5.4. Ведение индивидуальными предпринимателями Книги учета доходов и расходов хозяйственных операций
Этот порядок не распространяется на доходы индивидуальных предпринимателей, по которым применяется упрощенная система налогообложения, учета и отчетности, предусмотренная для субъектов малого предпринимательства, а также на доходы, по которым уплачивается единый налог на вмененный доход.
Индивидуальные предприниматели должны обеспечить полноту, непрерывность и достоверность учета всех полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций при осуществлении предпринимательской деятельности и деятельности, осуществляемой частными нотариусами (далее — предпринимательская деятельность).
Данные учета доходов и расходов и хозяйственных операций используются для исчисления налоговой базы по налогам, уплачиваемым индивидуальными предпринимателями в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.
Учет доходов и расходов и хозяйственных операций ведется индивидуальными предпринимателями путем фиксирования в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (далее — Книга учета) операций о полученных доходах и производственных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом.
В Книге учета отражаются имущественное положение индивидуального предпринимателя, а также результаты предпринимательской деятельности за налоговый период.
Учет доходов и расходов и хозяйственных операций ведется в российской валюте — в рублях. Записи в Книге учета по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, устанавливаемому на дату фактического получения дохода (на дату фактического осуществления расхода).
Документирование фактов предпринимательской деятельности, ведение Книги учета осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или иных языках народов Российской Федерации, должны иметь подстрочный перевод на русский язык.
Индивидуальные предприниматели ведут учет доходов и расходов и хозяйственных операций в соответствующих разделах Книги учета, примерная форма которой приведена ниже. Учет полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций ведется индивидуальным предпринимателем раздельно по каждому из видов осуществляемой предпринимательской деятельности.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в образовательной, культурной, спортивной сферах и в сфере здравоохранения, обязаны также указывать в Книге учета фамилию, имя, отчество, адрес (место жительства), паспортные данные, идентификационный номер налогоплательщика (далее — ИНН, при его наличии) физических лиц, которым оказываются соответствующие услуги.
При необходимости, с учетом конкретной специфики тех или иных видов деятельности, а также в случае, если индивидуальные предприниматели освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость, налогоплательщик по согласованию с налоговым органом вправе разработать иную форму Книги учета, оставив в ней показатели, необходимые для исчисления налоговой базы и (или) включив в нее показатели, связанные со спецификой осуществляемой им деятельности.
В Книге учета (раздел I) отражаются все доходы, полученные предпринимателями от осуществления ими предпринимательской деятельности на предусмотренные налоговым законодательством Российской Федерации налоговые вычеты.
В доход включаются все поступления от реализации товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также стоимость имущества, полученного безвозмездно. Стоимость реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг отражается с учетом фактических затрат на их приобретение, выполнение, оказание и реализацию.
Суммы, полученные в результате реализации имущества, используемого в процессе осуществления предпринимательской деятельности, включаются в доход того налогового периода, в котором этот доход фактически получен.
Доходы от реализации основных средств и нематериальных активов определяются как разница между ценой реализации и их остаточной стоимостью. Под расходами понимаются фактически произведенные и документально подтвержденные затраты, непосредственно связанные с извлечением доходов.
В целях упорядочения учета и в соответствии с их экономическим содержанием расходы, в частности, включают:
1) материальные расходы;
2) расходы на оплату труда;
3) амортизационные отчисления;
4) прочие расходы, связанные с производством и реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг).
Индивидуальные предприниматели обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность учетных документов, Книги учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Книга учета предназначена для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах. Книга учета может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета в электронном виде индивидуальные предприниматели обязаны по окончании налогового периода вывести ее на бумажные носители.
Индивидуальные предприниматели самостоятельно приобретают Книгу учета или журналы, блокноты для ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной индивидуальным предпринимателем Книги учета указывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью. В аналогичном порядке должна быть оформлена и Книга учета, которая велась в электронном виде и была выведена по окончании налогового периода на бумажные носители[25].
При хранении Книги учета индивидуальным предпринимателем должна обеспечиваться ее защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибок в Книге учета должно быть обосновано и подтверждено подписью индивидуального предпринимателя с указанием даты исправления.Выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстататом[26].
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты, обеспечивающие возможность проверки достоверности сведений, указанных в первичных документах:
1) наименование документа (формы);
2) дату составления документа;
3) при оформлении документа от имени:
П юридических лиц — наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;
? индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
? физических лиц — фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется;
4) содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;
5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);
6) личные подписи указанных лиц и их расшифровки, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.
При оформлении любой хозяйственной операции по приобретению товара к накладной на отпуск товара или другому документу, в котором фиксируется отпуск товаров, а именно, товарному чеку, счету-фактуре, договору, торгово-закупочному акту, должен прилагаться документ, подтверждающий факт оплаты товара: кассовый чек или квитанция к приходному ордеру, или платежное поручение с отметкой банка об исполнении, или документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактически произведенных расходах.
Первичные учетные документы (за исключением кассового чека) должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем. Они должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями этих лиц с указанием даты внесения исправлений.
Ниже приводится форма Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций и общие требования к порядку ее заполнения (подробнее см. приказ Минфина РФ № 86н МНС № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.).
КНИГА УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ
№--------- серия----------- том----------
Сведения об индивидуальном предпринимателе
Фамилия, имя, отчество_______________________________________
ИНН, когда присвоен_________________________________________
Код и наименование налогового органа, в котором налогоплательщик поставлен на учет
Свидетельство о предпринимательской деятельности № выдано
"__ "__________ года на срок____________________________
Администрацией_______________________________________
Виды предпринимательской деятельности_______________
Лицензия на вид деятельности, когда, на какой срок и кем выдана
Номера счетов, используемых для занятия предпринимательской деятельностью
Наименование банка, где открыты счета___________________
Наличие контрольно-кассовых машин, их номера ___________
Место осуществления деятельности________________________
Телефон:_____________ домашний;________________ рабочий
Дополнительная информация о налогоплательщике_________
С формой и с общими требованиями к порядку заполнения Книги
учета ознакомлен:____________________________________________
(подпись индивидуального предпринимателя) " " 200 года