4.2 ІНЖИНІРИНГОВИЙ ОПИС ПРОЦЕСІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ
Інжиніринг процесу (процесів) є методом проектування бізнес- процесів організації, об'єднаних у єдиному інформаційному полі.
Процесно-структурний підхід до проектування систем управління підприємством становить базис для інжинірингового опису процесів в організації. З точки зору процесного підходу організація розглядається як набір процесів, і управління нею стає управлінням процесами, кожен з яких при цьому має свою мету (результат). Мета кожного бізнес-процесу в кінцевому рахунку, є критерієм його ефективності, тобто наскільки оптимально даний процес веде до її досягнення. Більш того, управління саме стає процесом (а не набором функцій: планування, організація, мотивація, контроль), оскільки - це робота з досягнення поставлених цілей за допомогою оптимізації використання наявних у розпорядженні організації ресурсів.
Інжиніринговий опис процесів в організації базується на використанні таких понять:
Процес - послідовність дій (робіт), спрямована на отримання заданого результату, цінного для організації.
Власник процесу - посадова особа, яка несе відповідальність за отримання результату процесу і володіє повноваженнями для розпорядження ресурсами, необхідними для виконання процесу.
Входи процесу - ресурси (матеріальні, інформаційні), необхідні для виконання і отримання результату процесу, які споживаються або перетворюються при виконанні процесу.
Виходи процесу - об'єкти (матеріальні або інформаційні), що є результатом виконання бізнес-процесу, споживані іншими бізнес - процесами або зовнішніми стосовно організації клієнтами.
Виконавець процесу - підрозділ або співробітник, відповідальний за виконання роботи процесу.
Модель - штучний об'єкт, що представляє собою відображення (образ) системи та її компонентів.
Інжиніринговий опис бізнес-процесів організації включає:
- види робіт, які необхідно виконати, щоб досягти поставленої
мети;
- послідовність їх виконання;
- технологію контролю та управління бізнес-процесом;
- власників та виконавців роботи та процесу;
- порядок обміну інформацією, включаючи документообіг і чинні регламенти;
- необхідні ресурси для виконання кожної роботи, умови та джерела отримання даних ресурсів;
- якісні та кількісні показники виконання робіт та бізнес - процесу в цілому.
В основу інжинірингового опису процесів в організації покладено певні принципи (табл. 4.2).
Таблиця 4.2 - Принципи інжинірингового опису процесів
|
Під бізнес-процесом у широкому значенні розуміється структу- рована послідовність дій з виконання певного виду діяльності на всіх етапах життєвого циклу предмета діяльності - від створення концептуальної ідеї через проектування до реалізації і результату (здача в експлуатацію об'єкта, постачання продукції, надання послуг, закінчення певної фази діяльності), тобто певний системно-замкнений процес [5].
Призначення кожного бізнес-процесу, що представляє собою множину внутрішніх кроків (видів) діяльності, які починаються з одного і більше входів і закінчуються створенням продукції, що необхідна клієнту, полягає у тому, щоб запропонувати клієнту товар або послугу, що задовольняє його у вартості, довговічності, сервісі та якості.
Основним питанням, яке постає перед розробником моделі є принцип виділення бізнес-процесів. Виходячи з наведеного визначення, принцип виділення процесів один - це результат. При виділенні бізнес-процесів необхідно стежити, щоб на одному рівні моделі були присутні однорівневі результати діяльності, а отже, і процеси.
Для здійснення інжинірингового опису процеси організації доцільно класифікувати наступним чином [6]:
- основні виробничі процеси;
- супутні процеси;
- допоміжні процеси;
- процеси, що забезпечують виконання;
- процеси управління;
- процеси розвитку.
Основними бізнес-процесами є процеси, що орієнтуються на виробництво товару або надання послуги, вони є цільовими об'єктами створення організації і забезпечують отримання прибутку.
При виділенні основних бізнес-процесів визначаються:
- цілі та критерії ефективності функціонування кожного бізнес- процесу;
- регламент управління бізнес-процесу його власниками;
- ієрархічні рівні відповідальності і цикли управління бізнес- процесом на кожному рівні (часові цикли відповідно до планових періодів і ієрархічні цикли, обумовлені переходами з одного рівня управління на інший).
