<<
>>

4.2. Анализ работ

Проектированию рабочего места предшествует анализ работ, кото­рый начинается со сбора информации.

Информация. Точная и своевременная информация существенна для нормальной работы персонала.

Организация состоит из людей, которые объединены в группы, что приводит к определенному порядку и помога­ет достичь общих целей. Базисные элементы — люди и их задания орга­низованы в малые модули, которые, в свою очередь, объединены в боль­шие модули типа отделов и предприятий, и они, наконец, связаны в компании, или учреждения.

Практика управления требует, чтобы каждый из элементов был чет­ко определен. Цели каждого модуля от компании до индивидуальных за­даний должны быть строго определены, зарегистрированы и сообщены всем вовлеченным в трудовой процесс сторонам. Аналогично должны быть согласованы и установлены функции каждого организационного модуля, а также определены их зависимости. Эта работа - неотъемлемая часть хорошего планирования работы организации. Определение и за­пись содержания каждого задания и необходимых для его выполнения навыков и способностей жизненно необходимы для успешного админи­стрирования.

Методы и процедуры, используемые для определения ре­жима работы, обязанностей, труда и отношений между зада­ниями, а также требований к квалификации работников, называются анализом задания.

Анализ задания. Анализ задания — процесс определения, наблюдения и изучения, а также сообщения необходимой информации относитель­но определенного задания. Он включает в себя идентификацию выпол­няемых задач, машин и используемого оборудования, материалов, ус­луг, навыков, знаний и индивидуальных черт рабочего. Обычно этот этап выполняется — аналитиком рабочих мест[20].

Современное использование термина «анализ задания» имеет тен­денцию ограничивать изучение задания различными программами пер­сонала типа отбора служащего, разряда, политики заработной платы, обучения технике безопасности и т.

п. Однако этот термин иногда при­меняется и при детальном (и количественном) изучении заданий спе­циалистами по организации труда. В этом случае упор делается на изуче­ние времени и движений, усовершенствование методов и программ ра­боты.

Обычно для этого разделяют каждое задание на детальные чи[21] (уроки в терминологии Форда) и определяют каждую «руку» и «дви­жение руки», которое нужно сделать рабочему. Другими словами, работа подразделяется на элементы, и время их выполнения определяется для каждого элемента-задания. Целью является установить стандартное вре­мя для выполнения каждого типа операции, выполненной каждым ра­бочим. Неотъемлемая часть любого анализа работ - упрощение работы и усовершенствование методов ее выполнения.

Анализ задания — процедура получения подходящей информации о задании. Эта информация отражена в основном в двух документах. Первый назван описанием задания, а второй — спецификацией задания.

Содержание и формат описаний задания и спецификаций очень раз­личаются в различных организациях. Имеется некоторый беспорядок з определении этих терминов. Например, врачи не делают никакого раз­личия между описанием задания и спецификацией. Они используют их взаимозаменяемо. Однако, согласно общепринятой практике, содержа­ние спецификации задания должно определять цели задания, режимы работы и квалификацию служащего, определение индивидуальных че­ловеческих характеристик, необходимых для выполнения задания, а также способов оценки исполнения задания. Спецификация фактиче­ски получается из описания, транслируя действия и требования в специ­фические навыки и способности. Но необходимый уровень способно­стей зависит и от общей политики управления компанией и ее стандар­тов. Например, некоторые организации требуют, чтобы секретари имели высшее образование, других устраивает образование, полученное на курсах года), другие принимают просто диплом средней

школы и организуют внутреннее обучение.

какие типы работы и в каком количестве должны быть сделаны, то об­щее задание должно быть разделено на отдельные задания на всех уров­нях в организации, от рабочего низкой квалификации до управляющих высшего ранга.

Необходимо затем «упаковать» работу, которая будет сделана, в значимые модули. Анализ задания помогает в определении

порядка и видов заданий и квалификаций, необходимых для заполнения этих модулей. Таким образом, это — существенный элемент эффектив­ного планирования трудовых ресурсов.

Компании необходимо иметь четкие представления о работе, которая будет выполнена, и о навыках и знаниях, которыми должны обладать слу­жащие, которые займутся выполнением этих заданий. Основная цель со­стоит в том, чтобы установить соответствие между требованиями задания и способностями рабочего, его склонностями и интересами (табл. 4.5).

