2. Использование информации в основных функциях менеджмента
Распределительная информация также используется для планирования. На операционном уровне, как правило, большинство распределительных решений уже было сделано ранее. Стратегические менеджеры, которые фокусируют свое внимание на направляющих решениях, также принимают распределительные решения на своем уровне, в большей степени, чем это делается на операционном уровне, и в меньшей — чем на уровне подразделений/единиц.
В «Apple Computer», например, бюджет исследований и развития определяется высшим руководством. Распределительная информация используется наиболее широко на уровне подразделений/единиц. Например заводские менеджеры в «Дженерал Моторс» решают, сколько вкладывать в поддержание старой и сколько на покупку новой техники.Направляющая информация используется в наименьшей степени для планирования на операционном уровне. Хотя возможности для принятия направляющих решений на операционном уровне ограничены, они все же существуют. Например, руководитель бригады в подразделении «Монсанто Прот Плэстикс» решал, должны ли члены бригады специализироваться на единственном виде работы или должны освоить несколько видов работ.
Менеджеры подразделений/единиц принимают больше направляющих решений. Так, заводские менеджеры «SAAB» в Швеции решили провести эксперимент по внедрению радикально новых методов в производстве автомобилей, которые устраняли традиционную сборочную линию. Однако наиболее широко направляющая информация используется на стратегическом уровне.Б. Осуществление деятельности
Коль планы составляются, они должны выполняться, и это осуществление планов зависит больше всего от стимулирующей информации. Совершение сделок и операций интересуется стимулирующей информацией, а она в свою очередь, генерирует новую стимулирующую информацию, которая инициирует дальнейшее совершение сделок и другую деятельность. Цель совершения сделок и операций состоит в том, чтобы управлять специфическими данными, которые могут поддержать специфическую информацию. Например, когда клиент приходит в «Bank of Amerika» к автоматизированной кассовой машине /АКМ/ и вставляет VISA-карту, передается стимулирующая информация. АКМ и компьютер используют специфические данные, такие как расчетный номер потребителя и сумму наличных, требуемых в процессе операции. Компьютер затем посылает стимулирующую информацию клиенту в форме сообщения и указания ему взять из машины наличные деньги.
На операционном уровне стимулирующая информация порождается в огромных размерах. Одно исследование показало, что мастер сталкивается с более, чем 500 отдельными задачами в день. На уровне подразделений/единиц интенсивность поступления стимулирующей информации снижается. В то время как стимулирующая информация для мастера в «Монсанто» поступает минута за минутой, то для заводского менеджера она поступает лишь каждый час. А до менеджеров стратегического уровня стимулирующая информация доходит еще реже.
В. Деятельность по контролю
Поскольку планы выполняются, то процессы должны наблюдаться и, когда это необходимо, корректироваться. Цель исключительной информации состоит в том, чтобы дать импульс корректирующему действию.
Совершающиеся операции или сделки обычно являются источником данных, которые позволяют извлечь исключительную информацию, и они генерируют такие данные довольно часто.Исключительная информация требуется реже на уровне подразделений/единиц. Когда менеджер большого магазина получает ежемесячный бюджетный отчет, который уведомляет его о том, что он вышел за рамки бюджета, то он быстро прослеживает источник проблемы и предпринимает корректирующие действия. В силу того, что менеджеры на стратегическом уровне связаны с планами и действиями, требующими длительного времени для их завершения, исключения на этом уровне случаются менее часто. Когда «Ситикорп» одалживает деньги Бразилии, проходит много времени до того, как станет известно, намеревается ли Бразилия отсрочить платежи по процентам, как это она сделала в 1987 году. На стратегическом уровне труднее заранее планировать исключения. «Ситикорп», однако, ожидала возникновение такой проблемы с Бразилией и запланировала соответствующие действия.
Многие отклонения от плана не ожидаются. Использование контрольной информации прежде всего вызвано необходимостью реагировать на неожиданные проблемы. Контрольная информация используется наиболее часто на уровне подразделений/единиц. На операционном уровне контрольная информация используется менее часто и преимущественно в ответ на проблемы.
Поскольку менеджерам необходимо знать разные способы использования информации в различных управленческих действиях, он и должны помнить следующие рекомендации:
1. Информация, которая извлекается из данных, является неотъемлемой частью в работе менеджера.
2. Информационный менеджмент не может быть делегирован. Делегирование информационного менеджмента в отдел, обрабатывающий данные, является отходом от важной части управленческих обязанностей. Это не говорит о том, что технические аспекты управленческой информационной технологии не могут быть перепоручены, но менеджеры должны быть очень активными в управлении их собственной информацией и необходимыми данными.
3. Компьютерные системы обрабатывают только данные, а не информацию. Менеджеру важно извлекать информацию из данных. И компьютеры могут рассматриваться как инструменты, которые расширяют возможности менеджеров. Они не заменяют менеджеров, но они определенно могут заменить клерков, а также «менеджеров», которые на самом деле выполняют лишь функции клерка.
• 4. Менеджеры должны думать о том, как они используют информацию. То, какая информация будет использоваться, подобно уровню управленческой деятельности, оказывает сильное влияние на тип информационной системы, которая должна быть использована. Менеджеры низкого уровня наиболее часто используют специфическую, стимулирующую и исключительную информацию. Менеджеры высокого уровня используют контрольную, распределительную и направляющую информацию более часто, чем стимулирующую и исключительную информацию.
Еще по теме 2. Использование информации в основных функциях менеджмента:
- 1.6.5. Основные внешние источники вторичной информации в финансовом менеджменте
- 1.6.4. Основные внутренние источники вторичной информации в финансовом менеджменте
- 3. Основные функции и механизмы финансового менеджмента
- 11 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ИННОВАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
- 3.2. Основные функции управления. Цикл менеджмента
- 2. Финансовый менеджмент. Его сущность и основные функции
- 1.6.1 Информация в финансовом менеджменте: понятие и требования к информации, принципы учета
- Т е м а 4ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА В КОММУНИКАЦИИ. ПРОИЗВОДСТВО ИНФОРМАЦИИ, РАСПРОСТРАНЕНИЕ, ПРИЕМ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ
- Раздел III Использование достижений криминалистической психологии при собирании, оценке, использовании личностной информации
- Использование служебной информации.