его нумеруют как «ПРИЛОЖЕНИЕ А». При большем числе нумеруют приложения по­следовательно также заглавными буквами русского алфавита (без знака №), например: ПРИЛОЖЕНИЕ А, ПРИЛОЖЕНИЕ Бит. д. Не ис­пользуют при нумерации буквы Е (с точками наверху), 3, И (й), О, Ь, Ъ, Ы. Можно нумеровать приложения латинскими буквами (за исключе­нием букв I, О).

При оформлении приложений отдельной частью (книгой) на ти­тульном листе под названием отчета печатают прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЯ»

Текст каждого приложения при необходимости может быть раз­делен на подразделы и пункты, нумеруемые в пределах каждого при­ложения, следующим образом: А.1 Введение, А.2 Основные сведения.

Рисунки, таблицы и формулы, помещаемые в приложениях, ну­меруют в пределах каждого приложения, например: «Рисунок А.2 -

Организационная структура управления» (второй рисунок пер­вого приложения); «Таблица А.1 - Классификация факторов» (пер­вая таблица первого приложения).

Ссылки в основном тексте отчета на приложения указывают их порядковым номером, например, «... в Приложении К ...». В по­вторных ссылках на приложения их следует указывать следующим образом: «... см. Приложение К».

При наличии приложения «Библиография» его в приложениях располагают последним.

<< | >>
Источник: Мишин В.М.. Исследование систем управления: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 527 с.. 2003

Еще по теме 15.2. Структура и требования к содержанию отчета:

  1. 17.5. Содержание отчетов о прибылях и убытках и измене­ниях капитала, приложения к бухгалтерскому балансу, отчета о целевом использовании полученных средств и пояснительной записки к годовому отчету
  2. 8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов
  3. 1.1.2. Основные требования к трудовому договору Требования к содержанию документа
  4. Содержание Отчета о прибылях и убытках (форма № 2)
  5. Содержание отчета о прибылях и убытках
  6. 23.3. Содержание отчета о прибылях и убытках
  7. Содержание Отчета о движении денежных средств (ДДС)
  8. 23.4. Содержание пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках
  9. СОДЕРЖАНИЕ ПОЯСНЕНИЙ К БУХГАЛТЕРСКОМУ БАЛАНСУ И ОТЧЕТУ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ И ПОРЯДОК ИХ ФОРМИРОВАНИЯ
  10. Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию письменной информации
  11. Требования к структуре документа
  12. Требования к уровню освоения содержания дисциплины
  13. Финансовая отчетность, ее содержание и требования к ней
  14. Требования к уровню освоения содержания дисциплины
  15. Виды и содержание других форм бухгалтерской отчетности Отчет обизменениях капитала (форма№3)
  16. Требования к составу и структуре активов фонда
  17. 58. Корреспондентские отношения банков. Порядок и правовые требования к их заключению и содержанию
  18. 47. ОТЧЕТ О КОМАНДИРОВКЕ, ОТЧЕТ О СОЦИОЛОГИЧЕСКОМ ОПРОСЕ (ТЕСТЕ, ПРОВЕРКЕ), О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