<<
>>

8.3. Факторы повышения эффективности делового общения

Менеджер должен не только обладать навыками делового об щения, но повышать эффективность отдельных его видов.

Если речь идет об эффективности проведения делового совеща ния, менеджер должен уметь рассчитать его цену.

Цена делового совещания исчисляется следующим образом. Определяются число участников совещания, его продолжительность и часовая тариф ная ставка каждого участника. Расчет производится по формуле:

где С — стоимость совещания, руб.; N— число участников; Т — продолжительность совещания, ч; Рср — среднемесячная зарплата участников, руб.; Яс — среднее число рабочих часов в 1 мес; 1 — коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совеща нии.

Нужно стремиться к получению минимального значения С. Для этого полезно знать слагаемые эффективности проведенщ ^gflg- вых совещаний как субъективные, так и объективные.

Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные для повыше ния эффективности делового совещания.

Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения.

Если на совещании рассмат риваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для кол лективного умственного труда присутствующих. При этом могут активно использоваться методы творческого мышления. Говоря об эффективности работы группы, анализу подвергают ее ре зультат по следующим критериям: результат труда группы выше результата труда лучшего члена группы; результат труда группы в целом лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы.

Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы позволяет работникам под готовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.

Создание атмосферы непринужденности и деловитости. Созда ние плодотворной рабочей обстановки на совещании главным об разом зависит от руководителя.

Он должен сразу предотвратить возможность проявления факторов, мешающих деловому сотруд ничеству. К таким факторам можно отнести неконструктивную, чрезмерную критику друг друга, жалобы, взаимные упреки и т.д. Руководитель должен создать такую атмосферу, чтобы каждый уча стник чувствовал себя равным на совещании и ощущал не только значимость рассматриваемых проблем, но и свою значимость в этом процессе. Иногда случается, что непринужденность подавляет де- овитость и деловое совещание превращается в дружескую поси- елку. Бывает, что деловитость подавляет непринужденность. Тогда собравшихся заглушаются творческие порывы. Если на повестке я стоит обсуждение неприятной проблемы, то ее следует рас- атривать в конце совещания, возможно не полным составом, трудников, не имеющих прямого отношения к решаемой про еме, можно отпустить. Такого рода проблемы должны решаться, возможности, коротко. Желательно вообще решать такие про емы в индивидуальном порядке.

І

Обеспечение эффективности ведения записей — очень важный фак- р успеха. Менеджер должен знать, что хорошо, грамотно орга- зованные записи помогают внимательно следить за ходом сове щания, делать обобщения, замечания, вносить коррективы или Конкретные предложения, а также накапливать важную информа цию. Форма записей должна зависеть от характера обсуждаемого Вопроса. Так, если вырабатывается план конкретных действий, то Делаются три колонки. В первой колонке записывается фамилия Уступающего, во второй — кратко отмечается суть выступления 7и предложения, в третьей — записываются фамилии тех, кто одцержал выступающего. Такие записи могут стать не только ба-

197

зой для создания плана текущей работы, но и послужить резервом идей и работы на перспективу.

Обеспечение активности всех участников совещания. Задачей ве дущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их автори тету и положению.

Часто бывает так, что молодые, менее опыт ные, сотрудники не решаются выступать после более старших и опытных, особенно если их мнение не совпадает с мнением руко водителя, а идеи, высказанные молодыми специалистами, обыч но не обсуждаются, а только принимаются к сведению.

Другим методом повышения активности на совещании являет ся требование выступления от каждого его участника.

Обсуждение особыхмнений. В этом случае руководитель может столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются явно ошибочные мнения отдельных участников совеща ния. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяс-нить причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым и останется.

Вторая ситуация возникает, если большую часть особых мне ний составляют суждения, высказанные сотрудниками, которые стремятся сузить или расширить выдвинутое предложение или поставленную проблему. Такие мнения требуют обсуждения, так как имеют ценное зерно и позволяют достигнуть положитель ных результатов. Ни в коем случае нельзя на совещании прибе гать к голосованию, потому что деловое совещание превратится в собрание.

Важное правило при обсуждении особых мнений — критико вать только точки зрения или подходы к решению проблем, но не самих выступающих.

В целях повышения эффективности проведения делового сове щания любому участнику в заключение можно предложить опре деленные рекомендации, учет и выполнение которых может по высить результативность совещания.

Участники совещания должны ответить на следующие вопросы:

Уверены ли вы, что ваше участие в данном совещании было крайне необходимым?

В чем состоит лично ваш вклад в успешное проведение совещания?

Совещающиеся должны создавать единую рабочую группу только в том случае, если необходимо провести анализ таких проблем работы предприятия, решение которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности.

Важнейшими качествами, требующими постоянного совершен ствования, являются умение слушать и анализировать то, что го ворится на совещании.

<< | >>
Источник: Драчева Е. Л., Юликов Л. И.. МЕНЕДЖМЕНТ. 2002

Еще по теме 8.3. Факторы повышения эффективности делового общения:

  1. 84. Факторы повышения эффективности производства при внедрении системы бюджетирования
  2. 6 ИННОВАЦИОННОЕ РАЗВИТИЕ ФИРМЫ – ОСНОВА ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЕЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ФАКТОР КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТИ
  3. 51 ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
  4. 8.1. Деловое общение. Правила ведения бесед и совещаний
  5. Публичное деловое ритуальное общение
  6. 7.5.3. Деловое общение посредством визитной карточки
  7. Глава 8. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
  8. Стиль делового общения
  9. 6.3. Повышение эффективности труда: проблемы, методы
  10. 3. Повышение эффективности налогообложения
  11. 9.3. Повышение эффективности управления — основной ориентир институциональных преобразований
  12. § 1. Сущность проблемы повышения экономической эффективности инвестиций
  13. 4. Пути повышения эффективности государственного влияния
  14. 39. ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФИНАНСОВЫХ РЫЧАГОВ И СТИМУЛОВ
  15. 7.3.3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕССА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗНАНИЙ
  16. Повышение эффективности финансирования государственной гражданской службы
  17. 5.4. Психологические аспекты повышения эффективности налогового консультирования
  18. Система маркетинга как фактор повышения устойчивости и адаптации предприятий к рынку