Супутніми бізнес-процесами є процеси, що орієнтуються на виробництво товару або надання послуги, що є результатом супутньої основному виробництву виробничої діяльності організації і забезпечують отримання прибутку.
Допоміжними бізнес-процесами є процеси, призначені для життєзабезпечення основних і супутніх процесів і орієнтовані на підтримку їхніх специфічних рис (наприклад, ремонтні, сервісні та інші проце-
Забезпечуючими бізнес-процесами є процеси, призначені для життєзабезпечення основних і супутніх процесів і орієнтовані на підтримку їхніх універсальних рис (наприклад, юридичний супровід, техніка безпеки та ін.).
Бізнес-процеси управління - процеси, що охоплюють весь комплекс функцій управління на рівні кожного бізнес-процесу і організації в цілому.
Нарешті, бізнес-процесами розвитку є процеси удосконалення створюваного товару або послуги, процеси розвитку технологій, процеси модифікації обладнання, а також інноваційні процеси.
Для управління кожним процесом необхідно призначити власників процесів, тобто службових осіб або колегіальні органи. Надати у їхнє розпорядження всі необхідні ресурси (персонал, обладнання, фінансові ресурси, зв'язок, програмне забезпечення і т. ін.). Власник процесу повинен мати право розпорядження виділеними йому ресурсами.
Процеси виділяються у вигляді об'єктів управління. Для того, щоб визначити, що входить у кожний з об'єктів, його потрібно описати або документувати. З цієї вимоги випливають правила визначення розміру і кількості процесів:
1. Обсяг процесу і чисельність співробітників у ньому залежать від розмірів структурної одиниці (або бізнес-одиниці), для якої складається бюджет.
2. Обсяг процесу повинен бути не меншою величиною, ніж величина об'єкта управління (підрозділу), для якого складається план.
3. Обсяг процесу визначається економічною доцільністю створення обмеженого числа центрів врахування витрат.
4. Обсяг процесу, чисельність співробітників у ньому повинні бути достатньо великими, щоб його створення було економічно доцільним.
5. Власники процесу визначаються розбиттям наскрізного ланцюжка створення продукту на проміжні відрізки (процеси, підпроцеси, функції).
6. Кількість процесів, які знаходяться в підпорядкуванні одного власника, не повинна перевищувати типової норми керованості.
У одного власника в підпорядкуванні може бути не більше, ніж сім процесів. При цьому, якщо процеси в організації побудовані за принципом вкладу (декомпозиції) згори вниз, то для керівників верхнього рівня кількість процесів має бути менше семи, і т. д. Складність управління організацією збільшується зі зростанням її розмірів [6].
Логічна суть інжинірингу лежить у спробі знаходження оптимального алгоритму роботи для будь-якого бізнес-процесу на підставі аналізу і структуризації вхідної інформації і проектування вихідних форм. Таким чином, можна сказати, що інжиніринг бізнес-процесів є формою подання діяльності підприємства у вигляді алгоритмічних схем, мета яких надати інструментарій для аналізу всіх його структур і видів діяльності.
Інжиніринговий опис процесів реалізується графічним представленням взаємозв'язку функцій та бізнес-процесів, яке відображає поведінку компанії як системи і є своєрідним шаблоном при моделюванні діяльності організації, дозволяючи розкласти стратегічні цілі компанії на окремі складові і довести їх до кінцевих виконавців.
При цьому процес розглядається як робота, що переходить від однієї людини до іншої, а при глобальних процесах (закладених в основі ланцюжка створення споживчої вартості товару/послуг) - від одного відділу до іншого (рис. 4.1) при повній орієнтації на потреби споживача. Функція - це сукупність однорідних спеціалізованих робіт (дій, операцій), які здатна реалізувати організація.
Відповідно до рис. 4.1 бізнес-процес є сукупністю бізнес- операцій, певною кількістю внутрішніх видів діяльності, що починаються з одного або більше входів і завершується створенням продукції, необхідної клієнту (клієнт - не обов'язково зовнішній відносно підприємства споживач, це може бути підрозділ організації або конкретний працівник).
