16.3. Книги покупок и продаж 16.3.1. Как заполнить книгу покупок

Сразу предупредим: наказать за несоответствие формы книги покупок налоговики не могут. За такое нарушение просто нет ответственности. Впрочем, за отсутствие книг покупок также нельзя наказать по ст. 120 (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 6 августа 2004 г. N А56-37983/03, ФАС Поволжского округа от 3 июля 2001 г. N А55-2319/01-1).

Ведение книги покупок во многом облегчает формирование налоговой декларации по НДС за конкретный налоговый период, ведь суммы НДС, указанные в книге покупок, должны совпадать с суммами НДС, предъявляемыми к вычету по данным налоговой декларации.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится налогоплательщиком при одновременном выполнении следующих условий:

- приобретаемые товары (работы, услуги) предназначены для осуществления операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;

- товары (работы, услуги) приняты налогоплательщиком на учет;

- счет-фактура, полученный от поставщика товаров, работ, услуг, оформлен в соответствии с требованиями ст.

Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере принятия на учет приобретаемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг). В отдельных случаях еще одним условием является факт оплаты. Перечислим их:

1) импорт товаров (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

2) применение вычета налоговым агентом по удержанному и уплаченному в качестве налогового агента НДС (п.

3) возврат аванса при изменении условий или расторжении договора, а также вычет НДС, уплаченного по товарам, возвращенным покупателями (п. 5 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

4) выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления (п. 6 ст. 171, п. 5 ст. 172 Налогового кодекса РФ);

5) вычет НДС по командировкам и представительским расходам (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ);

6) вычет НДС правопреемником при реорганизации (ст. 162.1 Налогового кодекса РФ).

Не всегда у организации-покупателя имеется возможность произвести оплату в этих случаях полностью. Погашать задолженность перед поставщиком покупатель может в несколько этапов. Глава 21 Налогового кодекса РФ не содержит требований о том, чтобы оплата производилась сразу в размере 100 процентов. Поэтому при частичной оплате товаров и при выполнении других обязательных условий налогоплательщик вправе зачесть сумму налога в размере, фактически перечисленном продавцу.

При частичной оплате принятых на учет товаров (выполненных работ, оказанных услуг) регистрация счета-фактуры в книге покупок производится по каждой сумме, перечисленной продавцу в порядке частичной оплаты. В этом случае в книге покупок у каждой суммы необходимо сделать пометку "частичная оплата". Следовательно, регистрировать такой счет-фактуру в книге покупок необходимо столько раз, сколько раз по нему была произведена оплата до его полной оплаты. Отметим, что регистрация в книге покупок счетов-фактур с одинаковыми реквизитами допускается только в случаях перечисления средств в порядке частичной оплаты и только в случаях, когда для применения налогового вычета необходимо выполнить условие фактической оплаты товаров (работ, услуг) (п. 9 Правил).

Для того чтобы организация могла зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок, необходимо проверить правильность заполнения счета-фактуры в соответствии со ст. 169 Налогового кодекса РФ, так как именно в этой статье предусмотрены все необходимые сведения, позволяющие налогоплательщику воспользоваться правом на применение налогового вычета по НДС.

Также в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) будут зарегистрированы счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж при получении предоплаты, относящейся к указанным товарам (работам, услугам), и счета- фактуры, составленные налогоплательщиком, исполняющим обязанность налогового агента в соответствии со ст. 161 Налогового кодекса РФ.

Помимо счетов-фактур в книге покупок регистрируются грузовые таможенные декларации на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату таможенному органу налога на добавленную стоимость. Достаточно часто таможенная стоимость подлежит корректировке, что влечет за собой увеличение таможенной стоимости товара, которая и положена в основу исчисления пошлин и налогов, взимаемых таможенными органами. А это означает, что увеличивается и сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате в бюджет.

При ввозе товаров из Республики Беларусь в книге покупок надо регистрировать заявление о ввозе товаров с отметкой налоговых органов об уплате НДС и реквизитами документов, подтверждающих фактическую уплату налога на добавленную стоимость (п. 10 Правил).

Нередки случаи, когда происходят изменения условий или полное расторжение договора. Как следствие, возникает возврат соответствующих сумм, полученных в счет предстоящих поставок товаров. В этом случае счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж, регистрируются ими в книге покупок после отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с отказом от товаров. Однако сделать это нужно не позднее одного года с момента отказа (п. 13 Правил).

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры:

- с одинаковыми реквизитами;

- полученные при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;

- полученные участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг;

- полученные комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам либо от продавца товаров, выписанные на имя комиссионера (агента);

- по денежным средствам, перечисленным продавцу в виде оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- не соответствующие установленным нормам их заполнения (п.

Допускается ведение книги покупок в электронном виде. В этом случае по истечении

налогового периода - календарного месяца или квартала - книга покупок (вместе с дополнительными листами) распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Причем оформить книгу покупок налогоплательщику рекомендуется не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.

Контроль над правильностью ведения книги покупок осуществляет руководитель организации или уполномоченное им лицо. Книга покупок хранится пять лет считая с момента последней записи (п. 15 Правил).