4.2. Анализ работ
Информация. Точная и своевременная информация существенна для нормальной работы персонала.
Организация состоит из людей, которые объединены в группы, что приводит к определенному порядку и помогает достичь общих целей. Базисные элементы — люди и их задания организованы в малые модули, которые, в свою очередь, объединены в большие модули типа отделов и предприятий, и они, наконец, связаны в компании, или учреждения.Практика управления требует, чтобы каждый из элементов был четко определен. Цели каждого модуля от компании до индивидуальных заданий должны быть строго определены, зарегистрированы и сообщены всем вовлеченным в трудовой процесс сторонам. Аналогично должны быть согласованы и установлены функции каждого организационного модуля, а также определены их зависимости. Эта работа - неотъемлемая часть хорошего планирования работы организации. Определение и запись содержания каждого задания и необходимых для его выполнения навыков и способностей жизненно необходимы для успешного администрирования.
Методы и процедуры, используемые для определения режима работы, обязанностей, труда и отношений между заданиями, а также требований к квалификации работников, называются анализом задания.Анализ задания. Анализ задания — процесс определения, наблюдения и изучения, а также сообщения необходимой информации относительно определенного задания. Он включает в себя идентификацию выполняемых задач, машин и используемого оборудования, материалов, услуг, навыков, знаний и индивидуальных черт рабочего. Обычно этот этап выполняется — аналитиком рабочих мест[20].
Современное использование термина «анализ задания» имеет тенденцию ограничивать изучение задания различными программами персонала типа отбора служащего, разряда, политики заработной платы, обучения технике безопасности и т.
п. Однако этот термин иногда применяется и при детальном (и количественном) изучении заданий специалистами по организации труда. В этом случае упор делается на изучение времени и движений, усовершенствование методов и программ работы.Обычно для этого разделяют каждое задание на детальные чи[21] (уроки в терминологии Форда) и определяют каждую «руку» и «движение руки», которое нужно сделать рабочему. Другими словами, работа подразделяется на элементы, и время их выполнения определяется для каждого элемента-задания. Целью является установить стандартное время для выполнения каждого типа операции, выполненной каждым рабочим. Неотъемлемая часть любого анализа работ - упрощение работы и усовершенствование методов ее выполнения.
Анализ задания — процедура получения подходящей информации о задании. Эта информация отражена в основном в двух документах. Первый назван описанием задания, а второй — спецификацией задания.
Содержание и формат описаний задания и спецификаций очень различаются в различных организациях. Имеется некоторый беспорядок з определении этих терминов. Например, врачи не делают никакого различия между описанием задания и спецификацией. Они используют их взаимозаменяемо. Однако, согласно общепринятой практике, содержание спецификации задания должно определять цели задания, режимы работы и квалификацию служащего, определение индивидуальных человеческих характеристик, необходимых для выполнения задания, а также способов оценки исполнения задания. Спецификация фактически получается из описания, транслируя действия и требования в специфические навыки и способности. Но необходимый уровень способностей зависит и от общей политики управления компанией и ее стандартов. Например, некоторые организации требуют, чтобы секретари имели высшее образование, других устраивает образование, полученное на курсах года), другие принимают просто диплом средней
школы и организуют внутреннее обучение.
какие типы работы и в каком количестве должны быть сделаны, то общее задание должно быть разделено на отдельные задания на всех уровнях в организации, от рабочего низкой квалификации до управляющих высшего ранга.
Необходимо затем «упаковать» работу, которая будет сделана, в значимые модули. Анализ задания помогает в определениипорядка и видов заданий и квалификаций, необходимых для заполнения этих модулей. Таким образом, это — существенный элемент эффективного планирования трудовых ресурсов.
Компании необходимо иметь четкие представления о работе, которая будет выполнена, и о навыках и знаниях, которыми должны обладать служащие, которые займутся выполнением этих заданий. Основная цель состоит в том, чтобы установить соответствие между требованиями задания и способностями рабочего, его склонностями и интересами (табл. 4.5).
