6. Борьба с поглотителями времени
Если отбросить замечания в адрес традиционных систем управления временем, связанные с указанием на их высокую трудоемкость, низкую эффективности и т.д., можно выделить несколько направлений в целом обоснованной критики:
1. Традиционные системы превращают человека в агрессивного рационализатора, лишенного спонтанности, не использующего возможности интуиции и мало интересующегося жизнью близких. Например, Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь» пишет о том, что Любищев вел запись временных затрат даже во время разговора с дочерьми. В одном из его годовых отчетов содержится сожаление по поводу того, что пришлось отложить написание научной статьи из-за болезни Оли и Вали.
Алан Лакейн [12] описывает три одиозные фигуры, представляющие собой результат крайнего увлечения тайм-менеджментом.
Сверхорганизованный человек, который постоянно составляет списки. Сверхактивный человек настолько занят делами, что у него не хватает времени на то, чтобы взвесить, насколько они ценны и значимы. Внимание человека, помешанного на хронометраже, постоянно поглощено циферблатом часов.2. Большинство методик организации времени рассчитано на довольно определенный тип личности: упорядоченный, аналитич- ный и т.д. Такое положение не является нормальным и создает очень вредное предубеждение: что есть люди предрасположенные к организации собственного времени, а есть - не предрасположенные.
3. Классические техники планирования не учитывают такие факторы, как ограничения человеческой памяти, ума, мотивации; преувеличивают возможности контроля и планирования событий. Проблема мотивации занимает, пожалуй, наиболее важную позицию: люди склонны откладывать важные и несрочные дела ради менее важных, поскольку они требуют значительных затрат времени и сил, достаточно велика вероятности неудачи и высока ее цена, что ставит под угрозу самооценку.
4. Классические подходы слабо учитывают специфику аперио- дичных и неустойчивых видов работ, число которых постоянно растет в условиях новой экономики и предпринимательского отношения к управлению.
К неклассическим подходам к планированию рабочего времени можно отнести такие методы, как метод «швейцарского сыра», метод ограниченного хаоса, «слоновая техника», описанные в работах Лакейна.
1. Метод «швейцарского сыра». Лакейн пишет о том, что лучший способ сдвинуть с места неподъемное дело А-1 - проделать в нем дырки. Такими дырками являются задания немедленного исполнения. Главной предпосылкой для осуществления метода «швейцарского сыра» является возможность начать что-нибудь делать, когда для этого есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Важно, чтобы дело было легким - чем легче, тем лучше, и при этом связано с делом А-1. При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела А-1.
Потребуется осуществить много заданий немедленного исполнения прежде, чем дело А-1 наберет инерцию движения.Представление о сложности. Исследования показали, что люди, которые надеялись (и пытались) добиться успеха, были более счастливы и достигли большего, чем те, кто боялся (и ожидал) провалов. Если дело кажется трудным или невозможным, мотивация к его исполнению ниже по сравнению с более легким. Лакейн пишет, что такое впечатление рождено чувствами, а не фактами. Так как вы не знаете наверняка, насколько трудным является то или иное дело, вам лучше исходить из предположения о том, что оно не трудное, и вы легко с ним справитесь.
Смена темпа. Помогает в случаях беспокойства и скуки. Хорошо действует короткий отдых, переключение на другое задание или смена метода осуществления задачи.
Преодоление страха. Решается путем осознания страха, осознания неизбежности выполнения работы и вреда промедления, а в случае заполнения времени менее важными делами - напоминанием о пустой потере времени.
Ценность проб и успехов. Когда вы делаете что-нибудь такое, чем никогда прежде не занимались, вне зависимости от того, что в первый раз у вас получилось плохо, вы на пути к тому, чтобы следующий раз у вас это получилось лучше. Что бы ни произошло с вами, вы уже продвинулись значительно дальше, чем если бы никогда не начинали это дело.
2. Метод ограниченного хаоса. Классический подход к организации времени построен на признании предпочтительности порядка над хаосом, что отражает ценности западной культуры, построенной на идеях Платона. Сначала создается некая идея, и под нее подгоняются характеристики реальности. Глубоко симптоматично, например, следующее высказывание О. Азаровой: «Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые Вы должны организовать так, чтобы ими удобно было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т.д.
Все блоки и модули должны быть четко определены и отделены друг от друга».Интересная попытка определить недостатки и преимущества каждого состояния принадлежит Г. Архангельскому:
- затраты времени на поиск нужного объекта (обычно выше у хаоса, но если привычный хаос заменяют непривычным порядком - то наоборот);
- повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения (скорее выше у хаоса); затраты места на хранение - наоборот;
- эстетические параметры (сугубо индивидуально - кому-то хаос нравится больше);
- затраты времени и средств на поддержание порядка (у порядка выше).
Под средствами здесь в первую очередь понимаются память и внимание, необходимые для удержания порядка в голове.
Составление такого списка позволяет сделать следующие выводы:
1. Прежде чем наводить где-то порядок, подумайте - стоит ли это делать? Порядок - не самоцель, он нужен только тогда, когда от него есть польза. Сравните расходы сил и времени на наведение порядка с той пользой, которую вы надеетесь от него иметь. Ответьте себе честно на вопрос: сколько времени этот порядок проживет?
2. Стоит ли наводить порядок сразу и целиком? Выделите действительно важную часть и отделите ее от окружающего беспорядка. Например, вместо того, чтобы наводить тотальный и всеобъемлющий порядок на столе, может быть, достаточно завести на нем одну яркую папку с надписью «Срочное и важное» или «Часто нужные бумаги» и это решит 90% проблем?
3. Лучше меньше, да лучше. Лучше соблюдать несколько правил типа «Важное - только в красную папку!», чем установить себе много правил, разложить все параллельно и перпендикулярно, несколько дней мучительно поддерживать такой «порядок», а потом благополучно вернуться к прежнему хаосу.
