<<
>>

10.2. КАК ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ? Как беречь свое время?

Главное преимущество при планировании работы состоит в том, что оно приносит выигрыш времени. Большое значение для планирования личного времени имеет выполнение следующих правил:

1.

Точно определите свою цель. Многие люди попусту тратят вре­мя и энергию на какое-нибудь дело, так как отчетливо не представляют себе, что, собственно, они собираются сделать, не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу. Определив с самого начала пункт назначения, вы достигнете его гораздо быстрее. Это решающее условие.

2. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке важности самые срочные дела. Назавтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, затем с делом № 3 и т.д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или с двумя делами, возьмите на вооружение правило «чистой страницы». Оно требует обяза­тельного перенесения на другие дни того, что не удалось сделать за истекший день.

3. Придумывайте себе стимулы.

Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность повысится почти автоматически.

4. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного зада­ния твердый срок. Но следует помнить, что сроки должны быть реальными и вы должны твердо их придерживаться.

5. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех состоит в том, чтобы поступать пра­вильно в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фак­тами, решайте и действуйте.

6. Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми никогда не заня­лись бы по своей воле.

7. Не теряйте время на телефонные разговоры.

Телефон во многом экономит время, когда следует получить какие-то данные, сделать заказ, условиться о встрече. Но всегда есть искушение просто поболтать с кем-то по телефону. Прежде чем снять трубку, опреде­лите: ради чего вы это делаете и чего конкретно хотите добиться. А затем ведите разговор на деловом уровне.

8. Ведите записную книжку (или дневник). Записывайте все предстоящие дела, мысли, номера телефонов — и вам не придется мучаться, вспоминая какие-то данные. Берегите время, затрачива­емое на справки, а потому держите в порядке необходимые вам ад­реса и телефоны. Одним словом, не загружайте память там, где это не нужно.

9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья, товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить ваши наме­рения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу и ваш график, тактично дав понять, что вы в «цейтноте времени».

10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие сведения и указания. Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.

11. Откажитесь от шаблона. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Попробуйте изменить что-то в своей работе, усовершенствовать ее, воспользуйтесь новинками техники, поинтересуйтесь, как другие экономят время.

12. Не упускайте из вида мелочи. Вы можете избежать неболь­ших, но растрачивающих время задержек, если будете предупреж­дать наступление внезапных мелких кризисов.

13. Приступайте к делу сразу. Прежде чем приступить к работе, многие люди приводят в порядок свои столы, точат все карандаши, имеющиеся под рукой, выпивают чашечку кофе, а потом удивляются, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу.

14. Используйте время полностью. Это значит, что время поездок, ожидания, завтрака можно занять такими делами, как плани­рование своего рабочего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок.

15. Следите за тем, на что тратите свободное время.

Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе телепередач, книг, журналов.

16. Меняйте род занятий. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше.

17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15—20 мин раньше того, к чему обычно привыкли, вы зададите тон всему дню. Не случайно в ходу пословица: «Кто рано встает, тому бог подает».

18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет су­дить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими де­лами, которые появляются в ваше рабочее время. / Внимательно отнеситесь к этим правилам, испытайте их, и вы окажетесь в совсем ином мире, в котором время перестает быть ва­шим постоянным противником.

Каждый, кто пожелает организовать и использовать свое рабочее время более эффективно, может осуществить это желание. Для этого нужно исключить ряд типовых ошибок:

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра. Самая рас­пространенная ошибка. Проблему нужно решать сразу, не откла­дывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения. Страх перед безотлагательным решением.

2. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может зани­маться множеством дел, но успевать решать лишь малую их часть.

3. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение не­скольких проблем — это самый верный путь к стрессам и инфарк­там.

4. Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным.

5. Неумение правильно разграничить функции между подчи­ненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственно­сти и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию.

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.

7. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы.

8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и об­стоятельств.

Зайверт называет тридцать самых главных причин потерь времени:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решений.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделение труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания.

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Повысить результативность своего управленческого труда можно с помощью организованности и самодисциплины. Нужно уметь «держать себя в руках» и придерживаться следующих правил:

1. Точно определяйте поставленную цель.

2. Составляйте план операции.

3. Сосредотачивайтесь на главном.

4. Придумывайте себе стимулы.

5. Устанавливайте твердые сроки.

6. Научитесь быть решительным.

7. Научитесь говорить «нет», соизмеряйте свои дела и цели.

8. Не увязайте в телефонных разговорах.

9. Приобретите привычку к записной книжке.

10. Ликвидируйте досадные упущения в своей работе.

11. Учитесь слушать.

12. Откажитесь от шаблона.

13. Не упускайте из вида мелочи.

14. Приступайте к делу сразу же.

15. Используйте полностью свой человеческий потенциал.

16. Следите за тем, на что тратите свободное время.

17. Меняйте занятия.

18. Начинайте раньше.

19. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел.

20. Обязательно переносите на другой день то, что не успели сделать сегодня.

21. Воспитывайте уважение к своему времени.

Распорядок дня и недели

Выборка делается из перспективного плана, плана-графика недели и записей текущих дел. Более удобной формой плана работы на день является такая, в которой имеется сетка времени, а сами дела систематизированы. Есть еще много других форм планирования времени. Лучше всего пользоваться «организатором» или электронной записной книжкой. В практическом плане полезна разработанная для студентов записная книжка. Это деловой блокнот, в котором сброшюрованы отдельные листы и который благодаря рациональному подбору нужной информации удобен своей наглядностью и полезностью. Блокнот является одновре­менно настольным календарем, записной книжкой, дневником времени, инструментом планирования, списком адресов, спра­вочником, картотекой идей и инструментом контроля. Особое значение придается распорядку недели (табл. 10.2), где можно планировать основные дела недели и дня. В записной книж­ке можно найти листки для различных заметок, где можно записы­вать домашние задания, деловые встречи, телефонные переговоры и продуктивные идеи. Отдельные листки можно после использова­ния сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

Расписание занятий на осенний/весенний семестры, расписание экзаменов, зачетов и сдачи курсовых работ, распорядок дня целесообразно ежедневно иметь под рукой каждому студенту. Дан­ные формы являются дополнением к календарной части записной книжки.

Таблица 10.2

Распорядок дня и недели

№_______ е_____ по____________________ 200___ г.

(месяц)

\ Дни \ недели \ числа

часы \

Понедельник и X X Среда о. 0) 1 1 Зі

X 0)

Основные за­дачи недели
в-

<< | >>

Еще по теме 10.2. КАК ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ? Как беречь свое время?:

  1. 9.9. КАК УЛУЧШИТЬ НАСТРОЕНИЕ ВАШИХ СЛУЖАЩИХ И СВОЕ СОБСТВЕННОЕ
  2. Как учесть доплату за работу в ночное время
  3. Как учесть доплату за работу в ночное время
  4. 2.4. Особенности использования труда работников в ночное время, выходные и праздничные дни, сверх установленной продолжительности рабочего времени 2.4.1. Работа в ночное время
  5. Не скрывайте свое название
  6. Обновите свое сознание
  7. Три способа утвердить свое отличие
  8. ТЕСТ «ОЦЕНИТЕ СЕБЯ И СВОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО»
  9. Последствия реорганизации, если юридическое лицо не прекратило свое существование
  10. Секрет №8. Транслируйте свое уважение к мужу всегда и везде
  11. Лекция втораяКультура и история.Время истории и время историка