<<
>>

2.4.4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации

Порядок документооборота на предприятии регулируется упомянутым ранее Положением о документообороте.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется как по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком (п.

5.1 Положения о документообороте).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение установленного графика.

Положение о документах и документообороте определяет требования к созданию, особенности создания и функционирования графика документооборота. К требованиям, предъявляемым Положением о документах и документообороте, относятся требования рациональности, т.е. график документооборота должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении; график документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Этот график должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Поэтому работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Пример. Выписка из Приказа об учетной политике предприятия:

1.

Организационно-технический раздел.

1.5. Разработка порядка организации документооборота и движения внутренней отчетности:

Документооборот в организации и движение внутренней отчетности регламентируется графиком, составляемым в виде схемы или перечня работ всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения (Приложение N 4).

Выписка из Приложения N 4 к Приказу об учетной политике предприятия N 1 от 03.01.2004.

График документооборота и движение внутренней отчетности предприятия на 2004 год

N Наименование Срок Срок Исполнитель Пользователь
п/п документа составления представления
1 2 3 4 5 6
1 Счета-фактуры В течение 2-х МОЛ по Отдел
и накладные дней с момента отделу бухгалтерского
на принятия учета для
поступление ТМЦ МОЛ по своевременного
ТМЦ количеству и качеству. Принятие по количеству и качеству осуществляется в день поступления ТМЦ оприходования
2 Счета-фактуры В течение 2-х Начальник Отдел
и накладные дней с момента коммерческого бухгалтерского
на затраты и оказания отдела, учета для
услуги работ, услуг и поступления документов бухгалтер,

ответственные

работники

своевременного включения в себестоимость
3 Сведения по В В течение 3-х Бухгалтер, Бухгалтер
проведению течение дней с момента коммерческий
взаимозачетов месяца проведения взаимозачета отдел
4
Директор Михалев А.П.

<< | >>
Источник: Под ред.Касьянова А.В.. Все о малом предпринимательстве. Регистрация. Учет. Налоги. Полное практическое руководство. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, — 544 с.. 2008

Еще по теме 2.4.4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации:

  1. 4.1. Основные понятия технологии обработки экономической информации
  2. Глава 4. ТЕХНОЛОГИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
  3. 3.3.3. Обработка первичной информации
  4. 3.3. Способы и режимы обработки экономической информации
  5. 3.1. Подготовка первичной социологической информации к обработке
  6. 4.2. Методы и средства технологического контроля обработки экономической информации
  7. 4.2. Режимы автоматизированной обработки информации в экономической деятельности
  8. 3.2.2.5. Указание на методы обработки и анализа полученной информации
  9. 13.6. Методика расчета технико-экономической эффективности автоматизированной обработки информации
  10. 3.2. Типовая структура технологического процесса обработки информации при решении экономических задач
  11. Глава 10 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ В НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЕ
  12. 8.4.2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ
  13. 10.3. Технология и правила контроля
  14. 8.2.3. Сбор и обработка информации при помощи показателей и систем показателей
  15. 1.5. Как новые информационные технологии меняют правила игры
  16. 1.2. Измерители учетной информации
  17. 1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ. ПОНЯТИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