Таблица 4.5
Сведения, необходимые для анализа задания
Это включает определение стоящего относительного числа заданий в пределах организации посредством методики, названной разрядом, и сравнение заработной платы, выплаченной внутри организации, с той, которая была выплачена за сопоставимые по сложности выполнения задания в других компаниях, путем анализа отчета о заработной плате. Разряд гарантирует внутреннюю справедливость оплаты одного задания по отношению к другому, принимая во внимание, что уровень заработной платы на рынке рабочей силы гарантирует, что уровень заработной платы в пределах организации правилен относительно отрасли или промышленности. Для целей установления разряда описания задания должны быть очень точными; для проведения анализа отчета о заработной плате достаточны конденсированные описания
Задания могут изучаться, чтобы улучшить методы работы, понижать погрешности, устранять ненужную обработку материалов и двойные усилия, понижать усталость, увеличивать обязанности служащего и ответственность и вообще улучшать эффективность модуля задания служащего. Довольно часто оптимальные результаты в этой области могут быть получены лишь объединением усилий специалиста по организации труда, физиолога субъективных факторов и организационного бихевиориста
Многие фирмы снабжают новых служащих копиями описаний и спецификаций для выполнения работ, на которые они были назначены.
Эта практика помогает служащим вориентировании и ознакомлении стем, что они, какожидается, будут делать. Информация по содержанию задания также очень полезна для тех, кто управляет обучением и программами поддержки разработок. Это помогает им определить содержание и предмет, необходимые в обучающих курсах. Отбор стажеров также облегчается изучением информации о заданииУстановление надлежащих ставок оплаты |
Перепроектировка задания Обучение служащего и разработка управления Оценка эффективности |
Данные анализа работы могут быть адаптированы как вспомогательные средства для установления четких стандартов эффективности для каждого задания. Стандарты эффективности главным образом качественные (они могут также содержать некоторую количественную информацию) утверждения о том, что управление ожидает от служащих, назначенных на каждую должность. В оценке эффективности каждого сотрудника (для корректировок платы, разработки карьерного развития служащего и так далее) супервайзор может сравнивать фактическое соответствие каждого рабочего стандарту. Оценки эффективности никогда не могут быть полностью объективными и беспристрастными, но использование письменных справок и стандартов делает их более объективными
4.2. Анализ работ* 169 Окончание табл. 4.5
Безопасность Процесс проведения детального анализа задания дает превосходную возмож- и здоровье ность раскрыть опасные условия и вредные факторы окружающей среды (типа теплоты, шума, паров, пыли), так чтобы корректирующие действия могли быть приняты для минимизации и избежания возможности человеческих травм
Основные категории заданий в организациях |
Категории задания (табл. 4.6). Аналитики и начальники отдела кадров находят полезным классифицировать задания в группы. Все задания в пределах каждой категории имеют некоторые общие характеристики, особенно в отношении образования. По критерию заработной платы служащие группируются в три очень широких раздела. Персонал г почасовой оплатой используется на работах с низкой квалификацией и полуквалифицированной работе. Офисный персонал с нормированным рабочим временем используется в секретарских и конторских заданиях. Административный, профессиональный, маркетинговый и организаторский персонал попадает в категорию персонала с ненормированным рабочим временем. Термин «ненормированное рабочее время» означает, что содержание работы такое, что предпринимателю не требуется оплачивать работникам время переработки более 40 часов в неделю в соответствии с условиями справедливого трудового действия стандартов. Сверхурочная работа служащих с нормированным рабочим временем должна быть оплачена, если было отработано более 40 часов в неделю.
Таблица 4.6
|
Окончание табл. 4.6
|
Десятьчеловекмогут быть назначенынавыполнение одной итойже работы, но все же каждый из них будет выполнять разнящуюся работу. Много секретарей выполняют одну и ту же работу, но все же секретарь генерального директора может иметь несколько иные обязанности, чем секретарь проектного менеджера. |
The Dictionary of Occupational Titles - стандартный справочник, который содержит определения более чем 22 000 профессий[22].
Методы анализа заданий. Имеются семь путей, которыми может быть собрана информация о задании: (1) наблюдение, (2) анкетный опрос, (3) интервью, (4) контрольный список, (5) ежедневник, (6) конференции экспертов и (7) комбинация двух или более из них.
