<<
>>

8.2. Этапы контроля

Основными задачами контроля являются обнаружение измене­ний во внутренней и внешней среде и учет этих изменений в дея­тельности организации, сопоставление поставленных целей и полу­ченных результатов, разработка материалов, необходимых для пла­нирования.

К процессу контроля предъявляется ряд общих требований:

• систематичность;

• комплексность;

• действенность;

• экономичность;

• гласность.

Процесс контроля проходит в четыре этапа: определения пара­метров, подлежащих контролю, и источников информации; наблю­дения и измерения; сопоставления результатов и целей; регулиро­вания.

Первый этап — определение параметров деятельности фирмы, подлежащих контролю, и источников информации, необ­ходимой для осуществления контроля.

На втором этапе проводятся наблюдения и измерения. Это самый дорогостоящий этап контроля, который часто опреде­ляет саму целесообразность его проведения. В ходе таких наблю­дений менеджеры убеждаются в целесообразности выполнения от­дельных работ и операций в определенной последовательности; в необходимости использования тех или иных материальных и тру­довых ресурсов, в том или ином количестве и качестве; в возмож­ностях сбыта продукции в запланированные сроки на соответст­вующих рынках и другие позиции.

При обнаружении отклонений от заданных параметров не следует делать поспешных выводов, необходимо убедиться, что это не случайность, установить причи­ны отрицательных последствий. Это позволяет в последующем вносить изменения в совершенствование технологии производства продукции, использования материальных и трудовых ресурсов, ос­воения рынков сбыта продукции, налаживания отношений с по­купателями.

На третьем этапе контроля проводится сравнение полу­ченных результатов с установленными заданиями. Результаты рабо­ты отдельных исполнителей и коллективов могут соответствовать стандартам, а могут и отклоняться от них в большую или меньшую сторону.

Задача менеджера заключается в том, чтобы установить допустимые отклонения от заданных стандартов без ущерба для ор­ганизации. В ходе такого сравнения определяется качество продук­ции, влияние материальной, технической и трудовой базы на каче­ство, влияние качества на возможности сбыта и финансовые ре­зультаты. В завершение рассчитывают оптимальный вариант воз­можных отклонений.

Четвертый этап контроля — этап корректирующих воз­действий и регулирования процесса в одной из трех форм: поддер­жания текущего статуса, регулирования, изменения стандартов.

Совместимость результатов работы со стандартами отражает вы­сокую организационную деятельность всего коллектива. Однако менеджерам необходимо объяснить исполнителям, что высокое ка­чество работы и продукции — это результат не только соблюдения стандартов, но и наблюдения, т.е. контроля за их работой. Тогда контроль будет восприниматься ими не как надзорная функция ру­ководителя, а как необходимое действие.

Регулирование необходимо тогда, когда фактические результаты работы значительно отклоняются от стандартов. Предварительно необходимо перепроверить сам стандарт: не завышен ли он, воз­можно ли его соблюдение в сложившихся условиях предприятия. Корректировка в технологии производственных процессов и других работах необходима для того, чтобы привести уровень исполнения к стандартам, установленным высшим руководством.

Изменения осуществляются в том случае, если результаты зна­чительно отклоняются от установленных ранее стандартов. Внесен­ные изменения проходят апробацию, обсуждаются руководителями, специалистами, исполнителями и оформляются документально. Новый стандарт также нуждается в контроле за его соблюдением.

Так как постоянно могут измениться условия работы, используемые ресурсы, запросы потребителей и рыночная конъюнктура, то даже новый стандарт со временем утратит свою актуальность и его необ­ходимо будет пересмотреть. Следовательно, процесс создания стан­дартов и контроля за их соблюдением должен быть непрерывным, постоянно регулируемым и возобновляемым.

Хотя контроль относится к решающим управленческим функ­циям, исполнители часто сопротивляются и противостоят ему. Ме­неджерам важно распознать причины сопротивления, что поможет наметить путь их преодоления. Основная причина заключается в чрезмерном контроле хорошо изученных, отработанных действий, а также личных привычек работников. Чтобы повысить действен­ность и восприятие контроля, необходимо сосредоточить внимание на результатах работы. Строгое и точное соблюдение стандартов не­сколько ограничивает свободу исполнителей и позволяет более точ­но определить непосредственный вклад каждого, что также воспри­нимается негативно, особенно работниками с низкой квалификаци­ей. Для предотвращения сопротивления целесообразно чаще при­влекать работников к принятию управленческих решений, обсуж­дать их в коллективах. Тогда исполнители будут знать не только стандарты, но и необходимость их применения, будут считать их выработанными совместно, а не навязанными администрацией и более охотно будут придерживаться их и участвовать в регулирова­нии производственного процесса.

Классический менеджмент дает менеджерам следующие реко­мендации по эффективному контролю:

• контроль должен рассматриваться как позитивная деятель­ность, необходимая для сосредоточения людей, времени и средств на выполнение организационных целей;

• следует поощрять самоконтроль со стороны непосредствен­ных исполнителей и их коллег;

• необходимо сосредоточить контроль на результатах работы, а не на деятельности вообще;

• следует регулярно переоценивать и перепроверять отклоне­ния, установленные в ходе контроля, чтобы убедиться, что контроль необходим, а результаты соответствуют ситуации;

• включать подчиненных в разработку методов и осуществление контроля;

• учитывать как позитивные, так и негативные отклонения в работе, помнить, что они неизбежны;

• разъяснять подчиненным, которые сопротивляются контро­лю, его необходимость, включать их в процесс контроля, что­бы не допускать конфликтной ситуации.

<< | >>
Источник: Под ред. И.В. Бородушко, В.В. Лукашевича; Н.Д. Эриашвили и др.. Основы менеджмента учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 271 с.. 2012

Еще по теме 8.2. Этапы контроля:

  1. 10.2. Этапы контроля
  2. 9. Этапы внутреннего контроля
  3. 16. Порядок и этапы создания коммерческих банков. Документы, завершающие отдельные этапы
  4. Система финансового контроля и аудита в Российской Федерации. Виды и методы контроля
  5. 17.1. Налоговый контроль в системе государственного финансового контроля
  6. 5.2.3. Акционерное общество. Отделение собственности от контроля Проблема отношений принципала и агента и внутренний контроль
  7. 6.1. Налоговый контроль в системе государственного финансового контроля
  8. Контроль со стороны органов валютного контроля
  9. Контроль со стороны органов валютного контроля
  10. Внешний контроль качества. Требования к контролю качества со стороны федерального органа государственного регулирования аудиторской деятельности
  11. 58. Сущность финансового контроля. Цель, задачи и роль финансового контроля в рыночной экономике
  12. 2.5. Правовые основы налогового контроля Понятие налогового контроля и его формы
  13. Контроль качества работы аудиторов и аудиторских организаций. Внешний контроль качества