<<
>>

4.2 ІНЖИНІРИНГОВИЙ ОПИС ПРОЦЕСІВ В ОРГАНІ­ЗАЦІЇ

Поняття «інжиніринг» запозичене з інженерної діяльності (від англ. engineering - проектувати, винаходити, придумувати). Більшість науковців вважають інжиніринг новим способом мислення, що формує погляд на побудову компанії як на інженерну діяльність.

Інжиніринг процесу (процесів) є методом проектування бізнес- процесів організації, об'єднаних у єдиному інформаційному полі.

Процесно-структурний підхід до проектування систем управ­ління підприємством становить базис для інжинірингового опису про­цесів в організації. З точки зору процесного підходу організація розг­лядається як набір процесів, і управління нею стає управлінням про­цесами, кожен з яких при цьому має свою мету (результат). Мета кож­ного бізнес-процесу в кінцевому рахунку, є критерієм його ефектив­ності, тобто наскільки оптимально даний процес веде до її досягнення. Більш того, управління саме стає процесом (а не набором функцій: планування, організація, мотивація, контроль), оскільки - це робота з досягнення поставлених цілей за допомогою оптимізації використання наявних у розпорядженні організації ресурсів.

Інжиніринговий опис процесів в організації базується на вико­ристанні таких понять:

Процес - послідовність дій (робіт), спрямована на отримання заданого результату, цінного для організації.

Власник процесу - посадова особа, яка несе відповідальність за отримання результату процесу і володіє повноваженнями для розпоря­дження ресурсами, необхідними для виконання процесу.

Входи процесу - ресурси (матеріальні, інформаційні), необхідні для виконання і отримання результату процесу, які споживаються або перетворюються при виконанні процесу.

Виходи процесу - об'єкти (матеріальні або інформаційні), що є результатом виконання бізнес-процесу, споживані іншими бізнес - процесами або зовнішніми стосовно організації клієнтами.

Виконавець процесу - підрозділ або співробітник, відповідаль­ний за виконання роботи процесу.

Модель - штучний об'єкт, що представляє собою відображення (образ) системи та її компонентів.

Інжиніринговий опис бізнес-процесів організації включає:

- види робіт, які необхідно виконати, щоб досягти поставленої

мети;

- послідовність їх виконання;

- технологію контролю та управління бізнес-процесом;

- власників та виконавців роботи та процесу;

- порядок обміну інформацією, включаючи документообіг і чинні регламенти;

- необхідні ресурси для виконання кожної роботи, умови та джерела отримання даних ресурсів;

- якісні та кількісні показники виконання робіт та бізнес - процесу в цілому.

В основу інжинірингового опису процесів в організації покла­дено певні принципи (табл. 4.2).

Таблиця 4.2 - Принципи інжинірингового опису процесів
Принцип Характеристика принципу
Принцип об'єднання процедур Операції, що виконувалися різними співробітниками, інтегруються в одну, тобто відбувається горизонтальне стиснення процесу. Якщо не вдається привести всі кроки процесу до однієї роботи, то створюється коман­да, відповідальна за даний процес
Принцип нерозривної послідовності Кроки процесу виконуються в природному порядку, робота виконується у тому місці, де це доцільно, змі­шаними групами, що складаються з працівників різної предметної (функціональної) приналежності або спеці­алізації
Принцип власника проце­су Уповноважений менеджер забезпечує єдину точку контакту, він відіграє роль буфера між складним про­цесом і замовником, і поводиться із замовником так, як якщо би був відповідальним за весь процес
Принцип децентралізації відповідальності Виконавці приймають самостійні рішення і несуть відповідальність за одержання заданого результату діяльності
Принцип горизонтального контролю Якість результату перевіряється його споживачем - наступним елементом процесного ланцюжка
Принцип системності (цілісності) управління витратами Управління витратами відбувається за місцем їх виник­нення, система управління витратами будується спіль­но з організаційною структурою, без відриву від діяль­ності, «один процес - один підрозділ - один бюджет»

Під бізнес-процесом у широкому значенні розуміється структу- рована послідовність дій з виконання певного виду діяльності на всіх етапах життєвого циклу предмета діяльності - від створення концепту­альної ідеї через проектування до реалізації і результату (здача в екс­плуатацію об'єкта, постачання продукції, надання послуг, закінчення певної фази діяльності), тобто певний системно-замкнений процес [5].

Призначення кожного бізнес-процесу, що представляє собою множину внутрішніх кроків (видів) діяльності, які починаються з од­ного і більше входів і закінчуються створенням продукції, що необхід­на клієнту, полягає у тому, щоб запропонувати клієнту товар або пос­лугу, що задовольняє його у вартості, довговічності, сервісі та якості.