Особливості взаємодії функцій і бізнес-процесів полягають у наступному:
- бізнес-процес і функції складаються з робіт;
- відмінності між процесами і функціями полягають у відмінностях способів об'єднання робіт і елементів, які використовуються для їх опису (табл. 4.2);
- функція є частиною бізнес-процесу і при цьому може входити як у різні етапи процесу, так і у різні бізнес-процеси.
Функція | Бізнес-процес |
Сукупність однорідних видів діяльності. Сукупність спеціалізованих видів діяльності. Є частиною бізнес-процесу і може входити у різні бізнес-процеси | Сукупність різних видів діяльності. Взаємопов'язані і впорядковані роботи у часі і просторі. Наявність входів і виходів. Наявність результату, який є цінністю для споживача. Складається із функцій |
Бізнес- процес |
Бізнес- процес |
Рис. 4.2 - Взаємозв'язок робіт і функцій у бізнес-процесах |
Процеси можна описати на різних рівнях, але вони завжди мають початок, визначену кількість кроків і чітко обумовлений кінець. Не існує стандартного переліку процесів, і організації повинні розробляти свою структуризацію. Не в останню чергу це відбувається через те, що у такий спосіб, у конкретній організації досягається глибше розуміння власної ситуації, коли її описують через процеси.
Бізнес-процес - це потоки роботи, в яких є свої межі, іншими словами початок і кінець. Для будь-якого окремо взятого процесу ці межі встановлені початковими або первинними входами, з якого він починається. Ці входи відкриваються первинними постачальниками процесу.
Ресурси або входи процесу можуть бути матеріально- технічними, енергетичними, людськими, інформаційними. Процес завершується виходом, одержанням результату первинними клієнтами процесу.
Єдиною метою бізнес-процесу є задоволення вимог клієнтів, яких можна розділити на п'ять різних типів: перший тип - це первинні клієнти, ті, які одержують первинний вихід; другий тип складають вторинні клієнти, що знаходяться поза процесом і одержують вторинні виходи, третій тип - непрямі клієнти, що не одержують первинного виходу, але є наступними у ланцюжку, тому пізніший за часом вихід відображається на них. Четвертий тип клієнтів - зовнішні клієнти (за межами підприємства), які одержують вихід процесу, - дистриб'ютори, агенти, роздрібні продавці, інші організації тощо. Нарешті, існують зовнішні непрямі клієнти, споживачі (п'ятий тип). Ці категорії необов'язково присутні кожна окремо, можуть бути випадки, коли вони перетинаються.
Сучасне підприємство має до двадцяти ключових бізнес- процесів, від виконання яких залежить його успіх на ринку, а загальна кількість бізнес-процесів підприємства може досягати кількох сотень. Типову класифікацію бізнес-процесів наведено в табл. 4.4 [7].
Ключовими параметрами опису бізнес-процесів є:
- сукупність цілей (показників) процесу, включаючи оцінку цінності, створюваної у результаті реалізації процесу;
- сукупність взаємопов'язаних робіт (кроків, завдань, дій) - складових процесу, при цьому кожна робота має як власні цілі, так і специфічні атрибути - дати початку і закінчення, тривалість, взаємозв'язки з іншими роботами і т. ін.;
- сукупність ресурсів (матеріалів, персоналу, устаткування і т. ін.), необхідних для успішного виконання кожної роботи процесу;
- фінансові витрати на реалізацію окремих робіт у визначеному бізнес-процесі.
Інжиніринговий опис процесів слугує основою процесного підходу до управління.
Процесний підхід орієнтований, у першу чергу, не на організаційну структуру підприємства, а на бізнес-процеси, кінцевими цілями виконання яких, є створення продуктів або послуг, що представляють цінність для зовнішніх або внутрішніх споживачів.
Процесний підхід підводить до необхідності переходу до, так званої, ресурсозберігаючої організаційної структури. Основними рисами такої структури є:
а) широке делегування повноважень і відповідальності виконавцям;
б) скорочення кількості рівнів ухвалення рішення;
в) підвищена увага до питань забезпечення якості продукції або послуг, а також роботи підприємства в цілому;
г) автоматизація технологій виконання бізнес-процесів.
