16.1. Журнал учета полученных счетов-фактур

В журнале учета полученных счетов-фактур покупатель обязан хранить счета-фактуры, полученные от поставщиков и прочих контрагентов.

Журнал предназначен для учета счетов-фактур по мере их поступления от продавцов. Поэтому налогоплательщик в журнале должен зафиксировать дату поступления счета-фактуры, что позволит избежать разногласий и вопросов, почему налог по тому или иному счету-фактуре был предъявлен к вычету позднее периода, в котором он выписан и оплачен. Именно такого мнения придерживается Минфин России.

Если счет-фактура поступает в следующем налоговом периоде (например, если счет- фактура пересылается почтой), то и к вычету НДС можно принять только в том периоде, когда счет-фактура получен организацией.

В журнале учета полученных счетов-фактур могут храниться счета-фактуры по товарам (работам, услугам), приобретенным как собственно для самой организации, так и в целях выполнения ею комиссионного или агентского поручения.

Кроме того, в этом же журнале хранятся счета-фактуры, полученные от продавцов по товарам (выполненным работам, оказанным услугам), приобретенным для выполнения строительно-монтажных работ для собственного потребления. В журнале учета счетов-фактур полученных подлежат регистрации и хранятся наравне со счетами-фактурами грузовые таможенные декларации или их копии, заверенные в установленном порядке, по ввезенным на территорию РФ товарам в режиме импорта.

Правилами предусмотрено хранение в журнале полученных счетов-фактур и платежных документов по приобретенным услугам по найму жилых помещений, проездных документов, включая услуги по предоставлению в поездах постельных принадлежностей в период служебной командировки работников организации. При этом в перечисленных документах сумма налога на добавленную стоимость должна быть выделена отдельной строкой.

Организация вправе самостоятельно разработать регистр учета полученных счетов-фактур.

Если организация ведет журналы учета полученных счетов-фактур с помощью компьютерной программы, указанные регистры необходимо вывести на бумажный носитель, пронумеровать и прошнуровать. При этом налогоплательщик вправе сам решить, за какой период будет формироваться журнал учета счетов-фактур. Это может быть как месяц, так и квартал, и год.

А можно ли игнорировать требования Правил и не вести журнал учета счетов-фактур полученных? Можно. Дело в том, что ответственности за неведение этого регистра не установлено. Во всяком случае, именно к такому выводу приходят арбитражные суды. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 3 августа 2005 г. по делу N Ф04-4932/2005(13558-А46-6). Судьи в упомянутом деле пришли к выводу: т.к. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок, книг продаж при расчетах по НДС согласно п. 1 ст. 1 Налогового кодекса РФ не относятся к актам законодательства о налогах и сборах, то они не могут дополнять и подменять соответствующие нормы Налогового кодекса РФ.

Между тем Налоговым кодексом РФ не предусмотрена ответственность за отсутствие журналов учета счетов-фактур и книг продаж (покупок). В связи с чем их отсутствие или непредставление налоговому органу не может служить основанием для начисления сумм НДС и привлечения налогоплательщика к ответственности в виде штрафа за неполную уплату указанного налога по ст. 122 Налогового кодекса РФ.

Аналогичные выводы содержатся и в Постановлении ФАС Поволжского округа от 12 августа 2004 г. N А 72-1310/04-8/182.