Основним питанням, яке постає перед розробником моделі є принцип виділення бізнес-процесів. Виходячи з наведеного визначен­ня, принцип виділення процесів один - це результат. При виділенні бізнес-процесів необхідно стежити, щоб на одному рівні моделі були присутні однорівневі результати діяльності, а отже, і процеси.

Для здійснення інжинірингового опису процеси організації до­цільно класифікувати наступним чином [6]:

- основні виробничі процеси;

- супутні процеси;

- допоміжні процеси;

- процеси, що забезпечують виконання;

- процеси управління;

- процеси розвитку.

Основними бізнес-процесами є процеси, що орієнтуються на ви­робництво товару або надання послуги, вони є цільовими об'єктами створення організації і забезпечують отримання прибутку.

При виділенні основних бізнес-процесів визначаються:

- цілі та критерії ефективності функціонування кожного бізнес- процесу;

- регламент управління бізнес-процесу його власниками;

- ієрархічні рівні відповідальності і цикли управління бізнес- процесом на кожному рівні (часові цикли відповідно до планових пе­ріодів і ієрархічні цикли, обумовлені переходами з одного рівня управ­ління на інший).

Супутніми бізнес-процесами є процеси, що орієнтуються на ви­робництво товару або надання послуги, що є результатом супутньої основному виробництву виробничої діяльності організації і забезпе­чують отримання прибутку.

Допоміжними бізнес-процесами є процеси, призначені для жит­тєзабезпечення основних і супутніх процесів і орієнтовані на підтрим­ку їхніх специфічних рис (наприклад, ремонтні, сервісні та інші проце-

Забезпечуючими бізнес-процесами є процеси, призначені для життєзабезпечення основних і супутніх процесів і орієнтовані на підт­римку їхніх універсальних рис (наприклад, юридичний супровід, тех­ніка безпеки та ін.).

Бізнес-процеси управління - процеси, що охоплюють весь ком­плекс функцій управління на рівні кожного бізнес-процесу і організації в цілому.

Нарешті, бізнес-процесами розвитку є процеси удосконалення створюваного товару або послуги, процеси розвитку технологій, про­цеси модифікації обладнання, а також інноваційні процеси.

Для управління кожним процесом необхідно призначити влас­ників процесів, тобто службових осіб або колегіальні органи. Надати у їхнє розпорядження всі необхідні ресурси (персонал, обладнання, фі­нансові ресурси, зв'язок, програмне забезпечення і т. ін.). Власник процесу повинен мати право розпорядження виділеними йому ресур­сами.

Процеси виділяються у вигляді об'єктів управління. Для того, щоб визначити, що входить у кожний з об'єктів, його потрібно описати або документувати. З цієї вимоги випливають правила визначення розміру і кількості процесів:

1. Обсяг процесу і чисельність співробітників у ньому залежать від розмірів структурної одиниці (або бізнес-одиниці), для якої склада­ється бюджет.

2. Обсяг процесу повинен бути не меншою величиною, ніж ве­личина об'єкта управління (підрозділу), для якого складається план.

3. Обсяг процесу визначається економічною доцільністю ство­рення обмеженого числа центрів врахування витрат.

4. Обсяг процесу, чисельність співробітників у ньому повинні бути достатньо великими, щоб його створення було економічно доці­льним.

5. Власники процесу визначаються розбиттям наскрізного лан­цюжка створення продукту на проміжні відрізки (процеси, підпроцеси, функції).

6. Кількість процесів, які знаходяться в підпорядкуванні одного власника, не повинна перевищувати типової норми керованості.

У одного власника в підпорядкуванні може бути не більше, ніж сім процесів. При цьому, якщо процеси в організації побудовані за принципом вкладу (декомпозиції) згори вниз, то для керівників верх­нього рівня кількість процесів має бути менше семи, і т. д. Складність управління організацією збільшується зі зростанням її розмірів [6].

Логічна суть інжинірингу лежить у спробі знаходження оптима­льного алгоритму роботи для будь-якого бізнес-процесу на підставі аналізу і структуризації вхідної інформації і проектування вихідних форм. Таким чином, можна сказати, що інжиніринг бізнес-процесів є формою подання діяльності підприємства у вигляді алгоритмічних схем, мета яких надати інструментарій для аналізу всіх його структур і видів діяльності.

Інжиніринговий опис процесів реалізується графічним предста­вленням взаємозв'язку функцій та бізнес-процесів, яке відображає поведінку компанії як системи і є своєрідним шаблоном при моделю­ванні діяльності організації, дозволяючи розкласти стратегічні цілі компанії на окремі складові і довести їх до кінцевих виконавців.

