<<
>>

7.2 Документация проекта

Документация проекта охватывает всю документацию, образующуюся в ходе выполнения проекта. Документация проекта частично удовлетворяет следующим целям:

Коммуникации. С помощью документации все люди, связанные с проектом, могут быть проинформированы о развитии процесса от начала до конца.

Инструктирование.

С помощью документации проекта задания могут передаваться от команды по управлению проектом к команде по проекту и пользователям, от команды по проекту к контактной группе ит. д.

Назначение обязанностей и осуществление контроля. Документация проекта существует как средство назначения обязанностей по мероприятиям, которые должны быть проведены сотрудниками по проекту. Документация проекта может помочь руководителю проекта и команде по управлению проектом установить, введены ли в действие принятые решения, а также позволяет осуществлять контроль за достигнутыми результатами, затратами и качеством мероприятий.

Хронология. При оценке проекта документация может использоваться как справочная информация.

Для каждой фазы проекта документация проекта включает:

Обзоры мероприятий в фазе проекта, таких как планы мероприятий, подробные планы-графики и планы пригодности (см. Раздел 2.7.1).

Планы работ и финансовые планы, включая мероприятия на различных фазах проекта (см. Раздел 2.7.2 и Раздел 2.7.3). А Отчеты о достигнутых результатах по времени и затратам на каждую фазу проекта (см. Раздел 2.7.5).

Сдача отчетов и одобрение соответствующих документов по проекту контактной группой и командой по управлению проектом.

Документация по административным бизнес-процессам (сюда относится документация процесса, аналитическая документация, предложения об изменении или перепроектировании процессов и заключительные предложения).

Отношения между различными документами по проекту рассматриваются в обзоре проекта в Разделе 2.6.1.

Документация проекта хранится в различных файлах внутри каждого конкретного проекта.

Эти файлы разработаны для каждого проекта и организованы в соответствии с фазами. Структура файлов проектов может соответствовать типу проекта. На Рисунке 7.А изображены четыре файла проекта (см. ниже).

Файл управления проектом, в который занесена работа, детальное время, доступность, пригодность и финансовые планы вместе с отчетами о достигнутых результатах.

Файл принятия решений, в котором задокументированы формулировки назначений, одобрения контактной группой (группами) и командой управления проектом, а также принятые решения. А Файл разработки, в котором содержится информация относительно документирования, анализа и оценки процессов.

Пользовательский файл, в котором зарегистрированы документы, одобренные пользователем. Эти документы включают заключительное описание измененных или только что разработанных административных бизнес-процессов. Эти описания зафиксированы в Справочнике по административной организации вместе с используемыми формами, функциями и описаниями задач, списком используемых концепций и т. д.

Кроме того, как указано в Разделе 2.6.3 (определение детализации проекта), различные документы, возникающие в ходе проекта кодируются и регистрируются в соответствии с проектом, фазой и предметом. Все

Документация по проекту А

Справочник по А О. (для всей Л О.)

Проект А

Файлы конкретного правите (для каждого проекта)

Мероприятий по прлдлсженяю проекта 1

Документация предложений ло проекту

Мероприятия ло разработке проекта 2

Документация

разработок

проехта

Полный обзор

¦ Документация

административных

процессов

Количество, периодичность и ТА

-Должности и задания

Используемые документы

Информационные поташ и наборы двнтх и т. д.

Мероприятии по детализации проекта 3

Документация

детализации

проекта

Мероприятия по документированию проекта 4

Документация отчетных материалов по проекту

Аналитические мероприятия

Анализ документации

Процессы мсщификэцииУустанов- ки мероприятий в

Процессы модификации/ установки процесса

Мероприятия

ло внедрению

и оценке 7

Документация внедрения И оценки

Рисунок 7.А Соответствие между Справочником по административной организации и документацией проекта

документам по проекту присваивается код из пяти чисел, в котором отражается следующее:

Название проекта.

Фаза, во время которой составлен документ.

Номер предмета.

Порядковый номер документа в пределах предмета.

Номер версии.

Документы в Справочнике по административной организации, в которых документируются административные бизнес-процессы, закодиро-

ваны в соответствии с организационной единицей и процессом; таким образом, содержание справочника не пересекается с содержанием документации по проекту.

Документация для справочника может все же появиться в течение проекта. Помимо кода проекта из пяти номеров, документации должны быть также присвоены коды, необходимые для регистрации документа в справочнике.

Соотношения между документацией по проекту и Справочником по административной организации представлены на Рисунке 7.А. В двух левых колонках таблицы схематически изображены последовательные фазы проекта и документирование, проводимые во время этих фаз для произвольного проекта. Документация по проекту содержится в четырех различных файлах проекта. Источником документации для Справочника по административной организации является в основном пользовательский файл.

<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме 7.2 Документация проекта:

  1. 7.3 Документация административной организации
  2. 4.1. Понятие и содержание управленияинновационными проектами 4.1.1. Сущность инновационных проектов
  3. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  4. ПРОЕКТНО-СМЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  5. 3.4. Документация и методы ее формирования
  6. УТВЕРЖДЕНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ПРОЕКТНО-СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  7. Инвентаризация существующей документации
  8. Структура документации
  9. 4.7. Документация системы менеджмента качества
  10. 12. РАЗДЕЛЫ БИЗНЕС‑ПЛАНА «ОКРУЖЕНИЕ И НОРМАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ», «РИСКИ ПРОЕКТА И СТРАХОВАНИЕ», «КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА»
  11. Требования к регламентирующей документации.
  12. 6.1.1. Документация и инвентаризация
  13. 1.7. Документация и инвентаризация
  14. 53. ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  15. 2.1. Этапы подготовки инвестиционной документации
  16. Документация банковских операций
  17. Унифицированные формы первичной учетной документации
  18. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
  19. 10.6. Итоговая документация по контролю