Таблица 4.5

Сведения, необходимые для анализа задания

Это включает определение стоящего относительного числа заданий в пределах организации посредством методики, названной разрядом, и сравнение заработ­ной платы, выплаченной внутри организации, с той, которая была выплачена за сопоставимые по сложности выполнения задания в других компаниях, путем анализа отчета о заработной плате. Разряд гарантирует внутреннюю справедли­вость оплаты одного задания по отношению к другому, принимая во внимание, что уровень заработной платы на рынке рабочей силы гарантирует, что уровень заработной платы в пределах организации правилен относительно отрасли или промышленности. Для целей установления разряда описания задания должны быть очень точными; для проведения анализа отчета о заработной плате доста­точны конденсированные описания

Задания могут изучаться, чтобы улучшить методы работы, понижать погрешности, устранять ненужную обработку материалов и двойные усилия, понижать уста­лость, увеличивать обязанности служащего и ответственность и вообще улучшать эффективность модуля задания служащего. Довольно часто оптимальные ре­зультаты в этой области могут быть получены лишь объединением усилий специа­листа по организации труда, физиолога субъективных факторов и организацион­ного бихевиориста

Многие фирмы снабжают новых служащих копиями описаний и спецификаций для выполнения работ, на которые они были назначены.

Эта практика помогает служащим вориентировании и ознакомлении стем, что они, какожидается, будут делать. Информация по содержанию задания также очень полезна для тех, кто управляет обучением и программами поддержки разработок. Это помогает им определить содержание и предмет, необходимые в обучающих курсах. Отбор ста­жеров также облегчается изучением информации о задании
Установление надлежащих ста­вок оплаты
Перепроекти­ровка задания

Обучение служа­щего и разработ­ка управления

Оценка эффек­тивности

Данные анализа работы могут быть адаптированы как вспомогательные средства для установления четких стандартов эффективности для каждого задания. Стан­дарты эффективности главным образом качественные (они могут также содер­жать некоторую количественную информацию) утверждения о том, что управле­ние ожидает от служащих, назначенных на каждую должность. В оценке эффек­тивности каждого сотрудника (для корректировок платы, разработки карьерного развития служащего и так далее) супервайзор может сравнивать фактическое соответствие каждого рабочего стандарту. Оценки эффективности никогда не могут быть полностью объективными и беспристрастными, но использование письменных справок и стандартов делает их более объективными

4.2. Анализ работ* 169 Окончание табл. 4.5

Безопасность Процесс проведения детального анализа задания дает превосходную возмож- и здоровье ность раскрыть опасные условия и вредные факторы окружающей среды (типа те­плоты, шума, паров, пыли), так чтобы корректирующие действия могли быть при­няты для минимизации и избежания возможности человеческих травм

Основные категории заданий в организациях

Категории задания (табл. 4.6). Аналитики и начальники отдела кад­ров находят полезным классифицировать задания в группы. Все зада­ния в пределах каждой категории имеют некоторые общие характери­стики, особенно в отношении образования. По критерию заработной платы служащие группируются в три очень широких раздела. Персонал г почасовой оплатой используется на работах с низкой квалификацией и полуквалифицированной работе. Офисный персонал с нормирован­ным рабочим временем используется в секретарских и конторских за­даниях. Административный, профессиональный, маркетинговый и ор­ганизаторский персонал попадает в категорию персонала с ненорми­рованным рабочим временем. Термин «ненормированное рабочее время» означает, что содержание работы такое, что предпринимателю не требуется оплачивать работникам время переработки более 40 часов в неделю в соответствии с условиями справедливого трудового дейст­вия стандартов. Сверхурочная работа служащих с нормированным ра­бочим временем должна быть оплачена, если было отработано более 40 часов в неделю.