При цьому процес розглядається як робота, що переходить від однієї людини до іншої, а при глобальних процесах (закладених в ос­нові ланцюжка створення споживчої вартості товару/послуг) - від одного відділу до іншого (рис. 4.1) при повній орієнтації на потреби споживача. Функція - це сукупність однорідних спеціалізованих робіт (дій, операцій), які здатна реалізувати організація.

Відповідно до рис. 4.1 бізнес-процес є сукупністю бізнес- операцій, певною кількістю внутрішніх видів діяльності, що почина­ються з одного або більше входів і завершується створенням продук­ції, необхідної клієнту (клієнт - не обов'язково зовнішній відносно підприємства споживач, це може бути підрозділ організації або конк­ретний працівник).

Особливості взаємодії функцій і бізнес-процесів полягають у наступному:

- бізнес-процес і функції складаються з робіт;

- відмінності між процесами і функціями полягають у відмінно­стях способів об'єднання робіт і елементів, які використовуються для їх опису (табл. 4.2);

- функція є частиною бізнес-процесу і при цьому може входити як у різні етапи процесу, так і у різні бізнес-процеси.

Функція

Бізнес-процес
Сукупність однорідних видів діяльності. Сукупність спеціалізованих видів діяльно­сті.

Є частиною бізнес-процесу і може входи­ти у різні бізнес-процеси

Сукупність різних видів діяльності.

Взаємопов'язані і впорядковані роботи

у часі і просторі.

Наявність входів і виходів.

Наявність результату, який є цінністю

для споживача.

Складається із функцій

Бізнес- процес

Бізнес- процес

Рис. 4.2 - Взаємозв'язок робіт і функцій у бізнес-процесах

Процеси можна описати на різних рівнях, але вони завжди ма­ють початок, визначену кількість кроків і чітко обумовлений кінець. Не існує стандартного переліку процесів, і організації повинні розроб­ляти свою структуризацію. Не в останню чергу це відбувається через те, що у такий спосіб, у конкретній організації досягається глибше розуміння власної ситуації, коли її описують через процеси.

Бізнес-процес - це потоки роботи, в яких є свої межі, іншими словами початок і кінець. Для будь-якого окремо взятого процесу ці межі встановлені початковими або первинними входами, з якого він починається. Ці входи відкриваються первинними постачальниками процесу.

Ресурси або входи процесу можуть бути матеріально- технічними, енергетичними, людськими, інформаційними. Процес завершується виходом, одержанням результату первинними клієнтами процесу.

Єдиною метою бізнес-процесу є задоволення вимог клієнтів, яких можна розділити на п'ять різних типів: перший тип - це первинні клієнти, ті, які одержують первинний вихід; другий тип складають вторинні клієнти, що знаходяться поза процесом і одержують вторинні виходи, третій тип - непрямі клієнти, що не одержують первинного виходу, але є наступними у ланцюжку, тому пізніший за часом вихід відображається на них. Четвертий тип клієнтів - зовнішні клієнти (за межами підприємства), які одержують вихід процесу, - дистриб'ютори, агенти, роздрібні продавці, інші організації тощо. Нарешті, існують зовнішні непрямі клієнти, споживачі (п'ятий тип). Ці категорії необо­в'язково присутні кожна окремо, можуть бути випадки, коли вони пе­ретинаються.

Сучасне підприємство має до двадцяти ключових бізнес- процесів, від виконання яких залежить його успіх на ринку, а загальна кількість бізнес-процесів підприємства може досягати кількох сотень. Типову класифікацію бізнес-процесів наведено в табл. 4.4 [7].

Ключовими параметрами опису бізнес-процесів є:

- сукупність цілей (показників) процесу, включаючи оцінку цін­ності, створюваної у результаті реалізації процесу;

- сукупність взаємопов'язаних робіт (кроків, завдань, дій) - складових процесу, при цьому кожна робота має як власні цілі, так і специфічні атрибути - дати початку і закінчення, тривалість, взаємоз­в'язки з іншими роботами і т. ін.;

- сукупність ресурсів (матеріалів, персоналу, устаткування і т. ін.), необхідних для успішного виконання кожної роботи процесу;

- фінансові витрати на реалізацію окремих робіт у визначеному бізнес-процесі.

Інжиніринговий опис процесів слугує основою процесного під­ходу до управління.

Процесний підхід орієнтований, у першу чергу, не на організа­ційну структуру підприємства, а на бізнес-процеси, кінцевими цілями виконання яких, є створення продуктів або послуг, що представляють цінність для зовнішніх або внутрішніх споживачів.

