<<
>>

4.7 Маршрутизация административных бизнес-процессов

4.7.1 Результативность и эффективность маршрутизации административных бизнес-процессов
Разногласия, окружающие маршрутизацию административных бизнес- процессов, особенно важны, если учитывать тот факт, что огромное влияние на административные бизнес-процессы может оказать физическое местоположение документов.
Это объясняется тем, что перемещение документов является мероприятием, требующим больших затрат времени, и, после того как документы были переданы, необходимо подвести итоги административных операций по обработке. Существует также опасность того, что перемещение документов и проведение обработки где-то в другом месте может привести к возникновению ошибок.
Иногда можно упростить маршрутизацию путем изменения последовательности мероприятий таким образом, чтобы снизить количество перемещений. Это обычно снижает вероятность потери документа, а также снижает длительность цикла.
Иногда результаты могут быть достигнуты изменением маршрута различных подпроцессов. К примеру, в крупной организации документы для обработки данных о недавно принятых на работу, продвижении, поощрении и платы за обучение следуют по маршруту, который проходит через шесть отделов: отдел набора кадров, отдел образования, отдел подготовки, отдел информации о жилищных условиях, отдел обзоров деятельности, отдел кадров и отдел труда и заработной платы. В большую части (под)процессов были вовлечены только один- два отдела. Построение проекта схем индивидуальных маршрутов для каждого (под)процесса привело к снижению длительности цикла, так как для каждого (под)процесса документы стали пересылаться только в те отделы, которые их используют.
Первоначальная информация о маршрутах документов получается при изучении заполненных схем документирования. В этом случае могут использоваться схемы процессов, схемы управления формами и/или схемы обращения форм. На основе этих схем принимается решение о необходимости дальнейшего анализа. Указанные выше методики документирования обеспечивают понимание потоков документов в каждом административном бизнес-процессе. Иногда для этой цели используется несколько страниц. Это означает, что данные методики - не самый лучший вариант для исследования совокупности потоков документов всех административных бизнес-процессов. Для того чтобы разобраться в потоках документов, см. Рисунок 4.]. На этом рисунке подводятся итоги по ряду административных бизнес-процессов. В схеме перечисляются отделы и все этапы, которые выполняются для каждого административного бизнес-процесса. Кроме того, указано количество перемещений документов из одного отдела в другой. В строках для каждого процесса приведены количествен- Процесс Количество
вовлеченных
(под)отделов Количество этапов
(мероприятия)
(под)отделы Количество перемещений из одного в другой Найм новых работников 7 140 35 Увольнения 7 60 15 Повышение квалификации 7 40 12 Продвижения (по службе) 7 40 20 Возмещение расходов на образование 7 20 10 Рисунок 4.1 Пример обзора маршрута
ные данные. Количество перемещений документа из одного отдела и другой в сочетании с количеством отделов, вовлеченных в процесс, дают информацию о возможном возникновении запаздывания длительности цикла процесса.
Таким образом, можно решить, требуется ли проведение дополнительного анализа длительности цикла. Это изучение может также указать, что в конечном счете предпочтительней: перегруппировывать мероприятия или объединять отделы.
В примере, представленном на Рисунке 4.J, был сделан вывод о желательности проведения анализа своевременности выполнения процессов. Этот анализ проливает свет на существенные запаздывания (см. Рисунок 4.Н в разделе 4.5.1). Одним из предпринятых действий было внесение изменений в маршрут вовлеченных процессов. Процессы были разбиты на подпроцессы, выполняющиеся параллельно. Количество вовлеченных отделов было ограничено и каждый отдел стал получать только те документы, которые необходимы для осуществления его собственных мероприятий. Максимальное количество последующих перемещений документов между отделами было снижено до 7.
При анализе маршрута движения документов следует рассмотреть производительность и затраты на применение и возможное привлечение альтернативных методов перемещения документов (пневматическая почта, компьютерные сети, телефонные почтовые системы и т. д.). При изучении вопроса автоматизации офиса следует принять во внимание возможности применения форм электронной почты (E-mail, Internet и т. д.).
<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме 4.7 Маршрутизация административных бизнес-процессов:

  1. 1.1.1 Административные бизнес-процессы
  2. Иерархический обзор административных бизнес-процессов
  3. 5.8 Проектирование административного бизнес-процесса и разработка системы
  4. 1.9 Типичные административные бизнес- процессы
  5. 3.3.1 Понимание административных бизнес- процессов
  6. Принципиальная схема административного бизнес-процесса
  7. 4.2 Причины дефектов административных бизнес-процессов
  8. 4.9 Эффективность (продуктивность)административных бизнес-процессов
  9. Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами
  10. 5.2 Методы, технологии и документация при проектировании административных бизнес-процессов
  11. 4.12.2 Оценка возможностей автоматизации административных бизнес-процессов
  12. 3.3.2 Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов
  13. 1.6 Роль информационной технологии в улучшении административных бизнес-процессов
  14. 4.13 Анализ административных бизнес- процессов: практические рекомендации4.13.1 Введение
  15. Улучшение административных бизнес-процессов