Таблица 4.6
Низкой квали­фикации Исполнение простой работы, обычно требующей много физических усилий. Крат­кость обучающего периода, от нескольких часов до двух недель. Примеры: черно­рабочий, швейцар
Полуквалифици­рованный Использовать оборудование, транслировать части. Управляемые задачи, ограни­ченные кратными рабочими подпрограммами. Необходимость осуществления процесса во избежание повреждений изделий или оборудования. Период обуче­ния от нескольких недель до нескольких месяцев. Примеры: ассемблер, водитель грузовика, машинный оператор
Квалифициро­ванный Исполнение комплексных задач, требующих всесторонних знаний материалов, процессов и оборудования. Часто работник должен показывать значительную ловкость. Период обучения от 3 до 4 лет: ученичество может требоваться. Приме­ры: электрик, механик, слесарь-инструментальщик по штампам, литограф
Техник Исполнение высококвалифицированной работы, требующей значительное зна­ние, суждение и опыт в пределах ограниченного диапазона знаний предмета. Тре­бует формального образования вне средней школы в поле технологии (вообще двухлетний колледж). Примеры: компьютерный техник, медицинский лаборатор­ный техник и техник электроники

Окончание табл. 4.6
Секретарско- конторский Исполнение различных офисных работ, включая печатание, исполнение предпи­саний, стандартные вычисления, компилирование простых отчетов, простой сбср данных и анализ. Требует образования средней школы; может требовать специа­лизированного обучения в бизнес-институте. Примеры: секретарь, клерк
Продажи Типичным примером являются потенциальные контактные заказчики, находящие­ся далеко отофиса предпринимателя (региональные представители). Выполняют некоторые указания и оказывают определенные услуги. Требования к образова­нию различны. Примеры: товарный представитель, служащий биржи
Административ­ный Исполнение ответственной офисной работы, прямо связанной с организаторски­ми политиками, анализ информации и подготовка отчетов, осуществление неза­висимой оценки. Обычно требуется образование колледжа. Примеры: исполни­тельный помощник, ревизор бюджета, специалист в области финансов и специа­лист персонала
Профессионал Работа интеллектуальная и различная в проявлениях. Последовательное осуществ­ление распоряжений и независимая оценка. Работа требует знания усовершенство­ванного типа в области науки или технологии. Требует по крайней мере 4-летнего образования колледжа в технической области, часто необходимо еще и дополни­тельное специализированное образование. Примеры: инженер, химик и экономист
Администратор Определение деятельности предприятия или его части. Управление действиями подчиненных. Имеет власть (полномочия), чтобы нанимать и увольнять. Имеет боль­шую властьуправления. Примеры: президент, генеральный директор, супервайзор

Десятьчеловекмогут быть назначенынавыполнение одной итойже работы, но все же каждый из них будет выполнять разнящуюся работу. Много секретарей выполняют одну и ту же работу, но все же секретарь генерального директора может иметь несколько иные обязанности, чем секретарь проектного менеджера.

The Dictionary of Occupational Titles - стандартный справочник, ко­торый содержит определения более чем 22 000 профессий[22].

Методы анализа заданий. Имеются семь путей, которыми может быть собрана информация о задании: (1) наблюдение, (2) анкетный оп­рос, (3) интервью, (4) контрольный список, (5) ежедневник, (6) конфе­ренции экспертов и (7) комбинация двух или более из них.

Невозможно использовать один лишь метод наблюдения, чтобы со­брать достаточно информации для подготовки описания задания и его спецификации. Специалисты по организации труда полагаются преиму­щественно на наблюдение. Однако они имеют дело прежде всего с пе­риодически повторяющимися действиями, низкой квалификацией, ко­роткими циклами и полуквалифицированными заданиями. Они не должны разрабатывать спецификацию задания, которая требует оценки значения квалификации рабочего (лучше всего это получается путем интервью у руководителя). Фактическое наблюдение очень желательно для ознакомления аналитика с материалами и использованным обору­дованием, условиями труда и опасностями. Оно позволяет получить чет­кое представление о том, что включено в работу.

Метод анкетного опроса нравится консультантам по управлению, которые наняты для того, чтобы установить политику оплаты. Обычно процедура такого опроса включает подготовку детальной анкеты, кото­рая затем распределяется среди всех служащих, работающих в этой ком­пании. Метод анкетного опроса требует меньшего количества людей и времени, чем метод интервью, так как интервьюировать возможно лишь одного, максимум двух людей, что и ведет к удорожанию метода.

Однако анкетный подход имеет серьезные недостатки. Точность ин­формации далека от желаемой. Любой анкетный опрос имеет множество возможных интерпретаций. Чтобы не зависеть исключительно от анкет­ных опросов как от источника информации, необходимо ввести некото­рые изменения в программу анализа задания.

