15.2. Структура и требования к содержанию отчета
В отчет структурно, в общем случае, входят: • титульный лист;
• список исполнителей;
• реферат;
• содержание (оглавление);
• нормативные ссылки;
• определения;
• обозначения и сокращения;
• введение;
• основная часть (должна иметь наименование и может подразделяться на подразделы и т.д);
• заключение;
• список использованных источников;
• приложения.
Элементы «Определения» и «Обозначения и сокращения» при 8 целесообразности можно объединять в один: «Определения, обозначения и сокращения».
В зависимости от специфики работ и конкретного содержания отчета в нем могут быть некоторые части отсутствовать или какие | либо структурные элементы включаться дополнительно. Однако это ' не должно снижать информативность и ценность отчета.
Логично разделы «Приложения» и «Список использованных источников» поменять местами, так как в приложениях могут быть ссылки на использованные литературные источники.
ТРЕБОВАНИЯХ СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ ОТЧЕТА
Титульный лист является первым листом отчета и информационным источником для его обработки и поиска.
Лист заполняется по форме, приведенной на рис. 16.1.I | ||
2 | ||
3 | 3 | |
4 | ||
5 | ||
6 |
І? I
Рис. 16.1. Форма титульного листа отчета о научно- исследовательской работе
Каждое из полей титульного листа должно содержать информацию, перечисленную ниже.
Поле 1: наименование вышестоящей организации (министерства или ведомства, в систему которого входит организация, выпустившая отчет); наименование организации (в том числе и сокращенное), подготовившей отчет.
Всего перечисляют не более двух-трех уровней организационной структуры (министерство, объединение, организация — исполнитель НИР).Поле 2: в левой части поля — номера, идентифицирующие отчет, - индекс Универсальной десятичной классификации (УДК), коды Высших классифкационных группировок Общероссийского классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции для НИР (перед постановкой продукции на производство) и номер государственной регистрации, проставляемые организацией- исполнителем, а также инвентарный номер отчета (Инв. № ), который организацией-исполнителем не проставляется. Эти данные размещаются одно под другим. Правая часть предназначена для специальных отметок. При наличии в отчете численных данных о свойствах веществ и материалов в этой части проставляется государственная служба стандартных справочных данных.
Поле 3: в левой части поля должен быть помещен гриф согласования, состоящий из слова «СОГЛАСОВАНО» наименования должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, с которым согласовывается отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласования. Здесь же проставляется печать организации, согласовавшей отчет. В правой части поля помещают гриф утверждения, состоящий из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, утвердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения отчета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет. В грифах согласования и утверждения слова «СОГЛАСОВАНО» и «УТВЕРЖДАЮ» в кавычки не ставятся. Подписи и даты подписания должны быть выполнены только черными чернилами. Дату следует записывать арабскими цифрами в следующей последовательности элементов: день месяца, месяц, год, например: 31.12.2003.
Поле 4: строчными (с первой прописной) буквами указывают вид документа; наименование зарегистрированной НИР пишут прописными буквами, наименование отчета — строчными буквами (с первой прописной), а в круглых скобках строчными буквами - вид отчета (промежуточный или заключительный).
Если наименование зарегистрированной работы совпадает с наименованием отчета, то его печатают прописными буквами.Поле 5: шифр темы, этапа (его части), задания в соответствии с программой работ по решению научно-технической проблемы, присвоенной организацией — исполнителем НИР.
Поле 6: должности, ученые степени, ученые звания руководителей организации-исполнителя, руководителей НИР, а ниже —на оставшемся свободном месте — проставляются подписи других лиц, подписывающих отчет. Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего отчет, а ниже — дату подписания.
Поле 7: город, год выпуска отчета, например: Москва — 2003.
Если на титульном листе не размещаются все необходимые подписи, то допускается перенос их на следующую страницу. На эту же страницу переносятся и сведения из поля 7.
Если отчет помещен в двух или более частях (книгах), то каждая из них должна иметь свой титульный лист.
Список исполнителей. В список должны быть включены инициалы и фамилии всех творческих авторов отчета (ответственных исполнителей, исполнителей и соисполнителей). Фамилии следует располагать столбцом, а в конце указываются инициалы и фамилия нормоконтролера (при наличии такового). Слева указываются должности, ученые степени, ученые звания исполнителей и соисполнителей.
