<<
>>

1. Выбор приоритетов

В соответствии с этим методом, первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел.

В противовес распространенному мифу, что отказ от выполне­ния части дел немедленно приведет к пропорциональному паде­нию эффективности, можно привести известное правило, предло­женное итальянским экономистом Вильфредо Парето. Правило 80/20 гласит: если все предметы разместить в порядке их ценно­сти, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. Исходя из пра­вила 80/20 в списке из 10 дел 2 дела могут обеспечить 80% успе­ха. Следовательно, задача сводится к нахождению этих двух дел. Даже если восемь остальных останутся несделанными, ценность их результатов будет в четыре раза меньше, чем у двух, наиболее плодотворных.

По замечанию Питера Друкера, разница между менеджером- исполнителем и лидером заключается в том, что «менеджер делает дела правильно, а лидер делает правильные дела». Классическое правило расстановки приоритетов принадлежит Дуайту Эйзенхауэру.

Согласно этому правилу, приоритеты устанавливаются по двум критериям - срочности и важности (см. рис. 6).

СРОЧНЫЕ ДЕЛА НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
I - Срочное и важное II - Важное, но не срочное
В

А

Ж

Н

Ы

Е

Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, аль­тернативных проектов
III - Срочное, но не важное IV - Не срочное и не важное
Н

Е

В

А

Ж

Н

Ы

Е

Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов

Общественная деятельность

Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки «Пожиратели» времени Развлечения

Рис. 6.

Матрица Д. Эйзенхауэра

Предложенное Эйзенхауэром правило является простым вспо­могательным средством, особенно для тех случаев, когда надо бы­стро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу, приоритеты устанавли-

ваются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выпол­нения влияет на бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

I. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выпол­нение которых приведет к значительному ущербу для бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

II. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возни­кают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично разрешены в кратчайшие сроки. По­этому следует перепроверить степень важности и попробовать за­дачи этого типа полностью или частично поручать подчиненным.

III. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае де­легирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

IV. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того завален­ном бумагами. В идеале эти дела нужно «финансировать по оста­точному принципу» или отказываться от них вообще.

Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, ново­стей в Интернете, чтение газет и журналов), поэтому с них начина­ют рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы. Даже подчи­ненные не должны приниматься за задачи этой группы.

<< | >>
Источник: А.А. Маке­дошин, Э.Б. Молодькова, С.А. Перешивкин, О.А. Попазова. Организация труда персонала: учеб. пособие. - СПб. : Изд-во СПбГУЭФ, - 188 с.. 2011

Еще по теме 1. Выбор приоритетов:

  1. Выбор приоритетов использования.
  2. Стратегические приоритеты
  3. В12. Расстановка приоритетов
  4. Ситуации "Самооценка работника" и "Приоритет"
  5. УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТА КОЛЛЕКТИВНОСТИ.
  6. 2. Цели и приоритеты кадровой политики в государственном аппарате
  7. 3.2. Теория общественного выбора: нормы как результат рационального выбора
  8. Определение стратегических приоритетов инвестирования
  9. Принцип приоритета прав и свобод человека и гражданина
  10. Понимание приоритетов ценностей по целям
  11. 13.2 Приоритеты развития и государственная поддержка финансово-промышленных групп
  12. 3. Виды государственной налоговой политики и приоритеты ее развития в России