<<
>>

7.2 Документация проекта

Документация проекта охватывает всю документацию, образующуюся в ходе выполнения проекта. Документация проекта частично удовлетворяет следующим целям:
Коммуникации. С помощью документации все люди, связанные с проектом, могут быть проинформированы о развитии процесса от начала до конца.
Инструктирование.
С помощью документации проекта задания могут передаваться от команды по управлению проектом к команде по проекту и пользователям, от команды по проекту к контактной группе ит. д.
Назначение обязанностей и осуществление контроля. Документация проекта существует как средство назначения обязанностей по мероприятиям, которые должны быть проведены сотрудниками по проекту. Документация проекта может помочь руководителю проекта и команде по управлению проектом установить, введены ли в действие принятые решения, а также позволяет осуществлять контроль за достигнутыми результатами, затратами и качеством мероприятий.
Хронология. При оценке проекта документация может использоваться как справочная информация.
Для каждой фазы проекта документация проекта включает:
Обзоры мероприятий в фазе проекта, таких как планы мероприятий, подробные планы-графики и планы пригодности (см. Раздел 2.7.1).
Планы работ и финансовые планы, включая мероприятия на различных фазах проекта (см. Раздел 2.7.2 и Раздел 2.7.3). А Отчеты о достигнутых результатах по времени и затратам на каждую фазу проекта (см. Раздел 2.7.5).
Сдача отчетов и одобрение соответствующих документов по проекту контактной группой и командой по управлению проектом.
Документация по административным бизнес-процессам (сюда относится документация процесса, аналитическая документация, предложения об изменении или перепроектировании процессов и заключительные предложения).
Отношения между различными документами по проекту рассматриваются в обзоре проекта в Разделе 2.6.1.
Документация проекта хранится в различных файлах внутри каждого конкретного проекта. Эти файлы разработаны для каждого проекта и организованы в соответствии с фазами. Структура файлов проектов может соответствовать типу проекта. На Рисунке 7.А изображены четыре файла проекта (см. ниже).
Файл управления проектом, в который занесена работа, детальное время, доступность, пригодность и финансовые планы вместе с отчетами о достигнутых результатах.
Файл принятия решений, в котором задокументированы формулировки назначений, одобрения контактной группой (группами) и командой управления проектом, а также принятые решения. А Файл разработки, в котором содержится информация относительно документирования, анализа и оценки процессов.
Пользовательский файл, в котором зарегистрированы документы, одобренные пользователем. Эти документы включают заключительное описание измененных или только что разработанных административных бизнес-процессов. Эти описания зафиксированы в Справочнике по административной организации вместе с используемыми формами, функциями и описаниями задач, списком используемых концепций и т. д.
Кроме того, как указано в Разделе 2.6.3 (определение детализации проекта), различные документы, возникающие в ходе проекта кодируются и регистрируются в соответствии с проектом, фазой и предметом. Все
Документация по проекту А
Справочник по А О. (для всей Л О.)
Проект А
Файлы конкретного правите (для каждого проекта)
Мероприятий по прлдлсженяю проекта 1
Документация предложений ло проекту
Мероприятия ло разработке проекта 2
Документация
разработок
проехта
Полный обзор
¦ Документация
административных
процессов
Количество, периодичность и ТА
-Должности и задания
Используемые документы
Информационные поташ и наборы двнтх и т. д.
Мероприятии по детализации проекта 3
Документация
детализации
проекта
Мероприятия по документированию проекта 4
Документация отчетных материалов по проекту
Аналитические мероприятия
Анализ документации
Процессы мсщификэцииУустанов- ки мероприятий в
Процессы модификации/ установки процесса
Мероприятия
ло внедрению
и оценке 7
Документация внедрения И оценки

Рисунок 7.А Соответствие между Справочником по административной организации и документацией проекта
документам по проекту присваивается код из пяти чисел, в котором отражается следующее:
Название проекта.
Фаза, во время которой составлен документ.
Номер предмета.
Порядковый номер документа в пределах предмета.
Номер версии.
Документы в Справочнике по административной организации, в которых документируются административные бизнес-процессы, закодиро-
ваны в соответствии с организационной единицей и процессом; таким образом, содержание справочника не пересекается с содержанием документации по проекту. Документация для справочника может все же появиться в течение проекта. Помимо кода проекта из пяти номеров, документации должны быть также присвоены коды, необходимые для регистрации документа в справочнике.
Соотношения между документацией по проекту и Справочником по административной организации представлены на Рисунке 7.А. В двух левых колонках таблицы схематически изображены последовательные фазы проекта и документирование, проводимые во время этих фаз для произвольного проекта. Документация по проекту содержится в четырех различных файлах проекта. Источником документации для Справочника по административной организации является в основном пользовательский файл.
<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002 {original}

Еще по теме 7.2 Документация проекта:

  1. 7.3 Документация административной организации
  2. 4.1. Понятие и содержание управленияинновационными проектами 4.1.1. Сущность инновационных проектов
  3. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  4. ПРОЕКТНО-СМЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  5. 3.4. Документация и методы ее формирования
  6. УТВЕРЖДЕНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ПРОЕКТНО-СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  7. Инвентаризация существующей документации
  8. Структура документации
  9. 4.7. Документация системы менеджмента качества
  10. 12. РАЗДЕЛЫ БИЗНЕС‑ПЛАНА «ОКРУЖЕНИЕ И НОРМАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ», «РИСКИ ПРОЕКТА И СТРАХОВАНИЕ», «КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА»
  11. Требования к регламентирующей документации.
  12. 6.1.1. Документация и инвентаризация
  13. 1.7. Документация и инвентаризация
  14. 53. ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  15. 2.1. Этапы подготовки инвестиционной документации
  16. Документация банковских операций
  17. Унифицированные формы первичной учетной документации
  18. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
  19. 10.6. Итоговая документация по контролю