<<
>>

Структура документации

- систематический и логический способ описания различных элементов Коммерческой административной организации в Справочнике Административной организации. Он также содержит описание процессов, используемых для обновления документации.

В качестве примера того, как уровень детализации может быть определен заранее, здесь представлена схема процессов произвольного отдела дебиторской задолженности.

Для документации процессов, используемых при учете дебиторской задолженности, определены четыре уровня детализации:

процедуры

мероприятия

задачи

рабочие инструкции

Основным процессом в рамках функции учета дебиторской задолженности является ведение записей по дебиторской задолженности (см. Рисунок З.А). Этот процесс состоит из большого количества взаимодействующих, связанных мероприятий; к примеру, поддержка исходной информации, поддержка ежедневных остатков, поддержка напоминания, ввод платежей. Эти мероприятия дальше подразделяются на задачи. К примеру, мероприятия по «обновлению напоминаний» могут быть подразделены на такие задачи, как обновление текста, печать списка уведомлений, блокировка обновления напоминаний, печать и рассылка по почте напоминаний (уведомлений напоминания).

Рабочие инструкции содержат информацию о том, как следует выполнять определенную задачу. К примеру, рабочая инструкция для задачи «печать и рассылка по почте напоминаний» инструктировала бы служащего следующим образом:

взять лист бумаги

вставить в принтер

подготовить принтер к печати

выбрать пункт меню

Операционные процедуры являются письменной блок-схемой, опи-сывающей мероприятия, связанные с определенным процессом. Рабочие инструкции используются для выявления определенных задач, связанных с каждым мероприятием и для объяснения того, как реализуется каждая из задач.

Определение

Мероприятие выполняется в рамках естественной рабочей группы (отдела) одним или более сотрудниками, реализующими различные части мероприятия.

Задачи являются отдельными элементами и/или подмножествами мероприятия. Обычно задачи связаны с выполнением конкретным сотрудником поставленного перед ним задания.

В большинстве случаев необходимо также определить уровни детализации, требуемые для других факторов, перечисленных в Разделе 3.4.

Это особенно важно для факторов информации и методики. К примеру, такие определения, как «при помощи компьютера» или «вручную» слишком туманны для выполнения административного процесса должным образом.

<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме Структура документации:

  1. 7.2 Документация проекта
  2. 7.3 Документация административной организации
  3. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  4. 3.4. Документация и методы ее формирования
  5. Инвентаризация существующей документации
  6. Требования к регламентирующей документации.
  7. 4.7. Документация системы менеджмента качества
  8. ПРОЕКТНО-СМЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  9. 6.1.1. Документация и инвентаризация
  10. 1.7. Документация и инвентаризация
  11. 53. ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  12. Документация банковских операций