<<
>>

7.6.3 Разделение функций между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации

Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной организацией, которые необходимо выполнить, значительно обширнее задач по управлению одним лишь Справочником по административной организации.
В управлении справочником рекомендуется различить функциональное управление и техническое управление. Функциональное управление занимается содержанием справочника и относящимися к нему понятиями и определениями. Техническое управление включает составление описаний к справочнику и его обновление.
Функциональное управление включает следующие задачи:
Разработка структуры Справочника по административной организации.
Определение терминов и понятий, используемых в Справочнике по административной организации и их обновление.
Контроль качества определений.
Мониторинг применения стандартов документирования.
Задание, документирование и улучшение стандартов документирования.
Задачи, связанные с техническим управлением справочником, можно суммировать следующим образом:
Предложение принципов текстовой обработки.
Проверка использования для документирования и анализа хороших компьютеризированных инструментов.
Обновление справочника (при изменении процесса).
Организация распространения справочника и его обновленных версий.
Поддержка инициализации и реализации изменений.
Безусловно, в отношении справочника можно выделить ряд дополнительных консультативных и исполнительных функций, например:
Выполнение описаний и анализа или обеспечение высококвалифицированной экспертизы.
Организация проектов описания и анализа.
Реальное осуществление улучшений в административной организации.
Задачи по управлению административной организацией также включают задачи, определенные для Справочника по административной организации. Кроме того, задачи управления (в самом широком смысле слова) административной организацией включают:
Определение информационной структуры организации.
Определение будущих информационных потребностей и указание, как им удовлетворить.
Определение и проектирование административной организации.
Мониторинг результативности, эффективности и надежности административной организации.
Проверка надлежащего функционирования административной организации.
Обеспечение достаточных знаний о структуре, проектировании и желаемых методах работы.
Вопрос о том, с помощью каких должностей в организации должны выполняться различные задачи административного управления, доста точно сложен, особенно когда организация растет, увеличивается специализация внутри организации в области административных информационных систем управления и возникает вопрос о целесообразности централизации и децентрализации задач.
Изначально административно-организационная должность была сформирована внутри финансовой функции организации. В небольших и средних организациях администрирование, компьютеризация, обработка информации и анализ большей частью по-прежнему совмещаются в одном отделе. Определение задач операционных (рабочих) отделов, таких как покупка и продажа, приводит к некоторым проблемам. Ответственность за задачи в области управления административной организацией, как указывалось выше, лежит на сотрудниках финансового отдела.
Разделение задач административной организации вообще имеет смысл, когда финансовые функции, из соображений производительности или внутреннего контроля, делятся на функции управления и повседневные обязанности финансовой службы.
Так может существовать отдельный административный отдел, работающий в дополнение к отделу финансовой службы и продолжающий выполнять все задачи, кроме задач финансовой администрации, полностью рассмотренных в Разделе 7.6.1. Как только достигнут определенный размер организации, становится эффективным основать отдельную административную организацию. Эта организация будет определять структуру обработки данных внутри отделов и давать указания в отношении требований по единообразию к консолидации, которым должны удовлетворять отделы поставки.
Центральный отдел административной организации окажет поддержку в описании и анализе административной организации, хотя и не и форме рабочей силы, подготовки кадров и т.д. Менеджеру отдела, который готовит раздел в справочнике, обычно поручается определить, когда следует обновлять данный раздел справочника, а также нести ответственность за управление данным разделом.
Ситуация усложняется, если кроме финансовой службы и функции управления существует также должность менеджера по информации. Поскольку задача менеджера по информации не ограничивается административной организацией в плане финансового управления и систем его обеспечения, то менеджер по информации потоков включает в свою сферу полную обработку информации и системы ее распределения внутри организации. Другими словами, информационное управление для финансового офиса - это зачастую лишь одна из многих областей, требующих внимания. Здесь возникает вопрос о том, как следует распределить задачи между финансовой службой, отделом сотрудников административной организации (дифференцированно или нет), менеджером по информации и пользователями.
В сфере административной организации, задача менеджера по информации должна заключаться по крайней мере в создании общей схемы и обеспечении соответствия. Это означает, что, помимо своих задач в других областях, в сфере административной организации менеджер по информации должен:
Указать общую структуру справочника административной организации.
Указать образец разделения функций и задач административной организации и описать соответствующие обязанности и потребности.