Много организаций нанимают аналитиков задания, которые берут интервью у служащих, чтобы получить всю необходимую информацию. Когда интервью и руководителя и служащего объединено с наблюдени­ем за выполнением заданий обученным аналитиком, то этот результат лучший. Аналитики знают, как различать существенную и несуществен­ную информацию. Они могут задавать вопросы, которые раскрыли бы факты, которые были бы потеряны, если бы служащие просто заполня­ли анкету. Поскольку аналитики должны составить и записать описания задания, то они сделают это лучше, если увидят фактическое выполне­ние задания и если поговорят со служащими и их непосредственными начальниками. Часто на практике аналитики сталкиваются со случаями, а рабочие говорят, что они исполняют некоторые задачи, в то время как их начальники утверждают, что эти задачи — в действительности не часть общего задания и принадлежат кому-то другому. Обратное также возможно.

Метод контрольного списка может использоваться в больших органи­зациях, которые имеют большое количество людей, выполняющих оди­наковые или похожие задания. Группа, которая готовит контрольный список к каждому из заданий, должна сначала собрать достаточно инфор­мации, чтобы подготовить значимый контрольный список. Такая инфор­мация может быть получена путем опрашивания руководителей и инже­неров. Когда контрольный список подготовлен, скажем, для оператора склада, он посылается всем операторам снабжения на всех складах.

Государственных служащих просят проверить все перечисленные за­дачи, которые они выполняют, и указать количество времени, потрачен­ного на выполнение каждой задачи, а также время, затраченное на обу­чение и приобретение необходимого опыта. Их можно также попросить записать дополнительные задачи, не содержащиеся в подготовленном списке. Типичное задание может содержать 200 или 300 утверждений о задании. Эта методика подразумевает обработку данных в компьютере. Метод контрольного списка довольно дорогостоящий и несколько не­практичен для малых организаций.

Метод ведения дневника требует от государственных служащих под­робных записей об их действиях в течение каждого дня. Если эта мето­дика сделана хорошо и точно, то она устраняет погрешности контроль­ного списка и анкетного опроса. Однако это добавляет значительную нагрузку каждому служащему и по этой причине редко используется на практике.

Экспертиза специалистов по методикам сбора информации о зада­ниях полезны для получения различных точек зрения и полной перспек­тивы заданий. Например, можно использовать метод Дельфи1.

Основные элементы при анализе заданий

Содержание собранной информации. Как отмечалось ранее, природа информации, собранной при анализе заданий, определена целями даль­нейшего использования полученных данных. Если компания просто со­бирается менять политику заработной платы, то аналитик получит толь­ко ту информацию, которая необходима для описания существенных обязанностей и требований к выполнению заданий со специальным ак­центом на тех особенностях, которые отличают их от связанных с ними заданий (табл. 4.7).

Таблица 4.7
Заголовок задания и расположение Они определяют задание и организационный модуль, в котором оно распо­ложено. Некоторая стандартизация заголовка задания желательна
Резюме задания Это включено в большинство описаний задания, чтобы дать считывающему устройству быстрое объяснение основы задания. Это - обычно одно или два предложения
Обязанности при вы­полнении задания Всестороннее перечисление обязанностей включено вместе с признаком частоты местонахождения или скидки времени, посвященного выполне­нию каждой обязанности. Всегда включает то, что государственный служа­щий делает наряду с некоторым признаком того, как он исполняет задачи
Машины материалы, изделия, услуги инстру­ментальные средства и оборудование Использованное сырье, сделанные изделия, выполненные услуги. Пере­числение всей подготовки рабочего места и средств работы, использован­ных на задании
Обязанности Примеры - ответственность за изделие, оборудование и ответственность за предотвращение денежно-кредитной потери организации
Данное диспетчерское управление Для бригадира число контролируемых людей и их задания строго опреде­лено
Соотношение с други­ми заданиям Опознавайте задания, с которых люди могут быть продвинуты на данное задание. Также формулируйте задания, на которые люди могут быть про­двинуты с данного задания
Умственные навыки Включает различные умственные навыки типа способности интерпретиро­вать комплексные данные и идеи, изобретательность и способность влиять на развитие других
Физические затраты Вид и количество физических усилий. Нормальное рабочее положение - сидя или стоя
Физические навыки Примеры - физическая ловкость и координация
Условия труда Условия окружающей среды типа холода, теплоты, пыли, шума
Опасности Типичные опасности работы, с которыми сталкиваются работники (напри­мер, сломанные кости)
Образование Опознавайте отдельные виды оценки, языка и математических навыков, количества обучения, необходимого для подобных навыков
Профессионально-тех­ническая подготовка Это включает профессионально-техническое образование, предшествую­щий опыт работы и размещенное в одном помещении обучение заданию