Процесний підхід підводить до необхідності переходу до, так званої, ресурсозберігаючої організаційної структури. Основними ри­сами такої структури є:

а) широке делегування повноважень і відповідальності виконав­цям;

б) скорочення кількості рівнів ухвалення рішення;

в) підвищена увага до питань забезпечення якості продукції або послуг, а також роботи підприємства в цілому;

г) автоматизація технологій виконання бізнес-процесів.

Класифікаційна ознака

Види бізнес- процесів Опис бізнес-процесів
Розробка продук­тів Охоплює процеси обробки вимог, потреб і очікувань замовників і розробки проду­ктів і послуг, що задовольняють цим вимогам
Маркетинг і збут Реклама та інші види просування това­рів, ціноутворення, пакування і докумен­тація. Процеси збуту включають залу­чення нових і обслуговування наявних замовників, а також усі процеси, пов'яза­ні з продажем товарів
Постачання Процеси придбання сировини і матеріа­лів
За функціональною ознакою Виробництво Процеси, що перетворюють входи, отриманні від процесу постачання, у виходи, що пропонуються для збуту. В обслуговуючих організаціях включає процеси, за допомогою яких замовнику надаються послуги
Сервіс Усі післяпродажні види діяльності, що виконуються для обслуговування, ремо­нту, відновлення і модернізації проданих раніше продуктів
Доставка Процеси з перевезення і доставки проду­ктів до замовника
Управління Процеси стратегічного управління, бізнес-планування і фінансового контро­лю
Забезпечення Процеси, що забезпечують управління персоналом, юридичний супровід, відпо­відність вимогам охорони праці і техніки безпеки, а також утримання будівель, підготовку персоналу та інші внутрішні процеси
За роллю на підпри­ Основні Процеси поточної діяльності підприємс­тва, результатом яких є виробництво виходів, необхідних зовнішнім клієнтам
ємстві Допоміжні Процеси, які забезпечують ефективну реалізацію первинних і основних проце­сів
За причетністю до Внутрішні Процеси, що реалізуються цілком у рамках однієї організації
підприємства Зовнішні Процеси, що мають вхід або вихід поза підприємством

Основними перевагами процесних структур є: - чітка система взаємних зв'язків усередині процесів і у відпові­дних їм підрозділах;

- чітка система єдиноначальності - один керівник зосереджує у своїх руках керівництво всією сукупністю операцій і дій, спрямованих на досягнення поставленої мети і одержання заданого результату;

- наділення співробітників широкими повноваженнями і збіль­шення ролі кожного з них у роботі компанії призводить до значного підвищення їх віддачі;

- швидка реакція виконавчих процесних підрозділів на зміну зовнішніх умов;

- у роботі керівників стратегічні проблеми домінують над опе­ративними;

- критерії ефективності і якості роботи підрозділів і організації в цілому узгоджені і збалансовані.

Однак, такі структури не позбавлені і недоліків, основними з

яких є:

- підвищена залежність результатів роботи організації від ква­ліфікації, особистих і ділових якостей рядових працівників і виконав­ців;

- управління змішаними у функціональному сенсі робочими командами - більш складне завдання, ніж управління функціональни­ми підрозділами;

- наявність у команді декількох працівників різної функціона­льної кваліфікації неминуче призводить до деяких затримок і помилок, що виникають при передачі роботи між членами команди. Однак, втрати тут значно менше, ніж при традиційній організації робіт, коли виконавці підпорядковуються різним підрозділам компанії.

<< | >>
Источник: Т. В. Назарчук, О. М. Косіюк. Менеджмент організацій [Текст]: Навчальний посібник. - К.: «Центр учбової літератури», - 560 с.. 2015

Еще по теме 4.2 ІНЖИНІРИНГОВИЙ ОПИС ПРОЦЕСІВ В ОРГАНІ­ЗАЦІЇ:

  1. А. В. Головач, В. Б. Захожай, Н. А. Головач, Г. Ф. Шепітко. Фінансова статистика (з основами теорії статистики): Навч. посіб. — К: МАУП, — 224 с., 2002
  2. Концепция долговременной эффективности Р. Лаикерта
  3. Л І Т Е Р А Т У Р А
  4. 1.7. Аналiз прибутку i рентабельностi комерцiйного банку в ПМР
  5. 1.2 Організація акредитивних форм розрахунків
  6. 1.1. Предмет, метод та значення аналізу діяльності комерційного банку ПМР
  7. Возвышение и гибель Эламского царства.
  8. 3.1. Функціонуюча система прийому комунальних платежів
  9. Сучасні функції Банку Англії
  10. Бочаров В.В.. Инвестиции. СПб.: — 176 с. (сер. "Завтра экзамен"), 2008
  11. Капферер, Жан-Ноэль. Бренд навсегда: создание, развитие, поддержка ценности бренда, 2007