Справа от подписей указывают (без скобок) инициалы и фамилии исполнителей и соисполнителей. Возле каждой фамилия исполнителя и соисполнителя следует в скобках указать номер раздела (подраздела) отчета, подготовленного по фактически выполненному им материалу НИР, и наименование организации-соисполнителя.
В случае выполнения отчета одним исполнителем его фамилию и подпись помещают на титульном листе.
Реферат отчета представляет собой сокращенное изложение его содержания с основными сведениями и выводами. Он должен содержать:
• сведения об объеме;
• информацию о количестве иллюстраций, таблиц, приложений;
• данные о количестве книг отчета;
• информацию о количестве использованных источников;
• перечень ключевых слов (5—15 слов и (или) словосочетаний в именительном падеже);
• текст реферата (объект исследования; цель исследования СУ; методы исследования, анализа и проектирования; результаты работы и их новизну; основные конструктивные, технологические и технико- эксплуатационные характеристики; сведения о степени внедрения, рекомендации по внедрению результатов исследования, в том числе область их применения; эффективность исследования с указанием основных социальных, экономических, экологических и других ее характеристик; прогнозные предложения по развитию объекта исследования, прогнозные предложения о развитии объекта исследования).
Перечень ключевых слов должен характеризовать содержание реферируемого отчета и в максимальной мере способствовать быстрому информационному поиску отчета. При этом слова и (или) словосочетания прописными буквами необходимо располагать в строку, в именительном падеже, через запятые.
Реферат при оформлении составляется объемом не более одной страницы. Наиболее оптимальный его объем может составлять 1200 знаков.
Фрагмент примера оформления реферата приведен ниже.
РЕФЕРАТ
Отчет 170 е., 2 кн., 43 рис., 14 табл., 126 источников, 3 прил.
СИСТЕМА, ПОДСИСТЕМА, УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ, РАЗРАБОТКА, ПРОЕКТИРОВАНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ТОВАРООБРАЩЕНИЕ, ЭКСПЛУАТАЦИЯ, ПОТРЕБЛЕНИЕ, УТИЛИЗАЦИЯ
Объект исследования — система управления качеством.
Цель работы - анализ и разработка предложений по совершенствованию системы управления качеством, обеспечивающей повышение качества продукции, снижение затрат на качество и улучшение условий труда.
В работе применялись экономике-математические и экспертные методы с использованием имеющегося программного обеспечения.
Разработана методика анализа и совершенствования системы управления качеством.
Степень внедрения — методика внедрена в ОАО «Прогресс», ООО «Титанпром» и ЗАО «Измеритель с ОКБ».
Эффективность использования методики заключается в снижении затрат на качество и повышении технического уровня качества выпускаемой продукции и услуг.
Развитие систем управления качеством в перспективе будет связано с разработкой и использованием программных продуктов для автоматического решения задач по обеспечению и улучшению качества.
Содержание (оглавление). Информация, отражаемая в содержании, включает наименования всех разделов, подразделов и пунктов (если они в тексте отчета имеют наименование). При этом указываются номера страниц, на которых размещается начало материалов разделов, подразделов и пунктов. При оформлении отчета, состоящего из двух или более частей (книг), в каждой из них должно быть свое содержание (оглавление). В первой книге целесообразно помещать только названия всех последующих частей отчетов (книг), а в каждой последующей — содержание первой части (книги) не приводить. В отчете объемом менее 10 страниц содержание необязательно.
Нормативные ссылки. Данный элемент отчета содержат перечень тех стандартов, на которые в тексте имеются ссылки. Перечень нормативных ссылок должен начинаться фразой: «В настоящем отчете о НИР использованы ссылки на следующие стандарты». Каждая ссылка на стандарт в перечне (с указанием его обозначения и полного наименования) располагается в порядке возрастания регистрационного номера.
Определения. В этом структурном элементе отчета приводятся определения, необходимых для уточнения или установления терминов. Начинается описание данного элемента с фразы «В настоящем отчете о НИР применяют следующие термины с соответствующими определениями». При целесообразности, как это указывалось несколько выше, данный элемент отчета можно объединять с элементом «Обозначения и сокращения» под общим названием: «Определения, обозначения и сокращения».
