<<
>>

5.2. Документационное обеспечение менеджмента

Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафикси­рованном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в органи­зации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по разным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность и т.п.

По сложности различают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т.п.).

Индивидуальные документы составляют по произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

По подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т.п.).

Документооборот. Все виды работ по оформлению, написа­нию и обработке документов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления (табл. 5.1).

Таблица 5.1. Основные операции делопроизводства
Составные части делопроизводства Операции делопроизводства Группы документов
внут­ренние исхо­дящие входя­щие
Документирование 1.
Составление про­екта документа
2. Согласование про­
екта документа
3. Проверка правиль­
ности выполнения
документа
4. Подписание до­
кумента руководи-
телем
5. Регистрация до­
кументов
Документооборот 1. Рассмотрение до­кумента руководи­телем (резолюция)
2. Контроль испол­
нения
3.
Исполнение до­
кументов
4. Формирование дел
5. Текущее хране­
ние и исполнение
6. Передача на ар­
хивное хранение
7. Уничтожение до­
кументов

Документооборот в организации обычно осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а на­правляют в конкретные подразделения организации.

Наиболее важные документы направляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым деле­гированы полномочия, необходимые для решения определенных вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отража­ются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для ис­полнения в подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществля­ется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в спе­циальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации обычно осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который по­следовательно согласовывают, визируют, подписывают, регист­рируют и отправляют. Важно проверить внешнее оформление отправляемого документа (адрес, номер, дату и т.п.), наличие указанных в документе приложений, виз, подписи руководите­ля, печати. А на остающихся в организации копиях отправляе­мых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные должным образом исходя­щие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хра­нят в специальных папках (делах) в секретариате (или в под­разделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной сис­теме, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Правила оформления документов и организацию докумен­тооборота изучает делопроизводство — важнейшая составляю­щая управления.

Работники сферы управления (руководители, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документа­ми. Поэтому делопроизводство на предприятии необходимо строить в соответствии со следующими принципами:

• оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

• современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, принтеры, сканеры и все­возможные средства малой оргтехники, облегчающие ра­боту с документами, — нумераторы, степлеры и т.п.);

• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);

• умелое сочетание документационного обеспечения управ­ления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или ус­тановлено государственными нормативными актами).

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, который может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до со­трудников в специальных инструкциях, на практических заня­тиях и т.д. Работа предприятия с документами может быть пред­ставлена в виде следующей технологической цепочки операций:

• прием входящих документов;

• предварительное рассмотрение секретарем;

• регистрация документов;

• доклад руководителю и рассмотрение документов руковод­ством;

• принятие решения руководителем и направление доку­ментов на исполнение;

• контроль исполнения документов;

• формирование документов в дела.

В 1984—1986 гг. разработана система документационного обеспечения управления — «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ). Ос­новные действующие ГОСТ в области документов и делопро­изводства следующие:

• ГОСТ 16.487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ 6.10.4—84 «Придание юридической силы докумен­там на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники»;

• ГОСТ 17.369—85 «Единая система классификации и коди­рования»;

• ГОСТ 1.РО—92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения»;

• ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документа­ции. Требования к построению формуляра-образца»;

• ГОСТ 6.10.1—88 «Унифицированные системы документа­ции. Основные положения»;

• ГОСТ Р 6.30—97 «Унифицированные системы документа­ции. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов».

Важной частью управления является принятие решений. Для выработки правильных решений требуется полная (ее объем должен быть достаточным для принятия), оперативная (за время ее передачи и обработки состояние дел не должно изменяться) и достоверная (соответствие ее содержания объективному со­стоянию дел) информация.

Часть информации, используемой в управлении предпри­ятием АПК, фиксируется в документах. Документ — это носи­тель информации. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» доку­ментирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Докумен­тирование информации осуществляется в порядке, устанавли­ваемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.

В управленческой деятельности используются разнообраз­ные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по факсу и т.д. Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядитель­ными документами: они подразделяются на следующие основ­ные группы: организационные, распорядительные и информа­ционно-справочные.

Организация работы с документами с сфере менеджмента направлена на создание оптимальных условий для всех видов работ с ними.

К таким работам относятся:

• прием и регистрация, рассмотрение документов руководите­лем;

• порядок прохождения документов в организации, их ис­полнение, контроль исполнен

• формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

В документационном обеспечении предприятия можно вы­делить три группы документов: входящие, внутренние и отправ­ляемые (исходящие).

Основу правильной организации работы с документами со­ставляют:

• четкое распределение функций между работниками предприятий;

• установление единого порядка составления документов (составляется инструкция по ведению делопроизводства, в которой содержатся образцы правильно оформленных до­кументов и правила работы с ними);

• составление плана по совершенствованию делопроиз­водства предприятия.

