<<
>>

14.3. построение системы контроля движения запасов. ABC- и AYZ-модели

Одной из важнейших функций управления запасами является организация кон­троля за их фактическим состоянием. В ходе осуществления контроля над запаса­ми решаются следующие задачи:

• производится учет текущего уровня запаса на складе;

• проверяется сохранность запасов, правильность их хранения и отпуска;

• определяется размер страхового запаса;

• обеспечивается защита от сбоев в обеспечении потребности производства в запасах сырья и материалов;

• сокращается необходимость в корректировке размера текущих запасов;

• обеспечивается возможность персоналу точно оценивать уровень запасов;

• определяется размер необходимого заказа;

• рассчитывается интервал поставки сырья и материалов, а также отгрузки го­товой продукции;

• проверяется состояние весового оборудования и контрольно-измерительных приборов;

• при необходимости корректируется порядок ведения учета продукции;

• предотвращаются риски хищений продукции и материалов со складов.

Основной целью контроля запасов является выявление отклонений от их норма­тивного размера и принятие мер для ликвидации таких отклонений.

Контроль за состоянием запасов может проводиться на основе данных учета за­пасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необхо­димости.

Основой для построения эффективной системы контроля запасов на пред­приятии является рациональная система учета запасов. Такая система учета товарно-материальных запасов должна строиться в соответствии с основными принципами:

• регулярность и оперативность количественного учета;

• достоверность учета, которая достигается посредством контроля работников бухгалтерии над ведением складского учета;

• соответствие данных оперативного складского учета об остатках товарно- материальных запасов данным бухгалтерского учета.

Согласно Методическим указаниям, утвержденным Приказом Минфина Россий­ской Федерации от 28.12.2001 г. № 119н (далее Методические указания № 119н), при ведении натурально-стоимостного учета материальных запасов могут применяться два метода: сортовой и партионный.

При сортовом способе хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения.[95]

При этом менеджеры склада на каждую номенклатуру товара заводят новую кар­точку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и т. п.

При таком способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками товаров. Однако трудно раз­личить товары одного сорта, поступившие по разным ценам. При сортовом спо­собе хранения выбор товара для реализации осуществляется произвольно.

При партионном методе учет ведется в порядке, предусмотренном для сорто­вого метода учета, с той лишь разницей, что учет организуется по каждой партии товарно-материальных ценностей.[96]

Под партией понимают ценности, поступившие одновременно по одному либо нескольким документам. При партионном способе учета каждая партия матери­альных ценностей на складе хранится отдельно. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т. д.), а также товары одного наименования, по­ступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщи­ка без расхождений по количеству и качеству, допускается считать одной партией.

Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии ма­териальных ценностей без проведения инвентаризации (так как инвентаризация фактически производится по каждой партии при закрытии). Такой способ уче­та усиливает контроль над сохранностью запасов и способствует снижению по­терь.

Однако он не позволяет рационально использовать складские площади, осу­ществлять оперативное управление запасами (поскольку те или иные ценности хранятся в разных местах и информация по ним отражается в нескольких парти­онных картах). Поэтому предприятия чаще применяют сортовой метод учета, а партионный метод учета принимают крайне редко.

В условиях широкого ассортимента товара иногда применяют партионно-сорто­вой метод учета товаров. При таком способе учета каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. Внутри партии товары разбираются по сортам.

Выбранный метод учета товаров должен одновременно применяться и на скла­де, и в бухгалтерии.

Важнейшим контрольным мероприятием в отношении материально-производ­ственных запасов является инвентаризация.

Проведение инвентаризационных мероприятий в РФ предусмотрено законода­тельно и в ряде случаев является обязательным. Осуществляется инвентаризация в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгал­терском учете», а также Приказом Министерства финансов от 13.06.1995 г. РФ № 9 «Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации имуще­ства и финансовых обязательств».

В то же время Методические рекомендации содержат норму, согласно которой порядок проведения инвентаризации, в том числе количество инвентаризаций в от­четном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Поэтому наряду с законодательством менеджеры организации и лица, ответ­ственные за проведение инвентаризации, должны руководствоваться правилами делового обычая и ориентироваться на потребности предприятия в проведении подобных контрольно-проверочных мероприятий.

Проведение инвентаризации обязательно в ряде случаев:

• передачи имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в слу­чаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государствен­ного или муниципального унитарного предприятия;

• составления годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвента­ризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

• смены материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей и пр.

