4. Порядок работы с документами с грифом «КТ»
В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др.
Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия от свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.
Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами, указанными в п.
1.2, принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется адресанту.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.
Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.
Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.
Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с под-тверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.
Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкзем- плярно в специальном журнале.
Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела.
Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы и издания с грифом «КТ».
При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связи с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.
При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов, отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.
Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками производится по разрешению руководителей подразделений.
Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.
Аналогично отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.
Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «КТ» осуществляется в соответствии с требованиями «Инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации».
Еще по теме 4. Порядок работы с документами с грифом «КТ»:
- Порядок работы с документами с грифом «КТ»
- Порядок заполнения и представления расчетных документов
- 7.2.Порядок истребования документов при выездной налоговой проверке
- Использование работы эксперта. Порядок его работы. Использование результатов
- 7.9. Особенности работы с документами,содержащими коммерческую тайну
- 1.1. Порядок заключения трудовых договоров 1.1.1. Определение и назначение документа
- 5. Порядок рассмотрения представленных для проведения камеральной проверки документов
- Ограничения, связанные с предъявлением требований о предоставлении документов, необходимых для заключения трудового договора и документального оформления приема на работу
- Порядок определения налоговой базы при совершении операций по передаче товаров (выполнению работ, оказанию услуг) для собственных нужд и выполнению строительно-монтажных работ для собственного потребления
- Приказ о приеме на работу, порядок его издания
- 1.2.5. Порядок использования информационных, расчетных задач и их комплексов в практике работы органа управления