Раскладку документов осуществляет лицо, ответственное за работу с документами. Исполненные документы помещаются в дела в конце рабочего дня. К делу могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Если появляется документ, который не должен подшиваться, то на него заводят самостоятельное дело под резервным номером. Требования при формировании дел:

• в дело помещаются документы, работа по которым прове­дена полностью;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в раз­ные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дело включается один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть пра­вильно оформлен (должна быть дата, подпись, отметка об исполнении — всего 29 реквизитов);

• в дело формируются документы одного года;

• в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, и черновики;

• документы хранятся в деле в хронологическом порядке;

• толщина дела не более 250 листов, или 3—4 см. Форма регистрации может быть централизованная (осуществле­ние всех регистрационных операций в одном месте или одним человеком); децентрализованная (регистрация до­кументов в местах их создания или исполнения); сме­шанная (может применяться с учетом специфики, одна часть документов оформляется централизованно, другая — децентрализованно).

Основной принцип регистрации — это однократность, т.е. документ должен регистрироваться один раз.

При регистрации каждой группы должны применяться еди­ные, унифицированные способы присвоения номеров.

Существует две формы регистрации документов:

1) журнальная;

2) карточная (позволяет оперативно проводить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации: по видам контрактов, по предприятиям). Недостаток этой формы — высокая вероятность потерь карточек.

В процессе работы предприятия структурное подразделение получает большое количество документов. После их использо­вания в оперативной работе для решения текущих вопросов до­кументы становятся хранителями ретроспективной информа­ции, надобность в которой может возникнуть через некоторое время.

Быстрый поиск и использование таких документов возмож­ны лишь при четкой их классификации. Простейшая группи­ровка документов — это первый способ классификации. Специ­альным классификационным справочником, определяющим по­рядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заво­димых в организациях, с указанием сроков их хранения, оформ­ленных в установленном порядке. Номенклатура дел — это про­стейший классификатор, который позволяет оперативно искать документы; она служит планом распределения документов после их использования в делах и позволяет проводить первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура дел составля­ется в каждом структурном подразделении.

Виды номенклатуры:

• типовая (обязательная);

• примерная;

• индивидуальная;

• сводная;

• номенклатура структурного подразделения.

Разработка номенклатуры дел составляется ежегодно.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необхо­димо учитывать требования, содержащиеся в «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основ­ных правилах работы ведомственных архивов», перечнях доку­ментов с указанием сроков хранения и других нормативных до­кументах. Номенклатура дел предприятия разрабатывается ра­ботником, ответственным за организацию ведения работы с до­кументами. Она уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководите­лем предприятия и вводится в действие с января следующего календарного года.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные (или ин­дивидуальные), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных предприятий. Они позволяют установить единую систему фор­мирования дел, унифицировать заголовки дел однородных до­кументов, установить для них единые сроки хранения.

Документы, создаваемые в процессе деятельности предпри­ятий, содержат информацию, ценность которой различна. Зна­чительная часть документов несет информацию, имеющую ра­зовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат инфор­мацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И на­конец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для этого тре­буются большие помещения, оргтехника, штаты работников, и найти необходимый документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому следует постоянно проводить эксперти­зу ценности документов — определение политического, эконо­мического, социально-культурного, практического и иного зна­чения документов в целях их отбора на государственное хране­ние или установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов в предприятиях проводит­ся под руководством экспертной комиссии, действующей по­стоянно. Она создается приказом руководителя из числа наибо­лее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих производство, а также руководителя подразделения, ведущего делопроизводство, заведующего архи­вом, главного бухгалтера. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников предприятия, и обычно она состоит из 3—5 человек.

Экспертные комиссии — коллегиальные органы, их заседа­ния протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель предприятия. Основные задачи экспертной комиссии:

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

• организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению докумен­тов и дел, срок хранения которых истек.

<< | >>
Источник: Под ред. И.В. Бородушко, В.В. Лукашевича; Н.Д. Эриашвили и др.. Основы менеджмента учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 271 с.. 2012

Еще по теме 5.2. Документационное обеспечение менеджмента:

  1. 3.4.2. Документационное обеспечение
  2. 3.4. КАДРОВОЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  3. 1.4.1 Организационное обеспечение финансового менеджмента
  4. 2. Совершенствование системы информационного обеспечения финансового менеджмента
  5. 6.3. Информационное обеспечение финансового менеджмента
  6. 18 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА
  7. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА
  8. 1.4 Система организационного обеспечения финансового менеджмента
  9. 7.7.4. Автоматизация документационных процессов
  10. 87. Судебно-бухгалтерская экспертиза: понятие, задачи, отличие от документационной ревизии
  11. И.М. Карасева, М.А. Ревякина; под ред. Ю.П. Анискина. Финансовый менеджмент : учеб. пособие по специализации «Менеджмент орг.». — Москва: Омега-Л, — 335 с., 2006
  12. 3 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ МЕНЕДЖМЕНТА. ОБЪЕКТ И СУБЪЕКТ МЕНЕДЖМЕНТА
  13. 2.3.Взаимосвязь общего менеджмента и менеджмента качества
  14. 3.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ3.5.1. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации
  15. Под ред С.Д. Ильенковой. Инновационный менеджмент: учебник для студентов вузов обучающихся по специальности «Менеджмент», специаль­ностям экономики и управления (080100). - 3-е изд., перераб. и доп. - М: ЮНИТИ-ДАНА, - 335 с., 2007
  16. Финансовый менеджмент. Содержание и механизм функционирования. Становление финансового менеджмента как науки