Непосредственными целями инвентаризации материально-производственных запасов (МПЗ) являются выявление фактического наличия имущества и сопо­ставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Часто результатом сопоставления фактического наличия МПЗ с информацией, содержащейся в учетной документации организации, может стать выявление так называемых инвентаризационных разниц, которые могут проявляться в виде избытков либо, наоборот, недостач МПЗ. Причинами этому могут служить ошиб­ки и просчеты, допущенные при ведении бухгалтерии или в ходе складского учета, процессы естественной убыли производственных запасов, действие обстоятельств непреодолимой силы (пожары, затопления и т. д.), а также умышленные или не­умышленные действия сотрудников организации, в том числе и руководства. Любые причины должны тщательно анализироваться, чтобы предпринять меры по их недопущению в будущем.

Система контроля запасов на предприятии предполагает не только проверку фактического состояния запасов с целью установления соответствия или несо­ответствия данным бухучета. Контроль тесно связан с основной целью управле­ния материально-производственными запасами — оптимизацией их величины в целом и по видам.

В практике менеджмента применяются различные методы, предполагающие осуществление контроля запасов как на регулярной основе, так и периодически.

Рассмотрим основные системы контроля состояния запасов.

Система с переменным объемом заказа при фиксированном интервале, когда фактический объем запасов проверяется с определенной периодичностью через равные промежутки времени (например, раз в неделю). При достижении установ­ленного порогового уровня принимается решение о заказе. Размер заказываемой партии определяется разностью предусмотренного нормой максимального запаса и фактического запаса на момент проверки.

Применение данной системы допустимо в том случае, когда есть возможность заказывать партии, различные по величине, а также при низком уровне транс­портных расходов.

Система с переменным интервалом закупок при фиксированном размере за­каза — при которой осуществляется непрерывный контроль фактического уровня запасов. Как только размер запасов достигает порогового значения, осуществля­ется заказ партии постоянного объема. При этом размер заказываемой партии является фиксированным. Интервалы времени, через которые производится раз­мещение заказа, в этом случае могут быть разные. Такая система контроля преду­сматривает защиту предприятия от образования дефицита.

Помимо вышеуказанных систем контроля запасов в практике менеджмента при­меняются также смешанные, в том числе двухуровневые, системы, широко описан­ные в литературе по логистике запасов.

Выбор системы контроля состояния запасов является одним из главных ин­струментом в повышении эффективности управления запасами предприятия.

Для большинства предприятий важнейшим условием установления эффектив­ной системы контроля и управления запасами является правильное ранжирова­ние материальных запасов в соответствии с определенным показателем важности. Согласно этому показателю, в дальнейшем строится вся деятельность по контро­лю и управлению запасами.

Для ранжирования запасов разработаны и применяются ряд методов, наиболее популярными из которых являются ABC- и XYZ-анализ.

В основе ЛВС-анализа лежит «принцип Парето», или принцип «20/80», — эмпи­рическое правило, введенное социологом В. Парето в 1897 г. В наиболее общем виде оно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В отношении запасов этот принцип может быть сформулирован примерно так: «20% запасов товаров дают 80% дохода». Поэто­му уделять равное внимание каждому виду товарно-материальных запасов невоз­можно, да и не нужно. Следует распределять усилия по управлению запасами в соответствии с относительной значимостью предметов хранения.

Метод ABC классифицирует запасы по какому-либо показателю важности, значимости для оперативной деятельности предприятия, например по годовому обороту того или иного товара, сырья или материала, по среднему товарному за­пасу, по объему продаж, доходу, количеству единиц продаж, количеству заказов, возможным потерям от нехватки и т. п. С точки зрения финансового управления важны характеристики, имеющие стоимостное представление. В результате все товарно-материальные запасы ранжируются по трем категориям в зависимости от степени влияния на общий результат: категория А — очень важные; категория В — средней степени важности; категория С — наименее важные.

Таким образом, деятельность по контролю и управлению запасами распреде­ляется наиболее эффективным образом. Такой способ ранжирования запасов по­казывает, что нужно вести пристальный контроль за запасами категории A, можно слабее отслеживать состояние запасов в категории B и уделять наименьшее вни­мание категории C.

В наиболее общем виде алгоритм АВС-анализа можно сформулировать следу­ющим образом:

1. Вначале определяются объекты анализа (товарная группа/подгруппа, номен­клатурная единица, ассортиментная группа, поставщик, покупатель и т. п.).

2. Устанавливается параметр, по которому будет проводиться ранжирование объекта (среднегодовой оборот, объем товарного запаса, выручка от продаж, доход, количество единиц продаж, количество заказов и т. п.).