Метод может быть назван «жизненным» в противоположность «системному», он более пригоден для упорядочения хаотичной, меняющейся, живой реальности. Тем, кто привык к обычным способам наведения порядка, этот метод может показаться лишающим человека контроля над упорядочиваемой информацией. На самом деле этот метод может дать больше контроля, но при выполнении главного условия: ограничения должны соблюдаться. Внутри границ можно располагать все сколь угодно хаотично, но границы между хаосами должны быть соблюдаемы неукоснительно. Это требует меньших усилий, чем поддержание традиционных громоздких упорядочивающих структур, а результаты дает более высокие.
Еще одно приложение методики ограниченного хаоса - выделение внутри системы места порядка и места хаоса. Применение метода к фирме - отдельная интересная тема. Выделение «места хаоса» может помочь в разрешении следующего важного противоречия. Чтобы быть прибыльной и стабильной, фирма должна быть механизирована и упорядочена. Чтобы развиваться, она должна быть хаотична (развитие неминуемо связано с ломкой старого, формированием нового, экспериментированием, и т.д. - короче говоря, с хаосом). Часто можно встретить два варианта: или организация подавляет в себе хаос (и постепенно вырождается, перестав соответствовать изменяющемуся внешнему миру), или хаос в организации дестабилизирует систему.
Можно разделить систему в пространстве, например, сформировав отдел хаоса, а выкристаллизовывающиеся полезные продукты структурировать и присоединять к стабильно работающей системе. Второй вариант - деление во времени. Например, японские «кружки качества», различные мозговые штурмы на тему направлений развития, проводимые в определенное время, и т.п.
3. «Слоновая техника». Фирма «Тайм-Менеджер» (США) вводит понятия «слоновая задача», «слоновая техника» и широко их использует при обучении менеджеров решению очень сложных проблем и задач. Есть задачи, которые настолько сложны, что образно их можно сравнить с величиной слона. Примеры «слоновых задач»: выучить иностранный язык, научиться использовать персональный компьютер, бросить курить, похудеть и т.п. Решить такие задачи за короткое время, как правило, не удается, как и, образно говоря, никому за один прием не удается съесть слона, каким бы аппетитом он не обладал.
К решению «слоновой задачи» можно приступить двумя способами:
1. Отодвинуть ее решение. Знакомая ситуация - анализируя план на следующий год, нам бывает несложно в своих намерениях выучить два иностранных языка, научиться играть на гитаре и т.д.
2. Разрезать их на маленькие, доступные кусочки. Это единственный метод, ведущий к заглатыванию слона, т.е. к результату. «Слоновая техника» «Тайм-Менеджера» будет решением проблемы:
- разрежьте «слона» на маленькие удобные кусочки;
- приложите заглатывание отдельных кусочков к выполняемым вами повседневным, обыденным делам;
- позаботьтесь о том, чтобы вы ели одного и того же «слона» пока от него ничего не останется;
- не переживайте ежедневно из-за этих больших «слонов». Отнеситесь к «слонам» как к большим, красивым и впечатляющим животным, какими они и являются. Отнеситесь к «слонам» как к захватывающим возможностям. Сосредоточьтесь на «слоновом бифштексе» дня и будете довольны, когда задача дня выполнена. Вы на пути к решению существенной задачи. Вы укрепите ваше хорошее самочувствие и облегчите возможность наслаждаться жизнью здесь и сейчас.
Слишком много людей напрасно мучают себя из-за «слонов», с которыми они все равно не могут разделаться сегодня. Они думают, что жизнью можно наслаждаться только тогда, когда все «слоновые задачи» решены и все находится на своем месте. Эта точка зрения нереальна, она только ведет к неудовлетворенности. Вы никогда не будете находиться в такой ситуации, когда все сложные задачи уже решены. Постоянно будут возникать новые «слоны», и вы должны научиться жить с ними.
Итак, классические концепции управления временем основаны на представлении о рациональном человеке, действующем в рациональном и предсказуемом мире. Важные дела обладают приоритетом перед срочными и просто приятными. Время самым тщательным образом учитывается, превращается в предмет обмена или борьбы. Жизненные цели логично связаны друг с другом и образуют внутренне единую систему. Менеджер становится машиной для достижения успеха. С одной стороны, в результате применения методов управления временем высвобождаются ресурсы для других дел и начинаний; с другой стороны, цена этого достаточно высока: потеря спонтанности, жизнь с внутренним счетчиком времени. Выход видится в совершенствовании техник управления временем, приспособлении их к нуждам хаотичных, спонтанных по своей природе людей.
Еще по теме 6. Борьба с поглотителями времени:
- Поглотитель
- 2.7. Правовое регулирование времени отдыха 2.7.1. Понятие и виды времени отдыха
- 2.1. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени
- Борьба с собой
- "БОРЬБА НАСМЕРТЬ"
- Государственная политика борьбы с безработицей
- Борьба феодальных группировок
- ОРУЖИЕ ДУХОВНОЙ БОРЬБЫ
- 1. Алжир в борьбе за независимость. Национализм и исламизм.
- БОРЬБА НА ВНУТРЕННЕМ ФРОНТЕ
- Борьба за единый национальный фронт
- Борьба с гуннами.
- 2. Борьба Саиса за объединение
- Борьба городов с феодальными сеньорами.
- 5. Борьба Чу и Хань
- 6.3. МЕТОДЫ КОНКУРЕНТНОЙ БОРЬБЫ В ТОВАРОДВИЖЕНИИ
- Борьба за инвеституру.
- 1. Саудиды в борьбе за власть.
- 2. «Культурная революция» п борьба за власть в Китае.
- борьба за европу