3.3. Проектирование организационных структур
Процесс проектирования оргструктуры состоит из трех основных этапов:
1) анализ оргструктур;
2) проектирование;
3) оценка эффективности.
Первый этап - анализ оргструктур Анализ действующей оргструктуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации. Те определяют, насколько структура управления рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество.
К оценочным критериям относятся:принципы управления - соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия'? какой объем контрольных функций лежит на каждом уровне управления?);
аппарат управления - перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание в аппарате управления необходимых промежуточных звеньев и т.д.;
функции управления - усиление стратегического планирования (корректировка "бизнес-плана"), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.
Хозяйственная деятельность - изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.
В результате анализа можно выявить "узкие" места в деятельности организации. Это может быть большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии орг- структуры от происходящих изменений внешней среды.
Второй этап — проектирование оргструктур. Методические подходы к проектированию оргструктуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:
1) аналогий - предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;
2) экспертный - базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) разработанные проектировщиками структуры;
3) структуризации целей - предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае оргструктура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;
4) организационного моделирования — позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Его суть состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.
В процессе проектирования оргструктур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер сопод- чиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления.
В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки инфор- 58 мации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников
Вместе с тем, проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципах их построения.
Требования к организационной структуре
1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления.
2. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.
3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.
4. Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.
5. Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.
6. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.
Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее проектировании соблюдались принципы проектирования:
1) целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;
2) четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);
3) обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в управляемой системе;
4) предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;
5) приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.
Следует иметь в виду, что в различных организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения оргструктур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.
Таким образом, в процессе проектирования оргструктур различают три стадии: аналитическую (изучение существующей практики и требований к построению оргструктур); проектную (проектирование (моделирование) структуры управления); организационную (организация внедрения спроектированной оргструктуры).
Третий этап - оценка эффективности оргструктур.
Степень совершенства оргструктур проявляется в быстродействии системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности.
Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений. Отдельные параметры эффективности оргструктуры можно определить, использовав рад коэффициентов:
1) коэффициент звенности:
Кзв = Пзв ф / Пзв о >
где Пзв ф - количество звеньев существующей оргструктуры; Пзв 0 - оптимальное количество звеньев оргструктуры:
2) коэффициент территориального концентрации-.
К-г.к = П„р.ф / П ,
где П л, - количество организаций данного типа, функционирующих в регионе деятельности нашей организации; П - площадь региона, на которой функционируют все организации данного типа:
3) коэффициент эффективности организационной структуры управления:
кэ = Рц I Зу ,
где Р - конечный результат (эффект), полученный от функционирования оргструктуры управления, Зу - затраты на управление (фонд заработной платы АУП, расходы на содержание помещений, на приобретение и ремонт средств, прием и передачу управленческой информации и др.).
Следует иметь в виду, что поиск взаимосвязей организационной структуры управления с результатами управленческой деятельности весьма затруднен В преобладающем большинстве случаев состояние и эффективность оргструктуры оценивают через показатели, характеризующие деятельность управляемого объекта.
Эффективность управления Эу выражают, как правило, показателем, представляющим собой отношение экономичности управления Эс к эффективности производства Эп. Эс исчисляется делением затрат на управление Ау на совокупную стоимость основных и оборотных фондов Д и выражается в затратах на управление на единицу стоимости фондов. Эп определяется делением объема условно чистой продукции (Вч.п) на численность промышленно-производственного персонала Ст и выражается в количестве произведенной продукции на человека:
Э Эс .. (Ау/Д) у Э„ (И„/Ст)
Для определения эффективности лучшим является интегрированный показатель К э.ф.у:
ши
ЭФУ (ТУ^оф)
^ К3 ф у - коэффициент эффективности управления; Оу - затраты на управление, приходящиеся на одного работника управления; /.ч п -
61
удельный вес численности управленческих работников в общей численности работающих; - фондовооруженность (стоимость основных и оборотных средств, приходящихся на одного работающего); - фондоотдача (условно чистая продукция, приходящаяся на единицу основных и оборотных фондов)
Рассчитанные таким образом предложенные и другие параметры эффективности оргструктур могут быть сведены в табл. 3.5.
Таблица 3.5
|
1. Совершенствование оргструктуры и форм управления
сокращение звенности укрупнение организации
изменение состава структурных подразделений
разделение и кооперация труда
прочие направления
2. Совершенствование технического и информационного обеспечения
3. Совершенствование методов управления
4. Изменение функций управления и т.д.
В конечном итоге вся работа по проектированию оргструктур управления сводится к выработке направлений по ее совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации.
Задания
1. Продумайте схему и разработайте варианты структур управления в Вашей либо известной Вам организации. Опишите их.
2 Осуществите деление организации по горизонтали на широкие блоюь Решите, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие штабными
3. Спроектируйте организационную структуру организации любого типа.
Еще по теме 3.3. Проектирование организационных структур:
- Факторы проектирования организационных структур
- Принципы проектирования организационных структур органов местной власти
- 66. ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ
- 39. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
- 3.1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
- 3.1.2. Характеристика этапов организационного проектирования
- 2.1. Объекты проектирования ИС и ИТ в организационном управлении
- 3.1.1. Понятие, стадии и этапы организационного проектирования
- 68. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СТРУКТУР
- Ситуация "Построение организационных структур системы управления персоналом для предприятий различных организационно-правовых форм"
- 9 ПРОЕКТИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
- 5.5 Мероприятие 3: Проектирование логической структуры
- 7.2. Методология концептуального проектирования систем организационного управления
- 5.6 Мероприятие 4: Проектирование физической структуры
- ГЛАВА ВТОРАЯ.Организационное проектирование системы управления персоналом
- 8.4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 8.4.1. ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