1. Выбор приоритетов
В противовес распространенному мифу, что отказ от выполнения части дел немедленно приведет к пропорциональному падению эффективности, можно привести известное правило, предложенное итальянским экономистом Вильфредо Парето. Правило 80/20 гласит: если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. Исходя из правила 80/20 в списке из 10 дел 2 дела могут обеспечить 80% успеха. Следовательно, задача сводится к нахождению этих двух дел. Даже если восемь остальных останутся несделанными, ценность их результатов будет в четыре раза меньше, чем у двух, наиболее плодотворных.
По замечанию Питера Друкера, разница между менеджером- исполнителем и лидером заключается в том, что «менеджер делает дела правильно, а лидер делает правильные дела». Классическое правило расстановки приоритетов принадлежит Дуайту Эйзенхауэру.
Согласно этому правилу, приоритеты устанавливаются по двум критериям - срочности и важности (см. рис. 6).
СРОЧНЫЕ ДЕЛА | НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА | |
I - Срочное и важное | II - Важное, но не срочное | |
В А Ж Н Ы Е | Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи | Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов |
III - Срочное, но не важное | IV - Не срочное и не важное | |
Н Е В А Ж Н Ы Е | Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность | Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки «Пожиратели» времени Развлечения |
Рис. 6.
Матрица Д. ЭйзенхауэраПредложенное Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу, приоритеты устанавли-
ваются по таким критериям, как срочность и важность дела.
Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:
I. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
II. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому следует перепроверить степень важности и попробовать задачи этого типа полностью или частично поручать подчиненным.
III. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
IV. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. В идеале эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу» или отказываться от них вообще.
Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, новостей в Интернете, чтение газет и журналов), поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы. Даже подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.
Еще по теме 1. Выбор приоритетов:
- Выбор приоритетов использования.
- Стратегические приоритеты
- В12. Расстановка приоритетов
- Ситуации "Самооценка работника" и "Приоритет"
- УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТА КОЛЛЕКТИВНОСТИ.
- 2. Цели и приоритеты кадровой политики в государственном аппарате
- 3.2. Теория общественного выбора: нормы как результат рационального выбора
- Определение стратегических приоритетов инвестирования
- Принцип приоритета прав и свобод человека и гражданина
- Понимание приоритетов ценностей по целям
- 13.2 Приоритеты развития и государственная поддержка финансово-промышленных групп
- 3. Виды государственной налоговой политики и приоритеты ее развития в России