Класифікаційна ознака | Види бізнес- процесів | Опис бізнес-процесів |
Розробка продуктів | Охоплює процеси обробки вимог, потреб і очікувань замовників і розробки продуктів і послуг, що задовольняють цим вимогам | |
Маркетинг і збут | Реклама та інші види просування товарів, ціноутворення, пакування і документація. Процеси збуту включають залучення нових і обслуговування наявних замовників, а також усі процеси, пов'язані з продажем товарів | |
Постачання | Процеси придбання сировини і матеріалів | |
За функціональною ознакою | Виробництво | Процеси, що перетворюють входи, отриманні від процесу постачання, у виходи, що пропонуються для збуту. В обслуговуючих організаціях включає процеси, за допомогою яких замовнику надаються послуги |
Сервіс | Усі післяпродажні види діяльності, що виконуються для обслуговування, ремонту, відновлення і модернізації проданих раніше продуктів | |
Доставка | Процеси з перевезення і доставки продуктів до замовника | |
Управління | Процеси стратегічного управління, бізнес-планування і фінансового контролю | |
Забезпечення | Процеси, що забезпечують управління персоналом, юридичний супровід, відповідність вимогам охорони праці і техніки безпеки, а також утримання будівель, підготовку персоналу та інші внутрішні процеси | |
За роллю на підпри | Основні | Процеси поточної діяльності підприємства, результатом яких є виробництво виходів, необхідних зовнішнім клієнтам |
ємстві | Допоміжні | Процеси, які забезпечують ефективну реалізацію первинних і основних процесів |
За причетністю до | Внутрішні | Процеси, що реалізуються цілком у рамках однієї організації |
підприємства | Зовнішні | Процеси, що мають вхід або вихід поза підприємством |
Основними перевагами процесних структур є: - чітка система взаємних зв'язків усередині процесів і у відповідних їм підрозділах;
- чітка система єдиноначальності - один керівник зосереджує у своїх руках керівництво всією сукупністю операцій і дій, спрямованих на досягнення поставленої мети і одержання заданого результату;
- наділення співробітників широкими повноваженнями і збільшення ролі кожного з них у роботі компанії призводить до значного підвищення їх віддачі;
- швидка реакція виконавчих процесних підрозділів на зміну зовнішніх умов;
- у роботі керівників стратегічні проблеми домінують над оперативними;
- критерії ефективності і якості роботи підрозділів і організації в цілому узгоджені і збалансовані.
Однак, такі структури не позбавлені і недоліків, основними з
яких є:
- підвищена залежність результатів роботи організації від кваліфікації, особистих і ділових якостей рядових працівників і виконавців;
- управління змішаними у функціональному сенсі робочими командами - більш складне завдання, ніж управління функціональними підрозділами;
- наявність у команді декількох працівників різної функціональної кваліфікації неминуче призводить до деяких затримок і помилок, що виникають при передачі роботи між членами команди. Однак, втрати тут значно менше, ніж при традиційній організації робіт, коли виконавці підпорядковуються різним підрозділам компанії.
Еще по теме 4.2 ІНЖИНІРИНГОВИЙ ОПИС ПРОЦЕСІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ:
- А. В. Головач, В. Б. Захожай, Н. А. Головач, Г. Ф. Шепітко. Фінансова статистика (з основами теорії статистики): Навч. посіб. — К: МАУП, — 224 с., 2002
- Концепция долговременной эффективности Р. Лаикерта
- Л І Т Е Р А Т У Р А
- 1.7. Аналiз прибутку i рентабельностi комерцiйного банку в ПМР
- 1.2 Організація акредитивних форм розрахунків
- 1.1. Предмет, метод та значення аналізу діяльності комерційного банку ПМР
- Возвышение и гибель Эламского царства.
- 3.1. Функціонуюча система прийому комунальних платежів
- Сучасні функції Банку Англії
- Бочаров В.В.. Инвестиции. СПб.: — 176 с. (сер. "Завтра экзамен"), 2008
- Капферер, Жан-Ноэль. Бренд навсегда: создание, развитие, поддержка ценности бренда, 2007