Поддерживать методы и технологии описания и анализа административной организации.
Управлять компьютерными системами для описания и анализа организации и поддерживать пользователей систем.
Подготавливать сотрудников в областях описания и анализа административной организации.
Поддерживать пользователей (обладающих рабочей силой).
Вести по крайней мере один полный экземпляр справочника по административной организации для всей организации, куда заносятся все описания.
Вести общее управление данными.
Указывать информационную структуру (информационную архитектуру) для всей организации.
Отслеживать последовательное использование предписанных методов и методик по всей организации.
Выявлять ненужные дублирования и/или частичные совпадения в организации, в рамках управления Справочником по административной организации. Это означает, что следует четко определить различные обязанности по управлению.
Предполагая, что для всей организации существует функция центральной финансовой службы, можно определить следующие задачи в области управления административной организацией:
Общая постановка и проектирование административной организации для функций, которые относятся к функциям финансовой службы (экономический анализ организации, планирование, расчеты, казна и т. д.). Сюда относится задание и проектирование функций внутри самого отдела финансовой службы, а также функции руководства, предоставляющего информацию.
Проверка обработки данных в соответствующих областях.
Ответственность за качество распространяемой информации. В этой области, финансовая служба также должна давать указания отделам и предоставлять информацию.
Имеет смысл, чтобы разделом справочника, и котором рассматриваются мероприятия, проводимые финансовой службой, -заведовал сам начальник финансовой службы. Это означает, что на практике начальник финансовой службы будет анализировать и описывать соответствующие отделы административной организации. Он также будет нести ответственность за анализ документов, составленных в отделах предоставления информации.
Что касается начальной структуры справочника, начальник финансовой службы должен установить очередность описания различных подразделений административной организации. Он также будет вести и распространять те разделы справочника, в которых рассматриваются его функции. Кроме того, он должен удостовериться, что отделы, предоставляющие информацию, действуют согласно принципам, указанным в справочнике. Путем такой организации работы финансовая служба выполняет и некоторые задачи, являющиеся частью внутренних процессов контроля.
На основе указаний и требований, заданных финансовой службой, отдел управления будет разрабатывать детальный план бизнес-процессов внутри него. В соответствии с правилами, заданными менеджером по информации потоков и финансовой службой, в этом отделе будет спроектирована и подробно описана административная организация внутри него. Кроме того, в офисе управления должны также убедиться, что обработка данных производится в соответствии в предписанными методами.
Все эти практические приемы приведут к разделению задач, в то время как менеджер по информации будет заниматься основными структурами, методическими правилами и полной поддержкой информационной системы. Она производит иерархический обзор, (основную) схему принципов административного процесса, контекстуальные схемы и полный обзор всей организации. Начальник финансовой службы несет ответственность за разработку административной организации с внутренними коммуникациями, а также отслеживает эффективность и описывает административную организацию на уровне глобальных схем процессов и детальных схем процессов для его собственного отдела. Он также пишет справочные руководства и инструкции для отделов, которым он поставляет информацию.
Офис управления описывает административную систему в своем собственном отделе в соответствии с детальными схемами процесса и необходимыми схемами инструкций. Кроме того, офис управления документирует свои собственные мероприятия по обработке информации для поддерживаемых им отделов и своих собственных работников.
<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме 7.6.3 Разделение функций между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации:

  1. 7.6.1 Финансовая служба и административная организация
  2. 7.6.2 Менеджер по информации и административная организация
  3. 4.3. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ. ФУНКЦИИ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖЕРА
  4. ТЕМА 1 ФУНКЦИИ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖЕРА И ОРГАНИЗАЦИЯ ФИНАНСОВОЙ РАБОТЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
  5. 1.5.1 Области деятельности финансового менеджера
  6. 4.Структура службы финансового директора и квалификационная характеристика финансового менеджера
  7. Разделение функций д енег между различными национальными валютами
  8. 1.5. Функции финансового менеджера.
  9. 8.2. Функции финансового менеджера
  10. Основные функции Финансового менеджера
  11. V Эквиваленты наказания. — Примеры из области экономической, политической, научной, административной, религиозной, семейной и из области воспитания. Алкоголизм. Бродяжничество. Беспризорные дети.
  12. Функции, задачи и цели финансового менеджера
  13. 16.3. Создание информационной службы компании и организация ее деятельности в Интернет
  14. Задачи и функции финансовой службы предприятия
  15. 1.5. Задачи и функции финансовой службы
  16. 47. Функции Федеральной службы по финансовым рынкам
  17. 3.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ3.5.1. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации