Прочие расходы при командировке

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачивают:

- расходы по оформлению визы и загранпаспорта, приглашений и других въездных документов;

- расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

- консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- другие аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачивают работникам.

Все эти затраты при условии документального подтверждения фирма может учесть в расходах, уменьшающих налоговую прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также с этих расходов не нужно платить зарплатные налоги и сборы. Основание: п.

Что делать, если работник вовремя не возвращает подотчетные деньги? По мнению налоговых инспекторов, эти деньги превращаются в доход сотрудника и с них нужно заплатить НДФЛ, единый соцналог, обязательные страховые взносы. А из-за того, что фирма этого не делает вовремя, возникают еще и штрафы с пенями.

Не разбираясь в правомерности сложившейся ситуации, обойти эту проблему можно очень легко. Просто не нужно издавать приказ на возврат в определенный срок подотчетных денег. Ведь штрафов за то, что у фирмы нет такого приказа, законом не предусмотрено. Единственный случай, когда нужно будет соблюдать срок возврата денег, - это при выдаче наличных на командировочные расходы.

Если не будет приказа, инспекторы не смогут заявить, что срок возврата денег у сотрудника пропущен. Соответственно, у них не будет оснований полагать, что подотчетные деньги - это доход сотрудника.

Ситуация осложняется, если у вас такой приказ есть и контролеры при проверке обнаружили его. В этом случае они сразу же проверят, возвращены ли подотчетные деньги в срок. Если нет, тогда ждите недоимок, штрафов и пеней. Однако не стоит соглашаться с предъявленными санкциями. У вас есть неплохие шансы избежать наказания.

В споре с налоговиками поможет ст. 208 Налогового кодекса. В ней сказано, какие выплаты относят к доходам работника и облагают НДФЛ. Подотчетных сумм, которые не вернули в срок, среди них нет.

Правда, список таких доходов открыт. Но и это не должно вас смутить: в пп. 10 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса сказано, что завершающие список "иные доходы", на которые надо начислять НДФЛ, - это те, которые человек получил "в результате осуществления им деятельности". Подотчетные суммы сотрудник получил далеко не за свою деятельность и отнюдь не для себя. Ему выдали деньги для оплаты расходов фирмы, потому они доходом сотрудника быть не могут.

Скорее всего, эти аргументы налоговиков не убедят. Они скажут, что, определяя налоговую базу по НДФЛ, вы должны учитывать все доходы, которые получил работник в денежной или натуральной форме, а также доходы, право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть, по их мнению, деньги или товар, за которые сотрудник не отчитался в срок, стали его собственностью и доходом, с которого нужно заплатить налог.

Однако это совершенно не так. Тот факт, что работник вовремя не отчитался за деньги, не дает ему на них никаких прав, в том числе и права собственности.

Оспорить требования налоговиков по поводу ЕСН и пенсионных взносов еще проще. Облагаемую базу по этим налогам составляют выплаты и вознаграждения, начисленные за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК РФ). Подотчетная сумма вознаграждением, безусловно, не является, кроме того, ее выдают не за, а для выполнения трудовых обязанностей. Как видите, доказать, что подотчетные деньги не доход, вам будет не так уж и сложно.

На практике может возникнуть и другая ситуация. Например, когда контролеры обнаруживают, что фирма приняла авансовый отчет, но оправдательных документов, по их мнению, недостаточно, чтобы доказать расход.

В этом случае они также квалифицируют потраченные деньги как доход сотрудника и требуют начислить с него ЕСН и налог на доходы.

Однако доказать, что подотчетник получил доход, у ФНС не очень-то получается. Если у фирмы есть хоть какие-то оправдательные бумаги, суд рассмотрит их как документы, подтверждающие авансовый отчет, и платить налоги с подотчетной суммы не придется. Именно так посчитал, например, Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 27 января 2004 г. N Ф03-А51/03-2/3440 и принял сторону фирмы.

Выяснив, что никакие налоги начислять и платить не надо, затронем еще один вопрос. Что делать, если выданные под отчет деньги работник на самом деле не возвращает?

Если сотрудник продолжает работать на фирме, выданные деньги можно удержать из его зарплаты:

Дебет 70 Кредит 71

- удержана из зарплаты работника невозвращенная подотчетная сумма.

Однако делать это фирме необязательно, а в некоторых случаях и невыгодно. Особенно если подотчетник, например, директор, который в принципе не собирается возвращать деньги. В такой ситуации долг можно рассматривать как обычную дебиторскую задолженность и списать ее по общим правилам, установленным в ст. 196 Гражданского кодекса, то есть через три года.

Спустя этот срок обязанность сотрудника по возврату денег будет прекращена. То есть, списав через три года выданную под отчет сумму, вы должны включить ее в доход работника и удержать НДФЛ. На сумму списанной задолженности вы вряд ли сможете уменьшить налогооблагаемую прибыль: признать такие расходы экономически оправданными сложно. В этой ситуации есть свой плюс: ни ЕСН, ни пенсионные взносы платить вы не должны (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Аналогично можно списать невозвращенную подотчетную сумму в случае, если сотрудник уволился, не вернув деньги. Правда, в такой ситуации вы не сможете удержать с него НДФЛ. Вот об этом вы должны сообщить в свою налоговую инспекцию. А именно - направить туда письменное заявление, в котором вы укажете сумму налога, подлежащую удержанию у уволенного сотрудника. Сделать это нужно в течение одного месяца после того, как истек срок исковой давности (п. 5 ст. 226 НК РФ).