Обозначения и сокращения. При наличии и употреблении в тексте отчета малораспространенных сокращений, новых символов, обозначений и т.п., то их перечень должен быть представлен в отчете в виде отдельного списка.
Перечень должен располагаться в порядке их упоминания в тексте столбцом, в котором слева приводят сокращение, а справа - его расшифровку с необходимыми пояснениями.
Введение. В нем следует отражать:
• оценку современного состояния решаемой проблемы и актуальность темы;
• основание, цель и задачи исследования;
• исходные данные для разработки темы;
• обоснование необходимости проведения исследования и новизна темы;
• сведения о планируемом научно-техническом уровне разработки, о патентных исследованиях и выводы по ним;
• сведения о техническом и метрологическом обеспечении НИР;
• связь данной работы с другими научно-исследовательскими работами.
В промежуточных отчетах следует привести цели и задачи исследований на данном этапе и их место в выполнении всей работы в целом.
В данном разделе заключительного отчета целесообразно поместить перечень наименований всех подготовленных промежуточных отчетов по этапам и их инвентарные номера.
Основная часть. Основная часть отчетов, предшествующих разработке продукции по ГОСТ Р «Разработка и постановка продукции на производство», должна отражать состав работ, определяемых указанной системе стандартов.
В основную часть отчетов, на которые не распространяются требования специальных стандартов, следует включать:
• информацию о выборе направления исследований;
• материалы теоретических и (или) экспериментальных исследований;
• обобщенные данные и оценку результатов исследований.
При утвержденном ТЗ или плане (программе) выполнения работы, которым не предусмотрен выпуск промежуточных отчетов, результаты исследований на этих этапах должны быть отражены в одном заключительном отчете. В нем в этом случае следует отразить:
• обоснование выбора принятого направления исследования;
• методы решения задачи и их сравнительные оценки;
• разработку общей методики проведения исследований;
• анализ и обобщение существующих результатов;
• характер и содержание выполненных теоретических исследований;
• методы исследований;
• методы расчета;
• обоснование необходимости проведения экспериментальных исследований (для экспериментальных работ);
• принцип действия и характеристики разработанной аппаратуры;
• оценку погрешностей измерений и полученные экспериментальные данные;
• оценку полноты решения поставленной задачи;
• соответствие выполненных исследований программе;
• оценку достоверности полученных результатов (характеристик, параметров) и сравнение с аналогичными результатами отечественных и зарубежных работ;
• обоснование необходимости проведения дополнительных исследований;
• отрицательные результаты, приводящие к необходимости прекращения дальнейших исследований.
Материалы основной части отчета следует отражать текстом, таблицами, рисунками и другими иллюстрациями. При этом эту часть следует делить на относительно законченные разделы, подразделы и пункты, которые должны быть фиксированы арабскими цифрами.
Заключение. В данном элементе отчета целесообразно излагать:
• краткие выводы по результатам выполненной работы или отдельных ее этапов (новые научные результаты следует отражать примерно в такой последовательности: «... новый научный результат, состоящий в ...; ... отличающийся от ...; ... позволяющий ...»);
• оценку полноты достижения поставленных целей;
• рекомендации и конкретные предложения по использованию результатов исследования;
• оценку научно-технического уровня работы в сравнении с лучшими достижениями в этой области;
• оценку эффективности или научную и социальную значимость использования результатов работы (в том числе оценку социальной, экологической, бюджетной, коммерческой, научной и других видов эффективности внедрения);
• перспективы продолжения исследований.
Список использованных источников. Список должен содержать перечень источников, использованных при выполнении отчета.
Источники в списке следует располагать в порядке появления ссылок в тексте отчета. Ссылки по тексту приводятся в квадратных (прямоугольных) скобках, например: [25], что означает на источник 25.
Сведения об источниках, включенных в список, необходимо давать после абзацного отступа, после номера источника точка не ставится.
Пример
1. Рекомендации. Система управления производственным объединением и промышленным предприятием. Разработка, внедрение и совершенствование на основе стандартизации. - М.: Изд-во стандартов, 1986.— 96 с.
2. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебное пособие. — М.: Финстатинформ, 1998. - 120 с.
3. Мишин В.М. Управление качеством: Учебник. — М.: ЮНИТИ, 2000.-303 с.
Ссылки в тексте на источники допускается приводить в подстрочном примечании или указывать порядковый номер по списку источников, выделенный двумя прямоугольными скобками, например: [152, 153].