3. Производится сортировка объектов анализа в порядке убывания значения параметра.

Нужно отметить, что данный метод также повышает эффективность инвен­таризационных мероприятий, так как позволяет устанавливать точность инвен­тарных записей. Такая точность очень важна, поскольку неверные данные могут нарушить ход производственного процесса, снизить качество обслуживания по­требителей, привести к неоправданно высокой стоимости хранения запасов.

Американское общество по производству и управлению запасами (The American Production and Inventory Control Society — APICS) рекомендует применять следую­щие показатели точности инвентарных записей: ±0,2% для предметов категории А, ±1% для предметов категории В и ±5% для предметов категории С.

Помимо АВС-анализа для повышения эффективности управления запасами при­меняют XYZ-анализ. Этот метод позволяет произвести классификацию ресурсов компании в зависимости от стабильности их потребления и степени точности прогно­зирования изменений в их потребности. С помощью этого метода можно определить, потребность в каких материально-производственных запасах постоянна, в каких она подвержена колебаниям (например, сезонным), а в каких носит случайный характер.

Категория X — ресурсы, которые характеризуются стабильной величиной потреб­ления, незначительными колебаниями в их расходе и высокой точностью прогноза. Значение коэффициента вариации находится в интервале от 0 до 10%. Катего­рия Y — ресурсы, потребность в которых подвержена определенным колебаниям (например, сезонным), со средней точностью их прогнозирования. Значение ко­эффициента вариации — от 10 до 25%. Категория Z — ресурсы, потребность в кото­рых нерегулярна, носит эпизодический характер, точность прогнозирования невы­сокая. Значение коэффициента вариации — свыше 25%.

На практике часто применяют сочетание методов АВС и XYZ. Такое сочетание получило название ABC-XYZ-анализ. Подобный анализ позволяет распределить товарно-материальные запасы по девяти группам в зависимости от вклада в тот или иной ключевой параметр (АВС) и стабильности потребности (XYZ).

Еще одним способом ранжирования товарных запасов в зависимости от частоты обращений для покупки или заказа является RFM-анализ. По своей сути он анало­гичен АВС-анализу и чаще всего используется для определения доходности клиен­тов, позволяет оценить вероятность их ухода, изучить лояльность клиентов.

Основу RFM-анализа составляют следующие характеристики:[97]

1. Recency (новизна) — новизна какого-либо события.

2. Frequency (частота или количество) — количество покупок, которые совер­шил клиент (количество продаж).

3. Monetary (деньги) — сумма, которую потратил клиент (выручка от продажи товара).

Отметим, что применение вышеизложенных моделей имеет условием наличие на предприятии современной компьютерной информационной системы учета за­пасов. Многие современные программы ведения учета складских запасов имеют в качестве дополнительных опций возможность проведения АВС-XYZ-анализа по тем или иным критериям.

<< | >>
Источник: Под ред. М. В. Романовского, А. И. Вострокнутовой. Корпоративные финансы: Учебник для вузов. Стандарт третьего поколения. — СПб.: Питер, — 592 с.. 2011

Еще по теме 14.3. построение системы контроля движения запасов. ABC- и AYZ-модели:

  1. Построение эффективных систем контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.
  2. 13.2. БАНКОВСКАЯ СИСТЕМА И МОДЕЛИ ЕЕ ПОСТРОЕНИЯ
  3. Деловая игра "Построение функционально- целевой модели системы управления организации"
  4. 9.11. Налоги по хозяйственным операциям движения материально-производственных запасов
  5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
  6. Построение моделей
  7. 18.1. Классификация моделей управления запасами
  8. ПОСТРОЕНИЕ ФИНАНСОВОЙ МОДЕЛИ
  9. Учет наличия и движения производственных запасов. Учет производственных запасов
  10. МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ЗАПАСАМИ
  11. Построение экономико-социологической модели
  12. Модель управления производственными запасами
  13. 7. Контроль над учетом производственных запасов
  14. 59. МЕТОДЫ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ ПРОДУКЦИИ НА СКЛАДЕ
  15. 4.3.2. Построение сетевой модели проекта
  16. Учет расхода производственных запасов и контроль за их использованием
  17. 8.2. ABC-метод
  18. 2.3.4. Построение учебной компьютерной модели проекта
  19. ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ И МОДЕЛИ РАСЧЕТА ФОНДОВЫХ ИНДЕКСОВ