Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа

Ответственный исполнитель при подготовке унифицированной формы (типового текста) трудового договора:

1) уясняет содержание резолюции (поручения, указания), в соответствии с которой организуется подготовка документа;

2) определяет состав привлекаемых к работе над документом сил и средств;

3) уточняет порядок подготовки документа;

4) устанавливает сроки выполнения работы в целом и каждого ее этапа;

5) распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в подготовке документа;

6) информирует исполнителей о требованиях, предъявляемых к документу, исходных материалах, последовательности и сроках выполнения работы, а также о том, в каком виде и кому именно должны передаваться исполнителями результаты выполненной ими работы;

7) организует взаимодействие между исполнителями в процессе работы, оказывает им необходимую помощь;

8) осуществляет постоянный контроль за надлежащей (своевременной и качественной) подготовкой документа;

9) регулярно докладывает о ходе выполнения работы руководителю предприятия;

10) по окончании работы представляет ее итоговые результаты руководителю предприятия (в виде проекта документа, полностью отвечающего установленным требованиям).

С учетом все более глубокого проникновения информационных технологий в управленческие процессы представляется наиболее целесообразным вести подготовку трудового договора на персональном компьютере (ПК), оснащенном устройством чтения-записи автономных машинных носителей (модулей памяти) и устройством вывода на печать (принтером), как правило, используя записи, предварительно выполненные в рабочей тетради, на отдельных листах либо сохраненные на автономных машинных носителях (модулях памяти). К работе, впрочем, должны быть подготовлены не только ПК и упомянутые записи, но и рабочее место исполнителя в целом.

законодательные и нормативно-правовые акты, а также локальные акты и организационно- распорядительные документы (в бумажном или электроном виде), необходимые для подготовки трудового договора;

методические и справочные материалы, включая ранее заключенные с соответствующими категориями работников (должностными лицами) трудовые договоры (их копии), унифицированные формы, типовые (примерные) тексты, образцы оформления трудовых договоров и т.п.;

список приложений к трудовому договору (при наличии таковых); график выполнения работы; листы согласования (при необходимости); бланки установленного вида;

писчая бумага для ведения рабочих записей и вывода на печать предварительных вариантов текста документа;

исправные автономные машинные носители.

Уточним, что подготовка предварительного варианта текста трудового договора начинается с определения структуры документа и формулирования его основных положений (в виде отдельных предложений). Затем производится взаимоувязка отдельных предложений в абзацы, выполняемая последовательно для всех разделов (пунктов) документа.

Очевидно, однако, что полученный исполнителем предварительный вариант текста документа пока далек от совершенства и, следовательно, подлежит дальнейшему уточнению. С этой целью выполняется редактирование и корректирование предварительного варианта текста трудового договора, о чем мы и поговорим далее.