<<
>>

10.6. Итоговая документация по контролю

Менеджер должен уметь грамотно оформлять итоговую доку- ентацию по контролю. Нужно знать критерии оценки выполне-ния задания. Если такие критерии представляют собой количествен ные или качественные показатели, то оценить работу не так уж и сложно.
Но если выполненную работу в таких показателях оценить нельзя, то возникает проблема, как проконтролировать выполне ние задания. Сравните два примера.
Пример 1. Критерий увеличения количества неких выпуска- I емых изделий — от 100 до 200 шт. віч. Рабочий длительное время продолжает выпускать 110 шт. в 1 ч и не стремится к росту произ-водительности своего труда. В этом случае менеджер вправе поин тересоваться и узнать причины, по которым рабочий не может приблизиться к цифре 200 шт. віч.
Пример 2. Перед цехом стоит задача изготовить прототип ь нового автомобиля в шестимесячный срок. В этом случае процессы контроля и измерения индивидуальных результатов труда стано вятся более сложными и запутанными.
Для облегчения контроля за сложными производственными процессами можно составить полный список различных этапов

и действий, направленных на успешное решение. Однако суще ствуют более современные методы. Одним из таких методов яв ляется графическое представление проекта или задания, кото рое делает процесс выполнения задания и контроль над ним более легким и интересным. Особенно это важно для сложных заданий. Для этого используются линейные, потоковые и другие виды диаграмм.
Линейные диаграммы — один из самых простых и распростра ненных приемов, используемых для иллюстрации и контроля про-цесса выполнения задания. Такие диаграммы иногда называют ди аграммами Гантта, по имени инженера Г. Л. Гантта. Менеджеру до статочно даже бегло взглянуть на такую диаграмму, чтобы легко понять, на какой стадии находится выполнение задания к любой заданной дате, а также иметь возможность сравнить реальное по ложение дел с планом.
Линейная диаграмма состоит из трех основных элементов.
Ось времени задает шкалу, на которой оценивается достигнутый результат. На ней размещаются любые необходимые единицы из мерения: дни, недели, месяцы или те, которые будут наиболее целесообразны для каждого конкретного случая. Обычно время откладывается вдоль горизонтальной оси X.
Ось этапов. Этапы подразумевают отдельные действия, которые работники должны выполнить, продвигаясь от одной контрольной точки к другой. Обычно эти этапы отмечаются в хронологическом порядке по оси Y.
Линии. Это отрезки прямых, которые рисуются на диаграмме. Они обозначают промежутки времени, за которые по плану сле дует выполнить определенные этапы. Короткие отрезки обознача ют короткие интервалы времени, длинные отрезки — длинные интервалы времени.
Преимуществом линейной диаграммы считается то, что, завер-шив выполнение какого-либо этапа, можно закрасить соответству ющий отрезок и быстро получить наглядную информацию о за вершенных и незавершенных этапах.
Диаграммы Гантта отличает от других их простота, быстрота подготовки, использования, невысокая стоимость. Они прекрасно подходят для контроля как простых, так и сложных проектов. Од нако иногда они не могут показать последовательное развитие дей ствий, поэтому неприемлемы для очень сложных проектов.
Потоковые диаграммы очень хорошо иллюстрируют последо вательность течения событий.
Внешне потоковые диаграммы от личаются от линейных, но они также состоят из трех основных элементов.
Этапы. На потоковых диаграммах этапы показывают в виде стре лок, которые ведут от одного события к другому и так далее, вплоть до завершения проекта. При этом длина стрелок не обязательно
ШШ"ШШМ

должна отражать продолжительность этапа. Основная цель стрелки в поточной диаграмме — проиллюстрировать последовательность и взаимосвязь этапов друг с другом.
События. Их представляют в виде пронумерованных кружков, обозначающих завершение определенного этапа.
Время. Установленные интервалы времени проставляют на по токовой диаграмме рядом с каждым этапом (стрелкой). Просум мировав эти интервалы вдоль любого определенного пути, менед жер может установить общее время, отпущенное на завершение данных действий.
Потоковая диаграмма иллюстрирует связь этапов друг с другом. Определив самый продолжительный по времени путь, менеджер легко находит критический путь всего проекта. При этом он может использовать несколько методов.
Метод критического пути предполагает, что время, необходи-мое для завершения каждого отдельного этапа, может быть уста новлено с достаточно высокой степенью точности. Данный метод выделяет этапы, определяющие продолжительность реализации всего проекта.
Метод программной оценки и анализа (PERT—program evaluation and review technique) — вариант метода критического пути, кото рый используется в том случае, если время завершения отдельных этапов проекта не может быть точно установлено. Этот метод опре деляет среднее значение времени для возможного завершения про екта, учитывая методы статистической обработки данных. В этом случае продолжительность выполнения каждого этапа задана.
Кроме того, менеджер может ввести балльную систему контро ля, выставляя баллы за каждый учитываемый в работе фактор или за поведение работников.
Составляя итоговую документацию по контролю, менеджер дол ен уметь формально документировать результаты деятельности аботников. Обычно работники предприятия имеют множество не- ормальных источников информации, касающихся результатов их работы. Неформальные источники обратной связи не документи руются. Они могут быть положительные (Работа выполнена в срок и хорошо! Молодец!) и отрицательные (Это ты сделал? Как ты юг? Ты сошел с ума!). Существуют важные поводы для проведе- ия регулярных формальных контрольных оценок результатов ра- оты. Менеджер должен строго документировать все задания, по ручаемые подчиненным. Это облегчает контроль и помогает в слу чае возникновения конфликтных ситуаций, когда подчиненный начинает отказываться от полученного задания или оправдывать его невыполнение. Иногда подчиненный может утверждать, что вообще не получал задания. Менеджер должен оценивать выпол ненное задание в соответствии с нормами и стандартами, приня тыми на данном предприятии и в отрасли.
<< | >>
Источник: Драчева Е. Л., Юликов Л. И.. МЕНЕДЖМЕНТ. 2002 {original}

Еще по теме 10.6. Итоговая документация по контролю:

  1. Проведение итогового контроля
  2. Итоговый контроль знаний
  3. Итоговый контроль знаний
  4. ВОПРОСЫ К ИТОГОВОМУ КОНТРОЛЮ
  5. Итоговый контроль знаний
  6. Вопросы для итогового контроля
  7. Задания для итогового контроля знаний
  8. Вопросы для проведения итогового контроля
  9. ЗАДАНИЯ ДЛЯ ТЕКУЩЕГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ТЕСТЫ
  10. ПРИЛОЖЕНИЕ 3. ПЛАНЫ СЕМИНАРОВ, ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ, ВОПРОСЫ К ИТОГОВОМУ КОНТРОЛЮ, ОСНОВНАЯ ЛИТЕРАТУРА
  11. 7.2 Документация проекта
  12. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  13. 3.4. Документация и методы ее формирования