Приложения. В приложения следует включать материалы, которые нецелесообразно располагать в основной части, например:
• вспомогательный материал, необходимый для полноты отчета;
• промежуточные математические доказательства, формулы и расчеты;
• таблицы вспомогательных цифровых данных;
• протоколы и акты испытаний;
• описания аппаратуры и приборов, примененных при проведении экспериментов, измерений и испытаний;
• инструкции и методики, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, разработанных в процессе выполнения исследований;
• иллюстрации вспомогательного характера;
• копию решения ученого (научно-технического) совета;
• копии ТЗ на проведение работы, программ работ, контрактов, других исходных документов для выполнения работ;
• материалы форматом АЗ и более;
• отчет о патентных исследованиях (если они проводились);
• перечень библиографических описаний публикаций, авторских свидетельств, патентов (если они были опубликованы или получены в результате выполнения работы);
• акты о внедрении результатов исследований и др.
Приложения оформляют в виде продолжения отчета на последующих его страницах или в виде отдельной части (книги), располагая их в порядке появления ссылок в тексте.
Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием наверху посередине слова «ПРИЛОЖЕНИЕ», напечатанного прописными буквами, и иметь содержательный заголовок, располагаемый отдельной строкой симметрично текста строчными буквами (начиная с прописной).
Пример
ПРИЛОЖЕНИЕ
Тактико-технические данные
При наличии в отчете одного приложения его нумеруют как «ПРИЛОЖЕНИЕ А». При большем числе нумеруют приложения последовательно также заглавными буквами русского алфавита (без знака №), например: ПРИЛОЖЕНИЕ А, ПРИЛОЖЕНИЕ Бит. д. Не используют при нумерации буквы Е (с точками наверху), 3, И (й), О, Ь, Ъ, Ы. Можно нумеровать приложения латинскими буквами (за исключением букв I, О).
При оформлении приложений отдельной частью (книгой) на титульном листе под названием отчета печатают прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЯ»
Текст каждого приложения при необходимости может быть разделен на подразделы и пункты, нумеруемые в пределах каждого приложения, следующим образом: А.1 Введение, А.2 Основные сведения.
Рисунки, таблицы и формулы, помещаемые в приложениях, нумеруют в пределах каждого приложения, например: «Рисунок А.2 -
Организационная структура управления» (второй рисунок первого приложения); «Таблица А.1 - Классификация факторов» (первая таблица первого приложения).
Ссылки в основном тексте отчета на приложения указывают их порядковым номером, например, «... в Приложении К ...». В повторных ссылках на приложения их следует указывать следующим образом: «... см. Приложение К».
При наличии приложения «Библиография» его в приложениях располагают последним.
Еще по теме 15.2. Структура и требования к содержанию отчета:
- 17.5. Содержание отчетов о прибылях и убытках и изменениях капитала, приложения к бухгалтерскому балансу, отчета о целевом использовании полученных средств и пояснительной записки к годовому отчету
- 8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов
- 1.1.2. Основные требования к трудовому договору Требования к содержанию документа
- Содержание Отчета о прибылях и убытках (форма № 2)
- Содержание отчета о прибылях и убытках
- 23.3. Содержание отчета о прибылях и убытках
- Содержание Отчета о движении денежных средств (ДДС)
- 23.4. Содержание пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках
- СОДЕРЖАНИЕ ПОЯСНЕНИЙ К БУХГАЛТЕРСКОМУ БАЛАНСУ И ОТЧЕТУ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ И ПОРЯДОК ИХ ФОРМИРОВАНИЯ
- Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию письменной информации
- Требования к структуре документа
- Требования к уровню освоения содержания дисциплины
- Финансовая отчетность, ее содержание и требования к ней
- Требования к уровню освоения содержания дисциплины
- Виды и содержание других форм бухгалтерской отчетности Отчет обизменениях капитала (форма№3)
- Требования к составу и структуре активов фонда
- 58. Корреспондентские отношения банков. Порядок и правовые требования к их заключению и содержанию
- 47. ОТЧЕТ О КОМАНДИРОВКЕ, ОТЧЕТ О СОЦИОЛОГИЧЕСКОМ ОПРОСЕ (ТЕСТЕ, ПРОВЕРКЕ), О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