<<
>>

4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений

В ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между: • Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с

принятии решения о необходимости привлечения нового сотрудника.

В процессе обработки информации о людях, недавно принятых па работу, этот момент возникает, когда по почте отправляется письмо с предложением работы. В процессе управления заказом начало может определяться моментом получения заказа.

• Моментом завершения процесса (конечной границей). Для приведенных выше примеров в качестве времени завершения может рассматриваться момент отправки по почте письма с предложением работы, момент завершения обработки данных о людях, недавно принятых на работу, в платежной ведомости и отделах кадров и момент отправки проданных товаров и соответствующих им счетов (накладных).

Для каждого анализируемого процесса уже установлено действие или событие, с которого начинается процесс и действие, которым процесс предполагается завершить.

Необходимо определить мероприятия, формирующие компоненты процесса, который должен быть проанализирован (получение подтверждения страхования на случай болезни или страхование пенсии могут относиться к административной обработке информации о людях, недавно принятых на работу).

Анализ может проводиться двумя методами: выполнением исследования случайной выборки и регистрацией наблюдений за процессами, которые необходимо выполнить.

Если исследование случайной выборки выполняется в отношении уже завершенных процессов, следует искать связи с документами, созданными как часть этих процессов, и данными, содержащимися в этих документах. Изучение должно проводиться с учетом приведенных ниже шагов.

1 .Определить масштаб исследования случайной выборки.

Для изучения методов исследования случайных выборок рекомендуется обратиться к ссылкам в конце книги.

Решить, какие части совокупности подлежат более детальному изучению.

Стандартизировать требуемую длительность цикла. Стандартизация может основываться на количестве дней от начала цикла, за которые процесс должен быть завершен (к примеру, в случае обработки заказов на закупку) или может основываться на определенных данных, при помощи которых процесс должен быть завершен (информация о недавно поступивших на работу должна быть обработана до того момента, когда начинается обработка следующей платежной ведомости).

4.Проведение исследования случайной выборки. Для каждого наблюдения необходимо зафиксировать дату начала, фактическую и планируемую дату завершения. Если процесс должен быть завершен к определенной дате, то следует указать планируемую дату завершения. Дата начала позволяет определить, что является причиной возможного запаздывания: медленная обработка или поздняя дата начала.

5.Определение количества рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение. Количество рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение, может быть рассчитано на основе даты начала и завершения и для дополнительного времени - между нормативом и датой завершения.

6. Рассчитать:

•Среднюю продолжительность выполнения процесса •Сколько раз была превышена норма

•Среднее превышение (нормативный период и количество раз, когда он превышался за определенный период сгруппировать по классам) Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точкой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах. Часто, основываясь на средней длительности цикла можно потерять покупателей, так как фактическая длительность цикла, может оказаться больше средней. Это означает, что собранные данные должны включать в себя распределение нормативов и процент элементов, которые проходят через повторяющиеся циклы. Это позволит осуществлять такие меры, как расчет и анализ сигмы длительностей цикла.

Для оказания помощи в проведении расчетов, связанных с некоторыми сложностями процессов и соответствующих им данных, создаются компьютерные модели процессов. Типичные коммерческие программы, которые могут помочь при проведении этих расчетов - программы, предоставляемые компаниями EDGE Software Pleasanton, штат Калифорния и Pro-Model в Ореме, штат Юта (для более подробной информации о моделировании см. Главу 5). Если процесс должен быть завершен к определенной дате, то необходимо подсчитать, сколько раз норма превышалась из-за задержки с запуском процесса и сколько раз норма превышалась из-за запаздывания с обработкой.

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за процессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использоваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, содержащиеся в этих документах, недоступны.

Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

Сотрудников, занятых в административном бизнес-процессе.

Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).

Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосредственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможности повлиять на

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колебаний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обработано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со структурой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов анализа времени.

<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме 4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений:

  1. Фаза III - Анализ: Определениевозможностей для улучшений
  2. 4.5 Анализ своевременности выполнения и длительности цикла
  3. Фаза VI - Управлениеадминистративными бизнес-процессами для постоянного улучшения
  4. 1.4 Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса
  5. Анализ возможных ситуаций прерывания процесса производства
  6. 4.13.4 Возможности для улучшения
  7. 4.13.2Ограничение возможностей для анализа из-за методологии документирования
  8. 4.3. Возможные подходы к определению структуры управленческого анализа: система МсКтсеу, «цепочка ценностей» Портера, подход Омаэ
  9. 2.Фаза I - Организация Организация улучшения процесса
  10. 3. ВОЗМОЖНОСТИ МОДЕЛИРОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО БАЛАНСА В ФИНАНСОВОМ АНАЛИЗЕ ДЛЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
  11. Определение порядка подходов и установка приоритетов при документировании и анализе процессов
  12. 3.3.2 Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов
  13. Порядок определения налоговой базы при совершении операций по передаче товаров (выполнению работ, оказанию услуг) для собственных нужд и выполнению строительно-монтажных работ для собственного потребления
  14. 1.4.3 Внедрение документирования, анализа и разработки проектов для административных бизнес-процессов