Категории информации, необходимой для анализа любого задания

Функциональный анализ задания — сугубо детальный метод для анали­за заданий и регистрации собранной информации о задании. Он был разработан в США. Функциональный анализ задания - действительно всесторонняя система для сбора и классификации различных видов дан­ных, которые описывают работу, выполненную в заданиях, и черты ра­бочего, требуемые для исполнения этих заданий (табл. 4.8).

Таблица 4.8
Работа Функции ра­бочего Все рабочие ситуации включают зависимость служащего от данных, людей и вещей. Функциональный формат анализа задания дает стандартную, ие­рархическую классификацию задач под этими тремя категориями
Поля работы Все задания в американской экономике классифицированы по 100 раз­личным полям работы. Некоторые примеры полей работы: сваривание, проведение кладки, печать, запись, разработка и обучение. В описании содержания каждых полей работы используются глаголы. Например, для поля съемки используются глаголы типа «вычислить», «измерить» и «со­ставить» график. Некоторые машины, инструментальные средства, обо­рудование и средства работы используются в различных полях работы. В поле съемки никакие машины не используются, но инструментальные средства включают инструментальные средства составления проекта, уровни, карандаши и ручки. Оборудование включает транзиты и геодо- метры. Средства работы включают светокопировальные бумаги, диа­граммы, карты и стержни
Материалы изделия, предмет и услуги Задании характеризованы согласно элементам включенных типов. Сы­рье значит средние материалы, поддающиеся обработке, типа тканей, металла или древесины. Изделия - конечные продукты типа мебели, бу­маги или одежды. Предмет включает такие элементы, как искусство, био­логические науки, естествознание и социальные науки. Услуги включают элементы типа транспортировки, связи, очистки и персональных услуг
Черты ра­бочего Информация здесь определяет квалификации и характеры, заданные служащим для выполнения задания. Это включает следующие категории:
Время обу­чения (а) общеобразовательное развитие и
<< | >>

Еще по теме 4.2. Анализ работ:

  1. 17.3. Анализ работы с посредниками
  2. 8.2.2. Анализ эффективности работы с клиентами
  3. 9.1. АНАЛИЗ И ОПИСАНИЕ РАБОТЫ (ДОЛЖНОСТИ) И РАБОЧЕГО МЕСТА
  4. Факторный анализ прибыли от реализации продукции (работ, услуг)
  5. 10.7.3. Факторный анализ прибыли от реализации продукции (работ, услуг)
  6. Организация финансовой работы на предприятии. Анализ финансового состояния предприятий. Платежеспособность и ликвидность предприятий
  7. 12.7. Особенности учета продукции (работ, услуг) при использовании счета 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»
  8. Расторжение трудового договора в связи с переходом работника на работу к другому работодателю или на выборную работу (должность)
  9. ТЕМА 7. Организация финансовой работы на предприятии. Анализ финансового состояния предприятий. Платежеспособность и ликвидность предприятий
  10. 3.9. Оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда
  11. 4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений
  12. Использование работы эксперта. Порядок его работы. Использование результатов
  13. АВС-АНАЛИЗ И ДРУГИЕ МЕТОДЫ АНАЛИЗА АССОРТИМЕНТА И ТОВАРНОЙ ПОЛИТИКИ
  14. § 1. Анализ существующих данных. Контент-анализ
  15. 3.2. СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ РЫНКА 3.2.1. Методология анализа рыночной конъюнктуры
  16. 15.4. Анализ стабильности продаж (XYZ-анализ)
  17. ТЕМА 3. Анализ соотношения прибыли, затрат и объема продаж (СУР-анализ)
  18. От анализа рынка банковских резервов к макроэкономическому анализу