Невозможно использовать один лишь метод наблюдения, чтобы собрать достаточно информации для подготовки описания задания и его спецификации. Специалисты по организации труда полагаются преимущественно на наблюдение. Однако они имеют дело прежде всего с периодически повторяющимися действиями, низкой квалификацией, короткими циклами и полуквалифицированными заданиями. Они не должны разрабатывать спецификацию задания, которая требует оценки значения квалификации рабочего (лучше всего это получается путем интервью у руководителя). Фактическое наблюдение очень желательно для ознакомления аналитика с материалами и использованным оборудованием, условиями труда и опасностями. Оно позволяет получить четкое представление о том, что включено в работу.
Метод анкетного опроса нравится консультантам по управлению, которые наняты для того, чтобы установить политику оплаты. Обычно процедура такого опроса включает подготовку детальной анкеты, которая затем распределяется среди всех служащих, работающих в этой компании. Метод анкетного опроса требует меньшего количества людей и времени, чем метод интервью, так как интервьюировать возможно лишь одного, максимум двух людей, что и ведет к удорожанию метода.
Однако анкетный подход имеет серьезные недостатки. Точность информации далека от желаемой. Любой анкетный опрос имеет множество возможных интерпретаций. Чтобы не зависеть исключительно от анкетных опросов как от источника информации, необходимо ввести некоторые изменения в программу анализа задания.
Много организаций нанимают аналитиков задания, которые берут интервью у служащих, чтобы получить всю необходимую информацию. Когда интервью и руководителя и служащего объединено с наблюдением за выполнением заданий обученным аналитиком, то этот результат лучший. Аналитики знают, как различать существенную и несущественную информацию. Они могут задавать вопросы, которые раскрыли бы факты, которые были бы потеряны, если бы служащие просто заполняли анкету. Поскольку аналитики должны составить и записать описания задания, то они сделают это лучше, если увидят фактическое выполнение задания и если поговорят со служащими и их непосредственными начальниками. Часто на практике аналитики сталкиваются со случаями, а рабочие говорят, что они исполняют некоторые задачи, в то время как их начальники утверждают, что эти задачи — в действительности не часть общего задания и принадлежат кому-то другому. Обратное также возможно.
Метод контрольного списка может использоваться в больших организациях, которые имеют большое количество людей, выполняющих одинаковые или похожие задания. Группа, которая готовит контрольный список к каждому из заданий, должна сначала собрать достаточно информации, чтобы подготовить значимый контрольный список. Такая информация может быть получена путем опрашивания руководителей и инженеров. Когда контрольный список подготовлен, скажем, для оператора склада, он посылается всем операторам снабжения на всех складах.
Государственных служащих просят проверить все перечисленные задачи, которые они выполняют, и указать количество времени, потраченного на выполнение каждой задачи, а также время, затраченное на обучение и приобретение необходимого опыта. Их можно также попросить записать дополнительные задачи, не содержащиеся в подготовленном списке. Типичное задание может содержать 200 или 300 утверждений о задании. Эта методика подразумевает обработку данных в компьютере. Метод контрольного списка довольно дорогостоящий и несколько непрактичен для малых организаций.
Метод ведения дневника требует от государственных служащих подробных записей об их действиях в течение каждого дня. Если эта методика сделана хорошо и точно, то она устраняет погрешности контрольного списка и анкетного опроса. Однако это добавляет значительную нагрузку каждому служащему и по этой причине редко используется на практике.
Экспертиза специалистов по методикам сбора информации о заданиях полезны для получения различных точек зрения и полной перспективы заданий. Например, можно использовать метод Дельфи1.
Основные элементы при анализе заданий |
Содержание собранной информации. Как отмечалось ранее, природа информации, собранной при анализе заданий, определена целями дальнейшего использования полученных данных. Если компания просто собирается менять политику заработной платы, то аналитик получит только ту информацию, которая необходима для описания существенных обязанностей и требований к выполнению заданий со специальным акцентом на тех особенностях, которые отличают их от связанных с ними заданий (табл. 4.7).
Таблица 4.7
|
Категории информации, необходимой для анализа любого задания |
Функциональный анализ задания — сугубо детальный метод для анализа заданий и регистрации собранной информации о задании. Он был разработан в США. Функциональный анализ задания - действительно всесторонняя система для сбора и классификации различных видов данных, которые описывают работу, выполненную в заданиях, и черты рабочего, требуемые для исполнения этих заданий (табл. 4.8).